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A Gestão de Projetos

Por:   •  19/6/2018  •  Trabalho acadêmico  •  2.224 Palavras (9 Páginas)  •  1.392 Visualizações

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Atividade individual

Matriz de análise

Disciplina: Gestão de Projetos

Módulo:

Aluno: Diana Scardua de Oliveira

Turma:

Tarefa: Atividade Individual

Introdução

Há muitos anos, a CCC atua no ramo brasileiro de atacado de roupas. Fundada por uma família de italianos que migraram para o Brasil e aqui se estabeleceram como comerciantes, a empresa, em poucas décadas, tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no País.

Em decorrência do maior aproveitamento do marketing cultural como estratégia para a obtenção de vantagem competitiva no mercado, muitas empresas de diferentes setores têm seguido a tendência de associar as suas marcas a eventos culturais, de modo a ganhar destaque.

Nesse cenário, a CCC, que sempre investiu em marketing para manter-se em evidência, criou, no ano passado, um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. Além disso, adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos.

Aproveitando desde já o know-how da equipe da DT Produções, o plano atual da CCC é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital.

Nesse contexto será analisado o projeto para a realização do evento promovido pela CCC, dentro da ótica da área de gestão de projetos.

Desenvolvimento – análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos

Definição do projeto

O evento a ser realizado no Centro de Eventos FIERGS, se classifica como um projeto por possuir três características básicas: Singularidade, Temporariedade e Progressividade. Essas características fazem com que o empreendimento possua um objetivo identificável, com requisitos específicos, o qual deve ser executado com limitações de tempo, custos e recursos, o distinguindo das demais atividades operacionais da empresa. A seguir essas três características serão associadas ao projeto em questão:

Singularidade

O evento de um show é único, mesmo que seja realizado de forma periódica (ex.: anualmente), por ter características singulares, como as bandas e serviços que serão apresentados, o contexto temporal e social no qual ele está inserido, as pessoas que irão frequentar, a equipe responsável pela organização e execução, o planejamento, parceiros, etc. O conjunto desses fatores tornam o empreendimento único para a empresa e para os afetados pelo projeto. Como exemplos similares, podem ser citados shows como Rock in Rio ou Lollapalooza, os quais mesmo sendo realizados com a devida periodicidade, cada edição é percebida como um evento único.

Temporariedade

Qualquer evento é marcado como temporal, onde facilmente são identificados o seu início, meio e fim. Em um evento como o show em Porto Alegre, pode ser visto simplificadamente seu início desde sua idealização até os planejamentos iniciais, seu meio sendo a organização e execução e seu fim como a finalização do evento, desmobilização e encerramento de contratos. Logo o esforço da empresa para a realização desse evento é temporário, com datas bem definidas.

 Progressividade

O ciclo de realização de um evento segue várias etapas, desde a concepção da ideia do evento até sua conclusão. Cada etapa desenvolve o “produto”, show, de forma gradativa podendo ser consecutivas ou paralelas dentro da janela de tempo reservado para seu início e conclusão. Como exemplo simplificado, podem ser citadas as etapas de viabilidade do projeto, seguido do planejamento financeiro e logístico, contratação de serviços, fornecedores e pessoal, marketing, execução e encerramento, sendo cada uma crucial para a concretização e refinamento incremental do projeto.

Estrutura das empresas responsáveis pelo projeto

A CCC é uma empresa consolidada no mercado de origem familiar, podendo ter adotado uma estrutura funcional, no começo de suas atividades, por ser a estrutura mais tradicional para empresas da época. No entanto, com o crescimento da empresa nas últimas décadas, ela possivelmente tenha evoluído para um modelo Matricial Equilibrada, já que para projetos de expansão dessa escala, seria necessária uma ótima coordenação de projetos na criação da estrutura logística e administrativa.

A aquisição da DT Produções, uma empresa totalmente especializada na realização de eventos, como forma de viabilizar o programa de patrocínio de eventos culturais, para fortalecimento da sua marca, fortalece mais a hipótese de que a CCC opera como uma estrutura Matricial Moderada. A DT Produções pode ser considerada como um departamento especializado na realização de projetos dentro da CCC, com autonomia na realização, planejamento e gerenciamento de seus projetos dentro da empresa matriz, desde que siga as especificações feitas pela CCC, que é uma característica típica de estruturas Matriciais Moderadas. Porém a DT Produções será responsável somente por um tipo de projeto (eventos) dentro da organização, logo não há evidências que há um setor exclusivo de projetos em geral dentro da empresa, com a devida autonomia e acesso a outros recursos da empresa, logo não há como classifica-la como uma estrutura Matricial Forte.

Conforme mencionado previamente, a DT produções é uma empresa totalmente especializada na realização de eventos, logo a sua atividade fim são os projetos os quais ela executa, o que é uma característica de uma estrutura Projetizada.

Grupos de processos de gerenciamento de projetos

O processo de realização de um evento segue, usualmente, 4 estágios durante o seu ciclo de vida:

  • Levantamento de Informações: Nesse estágio é feita a definição do estilo do evento, o estudo de viabilidade financeira e logística e elaborado o plano inicial/esboço para apresentação ao sponsor do evento. Nesse plano inicial constam estimativas de orçamento, cronograma, estratégias iniciais e análise situacional. Essas informações serão usadas na tomada de decisão a respeito do prosseguimento do evento ou não.

  • Planejamento e Organização: Nesse estágio é feito o detalhamento maior do plano inicial, contendo o cronograma e orçamento consolidado. É onde são feitas as contratações de serviços e pessoas para realização do evento, a preparação do local físico e são distribuídas as atividades necessárias, dentre a equipe de organização.

  • Execução: Nesse estágio todas as ações planejadas são implementadas e é feito o controle e monitoramentos das atividades, sobre a responsabilidade do coordenador do evento.
  • Avaliação e Providências Finais: Nesse estágio são coletados todos os dados estatísticos do evento, é feito o levantamento de pendências e planejada a sua eliminação, é feita a desmobilização da equipe e contratados juntamente com o encerramento do contrato de serviços, o fechamento das contas do evento, através de um relatório financeiro e, por fim, é feita o documento sobre lições aprendidas.

A seguir será feita a associação desses estágios conforme a perspectiva de gerenciamento de projetos, seguindo as sugestões do guia PMBOK®, os agrupando nas categorias de processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

Processos de iniciação

Nessa categoria serão incluídos os processos responsáveis por formalizar o início do projeto, onde o escopo inicial, estimativa de orçamento e comprometimento de recursos devem ser definidos, juntamente com a identificação das partes internas e externas envolvidas e o gerente do projeto. Sendo um grupo destinado ao primeiro estágio, levantando o máximo de informações necessárias para dar forma ao evento proposto e ajudar na tomada de decisão a respeito da continuidade do projeto ou não. Os seguintes processos serão usados:

Processos

Entrega

  • Desenvolver o termo de abertura do projeto
  • Identificar as partes interessadas
  • Plano inicial (conforme descrito para o estágio de Levantamento de Informações).
  • Autorização para realização do evento.
  • Denominação das equipes internas da DT Produções e CCC envolvidas no projeto.
  • Determinação dos parceiros, que apoiaram o evento.
  • Determinação das bandas que iram se apresentar no evento.
  • Determinação dos serviços internos para realização do evento, como equipe de montagem da infraestrutura.

Processos de Planejamento

Nessa categoria estão os processos responsáveis pela análise e explicitação dos objetivos, metas e estratégias necessárias, durante o seu ciclo de vida, para garantir que o projeto seja bem-sucedido, respeitando as restrições de tempo, custos e qualidade. Para melhor encaixe dentro do foque de projetos a parte de Organização será separada do planejamento, por possuir maior sinergia dentro do estágio de execução. Esse conjunto de processos auxiliarão a definir um mapa de ações coordenadas para o evento, estabelecendo responsabilidades para cada pessoa envolvida, metas e prazos. Os seguintes processos serão usados:

Processos

Entrega

  • Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto.
  • Criar a EAP
  • Definir, sequenciar, estimar os recursos e duração das atividades
  • Estimar os custos e determinação do Orçamento
  • Identificar, realizar a análise quantitativa e qualitativa dos riscos e planejar respostas
  • Desenvolver o cronograma
  • Planejar o gerenciamento das aquisições
  • Plano geral de Gerenciamento.
  • Organograma do evento
  • Orçamento
  • Análise de riscos e ações
  • Cronograma
  • Elaboração dos contratos de aquisição.

Processos de Execução

Nesse grupo, se incluem os processos destinados a colocar em prática os passos planejados no plano de gerenciamento, para execução e conclusão do trabalho conforme especificado. No ramo de produções de eventos esse grupo englobará tanto as atividades de organização, quanto as de execução no dia do evento. Sendo a organização todas as atividades realizadas pré evento e a execução as atividades durante o evento. Os seguintes processos serão usados:

Processos

Entrega

  • Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
  • Mobilizar a equipe do projeto
  • Conduzir as aquisições
  • Gerenciar o envolvimento das partes interessadas
  • Gerenciar as comunicações do projeto
  • Realizar a garantia da qualidade
  • Gerenciar a equipe do projeto

Organização

  • Mobilização, formação e designação dos membros da equipe para execução das atividades.
  • Fechamento dos contratos de locação do espaço, prestação de serviço dos terceiros e bandas.
  • Divulgação e marketing do evento.
  • Divulgação do cronograma para todas as partes envolvidas
  • Coordenação da empresa responsável pela montagem da estrutura do evento e sua integração com os equipamentos do espaço.

Execução

  • Gestão da bilheteria do evento.
  • Cumprimento do cronograma e roteiro do evento.
  • Assistência aos serviços terceirizados, clientes (público) e staff das bandas.
  • Resolução de conflitos durante o evento.

Processos de Monitoramento e controle

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