Gerenciamento De Projetos

PROJETOS são: novos negócios – empreendimentos, realizações especiais – extraordinárias, formam um modelo de gestão, esforço incomum porque é restringido por recursos escassos, é temporário pois há um ciclo de vida com inicio e fim, a fim de criar um produto, serviço ou resultado exclusivo/ único, pois a equipe de projeto, planejamento e contingencias são únicas, tem escopo progressivo, contem riscos e incertezas.

-Resultado: Inclui recomendações (projeto de consultoria), nova estrutura (projeto de RH), eleição (projeto politico), conformidade a regras e leis.

- Escopos elaborados através de um planejamento progressivo.

- A criação de projetos busca a viabilidade técnica, econômica e estratégica.

Composto por 05 grupos de gestão:

1) Iniciação: formalização do projeto, indica o conteúdo a justificativa para execução e responsável pela gestão (o gerenciador deve ter habilidade de negociação pois precisa obter um consenso sobre o escopo , sobre os objetivos e metas que decorrem do estudo de viabilidade técnica e econômica, deve conquistar apoios e patrocínios dos stakeholders) .

2) Planejamento: Planejamento físico e financeiro (tempo e custo), planejamento da qualidade, de escopo (estrutura analítica do projeto), de comunicação, de suprimentos, de risco e de alocação de recursos. Avaliar as viabilidades estratégicas (indica a oportunidade e a adequação do projeto à organização e ao mercado) e gerenciais (resulta da integração de muitos planos). Atitude proativa, busca de informações, prevenção de problemas e definições de ações estratégicas, são elaboradas a gestão de escopo, riscos, comunicação, qualidade e a definição do sistema gerencial – qual equipe formar, configuração da equipe, instrumentos de gerenciamento.

3) Execução: Executar o planejado, inclui processos de execução de gestão. Envolve coordenar e supervisionar todos os envolvidos. Atividade técnica que o gerenciador deve saber aquilo que está supervisionando.

4) Monitoramento e controle: Retornar aos planos para comparar progresso, projetar tendências e avaliar impactos, para subsidiar as decisões corretivas. Monitorar – atitude passiva para avaliar o estágio da execução, Controlar – capacidade de corrigir desvios de execução. Envolve habilidade de analise, negociação e decisão, comunicação, formação de equipes, avaliação e reconhecimento de desempenho.

5) Encerramento: Encerrar contratos, concluir a execução e efetuar a entrega definitiva do produto do projeto. Exige do gerenciador impedir a ampliação do escopo, ainda mais quando o desempenho é insatisfatório, inclui a entrega do produto do projeto e desmobilização da equipe de projeto, avaliação dos resultados obtidos.

* Execução e monitoramento e controle são processos simultâneos e essas interagem com o planejamento.

* Se há mais de uma fase no projeto os processos podem se repetir.

Áreas de conhecimento dos processos: Integração, escopo, tempo, custos, qualidade, pessoal, comunicação, riscos e aquisições.

Os processos e áreas de conhecimento são relacionados de forma matricial de forma que os processos são dispostos horizontalmente e as áreas de conhecimento na vertical.

A divisão do projeto em fases é uma estratégia que visa criar pontos de controle ao final de cada fase.

Grupos de processo de iniciação: inclui o termo de abertura do projeto e identificação dos stakeholders. Ao termino dessa fase decide se segue ou não com a execução do projeto.

Além do termo de abertura, para de fato coordenar a execução é necessário o PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO, com caráter integrador e nível estratégico, e o SISTEMA INTEGRADO DE MUDANÇAS, em que o impacto de cada mudança é analisado na perspectiva de que um projeto é um sistema. A essência da gerenciamento é a integração ou seja, dirigir e liderar o projeto, verificar e controlar a execução.

TERMO DE ABERTURA: é o documento que oficializa a existência do projeto, designa um responsável e delimita as fronteiras do projeto, é resultado de um estudo inicial que eventualmente atesta a viabilidade de sua execução. Deve ter o seguinte conteúdo: proposito ou justificativa do projeto, objetivos mensuráveis, macro requisitos, macro descrição, resumo das datas marcos e cronogramas, resumo do orçamento, requisitos para a aprovação do projeto, designação do gerenciador do projeto, nome e responsabilidade de quem autoriza o termo de abertura do projeto.

Um termo de abertura permite iniciar um projeto com segurança, comunicar os stakeholders desde o inicio até o final da execução, mas não é um plano que garante que os resultados e benefícios sejam alcançados. O termo de abertura pode ser criado através da ferramenta 5W2H:

Why – Por que? JUSTIFICATIVA: justifica sua existência e revela sua urgência e importância, ANTECEDENTES e CONTEXTO: conectam o projeto ao histórico de fatos e realizações, a fim de indicar que o projeto não é uma justificativa isolada.

Who – Quem? CLIENTE DO PROJETO, GOVERNANDA DO PROJETO: quem decide e comanda, EQUIPE DO PROJETO: membros e parceiro. Define o patrocinador, líder e organização temporária a ser criada para executá-lo.

When – Quando? PRAZO FINAL E DATAS MARCOS: Datar inicio e prazos.

Where – Onde? ABRANGÊNCIA DO PROJETO: localizar projeto ressaltando suas fronteiras(amplitude e abrangência).

What – O que? PREMISSAS: fatores considerados verdadeiros para o planejamento (demanda do produto, metodologia, normas externas, soluções adotadas, capacidade), RESTRIÇÕES: fatores exigidos e que limitam o planejamento (legislação, códigos, exigências de auditorias, normas internas), OBJETIVOS: ações para alcançar algo, RESULTADOS: obtido ao final, BENEFICIOS: obtido no médio prazo, decorrência dos resultados.

How – Como? ESCOPO DO PROJETO: todo e apenas o trabalho requerido para o sucesso do projeto (ações iniciais –formalização do projeto, definição da equipe, licenças e autorizações, estudos levantamentos, execução, construção, testes, treinamentos, lançamento, operação experimental, pós implantação, apoio ao usuário, gestão do projeto. FATORES CRITICOS DE SUCESSO: estabelece um ambiente cooperação, consciente dos fatores que podem gerar crises.

How Much – Quanto? INVESTIMENTO – ORCAMENTO INICIAL: a partir do escopo, estimar o custo de execução do