Definição De Como Será A Implementação De Melhorias Dos Processos

O problema definido pela equipe foi a “Definição de como será a implementação de melhorias dos processos”. As questões de pesquisa que a equipe definiu para trabalhar foram: Gestão de processos, Processos principais e de apoio, Mapeamento dos processos, Qualidade de serviços e o Diagrama de SIPOC. Para que isso fosse feito de modo eficiente, buscamos informações e soluções que se encaixassem com o problema definido e dividimos os tópicos a serem pesquisados entre os componentes e deliberamos da seguinte forma: Larissa ficou responsável pelo tópico Gestão de negocio, Eliane pelo Diagrama de SIPOC, Melissa pelo Mapeamento dos processos, Patrícia ficou com os Processos principais e de apoio, Giovanni e Fabiana ficaram com a pesquisa de Qualidade de serviços. Após pesquisarmos em livros na biblioteca, e em artigos pela internet, reunimos todo o conteúdo adquirido e discutimos possíveis soluções para o problema então trabalhado, e assim finalizamos o trabalho.

2. Conceitos Relevantes

Os conceitos relevantes utilizados discute como serão implantado melhorias dos processos na empresa Orion, para isso é interessante separar os processos de produção dos bens e serviços oferecidos dos demais processos que ocorrem na empresa: os processos relacionados com a gestão da empresa e os de apoio aos processos produtivos. Existem três categorias básicas de processos empresariais, o primeiro são os processos de negócios (ou de cliente) é definido como todas as atividades que geram valor para os clientes, segundo Gonçalves (2000) os processos de negócios podem ainda ser entendidos como aqueles que caracterizam a atuação da empresa e que são suportados por outros internos, resultando no produto ou serviço que é recebido por um cliente externo, como exemplo: produção, venda, recebimento e atendimento de pedido (cliente). O outro processo empresarial são os processos organizacionais que tem uma grande importância para a empresa, pois, para poder competir num mercado cada vez mais disputado, as empresas precisam obter o melhor desempenho possível em seus negócios, e este “desempenho” é alcançado através dos seus processos organizacionais que é coordenado por vários subsistemas em busca de seu desempenho geral, segundo Garvin (1998) subsistemas podem ser divididos nas diversas atividades que os compõem, e em um nível mais detalhado de tarefas, cada subsistemas (subprocessos) deve ser descrito de forma clara e compreensiva, a descrição permite visualizar que tarefas pertencem a que processos e tarefas que não adicionam valor e as tarefas que não adicionam valor devem ser eliminadas, as descrições dos processos devem conter os objetivos, os indicadores de desempenho, o gerente do processo, as entradas de materiais e informações a serem processadas e as saídas dos produtos. O ultimo são os processos gerenciais são aqueles focalizados nos gerente e nas suas relações e incluem as ações de medição e ajuste do desempenho da organização, neste tipo de processos, segundo Gonçalves (2000) “incluem as ações que os gerentes devem realizar para dar suporte aos demais processos de negócio”. As atividades dos gerentes envolvem planejamento, fixação de metas, monitoramento, tomada de decisões e comunicação com relação aos processos ativos operacionais da empresa. Modelo básico de um processo dentro da empresa (Anexo 5.1)

Cada organização precisa conhecer seus processos, isto significa mapear cada um dos processos, entender e diagnosticar quais são as atividades e tarefas desenvolvidas e executadas por pessoas (elemento chave de toda organização), bem como os envolvimentos existentes em cada etapa. Isto possibilita facilitar, com maior grau de precisão, a intervenção, alteração e modificação dos elementos identificados em cada processo. Entre as abordagens de mudança que lidam com estrutura e processos, destacam-se a Administração da Qualidade Total, a Reengenharia de processos e a Aprendizagem, que para Osborn (1996) estas abordagens distinguem-se pela maneira e profundidade com que mapeiam, discutem e analisam os processos organizacionais, o que termina ocasionando mudanças mais ou menos radicais. Assim, a abordagem da Administração da Qualidade Total dedica uma atenção cuidadosa no entendimento prévio das características dos atuais processos, sugere intervenções incrementais para realizar a melhoria contínua dos processos. Já a Reengenharia de Processos ignora as características dos processos atuais e privilegia o entendimento dos objetivos fundamentais dos processos para possibilitar o desenho de outro novos e revolucionários. A Aprendizagem Organizacional examina cuidadosamente os processos atuais e suas estruturas básicas, para possibilitar a adaptação dos processos de modo a apoiar estruturas aperfeiçoadas. Depois de conhecer seus processos, entender e diagnosticar quais são as atividades e tarefas desenvolvidas e executadas por pessoas, as organizações podem usar uma abordagem sistemática ou seja a Gestão por Processos ou Business Process Management (BPM) que trata de processos de negócios como ativos, que potencializam diretamente o desempenho da organização, primando pela excelência organizacional e agilidade nos negócios. Isso envolve a determinação de recursos necessários, monitoramento de desempenho, manutenção e gestão do ciclo de vida do processo. Fatores críticos de sucesso na gestão por processos estão relacionados a como mudar as atitudes das pessoas e ou perspectivas de processos para avaliar o desempenho dos processos das organizações.

O BPM permite a análise, definição, execução, monitoramento e administração, incluindo o suporte para a interação entre pessoas e aplicações informatizadas diversas. Acima de tudo, ele possibilita que as regras de negócio da organização, travestidas na forma de processos, sejam criadas e informatizadas pelas próprias áreas de gestão, sem interferência das áreas técnicas. Segundo Barros (2009) pode ser usado as tarefas de Gestão de Processos como forma de viabilizar a gestão por processos, visando contribuir para o aumento da performance. Suas tarefas são divididas em três grupos, conforme demonstra a Tabela. (Anexo 5.2)

Atualmente, as organizações prestadoras de serviços compreendem que a concorrência é intensa e que meras soluções técnicas não bastam para criar uma posição competitiva, então passam a analisar a Qualidade de serviços para oferecer aos seus usuários um melhor resultado. Todo mundo pode produzir bens, mas a fonte para posição competitiva deve ser encontrada em outro lugar. Os serviços que podem ser acrescentados aos bens produzidos; incluem serviços técnicos, de reparo e manutenção, treinamento aos usuários, consultoria, pesquisa e desenvolvimento, administração