Iniciativa na Administração Pública: Protocolo Digital

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SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ – UFPA

INSTITUTO DE CIÊNCIAS EXATAS E NATURAIS – ICEN

CAMPUS UNIVERSITÁRIO DO TOCANTINS/CAMETÁ – CUNTINS

FACULDADE DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO – FASI

CURSO DE BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO – CBSI

Iniciativa na Administração Pública: Protocolo Digital

CAMETÁ/PA

2015/1

JOCIEL GARCIA BORGES

ISOMAR DOS SANTOS VALENTE

MOISÉS LOBATO MORAES

ARLEI RICHARD’S MACHADO DE CARVALHO

TÁRCIO SOARES DE SOUZA

MAX DOUGLAS

GESSICA ARAÚJO

Iniciativa na Administração Pública: Protocolo Digital

Trabalho apresentado à Universidade Federal do Pará como critério avaliativo da Disciplina Administração aplicada à  Informática, do Curso de Bacharelado em Sistemas de Informação.

Professor: M.Sc. André Luís C. Magno

Sumário

1.     Introdução............................................................................................................

2.        Funções dos colaboradores...............................................................................5

3.        Planejamento........................................................................................................5

4.         Visita Técnica e identificação dos problemas...................................................6 

5.   Proposta/Solução.................................................................................................7

6.         Atuação.................................................................................................................8

7.         Descrição do Sistema..........................................................................................8

8.    Características.....................................................................................................9

9.    Metas de implantação..........................................................................................9

10. Conclusão...........................................................................................................11

11. Referências Bibliográficas................................................................................12

Introdução

        Podemos verificar a larga utilização da tecnologia da informação em empresas e órgãos como ferramenta para o trabalho ágil e eficaz. Em Cametá, Prefeitura Municipal, a secretaria de Educação já se encontra equipada com computadores e outros equipamentos de informática, mas a maioria de departamentos e setores não utiliza sistemas para auxílio do trabalho realizado. Muitas tarefas envolvem a geração de documentos e movimentação dos mesmos, usando muito papel diariamente e levando certo tempo para documentos serem entregue e respondidos entre setores, algo que pode ser contornado com o uso de sistemas que informatizassem essas tarefas e trouxesse mais velocidade e organização para tais atividades.

FUNÇÕES DOS COLABORADORES

• Desenvolvedor e direção:

• Jociel Garcia        

• Analista de suporte a rede e direção

• Isomar Valente

• Suporte técnico e controle

• Max Douglas
• Moisés Lobato
• Tárcio Sousa

• Secretários administrativos e Design:

• Arlei Richard’s
• Géssica

Planejamento:

Objetivando aumentar a eficiência, organização, economia e agilidade nos processos de protocolo de documentos (receber, tramitar, responder), criar um sistema de protocolo digital.

Mediante este objetivo, realizou-se a seguinte análise de identificação de problemas a serem solucionados pelo software:

• Lentidão no processo de protocolo de documentos;
• Gastos elevados com emissão de documentos;
• Desorganização.

Abaixo, demonstramos a matriz de SWOT/FOFA baseado na análise dos pontos fortes e fracos do sistema:

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Figura 1 - Matriz de Swot/FOFA

Com base no objetivo e análise anterior, aplica-se o seguinte plano de ação:

• Desenvolver o sistema organizado de acordo com a estrutura organizacional do órgão público e de forma a eliminar o uso de documentos impressos;
• Treinamento dos usuários;
• Traçar estratégias a convencer o gestor.

Visita técnica e identificação dos problemas

Com o objetivo de aprofundar os conhecimentos necessários para o desenvolvimento do software e identificar problemas do local, foi realizada uma visita técnica na Secretaria Municipal de Educação – SEMED.

Nesta visita, identificou-se e foi conhecida a estrutura organizacional da SEMED (Departamentos, Divisões e Setores), distribuída da seguinte maneira:

• Departamento de Informática e Tecnologias: Realiza a manutenção de equipamentos de informática, mantem a rede e páginas da web.
• Divisão de Lotação: Gerencia a lotação dos servidores desta secretaria.
• Departamento de Transporte Escolar: Gerencia como será feito e por quem será feito o transporte de estudantes no município.
• Departamento Pedagógico: Gerencia professores e diretores, auxiliando em suas atividades.
• Departamento de Programas e Projetos: Responsável por manter e criar projetos para as escolas afim de atentar a comunidade
• Gabinete: Gerenciamento principal da secretaria, onde são tomadas decisões das ações da mesma.
• Setor de Serviços e Compras: Gerencia aquisições de materiais e serviços contratados pela secretaria.
• Setor de Finanças: Gerencia transações bancárias.
• Recepção: Atende pessoas em busca de informação, recebe documentos de outros locais (secretarias, órgãos e etc.) e os encaminha conforme o assunto.

Em praticamente todos os setores relacionados, é realizada a movimentação de documentos oficiais (ofício, memorando, circular, declaração e etc.), Além de manter a comunicação com outras secretarias e órgãos, também há a comunicação entre si.

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