Show em Porto Alegre - Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de gerenciamento de projetos

Módulo: 6

Aluno:

Turma: 6

Tarefa: Atividade Individual – Show em Porto Alegre

Características do projeto 

1. Introdução

Nesta atividade final da disciplina de Fundamentos de Gerenciamento de Projetos identificarei e analisarei características da gestão de projetos a partir do caso de uma empresa, conforme tarefa descrita a seguir:

Há muitos anos, a CCC atua no ramo brasileiro de atacado de roupas. Fundada por uma família de italianos que migraram para o Brasil e aqui se estabeleceram como comerciantes, a empresa, em poucas décadas, tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no País.

Em decorrência do maior aproveitamento do marketing cultural como estratégia para a obtenção de vantagem competitiva no mercado, muitas empresas de diferentes setores têm seguido a tendência de associar as suas marcas a eventos culturais, de modo a ganhar destaque.

Nesse cenário, a CCC, que sempre investiu em marketing para manter-se em evidência, criou, no ano passado, um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. Além disso, adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos.

Aproveitando desde já o know-how da equipe da DT Produções, o plano atual da CCC é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital.

Com base nas informações apresentadas, você irá analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos nesta disciplina e aplicá-lo ao mundo dos eventos.

Para elaborar a sua análise, você deverá:

• identificar as características que tornam o evento promovido pela CCC (show em Porto Alegre) um projeto;
• descrever, à luz do conceito de ciclo de vida, as fases do projeto e os possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase e definir o tipo de estrutura das empresas CCC e DT Produções, justificando a classificação atribuída a elas.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

1. Justificativa

Primeiramente pode-se pensar que projetos são aplicados para engenharia ou grandes empresas e que seria excesso de preciosismo e zelo fazer um evento utilizando as melhores práticas de gerenciamento de projetos.

Porém, um evento deve ser desenvolvido como um projeto para que se possa fasear, e na medida do possível, obter êxito em todo o seu ciclo de vida. Muitas atividades necessárias num evento exigem tempo, pesquisa, contato com o fornecedor, verba, prazos etc. e por isso é importante entender o contexto e mapeá-lo.

Todas essas ferramentas e outras mais vêm das melhores práticas de gerenciamento de projetos.

Segundo guia PMBOK (PMI, 2017) projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Ao ler o enunciado da atividade individual, identifiquei que o evento da CCC, grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, com essas características da definição do guia PMBOK.

O ebook Fundamentos de Gerenciamento de Projetos (3ª edição) expõe que os projetos têm as seguintes importantes características: são temporários, produzem entregas singulares e são elaborados de forma progressiva. Essas três características podem ser claramente identificadas num evento como o dessa tarefa.

Segundo dicionário online de português evento é qualquer acontecimento com propósitos específicos e organizado por pessoas especializadas (festa, seminário, show, espetáculo etc.). O mesmo dicionário apresenta a etimologia da palavra evento, que veio do latim eventos.us, que quer dizer acontecimento.

Analisando o significado da palavra evento e sua etimologia também consegue-se classificá-lo com as características de um projeto, por ser singular, temporal e progressivo.

1. Desenvolvimento

Conforme Andrade, 2019 o ciclo de vida de um evento pode ser dividido em três fases: pré-evento, evento e pós-evento. Portanto, para desenvolver esse projeto irei dividi-lo nessas três fases, sendo que cada fase passará pelos cinco grupos de processos e pelas dez áreas de conhecimento em maior ou menor intensidade, visto que o projeto se trata de um evento cultural, um show de rock.

1. Características do evento

Conforme Manual do Evento, 2012 os eventos são ferramentas fundamentais nas relações públicas, buscam atrair estrategicamente a atenção de determinado público – principalmente formadores de opinião – a fim de agregar valor à imagem da instituição. Conforme pode ser visto no enunciado da tarefa essa é a estratégia da empresa CCC ao promover esse evento.

As características do evento são um show de rock com as principais bandas dos anos 80, em Porto Alegre/RS na FIERGS, no final do ano, promovido pela empresa CCC, atacadista de roupa e com rede de lojas roupas com diversos representantes no país, com objetivo de patrocinar eventos culturais para fortalecer sua marca, ganhando destaque e vantagem competitiva no mercado com o marketing cultural estratégico. Haverá empresas de fast-food convidadas que ficarão na praça de alimentação, junto ao palco.

1. Fases do projeto

Como já mencionado anteriormente o evento será dividido em três fases: pré-evento, evento e pós-evento.

1. Pré-evento

O pré-evento é caracterizado por toda o trabalho para que o evento aconteça conforme o planejado/previsto. Seu produto final será um projeto do evento.

Para finalizar essa fase será necessário fazer uma reunião com as partes interessadas, elaborar um pré-projeto com todo planejamento necessário, o que será necessário fazer para que o evento ocorra da forma desejada, como isso será controlado até que o projeto esteja concluído.

Como podemos notar, o parágrafo anterior mostra que essa fase do evento está dividida em cinco grupos de processos, popularmente conhecidos pelo Guia PMBOK (PMI, 2017).

1. Processos de iniciação:

- o termo de abertura do projeto identificando seu início seu ínicio.

- identificar as partes interessadas todos os stakeholders.

1. Processos de planejamento: nessa fase, pré-evento, é a fase onde o planejamento mais atuará, como por exemplo:

- desenvolver o Plano de Gestão do Projeto;

- coletar requisitos, entendendo o que o cliente;

- definir o escopo, conforme o tipo do evento (show de rock dos anos 80), local (Porto Alegre/RS - FIERGS), público alvo, época do ano (final do ano) e atentar-se à tríplice restrição (custo, prazo e qualidade-escopo);

- definir as atividades;

- sequenciar as atividades;

- estimar as durações das atividades;

- desenvolver o cronograma;

- estimar os custos;

- determinar o orçamento;

- planejar a qualidade;

- estimar os recursos das atividades, desde as bandas de rock dos anos 80, as empresas de fast food, a FIERGS, entre tantas outras;

- planejar o gerenciamento da comunicação;

- identificar riscos;

- planejar as respostas aos riscos;

- planejar o engajamento das partes interessadas.

1. Processos de execução: entendo que nesse grupo de processos para o pré-evento devem possuir os seguintes processos:

- adquirir os recursos;

- desenvolver a equipe;

-gerenciar as comunicações;

- conduzir as aquisições e neste caso não estamos falando apenas de aquisições físicas, mas desde a contratação de um artista;

1. Processos de monitoramento e controle: entende-se que esse grupo de processo no pré-evento é o de:

- monitorar e controlar o trabalho para que o evento ocorra;

- controlar as mudanças;

- validar e controlar o escopo;

- controlar o cronograma;

- controlar custos;

- controlar a qualidade;

- controlar os recursos;

- monitorar as comunicações;

- controlar as aquisições;

1. Processos de encerramento: para a fase de pré-evento, creio que o encerramento do projeto neste caso se defina como o preparo final do evento, no momento onde tudo está pronto e o evento já pode começar.

1. Evento

O evento é a execução de tudo o que se almejava e tudo o que foi projetado no pré-evento.

Subdividindo a fase de Evento nos cinco grupos de processo podemos elencar os seguintes processos notáveis:

1. Processos de iniciação:

- o termo de abertura do projeto que neste caso é a abertura do evento, seu ínicio.

- identificar as partes interessadas como os responsáveis pelo desenvolvimento do evento e a comunicação entre eles.

1. Processos de planejamento: entendo que a maior parte do planejamento já foi elaborado na fase de Pré-evento, porém uma programação do evento com seus dados como dia, horário, local, artistas entre outros é importante para todos os envolvidos na execução do evento.
2. Processos de execução: entendo que esse grupo de processos é o desenvolvimento do evento propriamente dito, conforme programação. Dentre os processos de gerenciamento de projeto destaco para essa fase do evento conduzir as aquisições no sentido de executar o evento. Um responsável por gerenciar a qualidade e a equipe podem ser necessários nesse grupo de processo e nessa fase do evento.
3. Processos de monitoramento e controle: entendo que esse grupo de processos é o diferencial, que resultará num sucesso ou fracasso do evento, onde será necessário controlar tempo, qualidade, atividades (shows, artistas), atentar-se a risco de várias naturezas, como acidentes, crimes, falta de recursos previstos como queda de energia, não comparecimento de artistas ou fornecedores etc. Dentre os processos destaco o monitoramento e controle do desenvolvimento do evento e controlar o cronograma, além da qualidade.
4. Processos de encerramento: entendo que esse grupo de processos será necessário encerrar o evento e atentar-se a evacuação da área. Esse grupo de processo nessa fase do evento é a porta de entrada para a próxima fase do evento chamada de pós-evento.

1. Pós-evento

O pós-evento é tudo o que deve ser realizado após a finalização do evento, lembrando que alguns processos podem ser iniciados antes que o evento se encerre.

Nesta fase, também será aplicado uma avaliação, comumente denominada de lições aprendidas nas boas práticas em gerenciamento de projeto.

Se for de contrato uma limpeza geral do local é nessa fase

1. Processos de iniciação:

3.2.2.1.2 identificar as partes interessadas, como os responsáveis pelo encerrar o evento.

1. Processos de planejamento: entendo que a maior parte do planejamento já foi elaborado na fase de Pré-evento, portanto não consigo atribuir um processo para essa fase do evento.
2. Processos de execução: nessa fase, estão todas as atividades que devem ser feitas após o evento, como desde uma limpeza (caso esteja no contrato com a FIERGS) até a elaboração das lições aprendidas. Portanto processos como adquirir recursos e conduzir as aquisições são aplicados para essa fase.
3. Processos de monitoramento e controle: para essa fase do evento são o monitoramento e controle dos trabalhos que serão realizados nesse pós-evento, controlando o cronograma, a qualidade, os recursos e as aquisições
4. Processos de encerramento: seria encerrar o projeto assegurando que todas as atividades foram completadas, alcançando seus objetivos e finalizar todas as aquisições.

1. Conclusão

Desta forma, resumidamente, analisando as três fases do evento, podemos concluir que o pré-evento se estende mais no grupo de processos de planejamento e também no grupo de monitoramento e controle. Já a fase do evento propriamente dito, se desenvolve muito mais nos grupos de processos de execução, mas também no grupo de monitoramento e controle. E finalmente, a fase de pós-evento também se desenvolve muito nos grupos de processos de execução e de encerramento. Destaco que a atividade não elabora um evento, apenas enquadra o evento num projeto conforme as melhores práticas

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

1. Classificação da estrutura das empresas

Conforme PMBOK (PMI, 2017), há uma relação de catorze fatores a serem considerados para a seleção de uma estrutura organizacional. Porém, o mesmo PMBOK (PMI, 2017) ressalta que não são limitados a esses fatores, pois são inúmeros os fatores que uma organização considera para a inclusão em uma estrutura organizacional. Um dos fatores para a seleção de uma estrutura organização é a capacidade de especialização. Ao analisar as empresas, usei esse fator como diferencial. Analisando as empresas podemos classificá-la da seguinte forma:

Empresa CCC: por se tratar de uma atacadista de roupa com diversos representantes pelo Brasil e por deter a empresa DT Produções, pode-se considerá-la como uma empresa com estrutura matricial, onde provavelmente há setores na empresa bem especializados, porém com pouco comunicação/interação com os demais setores. O fato da CCC ter adquirido a DT Produções para desenvolver um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais é mais uma evidência de que a CCC não possui estrutura projetizada ou matricial forte ou equilibrada.

Empresa DT Produções: como é uma empresa incubadora e executora de eventos e possui uma equipe com know-how na atividade, pode-se considerar uma empresa projetizada, onde cada evento organizado pela DT Produções é um projeto com um gerente de projetos e a DT Produções tem um portfólio com vários eventos a serem desenvolvidos, todos eles voltados para a área cultural e artística.

1. Considerações finais

Com essa tarefa, verifiquei que um evento é considerado um projeto e que o guia PMBOK auxilia com as melhores práticas, porém é necessário analisar o que é aplicável para o referido projeto, no caso o evento.

Referências bibliográficas

Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC). Manual de Eventos – 1ª Edição – Assessoria de Comunicação Social (ASCOM), 2012.

ANDRADE, C. Habilidades de um Gerente de Projetos aplicado ao Profissional da Área de Gestão de Eventos. Disponível em:

https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/~/media/91CA7083529A4DF09D3FB0275C532C02.ashx Acesso em 28/05/2019.

CIERCO, A. A.; JUNIOR, J. F.; SOARES, C. A. P.; VALLE, A. B. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos – 3ª edição – Editora FGV, 2014.

Dicionário Online de Português. Disponível em: https://www.dicio.com.br/evento/ Acesso em 31/05/2019.

https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/~/media/91CA7083529A4DF09D3FB0275C532C02.ashx Acesso em 28/05/2019.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) - 6ª edição – Newtown Square, PA: PMI, 2017.