PLANEJAMENTO DO PDCA E PLANO DE AÇÃO 5W2H

ETAPA 05- PLANEJAMENTO DO PDCA E PLANO DE AÇÃO 5W2H

Esta etapa tem como objetivo proporciona uma visão ampla dos pontos analisando anteriormente, como exemplo a matriz SWOT para elaboração de proposta de intervenção empresarial.  Utilização de outras  ferramentas importantes sendo elas:   ciclo PDCA  e  dentro deste contexto estruturação do plano de ação 5W2H. Para sua realização se faz necessário trabalhar embasados em fatos e dados, ou seja, as informações geradas disponíveis relacionadas aos processos gerenciados dentro das organizações.

5.1 IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS  E PROPOSTA DE INTERVENÇÃO

Notou-se que a empresa tem dificuldade de encontrar colaboradores capacitados, um dos recursos mais importante que a empresa pode ter é a desempenho de sua equipe, por tudo que eles representam, é interessante que a Info Center busque investir na fidelização dos seus colaboradores, que podem ocorrem por atitudes simples como, valorização e reconhecimento, salários justos e compatíveis com suas atividades. também investir na qualidade do ambiente de trabalho, afinal são eles que fazem com que a  empresa cresça  e destaque no mercado.

Estas são algumas estratégias de manter os funcionários satisfeitos para proporcionando a eles um desejo maior de permanecer na empresa, ate mesmo porque os profissionais desta área esta em falta na região  e pela dependência de mão de obra qualificada. Pode-se constatar também que é importante começar a observar a necessidade de ampliação do quadro de funcionários, para aumentar a eficiência como um todo e assegurar a satisfação dos clientes.

5.2  PDCA E PLANO DE AÇÃO 5W2H

O Ciclo PDCA, conhecido como ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, é uma ferramenta de gestão muito utilizada pelas empresas com o foco principal na melhoria contínua dos processos organizacionais, tornando-os mais claros e objetivos, de forma que possam alcançar e atingir melhores resultados a cada dia. Ele divide-se em quatro etapas sucessivas conforme a figura :

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Veremos agora cada uma destas etapas, confira:

• Plan – Planejar – estabelecer os objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com os requisitos e políticas pré-determinados.
• Do– Fazer, executar – implementar as ações necessárias.
• Check– Checar, verificar – monitorar e medir os processos e produtos  em relação às políticas, aos objetivos e aos requisitos estabelecidos e relatar os resultados.
• Act– Agir – executar ações para promover continuamente a melhoria dos processos. (Programa MLT-Sebrae)

Planejar, executar, verificar e agir indicam as quatro ações a serem aplicadas, visto que para manter a qualidade e alcançar as metas definidas, todas essas fases devem acontecer ininterruptamente na organização de modo a melhorá-las. A próxima etapa é identificar  todas as fases do ciclo PDCA da Info Center, assim, analisar como a  empresa planeja seus processos e realiza suas ações, por meio desse, verifica possíveis desvios e falhas e determinar os instrumentos de melhoria, ou seja, o antes e o depois de sua implantação do PDCA   serão apresentados todos a seguir.

5.2.1 PDCA E PLANO DE AÇÃO 5W2H DA INFO CENTER

ETAPA DE PLAN (PLANEJAMENTO)

Os clientes são uma das pessoas mais importante dentro do contexto organizacional, a forma como eles vê a empresa determina seu sucesso ou fracasso, e satisfazê-los é um dever de todos os membros da empresa. Para saber o que um cliente deseja é preciso saber o que eles esperam ou acham dos produtos/serviços, isso demanda por parte dos gestores a busca por informações precisas para subsidiar a tomada de decisão, principalmente no que tange seu planejamento estratégico. De acordo com  DRUCKER (1974)

“O Planejamento Estratégico não envolve decisões futuras e sim a futuridade das decisões atuais. O que interessa ao administrador é os efeitos que a sua decisão, hoje, terá no futuro previsível. As conseqüências e efeitos futuros desejados são as molas propulsoras do ato de decidir agora”.

 Para melhor entendimento do processo no subcapítulo 5.2 apresentaremos o ciclo PDCA da empresa, que baseia a sua estratégia sobre os clientes e seus colaboradores, dos quais o ponto de partida para utilização desta ferramenta diz respeito aos problemas enfrentados pela Info Center.

Dentre os problemas levantados dois foram considerados de maior gravidade pela equipe envolvida no estudo, sendo que no primeiro deles através de pesquisa e levantamento  feito in loco, contatou-se uma elevação no índice de reclamações que demonstraram uma insatisfação dos por parte dos clientes sobre a qualidade dos atendimento prestados,   e consequentemente levaram ao segundo problema referente a queda no faturamento das suas receitas em relação ao planejado para o primeiro semestre de 2017.

 “A identificação adequada de qualquer problema contribuirá para um aumento da eficácia da solução do problema. Dessa forma, a empresa deve despender um prazo adequado para que o problema possa ser bem definido e esclarecido” (ANDRADE, 2003).

Vale expor que não foi possível a obtenção de dados estatísticos por parte do gestor a serem consideradas nesta etapa, pois o mesmo autorizou apenas relacionar os aspectos e impactos levantados com sua atividade exercida, por tanto buscaremos a melhoria continua das vendas, por meio do desenvolvimento dos colaboradores, portanto buscar-se-á analisar  os problemas, determinar suas causas e  os meios de como saná-las.

Foram identificados e considerados alguns itens como fatores geradores e causadores dos problemas, sendo eles: Falta de relacionamento e foco no cliente, despreparo e desmotivação dos colaboradores, mau gerenciamento do relacionamento com o cliente, déficit de conhecimento sobre alguns produtos e serviços oferecidos.

Para o processo de melhoria continua, o passo seguinte foi elaborar uma lista de possíveis soluções para os problemas expostos, que ira identificar mudanças que auxiliem na redução das reclamações sobre o atendimento prestado, buscar reunir e atribuir as responsabilidades de cada colaborador, bem como realizar o treinamento destes, preparar a equipe para lidar com diversas situações, realizar o plano de vendas, bem como executar constantemente o gerenciamento destas informações, estruturar planilhas de acompanhamento da demonstração do resultado do exercício para subsidiar a gestão econômico-financeira das empresas. O ciclo PDCA tem um foco em melhoria contínua, fazendo com que os processos continuem a dar resultados por longos períodos.

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