Modelagem de Processos

CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA

FACULDADE DE TECNOLOGIA DE CAMPINAS

CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM

GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

FELIPE RENAN VERZA

CONRAD VICTOR ARAUJO

MARCOS VINICIUS CARDOSO SANTINI

MARCOS PAULO HUMMEL

PROJETO INTERDISCIPLINAR DO 2º SEMESTRE

2ª FASE – APRESENTAÇÃO E MELHORIA DE PROCESSOS.

CAMPINAS/SP

2018

CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA

FACULDADE DE TECNOLOGIA DE CAMPINAS

CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM

GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

FELIPE RENAN VERZA

CONRAD VICTOR ARAUJO

MARCOS VINICIUS CARDOSO SANTINI

MARCOS PAULO HUMMEL

PROJETO INTERDISCIPLINAR DO 2º SEMESTRE

2ª FASE – APRESENTAÇÃO E MELHORIA DE PROCESSOS.

Projeto interdisciplinar do 2º semestre apresentado por  Conrad Victor Araujo, Felipe Renan Verza, Marcos Paulo Hummel e Marcos Vinicius Cardoso Santini, como pré-requisito para  a conclusão do Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Tecnologia da Informação, da Faculdade de Tecnologia de Campinas, elaborado sob a orientação da Prof. Sandra Ossada

CAMPINAS/SP

2018

        RESUMO

Nessa segunda fase do Projeto Interdisciplinar foram analisados os processos de uma empresa que atua no ramo de TI e presta serviços para secretarias de prefeituras que possuem grande volume de documentos, então foram escolhidos os processos do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), um dos produtos da empresa e conhecido como um processo de negócio. São 5 processos que constituem o GED, modelados com a técnica BPMN a nível operacional e organizados em fluxogramas, a partir da descrição de cada atividade. Também é apresentada uma proposta de melhoria de um dos processos, explorando a tecnologia OCR, que irá poupar o tempo de indexação dos documentos.

Sumário

1 INTRODUÇÃO        5

2 PROCESSO DE PREPARAÇÃO.        6

3 PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO.        6

4 PROCESSO DE INDEXAÇÃO (ESCOLHIDO PARA MODELAGEM).        7

5 PROCESSO DE ARMAZENAMENTO.        7

6 PROCESSO DE VISUALIZAÇÃO.        8

7 PROCESSO DE INDEXAÇÃO MODELADO.        9

7.1 - Ponto de melhoria.        9

8 CONCLUSÃO.        10

1 INTRODUÇÃO

Para a aplicação e apresentação do Projeto Interdisciplinar em sua segunda fase, a Sistec – Sistemas de Tecnologia e Consultoria – escolheu o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), uma solução oferecida por uma empresa que atua no ramo de TI em todo o país. O GED é uma solução oferecida para escritórios que contam com grande volume de documentos, podendo ser empresas privadas, ou empresas públicas e no caso da Empresa X, todos os cinco processos são conjunto de atividades que atuam através dos Assistentes de Administração gerando lucratividade: desde a preparação até a consulta de documentos. Para o desenho do diagrama de atividades, foram entrevistados os envolvidos a nível operacional, que contam com sistemas de captura de imagem, banco de dados e aplicação web, gerando um relatório descritivo das tarefas e atividades. Tendo em mente o grande volume de trabalho, diversos projetos e clientes, foi diagnosticado uma necessidade de melhoria em um dos processos, para assegurar ao cliente a integridade das informações e aumentar a produtividade, então foi escolhido o processo de Indexação, onde será implementada a tecnologia OCR (Optical Character Recgnonize), que fará a leitura automática para identificação dos documentos.

2 PROCESSO DE PREPARAÇÃO.

[pic 1]

Recebimento dos documentos do cliente, então é feita a conferência destes documentos, gerando uma guia de remessa para o cliente. Os documentos são separados em lotes, é feita a remoção dos clipes, grampos e amassados. Gerado um anexo de capa de lote. Os lotes são criados em um sistema chamado IMACAP. Então os documentos estão prontos para a digitalização.

3 PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO.

[pic 2]

Assistente escolhe um lote(conjunto de documentos) de um projeto, localiza o lote no sistema de captura de imagens IMACAP e o abre. Como o lote está vazio, o Assistente irá criar um documento e iniciar a captura de imagens com o Scanner. Depois de passar as folhas dos documentos no scanner e capturar as imagens no IMACAP, o assistente confere a capa do documento e os anexos. Se houverem mais documentos, o processo retorna para a criação de documento, até que todos os documentos dos lotes estejam digitalizados de acordo com o original. Após a captura de imagens no IMACAP, o Assistente anota a quantidade de documentos e imagens digitalizados na capa de lote. Na sequência, o lote é encerrado no sistema IMACAP, é gravado no banco de dados (Postgress) e vai para a fila de Indexação de Documentos.

4 PROCESSO DE INDEXAÇÃO (ESCOLHIDO PARA MODELAGEM).

[pic 3]

Assistente I abre um lote da fila de indexação de documentos, faz a validação documento, digitando o campo-chave que será utilizado na hora da consulta do documento (RA, RG, CPF, CNPJ, cartão sus, etc...)

O Assistente I repete o segundo passo até que se acabe os documentos do lote. O lote vai para a fila de verificação e o assistente II abre o lote na fila de verificação. O assistente II digita e confirma o campo-chave que será utilizado na hora da consulta do documento. Se estiver diferente do documento e/ou do que o assistente I validou, o assistente II corrige o campo-chave e confirma.

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