Análise do evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos

Análise do evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos

A CCC, uma importante empresa no ramo brasileiro de atacado de roupas quer realizar um evento de música na cidade de Porto Alegre com o objetivo de promover sua marca. Para isso, precisa planejar e executar este projeto de forma organizada e eficiente para que tenha sucesso nesta ação.

Sendo assim, o objetivo da presente atividade é analisar as características e processos envolvidos neste evento sob a ótica da Gestão de Projetos.

Desenvolvimento – análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos

O show promovido pela CCC em Porto Alegre pode ser caracterizado com um projeto porque é realizado em função de uma necessidade específica, é singular, ou seja, nenhum show é igual ao outro, e é finito, pois tem um começo e término programado. Além disso, este evento tem uma data limite para sua realização e um orçamento específico. Conta, também, com uma progressividade de suas entregas, tendo uma fase de planejamento de local, fornecedores, recursos humanos necessários para trabalhar durante a organização e no dia do evento, divulgação; tem seu ponto alto na apresentação de cada banda de música, e após o término dos shows, ainda possui diversas outras fases como a limpeza do local, desmontagem da estrutura, entre outros. Desta forma, atende as principais característica de um projeto conforme Valle et all (2014), que são a singularidade, temporariedade e progressividade.

Observando os processos envolvidos neste projeto é admissível dizer que existiria uma fase de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento que seriam executadas dentro do ciclo de vida do projeto. Segundo Vargas (2007), a reunião de fases de um projeto configura o seu ciclo de vida, possibilitando uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto.

A fase de iniciação é compreendida pelos processos de formalização do início do projeto, definição de escopo, definição de recursos iniciais, identificação das partes interessadas e indicação do gerente de projeto (VALLE et all, 2014). As saídas deste processo contemplam o termo de abertura e o registro das partes interessadas. No caso do evento da CCC, pode-se dizer que as parte interessadas são o patrocinador do evento dentro da CCC, os clientes da marca que irão ao evento, os fornecedores (agência de publicidade que fará a divulgação do evento, empresas de fast food, empresas que alugam estruturas de palco, arquibancadas, luz e som, empresas de limpeza e serviços gerais, entre outros), as bandas que vão se apresentar, as equipes de bilheteria, financeiro, cerimonial, etc.

Após a formalização do início do projeto através da assinatura do termo de abertura na fase de iniciação, se dá começo ao planejamento que é o conjunto de processos que definem o curso de ações que serão desenvolvidas para a entrega do projeto. Um dos resultados desta fase é o plano de gerenciamento, conforme Valle et all (2014), que informará detalhadamente como o projeto será planejado, executado, monitorado, controlado e encerrado, e após aprovado, servirá de linha de base. Considerando o projeto da CCC, o plano de gerenciamento deveria conter, entre outras coisas, um escopo, o alinhamento em relação às expectativas das partes interessadas, um cronograma de atividades e a definição da sequencia delas, uma estimativa de recursos (equipe própria e terceirizada envolvida, equipamentos necessários para som, estrutura, a logística de transporte de suprimentos, bandas e clientes, etc), um planejamento de custos, o desenvolvimento de uma abordagem de comunicação e envolvimento dos stakeholders (frequência, forma, responsáveis), o gerenciamento, identificação e análise dos riscos envolvidos e dos recursos humanos, o que será necessário comprar e critérios de qualidade.

As fases de execução e controle do projeto do evento da CCC seriam compostas pela realização das atividades planejadas e reuniões com as equipes para análise e controle dos processos, resultando em registros feitos em atas de cada encontro.