A Arquivística e os Sistemas de Informação no Brasil

A ARQUIVÍSTICA E OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO BRASIL

Samara Cruz Araujo de Figueiredo^[1]

RESUMO

Aborda acerca da gestão arquivística dos documentos digitais, bem como da importância da utilização de sistemas de informação confiáveis para uma gestão documental eficiente e segura.

Palavras-chave: Informação arquivística; Sistemas de informação; Gestão arquivística; Documento digital.

Após a Segunda Guerra Mundial, os intensivos investimentos em ciência e tecnologia ocasionaram o fenômeno denominado “explosão informacional”, termo que designa o crescimento exponencial da produção científica e tecnológica. Diante dessa grande quantidade de informação que estava sendo produzida, a humanidade precisou encontrar meios para organizá-la e disponibilizá-la. Diante disso, surgiram, então, as novas tecnologias da informação que viabilizaram o acesso mais ágil às informações. (GASQUE, 2012).

        Tal período acarretou grandes impactos e resultou no que chamamos, hoje, de “sociedade da informação”, onde essa tornou-se um recurso estratégico tanto para as organizações, quanto para o desenvolvimento humano.

        A Arquivística é uma das disciplinas que tem como objetivo preservar e organizar intelectualmente a informação arquivística contida num arquivo, com vistas a disponibilizá-la de forma ágil e segura, bem como garantir o acesso do usuário, contribuindo para que essa informação possa gerar conhecimento. (BRITO, 2005).

        A informação arquivística dá origem ao arquivo das instituições, independentemente do tipo de suporte no qual esteja registrada. Ela difere das informações de outra natureza no tocante ao seu contexto de produção, ou seja, ela é produto do exercício das atividades e das funções de determinada pessoa ou instituição.

        Nesse sentido, com os avanços das tecnologias da informação e com o crescimento cada vez maior da produção documental, as organizações identificaram a necessidade de criar mecanismos de controle e racionalização dos arquivos. A partir disso, foram definidos conjuntos de procedimentos técnicos, intitulados como gestão documental, que assegurassem o acesso e a preservação dos documentos.

A atual era tecnológica culminou na difusão dos documentos digitais, tornando a gestão arquivística de documentos imprescindível, uma vez que os documentos digitais são ainda mais dependentes da gestão arquivística do que os documentos convencionais em suportes analógicos. Dessa forma, é importante que os documentos digitais sejam armazenados em sistemas de informação confiáveis que sejam capazes de garantir a integridade e a autenticidade deles.

O Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) preconiza, por meio das Resoluções nº 20 e nº 25, que a gestão de documentos arquivísticos digitais deve ser realizada com o apoio de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), o qual deve estar em conformidade com o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil.

O e-ARQ Brasil define sistema de informação como um conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

Ademais, também define SIGAD como um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

Destarte, é possível afirmar que um sistema de informação engloba todas as fontes de informação existentes no órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de documentação e serviço de comunicação, ao passo que um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.

Na atualidade, é notável a crescente preocupação das instituições públicas e privadas do Brasil na adoção de sistemas de informações confiáveis com o intuito de viabilizar o acesso ágil e seguro às informações para apoio e suporte às tomadas de decisões.

No âmbito da administração pública federal, é possível observar a utilização, em larga escala, do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), o qual se trata de uma solução tecnológica de processo eletrônico desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) no contexto do Processo Eletrônico Nacional (PEN).

 O PEN é uma iniciativa de gestão pública, sob a coordenação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, com vistas à melhoria dos processos de trabalho, aumento da produtividade, da agilidade e da redução de custos, a partir da eliminação do uso do papel como suporte para documentos e com a introdução da produção de documentos nato-digitais.