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Trabalho pesquisa GED

Por:   •  24/4/2016  •  Projeto de pesquisa  •  1.394 Palavras (6 Páginas)  •  360 Visualizações

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Olá Pessoal!

Vamos falar um pouco sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Contextualizando, podemos descrever o GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

A intenção principal deste sistema é de gerir e organizar pilha e mais pilhas de papéis, contudo, com algumas restrições que veremos no decorrer deste vídeo.

São possíveis e facilitadoras a implantação de GED nos mais diversos ramos de empresas e departamentos, por exemplo,

  • Na contabilidade: faz-se um determinado pedido, o fornecedor, por sua vez, emite a Nota Fiscal, que é encaminhada à transportadora. Ao chegar este pedido, o responsável pelo departamento de compras recebe e assina o documento, que é encaminhado para os demais setores. Para esta situação, a solução GED ajudaria no controle e visualização deste documento por todos os setores, de uma só vez, pelos quais a NF teria que passar até chegar na contabilidade, ou seja, o processo de pagamento ao fornecedor será mais ágil e rápido.

  • Nos Recursos Humanos: Proporciona a redução de custos com cópias, impressões, logística dos documentos e extravio de documentos. Redução de até 70% do arquivo físico, controle de fichas com fotos e documentações de trabalho; Controle de vigência da documentação de funcionários e terceiros; Gestão de avaliações de funcionários, atividades e Feedbacks; Armazenamento digital de todos documentos do funcionário permitindo uma fácil localização posterior, principalmente em casos de ações trabalhistas e fiscalizações. Com tudo isso, torna-se mais ágil a formalização de contratos, benefícios percebido principalmente por empresas de marketing promocional e mão-de-obra terceirizada.

  • Os departamentos jurídicos por natureza de sua atividade geram, arquivam e recebem muitos documentos que precisam ser administrados para controle e exercício da sua atividade.

O Sistema GED para este departamento poderá contribuir para:

  • Identificação por palavra chave;
  • Controle de versão;
  • Rápida visualização;
  • Qualquer tipo de arquivo;
  • Notificação de alteração para dono de documentos;
  • Identificação da origem;
  • Permite o envio de anexos por email diretamente pelo sistema;
  • Controle de tamanho do arquivo.

De acordo com estas pequenas especificações, resume-se as como principais vantagens de GED:

  • Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
  • Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
  • Redução de custo com recuperação e duplicação;
  • Preservação do arquivo físico;
  • Integração de dados ativos e históricos.

Aí, você deve estar se perguntando... “Qual o motivo para implementar um Sistema GED?”

Pois bem, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema para a gestão de todo o capital intelectual de uma organização que está em forma de documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos.

O Software, será desenvolvido para oferecer facilidade entre todos os componentes acima de forma funcional, prática e utilizando os melhores recursos tecnológicos 100% Web.

Um sistema de GED possui todas as ferramentas necessárias para que a empresa mantenha um controle adequado de seus documentos, possibilitando pesquisas rápidas, definições de limitações de acessos, aumento da segurança da informação, distribuições mais eficazes, e vários outros ganhos.

VANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS:

  • Consulta via 100% WEB com segurança, facilidade e agilidade;
  • Redução de tempo das atividades que requerem análise de documentos;
  • Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso;
  • Redução de custo com armazenamento e segurança dos dados;
  • Portabilidade e conectividade;
  • Busca indexada por padrões pré-definidos junto ao cliente;
  • Integração de dados ativos e histórico de ativo permanente;
  • Delegação temporária nos Processos;
  • Controle de versão e histórico;
  • Possibilidade de envio dos documentos via e-mail;
  • Redução de desgaste físico do documento;
  • Redução de cópias impressas;
  • Cópias de segurança em datacenter;
  • Redução de espaço físico de arquivamento;
  • Redução de investimentos em aquisição, manutenção dos servidores;
  • Redução de custos com links de internet;
  • Alta disponibilidade e segurança para os seus dados;
  • Assinatura Eletrônica e Digital completa;
  • Possibilidade de usar 100% na Nuvem, caso não tenha infraestrutura;
  • Integração com o Microsoft Office;
  • Totalmente escalável possibilitando alta customização para cada cliente;
  • Workflows pré-definidos e 1 workflow customizado por direito.

O Gerenciador de Workflow tem como finalidade organizar os processos da sua empresa ou instituição. Isso é feito através do mapeamento dos fluxos de trabalho, de onde são definidos passos, responsáveis por cada etapa, regras, caminhos, alertas, avisos e prazos. Com um fluxo automatizado, você pode acompanhar todo o ciclo de vida do processo, desde a sua criação até o momento em que ele é concluído.

Através de uma interface amigável, você poderá verificar o andamento de cada fluxo, e identificar facilmente em que etapa cada processo se encontra, e quais são os passos subsequentes. Além disso, analisando relatórios bem elaborados você será capaz de identificar gargalos nos seus processos e tomar as medidas necessárias para otimizar os fluxos e reduzir custos operacionais.

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