AS FERRAMENTAS DA ANÁLISE SWOT E CICLO PDCA IMPLANTADAS NO CONTEXTO DA GESTÃO SECRETARIAL

As ferramentas da análise SWOT e ciclo PDCA implantadas no contexto da gestão secretarial

Valdir Costa Júnior*, Juliana Hortelã Pedrone Valério**, Aline Cantarotti***

Resumo[pic 1]

Pode-se afirmar que a gestão organiza- cional é responsável por definir estraté- gias efetivas e assertivas para o cresci- mento e a expansão dos resultados da organização. Essas estratégias devem estar alinhadas à missão e às políticas da empresa. Para obter sucesso, o uso de ferramentas gerenciais é fundamental. O secretário executivo, nesse contexto, exerce um papel extremamente impor- tante no processo, visto que ele é um detentor e distribuidor de informações, ou seja, é o profissional responsável por organizar e coordenar as informações organizacionais desde as mais simples até as mais complexas. A presente pes- quisa objetivou implantar ferramentas de gestão matriz SWOT e ciclo PDCA em

uma empresa na qual a gestão organiza- cional se mostra falha e fraca. Para tal, analisaram-se as falhas da organização em seu âmbito gerencial, e como isso afeta os resultados almejados por essa; foram identificados os pontos positivos e negativos da empresa quanto à estraté- gia de gerenciamento; enquadram-se os processos de acordo com as ferramen- tas gerenciais propostas; e, por fim, fo- ram apontadas as mudanças que devem ocorrer na organização.

Palavras-chave: Análise SWOT. Ciclo PDCA. Gestão Organizacional. Secreta- riado Executivo.

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http://dx.doi.org/10.5335/ser.v13i0.8091

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* Formado em Secretariado Executivo Trilíngue pela Universidade Estadual de Maringá, atua no ramo de comércio exterior há quatro anos. Tem ampla vivência com fornecedores internacionais, destacando-se por reuniões internacionais, negociações de representação e traduções. Atualmente, cursa pós-graduação em gestão de projetos. E-mail: valdircjr01@gmail.com

** Atualmente, é mestranda em Letras/Linguística na Universidade Estadual de Maringá, onde desenvolve pesqui- sas em Análise do Discurso de linha francesa, utilizando essa teoria para contribuir nos estudos epistemológicos em Secretariado. Bacharel em Secretariado Executivo Trilíngue pela - Faculdade de Ciências Econômicas de Apucarana (2007). Especialista em “Gestão Estratégica de Empresas” (2010), e também “Docência no Ensino Superior” (2012), ambas pelo Instituto Paranaense de Ensino. E-mail: juhortela@gmail.com

*** Docente em Secretariado Executivo e Letras na Universidade Estadual de Maringá. Bacharel em Secretariado Executivo e Tradução e Licenciada em Letras. Mestre em Estudos da Linguagem pela Universidade Estadual de Londrina. Doutoranda em Estudos Linguísticos - Estudos da Tradução - pela Unesp/São José do Rio Preto Pesquisadora em Secretariado Executivo e Línguas Estrangeiras/Tradução. E-mail: acantarotti@uem.br

1 Introdução

Toda empresa possui objetivos a serem alcançados. Porém, tais objetivos podem ser barrados devido à má gestão organizacional. O que delimita uma empresa a ser referência de mercado, seja ela de pequeno ou grande porte, é a qualidade do serviço prestado. Caso a organização tenha déficit de gerencia- mento, o serviço prestado não será de boa qualidade, refletindo diretamente no consumidor final e no retorno de in- vestimento da empresa.

O secretário executivo exerce um papel vital neste processo, visto que ele é um detentor e distribuidor de informa- ções, ou seja, é o profissional responsável por organizar e coordenar as informações organizacionais desde as mais simples até as mais complexas. Pode-se dizer que o secretário executivo é um gestor de informações. Assim, compete a ele gerenciar a implantação de ferramentas de qualidade gerenciais ou, em outra situação, auxiliar sua implantação.

Analisando uma empresa de asses- soria em comércio exterior de pequeno porte com apenas três funcionários e dois sócios administradores, o proble- ma gerencial não se inicia no decorrer dos processos, projeções futuras, ou até mesmo planejamento de mercado. O pro- blema começa nas relações interpessoais dentro da própria organização. O que se pode esperar, em termos gerenciais, quando a falha de comunicação interna é corriqueira e não há uma delimitação de tarefas explícita? Como o serviço ofe- recido será de melhor qualidade quando há empecilhos operacionais dentro da empresa?

Diante do exposto, o presente traba- lho propõe o estudo da análise SWOT e do ciclo PDCA na gestão organizacional, duas ferramentas simples, contudo, de grande impacto no planejamento estratégico. Segundo Oliveira (2007,

p. 17), planejamento estratégico dire- ciona a empresa ao melhor caminho  a ser seguido, considerando os fatores externos e internos, de modo inovador e diferenciado. Simplificando, de acordo com Fischimann (2009) os erros da em- presa e as condições de melhorias são passíveis de determinação. O presente trabalho será apresentado a partir de seus objetivos; fundamentação teórica, explanando as ferramentas que deverão ser aplicadas na organização; resultados e discussão, ou seja, como a realidade do dia a dia empresarial se assemelha ou difere da teoria estudada e apresentada; e, por fim, as considerações finais desta pesquisa.

2 Referencial teórico

Atualmente, com o mercado extre- mamente acirrado, é essencial que as empresas sejam e estejam providas de táticas gerenciais eficazes a fim de sobre- viver e prosperar. Na pesquisa realizada propormos levantar os acertos e erros da organização bem como as melhorias que precisam ser realizadas utilizando a ferramenta de gestão SWOT. Conside- rando que esta análise é uma ferramenta gerencial, podemos complementá-la com a ferramenta ciclo PDCA.

2.1 Análise SWOT

A análise SWOT é creditada a Abert Humphrey, líder de um projeto de pes- quisa da Universidade de Stanford, nos anos 1960 e 1970, que usava dados das maiores empresas do país. O objetivo da pesquisa era identificar porque os planejamentos empresariais falhavam. A análise SWOT é uma ferramenta latente na gestão do desempenho em- presarial. Sua aplicação permite a veri- ficação do ambiente interno e externo da empresa, bem como – questões de força maior, as quais fogem ao controle da organização. Essa verificação ocorre de forma subjetiva, curta e simples, evitan- do a todo custo complexidade. Segundo Fischmann (2009, p. 27), essa análise é tida como ferramenta de planejamento estratégico, a qual “[...] é uma técnica ad- ministrativa, que através da análise do ambiente da organização, cria a consis- tência das suas oportunidades e ameaças [...]”. Para Serra, Torres e Torres (2004,

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