O Gerenciamento de Escopo

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Gerenciamento do ESCOPO de Projetos - TRABALHO INDIVIDUAL[pic 3]

Nome:

Bárbara Diniz Barbosa de Araújo – TURMA 52 – MBA em Gestão de Projetos

Demonstramos na disciplina a importância da abertura formal do Projeto e da delimitação e monitoramento do Escopo.

Descreva, com as suas palavras, dos SETE processos diferenciando a análise nos seguintes itens na sua resposta:

a) objetivo, descrição e dinâmica de utilização do processo;

b) um exemplo da utilização, na sua realidade, do processo (formal ou informalmente).

Questões:

1. (Iniciação) Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto

a) Conforme estudado ao longo dos módulos, chego a algumas conclusões referentes ao Termo de Abertura de um projeto (TAP). Sendo um documento que valida o início do projeto e a aceitação, das atividades que serão desenvolvidas, pelos principais stakeholders. A TAP contém um levantamento e um estudo com todas as informações pertinentes ao projeto, a validação de sua viabilidade e da autoridade ao gerente de projetos de aplicar os recursos organizacionais em cada etapa em todo o seu ciclo de vida. A TAP deve ser extremamente minuciosa, deve conter todos os requisitos necessários para o sucesso final do projeto, deve conter o objetivo total do projeto, cronograma, quem são os stakeholders e quais os níveis de relevância de cada um dentro do projeto e suas respectivas atividades, deve conter as premissas e restrições, possíveis riscos que podem surgir durante o desenvolvimento do projeto(bons e ruins), recursos (tanto materiais como humanos), planejamento de comunicação orçamento / custos e etc. Por fim, a TAP deverá ser aprovada por todos e assinada pelo patrocinador / sponsor.

b) Após trabalhar por alguns anos na área de Comércio Exterior, me dei conta de que não seria feliz nessa área. Após realizar uma análise do meu perfil profissional, me deparei com a área de gestão de projetos e comecei a estudar mais para saber se seria uma profissão que me fizesse sentir realizada. Quando convicta de que sim, fiz uma análise geral de curto e longo prazo de como seria a minha transição profissional e montei um planejamento de todas as etapas que julguei importante para conseguir chegar na etapa final: ser contratada para a primeira experiência profissional em gestão de projetos. Estudei sobre os cursos mais importantes, ferramentas mais utilizadas e exigidas, formações da maioria dos profissionais da área, certificações importantes e como o mercado estava exigindo dos trabalhadores. Estou no meio do meu projeto, me mudei para os EUA para estudar inglês e tirar uma certificação por aqui (ou seja, o ciclo de vida do meu projeto ainda não terminou). Acredito que, após alguns cursos feitos de forma online, apliquei algumas técnicas de gestão de projetos para dar andamento a este projeto pessoal.

2. (Planejamento) Planejar o Escopo

a) O planejamento de escopo consiste em buscar informações pertinentes ao projeto e criar um agrupamento de atividades essenciais para garantir que o projeto inclua todas as etapas e atividades necessárias para o sucesso final e apenas o necessário (nem mais, nem menos), ou seja, é um instrutivo aprofundado pertinente a cada etapa, a cada atividade. O escopo define porque o projeto é importante, quais benefícios do desenvolvimento e o seu resultado esperado, criação da EAP (como será feito), quais os critérios de validação nas entregas de cada atividade, e, principalmente, facilita o entendimento sobre qual percurso toda a equipe deve seguir para atingir o seu sucesso = comunicação! O escopo traz uma garantia do que foi acordado e do que não foi acordado para todos os stakeholders. Um escopo malfeito pode trazer graves danos ao projeto todo.

b) Após a definição do meu projeto, passei a fazer pesquisas de vagas na área de gestão de projetos, o que os recrutadores buscavam nos profissionais da área e como eu poderia melhorar o meu currículo, minhas experiências, como poderia desenvolver minhas soft skills, sendo mais atrativa para o mercado de trabalho.

3. (Planejamento) Coletar os Requisitos

a) O ato de coletar os requisitos aborda as necessidades e expectativas que os stakeholders apresentam para atingir o propósito do projeto. Também ajuda na documentação das características dos produtos e serviços. A coleta dos requisitos é extremamente importante e deve ser analisada em detalhes suficientes para que, após, seja utilizada como base para a construção da EAP e do cronograma de tempo e custos.

b) Os requisitos me ajudaram a saber qual meu objetivo final, quais as minhas expectativas em relação a todo o aprendizado adquirido, o que eu precisaria desenvolver para conseguir completar cada etapa para então conseguir elaborar um cronograma (curto prazo, como cursos online e longo prazo, como o intercâmbio) e ter uma visão geral de toda a minha jornada

4. (Planejamento) Definir o Escopo

a) A definição do escopo consiste no ato de desenvolver detalhadamente o projeto. Existem algumas etapas e técnicas utilizadas para se fazer uma boa definição de escopo. Em relação as etapas, existem algumas atividades muito comuns em todos os projetos como: levantamento de requisitos (dissertado no tópico anterior), construção da EAP, detalhamento das expectativas e validação. Para coleta de todas as informações pertinentes ao projeto, algumas técnicas são muito comuns, como entrevistas com os stakeholders mais importantes envolvidos no projeto, reuniões de brainstorming, consulta a profissionais especializados na área a ser trabalhada, análise do produto, do serviço e do mercado atual, e acompanhamento constante das entregas das etapas. Existem erros comuns na definição do escopo, que podem e devem ser evitadas, como falta de planejamento, falta de conhecimento técnico, falta de análise e preparação para os possíveis riscos do desenvolvimento do escopo e a falta de comunicação entre os envolvidos.

b) Após estudo do mercado e das vagas na área de gestão de projetos, passei a seguir profissionais da área, montei o cronograma de cursos na área, quanto tempo levaria até completar, as atividades que desenvolveria no meu tempo de intercâmbio nos EUA e a minha inserção no mercado de trabalho na volta ao Brasil.

5. (Planejamento) Criar a EAP

a) A EAP é o detalhamento de todas as atividades, subdividido em componentes menores e de melhor visualização e controle. Ela é criada na etapa de detalhamento do escopo e é uma ferramenta extremamente importante e utilizada para ajudar na comunicação e visualização do projeto como um todo e atribuição das responsabilidades de cada parte envolvida. O gerente do projeto e sua equipe deverão decompor todo o projeto em partes menores e de forma hierárquica, todas as atividades detalhadas deverão estar no cronograma - o que não está na EAP, não faz parte do projeto. A profundidade dos níveis depende do quão complexo é o projeto, ou seja, não existe uma regra.