Atividade Individual – Análise do evento da CCC sob ótica da gestão de projetos.

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Módulo:MBA_FGPEAD-24_26112018_4

Aluno: Bruno Gomes Jorge

Turma: Gestão Empresarial

Tarefa: Atividade Individual – Análise do evento da CCC sob ótica da gestão de projetos.

Características do projeto 

Conforme disposto no Guia PMBOK (PMI, 2013a:3), um projeto é um esforço progressivo e temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Outra definição para projeto é o que refere-se: Processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos (do Vale et. al,2014)

O evento musical a ser patrocionado pela empresa CCC e realizado pela DT Produções possui características  de projetos dentre as quais podemos o destacar:

Temporariedade

Sinaliza que cada projeto tem um início e um fim muito bem definidos. Chega-se ao fim do projeto quando os seus objetivos foram alcançados ou quando torna-se claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão mais ser atingidos. O projeto é então encerrado. Guia PMBOK (PMI, 2013a:3).  No caso em análise, o evento musical possui período específico para ocorrer ( no final do ano), devendo os processos estabelecidos em fases serem realizados com êxito para o alcance da meta estabelecida e posterior finalização. (do Vale et. al,2014)

Singularidade

O projeto musical a ser realizado pela DT Produções é único e específico, pois ocorrerá com artistas musicais com agenda disponível, empresas convidadas para este projeto (ex.: rede de fast-food), estimativa de público e equipes de apoiadores/divulgadores que podem ou não ser novamente solicitados a realizar outros eventos. Porém em condições não análogas ao qual este projeto ocorrerá garantindo, desta maneira, a exclusividade do mesmo. (do Vale et. al,2014)

 Progressividade

Este projeto será realizado por pessoas que serão responsáveis por etapas e processos atuando em equipe. O trabalho será desenvolvido de forma planejada, coordenada e implementado passo a passo considerando-se o alinhamento estratégico, estabelecido pela empresa CCC, para alcance dos objetivos junto ao  público alvo e stakeholders,  com prazos e valores orçamentários previamente definidos. (do Vale et. al,2014)[pic 3]

                                Figura-1 - Fonte: baseada em PMI (2013a).

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

O ciclo de vida de um projeto é a divisão da gestão do projeto em fases pelas quais ele deve passar do início ao término. A cada período que corresponda a uma fase, o projeto pode sofrer incrementos e alterações significativas que ditarão o ritmo das atividades que devem ser desenvolvidas. (Espinha,2016)

A depender da complexidade e do escopo do projeto, cada fase pode ser dividida em sub-unidades, de modo a conferir uma melhor organização ao trabalho desenvolvido. Esse é um ponto-chave para que as equipes saibam se situar à medida que as etapas avançam. (Espinha,2016)

No contexto de cada fase, as atividades estão relacionadas de maneira lógica, sendo que a conclusão de cada uma delas está associada a uma entrega. Ao mesmo tempo, essa estrutura de fases permite que o controle seja segmentado em sub-conjuntos lógicos para facilitar o gerenciamento, o planejamento e o controle. (Espinha,2016)

[pic 4]

Figura-2 - Fonte : PMI (2013a)

O ciclo de vida do projeto realizado pela DT Produções pode ser enquadrado como o do tipo pre-determinado/preditivo pois, inicialmente, já existe a definição quanto ao estilo do evento que pretende-se executar como: a escolha de bandas de rock dos anos 80, recursos que serão fornecidos pela própria CCC, local já pré-determinado e que possui infra-estrutura (Centro de Eventos FIERGS) dando um direcionamento ao projeto requerido pela cliente. (Espinha,2016)

Desta maneira, objetivando maximizar as etapas do projeto e obter sucesso em sua implementação, o mesmo pode ser dividido nas seguites fases:

FASE I – Iniciação do Projeto

Nesta etapa ocorrerá a definição do objetivo, viabilidade e escopo do evento musical, os recursos financeiros que serão disponibilizados, a identificação dos stakeholders internos e externos ( público-alvo, fornecedores, co-patrocinadores, etc.), designação do Gerente de Projeto (GP), responsável pelo evento e montagem da equipe do projeto. (do Vale et. al,2014)

Os requisitos técnicos do GP para este empreendimento deve, invariavelmente, requerer experiências prévias em projetos de relevância na área de eventos artísticos, bem como grande capacidade de liderança e envolvimento dos demais membros da equipe para garantir que o evento ocorra com o atendimento as expectativas de todos os stakeholders. (do Vale et. al,2014)

FASE II – Planejamento

Nesta parte do projeto ocorrerá o maior detalhamento possível das atividades e etapas que serão de relevância para a execução do evento musical com êxito. Também há o envolvimento de toda a equipe para ciência do trabalho a ser desenvolvido com a divisão das atividades, tarefas, relações de interdependências, prazos e determinação da estratégia para alcançar cada objetivo.  (dos Santos, 2017)

Após o levantamento preliminar é realizada montagem de um plano de projeto inicial contendo as tarefas, estimativa de custos e cronograma que serão utilizados como referência para o GP, de modo que seja avaliado durante o andamento do projeto se os prazos e recursos financeiros dispendidos estão em conformidade ou devem ser adequados. Este passo pode ser categorizado como a criação da Estrutura Análitica do Projeto (EAP) , que é uma estrutura orientada às entregas de produtos, serviços e resultados. (Do Vale et. al,2014) Este momento é o mais adequado para a identificação de ameaças e riscos ao sucesso do projeto, no qual deve-se realizar análise crítica para contigenciamento, mitigação e gerenciamento dos riscos.  (dos Santos, 2017)

Nesta fase também faz-se necessário envolvimento de todas as partes interessadas, de modo a evitar ao máximo alterações e mudanças no projeto nas fases posteriores, por meios estabelecidos de comunicação, registros formais para validação dos ítens acordados e a entrega dos produtos, por exemplo através de : vídeo-conferências, reuniões presenciais e trocas de e-mail´s. (dos Santos, 2017)

No caso do projeto musical da CCC e DT Produções as equipes responsáveis devem ser distribuídas de modo a realizar a elaboraração do plano de ação e planejamento para a contratação das bandas de rock, verificação da logística de equipamentos e pessoas, ações de marketing, a venda de bilhetes por lojas físicas, online e estabelecimento de ações promocionais para divulgação do evento, disponibilização e contratação de buffet para convidados em ambiente privativo (VIP), definição da data, horário e duração das atrações, equipes de apoio para a segurança interna do local e equipe de apoio para a manutenção/limpeza dos espaços, aluguel do espaço físico, contato com empresas parceiras (fast food, telefonia, bancos, TV, rádio, jornais, mídias alternativas, etc.) e atividades que forem sinalizadas como necessárias. (dos Santos, 2017)

É válido ressaltar a importância da elaboração e implementação de medidores de qualidade e indicadores para garantir o controle das sub-etapas desta fase. Nesta etapa do planejamento, quando em estágio avançado, é realizada a entrega dos produtos para aprovação e  formalização  do Termo de Abertura do Projeto (TAP) para que seja iniciada a próxima fase. (dos Santos, 2017)

FASE III – Executiva

Nesta fase é colocada em andamento as efetivas ações anteriormente planejadas, ou seja, é quando ocorre a materialização das tarefas que constam no TAP.  O progresso deve ser  sistematicamente acompanhado por meio de reuniões regulares pelo GP para os ajustes necessários, sendo implementados conjuntamente com os registros que posteriormente serão agrupados para análise crítica na fase final. (dos Santos, 2017)

Todas as partes interessadas devem ser envolvidas e orientadas acerca do andamento das atividades através dos meios estabelecidos nas interações anteriores e devem ser emitidos relatórios contendo informações gerenciais como custos, prazos e evolução. Como exemplo pode ser realizada a utilização do recurso de demonstração do instrumento de análise gráfica denominado curva “S”. (dos Santos, 2017)

Nesta fase do projeto musical trata-se de realizar as contratações, estabelecimento de prazos aos fornecedores, inspeção dos ítens contratados, montagem dos equipamentos, organização dos ambientes, testes operacionais, recepção dos convidados, clientes, atrações artísticas, organização, distribuição e venda das comidas e bebidas, a realização dos shows e atividades pré-estabelecidadas. Ainda dentro desta etapa, porém em uma sub-etapa específica ,prevista no planejamento, deve ser realizada a desmobilização, descomissionamento e limpeza dos ítens e acessórios, bem como a medição e pagamento (sinal) de alguns contratos.  (dos Santos, 2017)

Os relatórios de acompanhamento devem apontar o ponto final relacionado aos custeios, cronograma e qualidade dos serviços/resultados. Cada ítem do evento deve ser revisado atendo-se a qualidade dos serviços prestados e a medição deve considerar os parâmetros acordados no planejamento para aceitação.  Uma vez que foi extratificado o êxito das tarefas do evento e todos os produtos do projeto tiveram o desempenho conforme planejado, atendendo satisfatoriamente as necessidades do cliente, o projeto está apto a ser encaminhado para a última fase.  (dos Santos, 2017)

FASE IV - Encerramento

Neste último ciclo também citado como fase de conclusão, a ênfase é a de apresentar para os clientes e stakeholders os resultados finais, a documentação do projeto, a finalização dos contratos com os prestadores de serviços e fornecedores, a divulgação dos recursos empenhados, a realização do feedback interno com a realização de análise crítica acerca dos aspectos positivos e oportunidades de melhorias a serem implementadas em eventos futuros, ou seja, a lição aprendida de todas as etapas e comunicação formal do encerramento do projeto as partes interessadas. (dos Santos, 2017)

Desta forma podemos verificar que para este evento musical após o ínicio do projeto e com o desenvolvimento do mesmo, a medida que as definições eram obtidas passavam a ser insumo das fases subsequentes, de tal forma que o que o processo foi constantemente retro-alimentado e as fases também se sobrepuseram. O processo de gerenciamento e controle, também tido como monitoramento ocorre em todas as fases e é realizado pelo gerente do projeto . (do Vale et. al,2014)

Abaixo encontra-se figura ilustrativa relacionando as fases e suas interações.

[pic 5]

                                            Figura-3 - Fonte: PMI (2013,a)

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

De acordo com o PMI (2017) estrutura organizacional é a forma como a empresa se organiza para atingir seus objetivos. A estrutura organizacional interfere diretamente na autoridade e no poder do gerente de projeto em seu projeto e na sua organização.

A empresa CCC apresenta a estrutura organizacional do tipo matricial fraca. Essa estrutura é a estrutura mais parecida com a estrutura funcional. Suas características lembram a estrutura funcional por conta do gerente de projetos ter a função mais parecida com um facilitador ou coordenador do que de um gerente de projetos. O coordenador possui a autonomia para tomada de decisões e se reporta a um gerente de nível hierárquico superior PMI (2017).

Os projetos nesse modelo de estrutura não tem recursos de forma exclusiva, uma vez que os colaboradores fazem parte de uma equipe funcional ao mesmo tempo, onde cada membro responde ao seu gerente funcional PMI (2017).

Analisando o histórico da CCC desde a sua fundação, sendo basicamente administrada por um conceito familiar hierarquizado que evoluiu a medida que novas aquisições foram sendo realizadas e a expansão da consolidada  no mercado nacional, a fim de manter vantagem competitiva frente as demais concorrentes, a CCC optou por investir fortemente no Marketing para a consolidação e liderança de sua Marca no mercado. Deste modo agrupou em sua estrutura um Escritório de Projetos (EP) para dedicação a realização de eventos culturais, no entanto, devido a sua equipe não ser exclusiva a este departamento e com tarefas sendo divididas com a atividade funcional, foi evidenciada a necessidade/oportunidade de aquisição da empresa DT Produções com maior expertise no ramo. (do Vale et. al,2014)

 [pic 6]

Figura-4 - Fonte: PMI (2013,a) – Estrutura Organizacional  Matricial Fraca

Com a aquisição da DT Produções que apresenta o perfil de empresa projetizada, com expertise no desenvolvimento de eventos culturais, produtos e atividades de interesse da CCC  é esperado que haja ganho de valores para ambas as empresas com o compartilhamento de setores internos e sinergias de suas atividades. (do Vale et. al,2014)[pic 7]

Figura-5 - Fonte: PMI (2013,a) – Estrutura Organizacional Projetizada

Deste modo após a agrupamento das operações de ambas as empresas é esperado que a CCC consolide sua distribuição hierárquica como sendo uma empresa com estrutura  matricial do tipo forte, no qual o desenvolvimento de produtos e eventos estejam diretamente relacionados com o que é esperado pelo seu público-alvo, alavancando os seus negócios,  garantindo a consolidação de sua marca e aumento do market-share. (do Vale et. al,2014)

[pic 8]

Figura-6 – Fonte: PMI (2013,a) – Estrutura Organizacional Matricial Forte

  Referências bibliográficas

DOS SANTOS,V.F.M. O Que é Ciclo de Vida de Um Projeto? Disponível em < https://www.fm2s.com.br/ciclo-de-vida-projeto/> Acesso em: [23/01/2019]

DO VALLE, André B. et. al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos – 3. ed. – Rio de Janeiro : Editora FGV, 2014.

ESPINHA,R.G. Ciclo de Vida de Projetos . Disponível em < https://artia.com/blog/ciclo-de-vida-de-projetos/> Acesso em:[23/01/2019]

FERREIRA,V.H.E. Estruturas Organizacionais e suas Características Disponível em Acesso em: [24/01/2019]

FORESTI,A. PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: Ciclo de Vida do Projeto Disponível em < https://www.oficinadanet.com.br/post/14645-guia-pmbok-ciclo-de-vida> Acesso em: [23/01/2019]

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 6a. ed. EUA: Project Management Institute, 2017.

PORTAL,C. Características dos Projetos. Disponível em < https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/administracao/caracteristicas-dos-projetos/44261 > Acesso em: [23/01/2019]  

https://www.oficinadanet.com.br/post/14645-guia-pmbok-ciclo-de-vida