RELATÓRIO DE ESTAGIO YURI MAMBELI HATTORI

RELATORIO DE ESTAGIO

YURI MAMBELI HATTORI

1.    Introdução:

 1.1    Justificativa

Atualmente, na área de Logística, o processo de expedição não é padronizado e sistematizado, assim os operadores logísticos não tem um mesmo padrão de trabalho. Isso ocorre pois há diferentes formas dependendo do transportador final (veículos próprios ou de terceiros). Assim, há casos de retrabalhos em algumas etapas devidos a esses processos.

Além disso, outro problema recorrente é falta de informações para os operadores no momento da entrega de produtos de consumo ou de revenda, já que atualmente não há uma formalização da quantidade e da data de entrega previamente informados. Causando atrasos nos processos de expedição pela falta de programação de logística de compra.

Tambem há casos de problemas no faturamento das notas fiscais, em casos que ficam retidos no sistema, dados dos clientes com problemas ou problemas na impressão das notas.

A partir desses problemas enfrentados, foi proposto o projeto de informatização das informações com o ERP Sankhya na área logística, para que eles possam ser eliminados e o processo de expedição seja melhorado.

 1.2   Objetivo do Projeto

O objetivo do projeto é a implementação do ERP (Entreprise Resource Planning) Sankhya na Tecbio Produtos Agropecuários, localizada em Campinas, São Paulo. No qual se trata de um software que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Essa ferramenta de gestão consiste em melhorar as práticas de expedição de modo contínuo, eliminando desperdícios.

Espera-se com o projeto que o processo de expedição seja mais efetivo, reduzindo retrabalho dos operadores, proporcionando melhor disponibilização de informações para esses, facilitando a identificação e separação de itens e eliminando desperdícios, como por exemplo, conferência extra dos pedidos.

1.3     Escopo        

Será proposto um novo processo de expedição para a empresa, padronizando as diferenças existentes entre as formas de expedição feitas atualmente, levando em consideração as feitas para veículos próprios e para veículos de terceiros. O lead time de pedidos de vendas é o diferencial da empresa, com isso a importância desse projeto. Além disso, caso ocorra atrasos, devidos aos motivos mencionados, o impacto é muito alto para os clientes.

Serão propostas melhorias a partir do recebimento do pedido de venda até a logística de embarque de carga.

1.      Cronograma e metodologia

Primeiramente definiu-se todas as atividades que deveriam ser feitas, os responsáveis e os prazos para cada um. De forma geral, nas 3 primeiras semanas focamos no diagnóstico da situação atual, ou seja, no entendimento do processo e na identificação de causas raízes. Nas duas outras semanas focou-se em buscar cases de sucesso e embasamentos sobre o tema para a proposição de soluções, validando-a e implementando-a, posteriormente. Segue abaixo, o cronograma proposto com a duração real de cada atividade:

Figura 1: Cronograma de atividades do projeto.[pic 1]

Como forma de gerir o projeto, foi utilizada a ferramenta DMAIC, usada na metodologia Six Sigma (que consiste em métodos para melhorar processos usando análises estatísticas e objetivas). A ferramenta facilita a gestão do projeto, pois consiste em cinco passos: determinar o problema, mapear o processo atual, identificar as causas do problema, proposição de melhorias para o processo e controlar o processo para que ele continue com bons indicadores.

Assim, primeiramente para determinar o problema, houve uma reunião de apresentação do projeto com o gestor, acompanhou-se o processo observando o trabalho dos operadores logísticos, fazendo entrevista com os responsáveis pela expedição e também pedindo dados para o departamento de logística e vendas. A partir dessa coleta de informações foi possível, usando métodos de análise e solução de problemas, entender e formalizar o problema, identificando suas causas raízes. No próximo tópico, será detalhado quais ferramentas foram utilizadas e as conclusões encontradas. Posteriormente, após a leitura de embasamentos e cases de sucesso, foi possível propor soluções para as causas raízes identificadas e também testar o que foi pensado, reformulando e melhorando as soluções propostas.

Seguem as perguntas feitas nas entrevistas com os operadores:

1. Quais dificuldades você enxerga no processo?

2. Quais melhorias você acha que poderiam ser feitas para facilitar seu

trabalho e melhorar o processo?

3. Como é seu trabalho ao longo do dia?

4. Como você define qual pedidos separar primeiro?

5. Qual tempo médio de demora para expedição de pedidos?

6. Você acha que tem muito retrabalho devido ao processo de expedição?

7. Você acha que a disposição dos materiais facilita ou dificulta a movimentação destes?

8. Quanto tempo antes de começar, você recebe os pedidos para expedição?

Através dessas perguntas foi possível entender melhor o funcionamento do processo de expedição a partir da visão de quem está diretamente envolvido com ele. É interessante ressaltar que um dos operadores na segunda pergunta não identificou melhorias que poderiam ser feitas no processo por estar acostumado com o processo e ao longo do projeto, ele entendeu a importância de repensá-lo e sugeriu diversas mudanças e propostas para a execução do projeto.

2.       Diagnóstico Situação Atual

Para o diagnóstico da situação atual usou-se duas ferramentas: Diagrama de Ishikawa e análise de Swot.

2.1     Mapeamento do processo

A partir da coleta de dados com diferentes departamentos da empresa e o acompanhamento do processo. Foi mapeado todas as etapas desde a solicitação de compra até a expedição e carregamento de veículos. Além disso, as observações pertinentes a cada etapa estão explicadas nas caixas de explicação.

O processo se inicia com a solicitação de compra baseado na demanda dos produtos que o departamento gerencial controla, assim os pedidos de compras são feitos e quando estes chegam é feita a conferência, apenas visual, das notas fiscais por parte dos operadores logísticos. A quantidade dos produtos é checada através de contagem. Seguidamente, a maioria dos materiais são levados para serem guardados no estoque.