Plano de Projeto ERP
Por: tier663 • 4/6/2017 • Relatório de pesquisa • 13.899 Palavras (56 Páginas) • 231 Visualizações
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Implantação de Sistema ERP na Importex
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MBA em Gerenciamento Estratégico e Econômico de Projetos
Turma: GEEP 13 – Berrini
Projeto: Implantação Sistema ERP na Importex Ltda
Disciplina: Concorrência de Projetos
Professor: Jederson Beck
Integrantes do Grupo: Fernando Hiraga, Gustavo Barros, Jessica Iervolino, Paulo
Nalin, Samira Lisboa e Tatiana Marina de Branco
Fundação Getúlio Vargas – FGV
Agosto 2014
1
O Negócio ...................................................................................................................... 3
Ramo de Atuação .......................................................................................................... 3 Definição do Negócio: ................................................................................................... 3
Missão ........................................................................................................................... 3
Visão: ............................................................................................................................. 3
Valores .......................................................................................................................... 3
Análise do Ambiente Externo – Ambiente Geral: ........................................................ 3
Análise do Ambiente Interno: ........................................................................................ 3
Matriz SWOT ................................................................................................................ 4
Estudo preliminar deviabilidade................................................................................. 4
O Projeto ............................................................................................................................. 5
Termo de Abertura do Projeto ...................................................................................... 5
Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto .......................................................... 9
Declaração de Escopo ............................................................................................. 13
Plano de Gerenciamento de Tempo do Projeto.......................................................... 24
Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos no Projeto ................................... 45
Plano de Gerenciamento da Qualidade do Projeto ................................................... 53
Plano de Gerenciamento de Comunicação do Projeto............................................. 65
Plano de Gerenciamento de Riscos do Projeto ........................................................ 81
Plano de Gerenciamento de Custos do Projeto........................................................ 87
Plano de Gerenciamento de Aquisições .............................................................113
Referências:............................................................................................................ 126
2
O Negócio
Ramo de Atuação: Implantação ERP
Definição do Negócio:
 Empresa Brasileira especializada naimplantação de ERP em empresas de
pequeno e médio porte;
 Contamos com profissionais qualificados e com ampla experiência de
mercado;
Missão: Entender a necessidade do cliente, superá-la e surpreendê-lo. Conquistar
o cliente e tratá-lo como parceiro para que cresçamos juntos
Visão: Em um período de 4 anos, ser a integradora de referência de empresas de
pequeno e médio porte.
Valores:

Qualidade;

Confiança;

Excelência no atendimento;

Ética;

Empreendedorismo;
Análise do Ambiente Externo – Ambiente Geral:
O aumento da concorrência interna e principalmente a externa devido às facilidades
de comunicação e fácil deslocamento estão servindo como catalisadores para que
as empresas foquem na diminuição do desperdício, aumento de produtividade e
integração entre as áreas/negócios da companhia para tornar-se mais competitiva
Análise do Ambiente Interno:
Ao analisar o ambiente interno, verificamos que os seguintes fatores são os fatores
críticos de sucesso da implantação do ERP:
3

Cumprimento do prazo, visto que o ROI do cliente está diretamente
associado à implantação no tempo programado;

Alinhamento com negócio, que deve estar totalmente aderente às
necessidades do cliente;

Mão de Obra Especializada, que agregará valor ao nosso serviço;

Baixo esforço na integração com outros módulos ERP/outro sistema,
que o cliente usa no dia-a-dia
Matriz SWOT
A matriz SWOT relaciona os riscos e oportunidades às forças e fraquezas do
negócio:
Fraqueza
s
Forças
Riscos
Oportunidades
 Possibilidade de suporte on-site
 Sistema legado do cliente em
linguagem de programação
muito defasada
 Possibilidade de implantar
móduloscustomizados
posteriormente
 Suporte no mesmo fuso horário
e idioma do cliente
 Implantação em Importadora
sendo feita pela primeira vez
 Novas importadoras solicitarem
serviço semelhante
 Oportunidade de expansão
devido à baixa concorrência
Estudo preliminar de viabilidade
O valor de investimento necessário para setup e roll out do Projeto
“Implantação Sistema ERP na Importex Ltda” é de aproximadamente R$
300.000,00, considerando-se o módulo de Finanças (FI) que contempla
Contas a Pagar, Contas a Receber, Contabilidade e Faturamento. A previsão
de retorno do investimento (ROI) é de 30 meses sendo possível diminuir esse
tempo caso o fluxo de caixa da Importadora Importex Ltda aumente.
4
O Projeto
Termo de Abertura do Projeto
I.
Justificativa do Projeto:
A palavra investimento leva a pensar imediatamente na relação de dinheiro,
custo x benefício. Primeiro se levanta o custo e depois se analisam os
benefícios. Se o custo for alto e que identifica de cara que o orçamento não é
viável, muitas vezes, as empresas nem fazem a análise dos benefícios. Neste
contexto, a alternativa usual para as pequenas e médias empresas em
relação a sistema ERP costuma ser as boas e velhas planilhas.
Passou o tempo de que o custo de um sistema ERP é alto e os benefícios
nem sempre são quantificáveis de forma exata. O mercado oferece diversos
sistemas para diversos segmentos, cada um com suas funcionalidades e
especificações de nicho. O custo da planilha é praticamente zero olhando a
grosso modo e fica desleal comparar com o custo do ERP, desestimulando a
análise dos benefícios. Por esta razão muitas pequenas/médias empresas
desistem de investir em ERP sem ao menos levantar os benefícios.
Mas, se apequena/média empresa tem uma visão comprometida do negócio
e entende que a execução da planilha Excel tira tempo e a oportunidade de
ver o negócio estrategicamente, os benefícios serão levados em
consideração. Uma análise sobre os retornos que esta decisão pode trazer é
importante para a concretização da decisão, o planejamento dos
investimentos e o seu fluxo de caixa também fazem parte desta decisão.
10 principais motivos para pequenas/médias investirem em um ERP:
1 – Centralização do controle: A empresa é feita por múltiplos centros,
setores, processos, canais ou grupos que levam à desorganização. A
empresa deve ter um ponto de controle ou centro de controle que faça a
junção das informações. O ERP faz este papel de centralizar as informações
de todos os processos e diferentes departamentos em um único banco de
dados.
2 – Evite o caos operacional: O aumento do volume das transações e o uso
intensivo de planilhas leva ao descontrole total e até à situação de colapso
operacional. A consequência final pode ser o fechamento da empresa.
3 – Custo do uso das planilhas: Qual é o custo do uso da planilha e suas
limitações? A resposta é o custo da mão de obra gasta tendo que digitar a
mesma informação em dois ou mais lugares. Custo do retrabalho devido a
erros causados por falta e demora da informação. A eliminação destes
5
custos é um dos grandes benefícios do uso de um sistema ERP. Ganhe
tempo e dinheiro.
4 – Visão ampla e geral da empresa: O sistema integrado de gestão
proporciona ao gestor uma visão geral da empresa em um lugar só porque
elimina as diversas planilhas, uma para cada tarefa ou departamento.
Consegue mostrar prontamente as informações mais importantes para a
tomada das decisões eplanejamento.
5 – Fluidez nos processos: No processo manual, uma venda é lançada na
planilha de cliente. Lança a baixa na planilha de controle de estoque e
atualiza o saldo do estoque. Depois atualiza a planilha financeira, e assim por
diante. O sistema ERP faz todas estas operações de forma automática e
sincronizada, dando fluidez aos processos, eliminando o desperdício de
tempo, mão de obra e material.
6 – Aumenta as vendas: No controle por planilhas, o orçamento é lançado,
mas não é verificado se teve a confirmação do recebimento, se teve retorno,
etc, o que leva ao esquecimento e perda da venda. No ERP existe
mecanismo de verificação automática para que isso não aconteça. O sistema
emite diariamente relatório das propostas, sua situação e medidas a serem
tomadas.
7 – Melhora a gestão: Imagina uma venda encadeando a emissão da NF, o
romaneio para a separação do produto e expedição, baixa no estoque,
verificação do estoque mínimo, gera uma ordem de compra, atualiza o
sistema financeiro para controlar os gastos e recebimentos. Isto permite
controlar os gastos, planejar as tarefas, controlar o cronograma e assim por
diante.
8 – Flexibilidade: A grande vantagem das pequenas/médias empresas está
na agilidade e flexibilidade de adequar-se às necessidades de mercado ou
condições impostas pelos compradores. Na hora de escolher um ERP é
preciso buscar softwares que permitam fazer as adequações necessárias
para manter a flexibilidade dos negócios. Um software inadequado pode
impedir seu crescimento.
9 – Pensar no longo prazo: ERP é um investimento a longo prazo, aquele
velho ditado: “Comece pequeno mas pense grande”. O fornecedor de sistema
será o seu parceiro por muito tempo. Procure por um fornecedor quetenha
tradição, experiência, estrutura e qualidade no suporte aos usuários.
Selecione o sistema que proporcionará o melhor custo-benefício através do
tempo de utilização do sistema.
10 – Obsolescência tecnológica: Para que o sistema não fique obsoleto e o
investimento não seja perdido em curto prazo, o software precisa ser
6
atualizado constantemente para acompanhar a evolução do mercado. Novas
tecnologias e novos processos são necessários para ajudar na evolução. Se
não, em breve, você estará com um dinossauro nas mãos.
Enfim, nem sempre as empresas precisam de todos os módulos que
compõem o pacote do ERP. Neste contexto é interessante buscar soluções
implantadas modularmente de acordo com a necessidade e adicionadas
conforme o crescimento dos negócios. Além de reduzir o investimento inicial,
isso facilitará a implantação de um sistema ERP nas pequenas/médias
empresas, iniciando-se uma nova cultura organizacional.
II.
Objetivo
O objetivo do projeto é a implantação dos módulos de contas a pagar, a
receber, e a contabilidade e faturamento de um sistema ERP – oferecido por
uma empresa nacional – para uma empresa de médio porte de importação de
artigos de decoração e brinquedos de baixo valor financeiro da China, a
Importex Ltda, no prazo de 120 dias, com o orçamento de R$ 300.000,00.
III.
Benefícios
A implantação de um sistema ERP na empresa Importex Ltda. proverá uma
solução altamente benéfica, pois possibilitará uma gestão integrada. A
transferência e o gerenciamento eletrônico de informações irão proporcionar
uma oportunidade de reduzir os custos logísticos através da sua melhor
coordenação. Além disso, permitirá o aperfeiçoamento do serviço baseandose principalmente na melhoria daoferta de informações aos clientes.
IV.
Descrição do produto do projeto
A implantação dos módulos de contas a pagar, a receber, e contabilidade e
faturamento do ERP será feita na Importex Ltda situada na cidade de SantosSP.
7
V.
Premissas (hipóteses) e restrições para o projeto
Premissas (hipóteses)
VI.
Restrições
ï‚·
A empresa Importex Ltda. deverá prover
toda a estrutura física necessária (e
estrutura de rede) para que a equipe do
projeto possa executar seu trabalho de
maneira adequada;
ï‚·
A empresa Importex deverá disponibilizar
recursos humanos de todos os
departamentos da empresa, os quais
deverão estar disponíveis sempre que a
equipe do projeto necessitar e durante o
período do projeto;
ï‚·
A empresa Importex deverá garantir o
acesso da equipe do projeto à sua
empresa e às áreas necessárias para a
execução do projeto;
ï‚·
A empresa Importex deverá prover de
toda a estrutura necessária para a
implementação do ERP;
ï‚·
Os seguintes módulos devem ser
implantados: contas a pagar, a
receber,
a
contabilidade
e
faturamento;
ï‚·
A empresa que implantará o ERP
deverá ser uma empresa nacional;
ï‚·
O projeto deverá ocorrer no prazo
máximo de 120 dias;
ï‚·
O custo do projeto não deverá
ultrapassar o orçamento de R$
300.000,00;
Acompanhamento do projeto
O Gerente de Projeto deve divulgar para os stakeholders envolvidos o status
detalhado do projeto através de reuniões semanais detalhando os pacotes de
atividades e a porcentagem de evolução de cada entregável bem como
pontos de atenção que possam afetar a entrega do mesmo.
São Paulo - SP em 25 de Junho de 2014
____________[ASSINADO]______________
Assinatura do Sponsor do Projeto
8
Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
I.
Identificação dos Stakeholders
A identificação dos stakeholders será realizada durante a revisão deste plano
e será confirmada com a equipe durante o kick-off meeting. A identificação de
stakeholders poderá estender-se ao longo do projeto e, caso haja a
identificação de stakeholders após o kick-off meeting, será utilizada a
classificação em “tomador de decisão”, “público interno”, “público externo e
participante” ou “público externo periférico”.
Os seguintes stakeholders foram identificados durante a revisão deste plano:
Tomadores de
decisão
Público interno


Patrocinador;
Membros da
equipe:

Diretor
Executivo;
ï‚· Líderes de
projeto;

Gerente do
Projeto;
ï‚· Analistas;

Gerente de
T.I;
II.

Fornecedores;
Público externo e
participante

Usuários;
Público externo e
periférico
 Outras empresas
que possam
receber a
informação
coletada através
do sistema
implementado;
Gerenciamento de requisitos
A coleta de requisitos do projeto se dará através de reuniões de brainstorming
com os stakeholders-chave (tomadores de decisão e público interno). A
reunião ocorrerá em um final de semana, local a ser definido pelo Gerente de
Projeto. Serão realizadas duas reuniões e os requisitos serão coletados
durante as reuniões.
Os requisitos coletados serão analisados, classificados e priorizados pelo
Gerente de Projetos no Plano de Projeto, com a validação dos stakeholderschave em 3 rodadas de revisão.
Os requisitos serão incluídos na Matriz de Rastreabilidade e serão
gerenciados ao longo do projeto por meio da análise, avaliação dos relatórios
de desempenho e solicitações de mudança, junto aosstakeholdes-chave.
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III.
Gerenciamento do escopo
O escopo do produto será definido através de reuniões com os stakeholderschave e a participação de especialistas (no mínimo 5 anos de experiência na
área).
O escopo do projeto será definido através de reuniões com os stakeholderschave e será documentado na declaração do escopo e na EAP. A EAP fará
parte da Declaração do Escopo. Junto à EAP, será criado um dicionário da
EAP para melhor entendimento da equipe, incluindo os critérios de aceitação
das entregas.
Os escopos do produto e do projeto serão documentados na Declaração de
Escopo, a qual será revisada em 3 rodadas pelos stakeholders-chave, os
quais deverão enviar seus comentários de aceite ou não ao gerente do
projeto. Após as 3 rodadas de revisão, será dado o aceite final para a
Declaração do Escopo através do e-mail de aprovação dos stakeholderschave ao gerente do projeto.
IV.
Gerenciamento de Mudanças do Escopo
As alterações de escopo que possam ocorrer durante o projeto serão
recebidas pelo gerente do projeto, o qual avaliará junto ao Comitê de Controle
de Mudanças o impacto em termos de custo, prazo, qualidade, benefícios e
riscos. Caso a análise resulte na aceitação da mudança de escopo, essa será
documentada através um formulário de aprovação de mudanças que conterá
a assinatura do gerente do projeto, do Diretor Executivo e do patrocinador, e
será anexada à Declaração do Escopo.
PLANEJANDO A GESTÃO DE MUDANÇAS
Identificar as
Mudanças
Analisar
Impactos das
Mudanças
Aprovar as
Mudanças
Implementar
as Mudanças
Os membros da equipe ou parceiros do projeto
identificam as mudanças, que podem se
aplicar a escopo, tempo, custo e qualidade.
Qual o acréscimo/redução sobre oprazo,
custo, escopo, qualidade e interesses dos
stakeholders do projeto?
Comitê de Controle de Mudanças
As mudanças são aceitáveis? Os objetivos do
projeto continuam válidos para a
organização/parceiros?
Os planos do projeto são atualizados (WBS,
cronograma, orçamento, riscos, qualidade);
Novas linhas de base são criadas.
10
PROCESSO DE CONTROLE DE MUDANÇAS
Toda solicitação de Mudança deve seguir o processo abaixo:
Solicitação
Avaliação
Outros
Custo
Aceitável
Tempo
Não
Sim
Riscos
Aceitável
Fim
Não
Não
Sim
Baixa
Aprovação
Urgência
Média
Sim
Planejar
Alta
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EXEMPLO DE FORMULÁRIO PARA SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS
Para toda solicitação de Mudança o formulário abaixo deve ser preenchido:
Integradora de Sistemas
Solicitação de Mudança de Escopo nº:
Projeto: Implantação Sistema ERP na Importex Ltda
Ramal:
Solicitado
por:
Descrição da mudança solicitada:
Justificativa:
Nome:
Assinatura:
Parecer Técnico
Impactos identificados
No Cronograma:
No Custo:
Na Qualidade:
Em outros projetos:
Data:
Nome:
Assinatura:
Parecer do Comitê / Diretor Executivo
Aprovação (
)
Rejeição (
)
Observações:
Data:
Assinatura:
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Declaração de Escopo
I.
Escopo do Produto do Projeto
Os módulos do ERP instalados terão redundância para mitigar o risco de
indisponibilidade.
Contará com backup automático em disco fisicamente segregado do servidor
onde foi instalado.
Os acessos serão permitidos através de login/senha onde cada usuário
possuirá um ou mais perfis que lhe possibilitará acessar determinados
menus/funcionalidades.
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II.
Escopo do Projeto
O projeto contará com as seguintes entregas:
FASES DELIVERABLES PRINCIPAIS
Gerenciamento do Projeto - Termo de Abertura do Projeto
- Gerenciamento de Escopo
- Gerenciamento de Tempo
- Gerenciamento de Recursos Humanos
- Gerenciamento da Qualidade
- Gerenciamento de Comunicação
- Gerenciamento de Riscos
- Gerenciamento de Custos
- Gerenciamento de Stakeholders
Análise
- Análise do Atual Sistema
- Mapeamento dos processos atuais
Design
- Verificação das Funcionalidades Necessárias
- Mapeamento dos Novos Processos
- Desenho da Solução
- Estudo de Viabilidade
- Elaboração Proposta Comercial/Técnica
Aprovação
- Apresentação da Solução
- Análise da proposta
- Aprovação do Projeto
Desenvolvimento
- Parametrização do ERP
- Configuração do ERP
Implantação
- Adequação da infra-estrutura
- Implantação Modulo Faturamento
- Implantação Modulo Contabilidade
- Implantação Modulo Contas a Pagar
- Implantação Modulo Contas a Receber
- Testes integrados
Treinamento
- Elaboração do material
- Treinamento dos usuários
- Avaliação
Encerramento
- Aceite do projeto
- Lições aprendidas
- Encerramento dos contratos
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III.
Exclusões do escopo
Não faz parte do escopo deste projeto:
ï‚· Implantação de outros módulos do ERP senão os listados acima;
ï‚· Estudo de volumetria;
ï‚· Aquisição de móveis necessários para a implantação do ERP;
IV.
Premissas do Projeto
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
V.
Restrições do Projeto
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
VI.
A empresa Importex Ltda. deverá prover toda a estrutura física necessária
(e estrutura de rede) para que a equipe do projeto possa executar seu
trabalho de maneira adequada;
A empresa Importex deverá disponibilizar recursos humanos de todos os
departamentos da empresa, os quais deverão estardisponíveis sempre
que a equipe do projeto necessitar e durante o período do projeto;
A empresa Importex deverá garantir o acesso da equipe do projeto à sua
empresa e às áreas necessárias para a execução do projeto;
A empresa Importex deverá prover de toda a estrutura necessária para a
implementação do ERP;
Os seguintes módulos devem ser implantados: contas a pagar, a receber,
a contabilidade e faturamento;
A empresa que implantará o ERP deverá ser uma empresa nacional;
O projeto deverá ocorrer no prazo máximo de 120 dias;
O custo do projeto não deverá ultrapassar o orçamento de R$ 300.000,00;
Acompanhamento do projeto
O Gerente de Projeto deve divulgar para os stakeholders envolvidos o status
detalhado do projeto através de relatórios e reuniões semanais detalhando as
entregas, o status e a porcentagem de evolução de cada entrega.
Ainda, devem ser analisadas nas reuniões a performance da equipe e as
tendências do projeto, identificando pontos que devam ser melhorados,
modificados ou mantidos para garantir as entregas no prazo, dentro do custo
e com a qualidade esperada (de acordo com os critérios de aceitação
descritos no dicionário da EAP).
15
VII.
Equipe de gerenciamento do projeto
A equipe de gerenciamento do projeto será constituída por:
ï‚·
ï‚·
ï‚·
Gerente do Projeto;
Gerente de TI;
Líderes de equipe.
16
VIII.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
17
IX.
Dicionário da EAP
ID da
EAP
1.1
Pacote de
Descrição
Trabalho
Gerenciamento do Projeto
1.1.1
Termo de Abertura
Documento que autoriza
formalmente o projeto,
designa o GP e concede a
este a autoridade para
utilizar os recursos e meios
necessários à execução
das atividades do projeto.
1.1.2Gerenciamento de
Escopo
Documento que define os
resultados que o projeto irá
gerar, bem como as
condições e termos em que
o trabalho será realizado.
1.1.3
Gerenciamento de
Tempo
1.1.4
Gerenciamento de
Recursos
Humanos
1.1.5
Gerenciamento da
Qualidade
Documento que define as
atividades do projeto com
datas de início e término e
também os recursos
necessários para sua
realização.
Documento que define os
Recursos Humanos que
serão utilizados durante o
projeto, metodologia
utilizada para mobilizá-los e
seus cargos
Documento que estabelece
o padrão de qualidade
definido pelo cliente
1.1.6
Gerenciamento de
Comunicação
Documento que define
como a comunicação será
estabelecida com todas as
pessoas envolvidas direta
ou indiretamente com o
projeto. Esse documento
tem dependência do Plano
de Gerenciamento de
Stakeholders.
Critério de Aceite
O Termo de Abertura do projeto deve
abordar as seguintes questões:
- Requisitos que satisfazem as
necessidades do cliente;
- Objetivos SMART do projeto;
- Propósito ou justificativas do projeto;
- Stakeholders do projeto, seus papéis e
responsabilidades;
- Identificação do GP e seu nível de
autoridade;
- Cronograma macro do projeto;
- Premissas e Restrições do projeto;
- Previsão de investimento;
A Declaração de Escopo deve abordar as
seguintes questões:
- Justificativas e objetivos;
- Descrição do escopo do sistema;
- Critérios de aceitação do sistema;
Antes do início do projeto, todos os
envolvidos devem concordar com as
premissas e termos da Declaração de
Escopo.
Validação e aceite do cronograma gerado
pelo corpo executivo junto ao GP e equipe
técnica do projeto
Plano de Gerenciamento de RecursosHumanos aprovado pelo GP e cliente. O
plano deve conter Organograma,
descrição dos cargos e Matriz de
Responsabilidades do projeto
Plano de Gerenciamento da Qualidade
aprovado pelo GP e cliente. O plano deve
ter os critérios de validação da qualidade,
os procedimentos de garantia e controle
da qualidade.
Plano de Gerenciamento da Comunicação
aprovado pelo GP e cliente. O plano deve
conter as pessoas envolvidas, qual nível
de informação/detalhamento cada um
deve receber, periodicidade, forma de
comunicação e template de status report a
ser enviado.
18
ID da
EAP
1.1.7
Pacote de
Trabalho
Gerenciamento de
Riscos
1.1.8
Gerenciamento de
Custos
1.1.9
Gerenciamento de
Stakeholders
1.2
Análise
1.2.1
Analise do Sistema
atual
1.2.2
Mapeamento dos
Processos Atuais
1.3
Design
1.3.1
Analise das
funcionalidades
necessárias
1.3.2
Mapeamento dos
novos processos
1.3.3
Desenho da
Solução
Descrição
Critério de Aceite
Documento que mapeia os
riscos identificados do
projeto, qual a exposição ao
risco (Probabilidade x
Impacto) e formas de
mitigá-los.
Documento que detalha os
custos associados ao
projeto. Podendo ser
agrupado por módulo/fase
de entrega.
Plano de Gerenciamento de Riscos
aprovado pelo GP. No plano deve-se ter a
análise qualitativa e quantitativa dos
riscos, junto com o custo atribuído para
mitiga-los.
Documento que define as
pessoas envolvidas no
projeto
Plano de Gerenciamento de Custos
aprovado pelo GP. O plano deve detalhar
o custo dos Recursos Humanos,
Equipamentos e Materiais/Insumo para
cada módulo/fase para compor o valor
total do projeto.
Plano de Gerenciamento de Stakeholders
aprovado pelo GP ecliente. Esse plano
deve conter o mapa e matriz de poder
relativo dos stakeholders. Além de
estratégias para o gerenciamento dos
mesmos
Relatório de
acompanhamento e análise
detalhada do sistema atual
utilizado na empresa para
as rotinas que envolvam os
processos de compra,
venda, financeiro e de
contabilidade.
Documento com a
estruturação lógica dos
processos e ferramentas
utilizadas na empresa para
as rotinas que envolvam os
processos de compra,
venda, financeiro e de
contabilidade.
Verificação, revisão e aceite pelo corpo
executivo e equipe técnica do cliente junto
ao GP.
Levantamento junto aos
usuários das
funcionalidades necessárias
pela área financeira,
existentes nos novos
módulos.
Mapeamento junto aos
usuários dos novos
processos a serem
implantados
- Presença de toda equipe do projeto para
apresentação das necessidades.
- Assinatura de toda a equipe do projeto
no documento de levantamento de
necessidades
Desenho do processo
completo a ser implantado
Verificação, revisão e aceite pelo corpo
executivo e equipe técnica do cliente junto
ao GP.
- Presença de toda equipe do projeto para
identificação das necessidades.
- Assinatura de toda a equipe do projeto
no documento de levantamento de
necessidades
- Aprovação e aceite formal dos protótipos
pela equipe técnica, key users e diretoria.
19
ID da
EAP
1.3.4
Pacote de
Trabalho
Estudo de
viabilidade
Descrição
Critério de Aceite
Apresentar os conceitos e a
avaliação das necessidades
do novo módulo ERP.
Elaboração da Proposta
Comercial/Técnica
- Aprovação e aceite formal do documento
dos estudos de viabilidade pela equipe
técnica, key users e diretoria.
- Aprovação e aceite formaldas Propostas
Comercial e Técnica pela equipe do
projeto.
- Presença de toda equipe do projeto para
apresentação da solução.
- Confirmar a aprovação da diretoria,
corpo executivo e equipe técnica quanto a
apresentação da solução proposta.
- Analise e revisão das Propostas Técnica
e Comercial pela equipe técnica, corpo
jurídico/executivo e diretoria.
- Aprovação e aceite formal das Propostas
Técnica e Comercial pela equipe técnica,
corpo jurídico/executivo e diretoria.
- Assinatura das propostas e contrato
entre as partes.
1.3.5
Elaboração da
Proposta
Comercial/Técnica
1.4
Aprovação
1.4.1
Apresentação da
Solução
Apresentação do projeto e
solução técnica
1.4.2
Análise da
Proposta
1.4.3
Aprovação da
Proposta
Análise e revisão das
Propostas Técnica e
Comercial do projeto
Oficialização e formalização
do aceite da proposta
1.5
Desenvolvimento
1.5.1
Parametrização do
ERP
1.5.2
Configuração do
ERP
1.6
Implantação
1.6.1
Adequação da
Infraestrutura
Definição de padrões e
parâmetros de inserção,
processamento e saída de
dados de todos os
processos e rotinas
envolvidos no sistema.
Definição das configurações
específicas do sistema para
melhor suportar os
processos e rotinas
envolvidos.
Análise e validação pelo corpo executivo e
equipe técnica do cliente frente a um
ambiente de simulação parametrizado
com dados dos processos.
Adequação e/ou instalação
de hardware, Sistema
Operacional e/ou Base de
Dados, para a implantação
dos módulos do ERP
- Todos os componentes novos ou
adequados deverão estar atualizados
e em perfeito funcionamento com o
sistema ERP instalado.
- Infraestrutura implementada deverá
suportar otriplo do processamento
atual visando o crescimento do
negócio.
Análise e validação pelo corpo executivo e
equipe técnica do cliente perante
execução de teste em um ambiente de
simulação configurado com as
necessidades levantadas para a solução.
20
ID da
EAP
1.6.2
1.6.3
Pacote de
Trabalho
Descrição
Critério de Aceite
Implantação
Modulo
Faturamento
Instalação, testes,
adequações e correções do
Modulo Faturamento
Implantação
Modulo
Contabilidade
Instalação, testes,
adequações e correções do
Modulo Contabilidade
- Todas as características técnicas,
funcionais e legais instaladas e de
acordo a lista de funcionalidades e
processos necessários levantados na
etapa de Design.
- Todos os processos e
funcionalidades do modulo instalados
em produção, executando sem falha
técnica.
Mapa completo de testes executado e
registro de resultado/performance de
acordo com o especificado e aprovado
pelos Key Users, equipe técnica e
gerente do projeto.
- Adequações e correções registradas
e aprovadas pelos Key Users, equipe
técnica e gerente de projeto.
- Aceite e aprovação final do modulo
pelos Key Users, equipe técnica e
gerente do projeto
- Todas as características técnicas,
funcionais e legais instaladas e de
acordo a lista de funcionalidades e
processos necessários levantados na
etapa de Design.
- Todos os processos e
funcionalidades do modulo instalados
em produção, executando sem falha
técnica.
Mapa completo de testes executado e
registro de resultado/performance de
acordo com o especificado e aprovado
pelos Key Users, equipe técnica e
gerente do projeto.
- Adequações e correções registradas
e aprovadas pelos Key Users, equipe
técnica e gerente deprojeto.
- Aceite e aprovação final do modulo
pelos Key Users, equipe técnica e
gerente do projeto
21
ID da
EAP
1.6.4
1.6.5
Pacote de
Trabalho
Descrição
Critério de Aceite
Implantação
Modulo Contas a
Pagar
Instalação, testes,
adequações e correções do
Modulo Contas a Pagar
- Todas as características técnicas,
funcionais e legais instaladas e de
acordo a lista de funcionalidades e
processos necessários levantados na
etapa de Design.
- Todos os processos e
funcionalidades do modulo instalados
em produção, executando sem falha
técnica.
Mapa completo de testes executado e
registro de resultado/performance de
acordo com o especificado e aprovado
pelos Key Users, equipe técnica e
gerente do projeto.
- Adequações e correções registradas
e aprovadas pelos Key Users, equipe
técnica e gerente de projeto.
- Aceite e aprovação final do modulo
pelos Key Users, equipe técnica e
gerente do projeto
Implantação
Modulo Contas a
Receber
Instalação, testes,
adequações e correções do
Modulo Contas a Receber
- Todas as características técnicas,
funcionais e legais instaladas e de
acordo a lista de funcionalidades e
processos necessários levantados na
etapa de Design.
- Todos os processos e
funcionalidades do modulo instalados
em produção, executando sem falha
técnica.
Mapa completo de testes executado e
registro de resultado/performance de
acordo com o especificado e aprovado
pelos Key Users, equipe técnica e
gerente do projeto.
- Adequações e correções registradas
e aprovadas pelos Key Users, equipe
técnica e gerente de projeto.
- Aceite e aprovação final do modulo
pelos Key Users, equipe técnica e
gerente do projeto
22
ID da
EAP
1.6.6
Pacote deTrabalho
Testes Integrados
1.7
Treinamento
1.7.1
Elaboração do
material
1.7.2
Treinamento de
usuários
1.7.3
Avaliação
1.8
Encerramento
1.8.1
Descrição
Critério de Aceite
Realizar os testes
integrados entre os
sistemas novos e legados
- Tempo de processamento e reposta
do sistema deve estar de acordo com
a proposta e ser aceito pelos Key
Users, equipe técnica e gerente do
projeto.
- Perfeito funcionamento e integração
entre o novo sistema e o legado e
aceito pelos Key Users, equipe técnica
e gerente do projeto.
Desenvolvimento de
material de apoio que será
utilizado no treinamento.
Treinamento global e das
funções específicas de
todos os níveis da equipe
Processo de avaliação
formal da eficácia do
treinamento.
1. Ser aprovado por todos os membros do
projeto.
Aceite do Projeto
Oficializar o aceite do
cliente ou patrocinador do
projeto indicando que todos
os requisitos do cliente e
especificações do produto,
serviço ou resultado foram
atendidos.
1. Ser aprovado e assinado pelo Gerente
do Projeto e Patrocinador do Projeto.
1.8.2
Lições Aprendidas
1. Ser aprovado por todos os membros do
projeto.
1.8.3
Encerramento dos
Contratos
Relatório contendo as
seguintes informações:
- Principais problemas
enfrentados no projeto
- Recomendações para
melhoria futura
- Análise das variações do
projeto
- Reunião final para
discussão e aprovação do
relatório
Documentação para
encerramento do contrato.
Verificação de
conformidade com
procedimentos para
encerramento do contrato.
Aceitação e Pagamento
Final.
1. Verificação e aprovação do conteúdo
do treinamento pelo Gerente de Projeto e
do cliente.
1. Relatório do RHdo cliente póstreinamento avaliando a eficácia do
treinamento.
1. Ser aprovado e assinado pelo Gerente
do Projeto e Jurídico.
23
Plano de Gerenciamento de Tempo do Projeto
I.
Cronograma do Projeto
O cronograma do projeto foi realizado utilizando-se a ferramenta MS Project.
Abaixo, encontra-se o cronograma completo em formato de figura e excel
para visualização dos recursos:
24
25
26
27
28
Tarefa
Implantação ERP
1.1 Gerenciamento do Projeto
1.1.1 Termo de Abertura do Projeto
1.1.1.1 Definir as justificativas do projeto
1.1.1.2 Definir o objetivo do projeto
1.1.1.3 Definir os benefícios do projeto
1.1.1.4 Elaborar a descrição do produto do
projeto
1.1.1.5 Definir as premissas e restrições do
projeto
1.1.1.6 Definir a metodogia de
acompanhamento do projeto
1.1.1.7 Obter a aprovação do sponsor do
projeto
1.1.2 Gerenciamento de Escopo
1.1.2.1 Elaborar o plano de gerenciamento
de escopo
1.1.2.2 Elaborar a declaração de escopo
1.1.2.3 Definir a equipe de gerenciamento do
projeto
1.1.2.3 Elaborar a Estrutura Analítica do
Projeto (EAP)
1.1.2.4 Elaborar o dicionário da EAP
Duração
210 dias
35 dias
3 dias
1 dia
1 dia
1 dia
Inicio
Seg 09/06/14
Seg 09/06/14
Seg 09/06/14
Seg 09/06/14
Seg 09/06/14
Seg 09/06/14
1 dia
Seg 09/06/14 Seg 09/06/14
4II
Gerente de Projeto
1 dia
Ter 10/06/14
Ter 10/06/14
7
Gerente de Projeto
1 dia
Ter 10/06/14
Ter 10/06/14
7II
Gerente de Projeto
1 dia
Qua 11/06/14 Qua 11/06/14
9
Diretor Executivo;Gerente de Projeto
1 dia
Qui 12/06/14 Qui 12/06/14
1 dia
Qui 12/06/14
Qui 12/06/14
10
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 12/06/14
Qui 12/06/14
12II
Gerentede Projeto
1 dia
Qui 12/06/14
Qui 12/06/14
12II
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 12/06/14
Qui 12/06/14
12II
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 12/06/14
Término
Predecessoras
Recursos
Sex 27/03/15
Sex 25/07/14
Qua 11/06/14
Seg 09/06/14
Gerente de Projeto
Seg 09/06/14
4II
Gerente de Projeto
Seg 09/06/14
4II
Gerente de Projeto
Qui 12/06/14
12II
Analista de Faturamento;Analista
Funcional ERP;Analista
Contábil;Analista de
Tesouraria;Analista de
Crédito/Cobrança;Gerente de
Projeto;Gerente Financeiro;Analista
de Infra-Estrutura;Analista de Banco
de Dados;Programador
29
Tarefa
1.1.3 Gerenciamento de Tempo
Duração
Inicio
Término
Predecessoras
3 dias
Qui 12/06/14 Seg 16/06/14
Recursos
3 dias
Qui 12/06/14
Seg 16/06/14
12II
Analista de Banco de Dados;Analista
de Faturamento;Analista Funcional
ERP;Analista Contábil;Analista de
Tesouraria;Analista de
Crédito/Cobrança;Gerente de
Projeto;Gerente
Financeiro;Programador
1 dia
Qui 12/06/14
Qui 12/06/14
12II
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 12/06/14
Qui 12/06/14
12II
Gerente de Projeto
5 dias
Ter 17/06/14
Seg 23/06/14
2 dias
Ter 17/06/14
Qua 18/06/14
18
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 19/06/14
Qui 19/06/14
22
Gerente de Projeto
1.1.4.3 Definir o organograma do projeto
1 dia
Ter 17/06/14
Ter 17/06/14
22II
1.1.4.4 Elaborar a descrição de cargos
2 dias
Qua 18/06/14 Qui 19/06/14
24
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente
Financeiro;Programador
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente
Financeiro;Programador1.1.4.5 Elaborar a matriz de
responsabilidades do projeto
2 dias
Sex 20/06/14 Seg 23/06/14
25
1.1.3.1 Elaborar a lista de
atividades/recursos/duração do projeto
1.1.3.2 Elaborar o diagrama de redes do
projeto
1.1.3.3 Elaborar o cronograma do projeto
1.1.4 Gerenciamento de Recursos
Humanos
1.1.4.1 Definir recursos humanos
necessários ao projeto
1.1.4.2 Definir a metodologia de alocação
dos recursos humanos
30
Tarefa
1.1.5 Gerenciamento da Qualidade
1.1.5.1 Elaborar a lista com critérios
validação de qualidade
Duração
Inicio
5 dias
Ter 24/06/14
3 dias
Ter 24/06/14
Término
Predecessoras
Seg 30/06/14
Qui 26/06/14
26
1.1.5.2 Definir procedimentos de garantia da
1 dia
qualidade
Sex 27/06/14 Sex 27/06/14
28
1.1.5.3 Definir procedimentos de controle da
qualidade
1 dia
Seg 30/06/14 Seg 30/06/14
29
1.1.6 - Gerenciamento de Comunicação
3 dias
Ter 01/07/14
Qui 03/07/14
1.1.6.1 - Definr processos e padrões de
comunicação do projeto
2 dias
Ter 01/07/14
Qua 02/07/14
1.1.6.2 - Elaborar o status report de
acompanhamento do projeto
1 dia
Qui 03/07/14
1.1.7 - Gerenciamento de Riscos
6 dias
Sex 04/07/14 Sex 11/07/14
Qui 03/07/14
Recursos
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente
Financeiro;Programador
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente Financeiro
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente Financeiro
30
Gerente de Projeto
32
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente
Financeiro;Programador
1.1.7.1 - Elaborar a lista de registro e
categorização dosriscos
3 dias
Sex 04/07/14 Ter 08/07/14
33
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente
Financeiro;Programador
1.1.7.2 - Elaborar a análise qualitativa e
quantitativa dos riscos
2 dias
Qua 09/07/14 Qui 10/07/14
35
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
1.1.7.3 - Elaborar a lista de identificação dos
1 dia
riscos (Quali e Quanti)
Sex 11/07/14 Sex 11/07/14
36
31
Tarefa
1.1.8 - Gerenciamento de Custos
Duração
Inicio
Término
Predecessoras
5 dias
Seg 14/07/14 Sex 18/07/14
Recursos
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente
Financeiro;Programador
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente
Financeiro;Programador
Gerente de Projeto;Analista de Banco
de Dados;Analista Funcional
ERP;Gerente
Financeiro;Programador
1.1.8.1 - Definir custo dos recursos humanos
1 dia
necessários
Seg 14/07/14 Seg 14/07/14
37
1.1.8.2 - Definir custo dos equipamentos
necessários
1 dia
Ter 15/07/14
39
1.1.8.3 - Definir custo dos insumos
necessários
1 dia
Qua 16/07/14 Qua 16/07/14
40
2 dias
Qui 17/07/14
41
Gerente de Projeto
5 dias
Seg 21/07/14 Sex 25/07/14
1 dia
Seg 21/07/14 Seg 21/07/14
42
Gerente de Projeto
1 dia
Ter 22/07/14
44
Gerente de Projeto
1 dia
Qua 23/07/14 Qua 23/07/14
45
Gerente de Projeto
2 dias
Qui 24/07/14
46
Gerente de Projeto
14 dias
4 dias
Seg 28/07/14 Qui 14/08/14
Seg 28/07/14 Qui 31/07/14
1.1.8.4 - Elaborar lista de custo detalhado
das atividades do projeto
1.1.9 Gerenciamento de Stakeholders
1.1.9.1 Elaborar o mapa de identificação de
stakeholders1.1.9.2 Elaborar a lista de registro dos
stakeholders
1.1.9.3 Elborar a matriz de poder relativo dos
stakeholders
1.1.9.4 Definir estratégias de gerenciamento
dos stakeholders
1.2 Análise
1.2.1 Analise do Sistema
1.2.1.1 Fazer o levantamento das
ferramentas utilizadas que envolvam os
4 dias
processos de compra, venda, financeiro e de
contabilidade
Ter 15/07/14
Sex 18/07/14
Ter 22/07/14
Sex 25/07/14
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Seg 28/07/14 Qui 31/07/14
47
32
Tarefa
1.2.1.2 Obter manual das ferramentas
utilizadas
1.2.1.3 Obter nível de acesso dos usuários
nas ferrmentas
1.2.2 Mapeamento dos Processos Atuais
1.2.2.1 Obter documentação dos processos
que envolvam compra, venda, financeiro e
contabilidade.
1.2.2.2 Mapear integração (tabelas/campos,
tipo do campo, formato)
Duração
Inicio
Término
Predecessoras
Recursos
1 dia
Seg 28/07/14 Seg 28/07/14
50II
Analista Funcional ERP
1 dia
Seg 28/07/14 Seg 28/07/14
50II
Analista Funcional ERP
13 dias
Ter 29/07/14
Qui 14/08/14
1 dia
Ter 29/07/14
Ter 29/07/14
51
Analista Funcional ERP
10 dias
Qua 30/07/14 Ter 12/08/14
54
Analista Funcional ERP;Analista de
Banco de Dados
2 dias
Qua 13/08/14 Qui 14/08/14
55
Analista Funcional ERP;Analista de
Banco de Dados;Gerente de Projeto
17 dias
Sex 15/08/14 Seg 08/09/14
6 dias
Sex 15/08/14 Sex 22/08/14
1 dia
Sex 15/08/14 Sex 15/08/14
56
1.3.1.2 Levantar os novos processos de
4 dias
compra, venda, financeiro e de contabilidade
Seg 18/08/14 Qui 21/08/14
59
1.3.1.3 Definir novos processos
1 dia
Sex 22/08/14 Sex 22/08/14
60
1.3.2 Mapeamento dos novos processos1.3.2.1 Criar protótipo dos novos processos
identificados
4 dias
Seg 25/08/14 Qui 28/08/14
3 dias
Seg 25/08/14 Qua 27/08/14
1.2.2.3 Definir forma de integração (online ou
batch)
1.3 Design
1.3.1 Analise das funcionalidades
necessárias
1.3.1.1 Receber mapeamento dos processos
atuais
61
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Analista de Faturamento;Analista
Funcional ERP;Analista
Contábil;Analista de
Crédito/Cobrança
Analista de Faturamento;Analista
Funcional ERP;Analista
Contábil;Analista de
Crédito/Cobrança;Gerente
Financeiro;Gerente de Vendas
Analista Funcional ERP
33
Tarefa
Duração
Inicio
Término
Predecessoras
Qui 28/08/14
63
1.3.2.2 Validar protótipo
1 dia
Qui 28/08/14
1.3.3 Desenho da Solução
4 dias
Sex 29/08/14 Qua 03/09/14
1.3.3.1 Especificar novos processos com
base em prototipo validado
3 dias
Sex 29/08/14 Ter 02/09/14
Recursos
Analista de Faturamento;Analista
Funcional ERP;Analista
Contábil;Analista de
Crédito/Cobrança;Gerente
Financeiro;Gerente de
Vendas;Gerente de Projeto
64
Analista Funcional ERP
66
Analista de Faturamento;Analista
Funcional ERP;Analista
Contábil;Analista de
Crédito/Cobrança;Gerente
Financeiro;Gerente de
Vendas;Gerente de Projeto
1.3.3.1 Validar especificações
1 dia
Qua 03/09/14 Qua 03/09/14
1.3.4 Estudo de Viabilidade
1.3.4.1 Estimar ganho para os próximos 2
anos
1.3.4.2 Estimar custos e despesas de
licenças e manutenção do ERP
3 dias
Qui 04/09/14 Seg 08/09/14
3 dias
Qui 04/09/14
Seg 08/09/14
67
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 04/09/14
Qui 04/09/14
69II
Gerente de Projeto
1.3.4.3 Calcular retorno do capital investido
1.3.5Elaboração Proposta Comercial /
Técnica
1.3.5.1 Agendar reunião para elaboração de
Proposta
1 dia
Qui 04/09/14
Qui 04/09/14
70II
Gerente de Projeto
2 dias
Sex 05/09/14 Seg 08/09/14
1 dia
Sex 05/09/14 Sex 05/09/14
71
Gerente de Projeto
1.3.5.2 Elaborar Proposta Comercial e
Técnica
1 dia
Seg 08/09/14 Seg 08/09/14
73
Analista Funcional ERP;Analista
Comercial ERP;Gerente de
Vendas;Gerente de
Projeto;Programador
34
Tarefa
1.4 Aprovação
1.4.1 Apresentação da Solução
Duração
Inicio
13 dias Ter 09/09/14
5 dias
Ter 09/09/14
1.4.2.5 Elaboração de parecer resultante da
análise da proposta;
Recursos
Qui 11/09/14
74
1 dia
Sex 12/09/14 Sex 12/09/14
77
Gerente de Projeto;Gerente de
Vendas;Analista de
Sistemas;Analista de Banco de
Dados;Analista de
Faturamento;Programador
Gerente de Projeto
1 dia
Sex 12/09/14 Sex 12/09/14
78II
Gerente de Projeto
1 dia
Sex 12/09/14 Sex 12/09/14
79II
Gerente de Projeto
1 dia
Sex 12/09/14 Sex 12/09/14
80II
Gerente de Projeto
1 dia
Sex 12/09/14 Sex 12/09/14
81II
Gerente de Projeto
1 dia
Seg 15/09/14 Seg 15/09/14
82
Gerente de Projeto;Gerente de
Vendas
5 dias
1 dia
2 dias
2 dias
2 dias
Ter 16/09/14
Ter 16/09/14
Qua 17/09/14
Qua 17/09/14
Qua 17/09/14
Seg 22/09/14
Ter 16/09/14
Qui 18/09/14
Qui 18/09/14
Qui 18/09/14
83
85
86II
87II
Gerente de Vendas
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
1 dia
Sex 19/09/14 Sex 19/09/14
88
Gerente de Vendas
1.4.1.1 Preparar slides para apresentação da
3 dias
solução
1.4.1 2 Reservar sala de reunião
1.4.1.3 Elaborar agenda da reunião de
apresentação
1.4.1.4Revisar lista de convidados (keystakeholders)
1.4.1.5 Enviar convite para reunião de
apresentação
1.4.1.6 Checar equipamentos e insumos
necessários para a reunião
1.4.1.7 Conduzir reunião de apresentação da
solução
1.4.2 Análise da Proposta
1.4.2.1 Recebimento da proposta
1.4.2.2 Verificação do trabalho proposto
1.4.2.3 Verificação dos recursos necessários
1.4.2.4 Verificação dos custos envolvidos
Término
Predecessoras
Qui 25/09/14
Seg 15/09/14
Ter 09/09/14
Gerente de Vendas
1.4.2.6 Envio de parecer ao Diretor
Executivo;
1 dia
Seg 22/09/14 Seg 22/09/14
89
35
Tarefa
1.4.3 Aprovação da Proposta
1.4.3.1 Leitura do parecer resultante da
análise da proposta
1.4.3.2 Reunião com GP para
esclarecimentos;
1.4.3.2 Aprovação da proposta;
1.5 Desenvolvimento
1.5.1 Parametrização do ERP
1.5.1.1 Receber documentações aprovadas
pelo cliente
1.5.1.2 Parametrizar ambiente de testes
conforme documentação
1.5.2 Configuração do ERP
Duração
Inicio
3 dias
Ter 23/09/14
Término
Predecessoras
Qui 25/09/14
1 dia
Ter 23/09/14
Ter 23/09/14
1 dia
Recursos
90
Diretor Executivo
Qua 24/09/14 Qua 24/09/14
92
Diretor Executivo;Gerente de Projeto
1 dia
27 dias
6 dias
Qui 25/09/14 Qui 25/09/14
Sex 26/09/14 Seg 03/11/14
Sex 26/09/14 Sex 03/10/14
93
Diretor Executivo
1 dia
Sex 26/09/14 Sex 26/09/14
94
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
5 dias
Seg 29/09/14 Sex 03/10/14
97
Analista Funcional ERP
26 dias
Seg 29/09/14 Seg 03/11/14
5 dias
Seg 29/09/14 Sex 03/10/14
98II
Analista Funcional ERP
1.5.2.2 Desenvolver interfaces de integração 10 dias
Seg 06/10/14 Sex 17/10/14
100
Analista FuncionalERP;Analista de
Banco de Dados;Programador
1.5.2.3 Configurar monitoramento/log de
integração
Seg 06/10/14 Sex 17/10/14
101II
Analista Funcional ERP;Analista de
Banco de Dados;Programador
Seg 20/10/14 Sex 24/10/14
102
Analista Funcional ERP;Analista de
Banco de Dados;Programador
Seg 27/10/14 Sex 31/10/14
103
Analista Funcional ERP;Programador
1.5.2.1 Configurar ambiente de testes
conforme documentação
10 dias
1.5.2.4 Testar unitariamente interface de
5 dias
dados via integração
1.5.2.5 Validar correta exibição dos dados no
5 dias
ERP
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
1.5.2.6 Disponibilizar ambiente e interfaces
para testes
1 dia
Seg 03/11/14 Seg 03/11/14
104
36
Tarefa
1.6 Implantação
1.6.1 Adequação da Infraestrutura
1.6.1.1 Adequar hardware/instalar servidor
1.6.1.2 Adequar software/instalar sistema
operacional
1.6.1.3 Adequar/ instalar banco de dados
1.6.1.4 Aceitar Infraestrutura
1.6.2 Implantação Módulo Faturamento
1.6.2.1 Instalar módulo
Duração
Inicio
Término
Predecessoras
Recursos
121 dias Sex 26/09/14 Sex 13/03/15
6 dias
Sex 26/09/14 Sex 03/10/14
95II
1 dia
Sex 26/09/14 Sex 26/09/14
Analista de Infra-Estrutura
1 dia
Seg 29/09/14 Seg 29/09/14
108
Analista Funcional ERP
3 dias
1 dia
94 dias
1 dia
Ter 30/09/14
Sex 03/10/14
Ter 04/11/14
Ter 04/11/14
Qui 02/10/14
Sex 03/10/14
Sex 13/03/15
Ter 04/11/14
109
110
Analista de Banco de Dados
Gerente de Projeto
105
Analista Funcional ERP
1.6.2.2 Testar módulo
5 dias
Qua 05/11/14 Ter 11/11/14
113
Analista Funcional ERP;Analista de
Faturamento;Gerente de Projeto
1.6.2.3 Executar correções/ajustes módulo
8 dias
Qua12/11/14 Sex 21/11/14
114
Analista Funcional ERP;Programador
1.6.2.4 Testar e aceitar Pré-Go Live
2 dias
Seg 24/11/14 Ter 25/11/14
115
1.6.2.5 Entregar Go Live
1 dia
Qui 19/02/15
Qui 19/02/15
154
1.6.2.6 Testar Módulo em Produção
5 dias
Sex 20/02/15 Qui 26/02/15
117
1.6.2.7 Executar correções/ajustes pós Go
Live
5 dias
Sex 27/02/15 Qui 05/03/15
118
1.6.2.8 Acompanhar Produção
5 dias
Sex 06/03/15 Qui 12/03/15
119
1.6.2.9 Aceitar Produção
1 dia
Sex 13/03/15 Sex 13/03/15
120
1.6.3 Implantação Modulo Contabilidade
1.6.3.1 Instalar módulo
78 dias
1 dia
Qua 26/11/14 Sex 13/03/15
Qua 26/11/14 Qua 26/11/14
116
Analista Funcional ERP
1.6.3.2 Testar módulo
5 dias
Qui 27/11/14
Qua 03/12/14
123
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto;Analista Contábil
1.6.3.3 Executar correções/ajustes módulo
8 dias
Qui 04/12/14
Seg 15/12/14
124
Analista Funcional ERP;Programador
Analista Funcional ERP;Analista de
Faturamento;Gerente de Projeto
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Analista Funcional ERP;Analista de
Faturamento;Gerente de Projeto
Analista Funcional ERP;Programador
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Gerente de Projeto;Gerente
Financeiro
37
Tarefa
Duração
Inicio
Término
Predecessoras
Recursos
Analista Funcional ERP;Analista
Contábil;Gerente de Projeto
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Analista Funcional ERP;Analista
Contábil;Gerente de Projeto
1.6.3.4 Testar e aceitar Pré-Go Live
2 dias
Ter 16/12/14
Qua 17/12/14
125
1.6.3.5 Entregar Go Live
1 dia
Qui 19/02/15
Qui 19/02/15
154
1.6.3.6 Testar Módulo em Produção5 dias
Sex 20/02/15 Qui 26/02/15
127
1.6.3.7 Executar correções/ajustes pós Go
Live
5 dias
Sex 27/02/15 Qui 05/03/15
128
1.6.3.8 Acompanhar Produção
5 dias
Sex 06/03/15 Qui 12/03/15
129
1.6.3.9 Aceitar Produção
1 dia
Sex 13/03/15 Sex 13/03/15
130
1.6.4 Implantação Modulo Contas a Pagar
1.6.4.1 Instalar módulo
62 dias
1 dia
Qui 18/12/14 Sex 13/03/15
Qui 18/12/14 Qui 18/12/14
126
Analista Funcional ERP
1.6.4.2 Testar módulo
5 dias
Sex 19/12/14 Qui 25/12/14
133
Analista Funcional ERP;Analista de
Tesouraria;Gerente de Projeto
1.6.4.3 Executar correções/ajustes módulo
8 dias
Sex 26/12/14 Ter 06/01/15
134
Analista Funcional ERP;Programador
1.6.4.4 Testar e aceitar pré-Go Live
2 dias
Qua 07/01/15 Qui 08/01/15
135
1.6.4.5 Entregar Go Live
1 dia
Qui 19/02/15
Qui 19/02/15
154
1.6.4.6 Testar Módulo em Produção
5 dias
Sex 20/02/15 Qui 26/02/15
137
1.6.4.7 Executar correções/ajustes pós Go
Live
5 dias
Sex 27/02/15 Qui 05/03/15
138
1.6.4.8 Acompanhar Produção
5 dias
Sex 06/03/15 Qui 12/03/15
139
1.6.4.9 Aceitar Produção
1 dia
Sex 13/03/15 Sex 13/03/15
140
Analista Funcional ERP;Programador
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Gerente Financeiro;Gerente de
Projeto
Analista Funcional ERP;Analista de
Tesouraria;Gerente de Projeto
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Analista Funcional ERP;Analista de
Tesouraria;Gerente de Projeto
Analista Funcional ERP;Programador
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Gerente Financeiro;Gerente de
Projeto
38
Tarefa
1.6.5 Implantação Modulo Contas a
Receber
1.6.5.1 Instalar módulo
Duração
InicioTérmino
Predecessoras
Recursos
46 dias
Sex 09/01/15 Sex 13/03/15
1 dia
Sex 09/01/15 Sex 09/01/15
136
Analista Funcional ERP
1.6.5.2 Testar módulo
5 dias
Seg 12/01/15 Sex 16/01/15
143
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto;Analista de Crédito/Cobrança
1.6.5.3 Executar correções/ajustes módulo
8 dias
Seg 19/01/15 Qua 28/01/15
144
Analista Funcional ERP;Programador
1.6.5.4 Testar e aceitar pré-Go Live
2 dias
Qui 29/01/15
Sex 30/01/15
145
1.6.5.5 Entregar Go Live
1 dia
Qui 19/02/15
Qui 19/02/15
154
1.6.5.6 Testar Módulo em Produção
5 dias
Sex 20/02/15 Qui 26/02/15
147
1.6.5.7 Executar correções/ajustes pós Go
Live
5 dias
Sex 27/02/15 Qui 05/03/15
148
1.6.5.8 Acompanhar Produção
5 dias
Sex 06/03/15 Qui 12/03/15
149
1.6.5.9 Aceitar Produção
1 dia
Sex 13/03/15 Sex 13/03/15
150
1.6.6 Testes Integrados
30 dias
Seg 02/02/15 Sex 13/03/15
1.6.6.1 Executar testes integrados dos
sistemas
5 dias
Seg 02/02/15 Sex 06/02/15
146
1.6.6.2 Executar correções/ajustes módulo
8 dias
Seg 09/02/15 Qua 18/02/15
153
1.6.6.3 Entregar Go Live
1 dia
Qui 19/02/15
154
Qui 19/02/15
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto;Analista de Crédito/Cobrança
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto;Analista de Crédito/Cobrança
Analista Funcional ERP;Programador
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Gerente Financeiro;Gerente de
Projeto
Analista Funcional ERP;Analista
Contábil;Analista de
Crédito/Cobrança;Analista de
Tesouraria;Analista de
Faturamento;Gerente de Projeto
Analista Funcional ERP;Programador
AnalistaFuncional ERP;Gerente de
Projeto
39
Tarefa
Duração
Inicio
Término
Predecessoras
Recursos
Analista Contábil;Analista de
Crédito/Cobrança;Analista de
Faturamento;Analista Funcional
ERP;Analista de Tesouraria;Gerente
de Projeto
1.6.6.4 Executar testes de Produção
5 dias
Sex 20/02/15 Qui 26/02/15
155
1.6.6.5 Executar correções/ajustes pós Go
Live
5 dias
Sex 27/02/15 Qui 05/03/15
156
1.6.6.6 Acompanhar Produção
5 dias
Sex 06/03/15 Qui 12/03/15
157
1.6.6.7 Aceitar Produção
1 dia
Sex 13/03/15 Sex 13/03/15
158
1.7 Treinamento
1.7.1 Elaboração do material
1.7.1.1 Realizar reunião para definição do
conteúdo
1.7.1.2 Desenvolver o material
18 dias
9 dias
Qui 19/02/15 Seg 16/03/15
Qui 19/02/15 Ter 03/03/15
1 dia
Qui 19/02/15
Qui 19/02/15
154
Gerente de Projeto
5 dias
Sex 20/02/15 Qui 26/02/15
162
Analista Funcional ERP
1 dia
Sex 27/02/15 Sex 27/02/15
163
Gerente de Projeto
1 dia
Seg 02/03/15 Seg 02/03/15
164
Gerente de Projeto
1 dia
Ter 03/03/15
165
Representante do Cliente
5 dias
1 dia
Qua 04/03/15 Ter 10/03/15
Qua 04/03/15 Qua 04/03/15
166
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 05/03/15
Qui 05/03/15
168
Gerente de Projeto
3 dias
9 dias
Sex 06/03/15 Ter 10/03/15
Qua 04/03/15 Seg 16/03/15
169
Gerente de Projeto
Qua 04/03/15 Qua 04/03/15
168II
1.7.1.3 Validar o material com todos os
membros do projeto
1.7.1.4 Emitir o material para o cliente
1.7.1.5 Obter o aceite formal do material pelo
cliente
1.7.2 Treinamento dos usuários
1.7.2.1 Definir a pauta do treinamento
1.7.2.2 Alinhar a pauta do treinamento com o
cliente
1.7.2.3 Realizar otreinamento
1.7.3 Avaliação
1.7.3.1 Elaborar o formulário de avaliação do
1 dia
treinamento
Ter 03/03/15
Analista Funcional ERP;Programador
Analista Funcional ERP;Gerente de
Projeto
Gerente Financeiro;Gerente de
Projeto;Diretor Executivo
Representante do Cliente
40
Tarefa
1.7.3.2 Implementar o formulário de
avaliação
1.7.3.2 Compilar e analisar os dados dos
formulários de avaliação
1.7.3.3 Reunir-se com o cliente para
verificação da eficácia do treinamento
1.7.3.4 Tratar as ineficiências identificadas
na avaliação
1.8 Encerramento do Projeto
1.8.1 Aceite do Projeto
1.8.1.1 Elaborar termo de aceite do projeto
1.8.1.2 Obter aprovação do sponsor do
projeto
1.8.2 Lições Aprendidas
Duração
Inicio
Término
Predecessoras
Recursos
1 dia
Qui 05/03/15
Qui 05/03/15
172
Gerente de Projeto
1 dia
Qua 11/03/15 Qua 11/03/15
170
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 12/03/15
Qui 12/03/15
174
Representante do Cliente
2 dias
Sex 13/03/15 Seg 16/03/15
175
Gerente de Projeto
9 dias
3 dias
2 dias
Ter 17/03/15
Ter 17/03/15
Ter 17/03/15
Sex 27/03/15
Qui 19/03/15
Qua 18/03/15
176
Gerente de Projeto
1 dia
Qui 19/03/15
Qui 19/03/15
179
Gerente de Projeto;Diretor Executivo
3 dias
Sex 20/03/15 Ter 24/03/15
1 dia
Sex 20/03/15 Sex 20/03/15
180
Gerente de Projeto;Gerente
Financeiro;Analista Funcional
ERP;Analista de Banco de
Dados;Programador
1.8.2.2 Elaborar relatório de recomendações
1 dia
para projetos futuros
Seg 23/03/15 Seg 23/03/15
182
Gerente de Projeto
183
Gerente de Projeto;Gerente
Financeiro;Analista de Banco de
Dados;Analista Funcional
ERP;Programador
1.8.2.1Elaborar relatório de problemas
enfrentados e soluções
1.8.2.3 Realizar reunião de discussão e
aprovação final
1 dia
Ter 24/03/15
1.8.3 Encerramento dos Contratos
3 dias
Qua 25/03/15 Sex 27/03/15
1.8.3.1 Elaborar documentação de
encerramento dos contratos
2 dias
Qua 25/03/15 Qui 26/03/15
184
Gerente de Projeto
1.8.3.2 Obter aceite do sponsor do projeto
1 dia
Sex 27/03/15 Sex 27/03/15
186
Gerente de Projeto
Ter 24/03/15
41
II.
Diagrama de Rede
O diagrama de rede do projeto foi gerado utilizando-se a ferramenta MS
Project.
Abaixo, encontra-se o diagrama contendo as fases em formato de figura:
42
43
44
Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos no Projeto
I.
Cronograma do Projeto
Este plano é parte do Plano de Gerenciamento do Projeto e tem como objetivo descrever como o Gerenciamento de
pessoas do projeto “Implantação Sistema ERP na Importex Ltda” será estruturado.
Outros objetivos do plano são fornecer direcionamento sobre como os recursos humanos devem ser definidos, alocados,
gerenciados, controlados e liberados.
A estrutura organizacional do projeto é do tipo projetizada, onde o Gerente de Projetos tem alto nível de autoridade para
gerenciar e controlar os recursos do projeto.
II.
Matriz de Responsabilidades
Pessoa/ Atividade
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
Gerenciamento do Projeto
Análise
Design
Aprovação
Desenvolvimento
Implantação
Treinamento
Encerramento
Analista
Analista Analista Analista
Gerente
Diretor Gerente Gerente Representante
Analista
Analista
Analista
Patrocinador
Comercial
Credito/ Funcional Banco de
do Projeto
Executivo Financeiro de Vendas do Cliente Faturamento
ContabilTesouraria
ERP
Cobrança
ERP
Dados
R
A
A
R
A
A
R
R
I
I
I
A
I
I
I
A
A
I
A
A
A
A
A
A
A
I
A
A
I
A
A
A
I
I
I
I
I
I
I
I
C
I
I
I
C
I
C
R
A
I
I
I
I
I
I
I
I
I
A
A
C
A
I
I
A
I
A
I
A
I
I
I
Legenda: R - responsável | A - reporta-se | C - Consultoria | I - informar
I
I
C
I
I
A
A
I
I
I
C
I
I
A
A
I
C
R
R
C
R
R
R
C
C
R
R
C
R
R
I
C
Analista
Sistemas
Program
ador
Analista
InfraEstrutura
C
I
R
C
I
R
I
C
C
I
R
C
R
R
I
C
I
I
R
C
I
R
I
C
OBS: Cargos com atuações pontuais no projeto não foram adicionados na Matriz de Responsabilidades.
45
III.
Treinamento
O RH juntamente com o GP deverão mapear os principais "gaps" dentro de
suas equipes e dessa forma deverão providenciar treinamentos tanto para as
equipes administrativas quanto para as equipes operacionais, buscando
assim a motivação das equipes bem como aumento do rendimento e
competência profissional de cada um.
Os custos destes treinamentos devem ser aprovados previamente pelo
gerente de projeto, devendo ser alocados nas reservas gerenciais.
IV.
Remuneração
Um dos aspectos mais importantes da cultura de uma organização é o que se
relaciona com a política de remuneração ao seu pessoal.
O nível de salários, complementado pela política de vantagens e benefícios,
atualmente chamados de "pacote de remuneração" é elemento essencial
tanto na posição competitiva da organização no mercado consumidor como
nas relações da organização com os seus próprios colaboradores.
Um dos melhores e mais recomendados instrumentos que as organizações
possuem para avaliar se o seu pacote de remuneração é competitivo em
relaçãoao mercado em que se situa e se é suficientemente bem visto para
atrair e reter talentos em seus quadros é, sem dúvida, a “Pesquisa Salarial”.
O processo de remuneração tem como objetivo reter os talentos da
organização, que em tempos de valorização do capital humano, tem uma
importância fundamental e estratégica.
46
Anualmente a organização fará uma revisão da política salarial a fim de
normalizar os salários para o ramo de atuação e tamanho da empresa.
V.
Bonificação
Como critério de premiação, 20% do orçamento destinado à reserva gerencial
será utilizado para o sistema de bonificação do projeto. Mediante a entrega e
aceite do projeto pelo patrocinador, o bônus será distribuído entre os
integrantes da equipe, incluindo o Gerente do Projeto, em parcelas
dependentes da nota de desempenho.
O pagamento será realizado somente após a entrega e aceite do projeto, aos
membros que participaram integralmente dele e que realizaram as atividades
previstas no planejamento do projeto.
Membros realocados e/ou substituídos não terão direito à bonificação.
O patrocinador e recursos de empresas terceiras também não participarão da
bonificação.
VI.
Avaliação de Desempenho
O desempenho da equipe será avaliado mensalmente pelo Gerente de
Projeto, através de reuniões mensais com cada membro da equipe e reuniões
conjuntas com os líderes/responsáveis de cada área. Durante as reuniões, os
membros do time também terão a oportunidade de avaliar o Gerente do
Projeto.
47
O Gerente de Projeto será avaliado também pelo patrocinador da mesma
forma (e utilizando as mesmas ferramentas) que os outros membros do time.
Serão utilizadas as seguintes notas:
1- Abaixo das expectativas;
2- Superou as expectativas;Nos casos em que o membro da equipe seja avaliado e obtenha a nota “1 –
Abaixo das expectativas”, o Gerente de Projeto juntamente com o membro da
equipe e/ou líder da área deverão traçar um plano de melhoria de
desempenho.
Ao final do projeto, as notas obtidas na avaliação de desempenho serão
consideradas para o cálculo da bonificação.
VII.
Normas de Segurança
Os membros da equipe deverão seguir as seguintes normas de segurança
durante o projeto:
Regras básicas para o uso de computador
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
O monitor deve estar com sua parte superior ao nível dos olhos;
A distância do monitor e o operador deve ser equivalente à extensão do
braço;
Ajustar o monitor de maneira a evitar os reflexos da iluminação;
Os pés devem estar apoiados no chão ou em um suporte;
Os pulsos devem estar relaxados, porém sem estarem flexionados;
Se há entrada de dados deve-se usar suporte para os documentos e
O usuário deve fazer pausas regulares para descanso.
Regras gerais para o trabalho no escritório
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
Cuidado ao ligar ou manusear equipamentos em mau estado,
principalmente elétrico. A utilização de adaptadores “T” deve ser evitada,
pois a fiação pode não suportar;
Não deixe gavetas de arquivos abertas;
Não utilize cadeiras no lugar de escadas para alcançar lugares mais altos;
Cuidado com fios soltos pelo chão;
Atenção com materiais simples como estiletes, tesouras, lápis, etc., pois
eles também podem causar acidentes. Deixe-os sempre com as pontas
para baixo;
Pisos escorregadios são um perigo. Sinalize sempre.
48
ï‚·
Utilize sempre corrimão para subir e descer escadas. Colocar fita
antiderrapante nos degraus também ajuda evitar acidentes.
ï‚· Organize o seu local de trabalho.
ï‚·Tome cuidados para manter-se confortável e seguro, evitando estresse,
roubos e violência.
ï‚· Controle perigos como incêndio, choques elétricos e acidentes com
materiais perigosos.
ï‚· Conheça o plano da empresa em que se encontra (por exemplo, do
cliente) para ajuda-lo a lidar com emergências.
Regras para a Prevenção de Incêndios
ï‚·
ï‚·
ï‚·
Mantenha colas, produtos de limpeza e polimento, removedores, solventes
e outros produtos inflamáveis longe de chamas e faíscas e não fume
quando usá-los.
Nunca jogue fósforos recém usados e pontas de cigarro no lixo do
escritório.
Mantenha papéis e outros produtos longe de aquecedores, fornos e
outras fontes de calor.
Como proteger-se em caso de incêndio
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
Mantenha as saídas de emergência desbloqueadas (procure conhecer
com antecedência as mesmas).
Ao primeiro sinal de incêndio ligue para o corpo de bombeiro ative, o
sistema de alarme, use a saída mais próxima e segura.
Se for um pequeno foco de incêndio use um extintor, se você estiver
treinado para isso.
Se o incêndio for de grande proporção, abandone a área imediatamente
pela saída de emergência mais próxima.
Dirija-se para um ponto de encontro pré-determinado para que seu
superior saiba que você esta bem.
Regras em caso de comportamento agressivo
ï‚·
ï‚·
ï‚·
ï‚·
Depressão, acessos de raiva e ameaças devem ser levados a sérios e
relatados imediatamente.
Nunca enfrente alguém que esteja com raiva ou agindo de maneira
ameaçadora. Mantenha-se calmo e fale suavemente e tranquilamente,
enquanto sai da área.
Confie em seus instintos. Se uma situação lhe deixa apreensivo vá até
uma área segura e relate imediatamente suas impressões.
Quando surgir disputas ou problemas, direcione sua atenção àsituação
gerada e não à pessoa.
49
VIII.
Contratação, Mobilização e Alocação de Pessoas.
Essa é a etapa de confirmação da disponibilidade e obtenção dos recursos
humanos tidos como mais indicados e necessários para a equipe frente às
designações do projeto.
A estrutura organizacional do projeto é do tipo projetizada, onde o GP tem
alto nível de autoridade para gerenciar e controlar os recursos do projeto.
As pessoas que irão atuar no projeto serão, em sua grande maioria, obtidas
de dentro dos próprios quadros internos da empresa e como embasamento
inicial para essa etapa, será levado em consideração os seguintes aspectos:
- Fatores ambientais da empresa – que informa disponibilidade das pessoas e
seus níveis de competência, políticas de departamento de pessoal e estrutura
organizacional.
- Ativos de processos organizacionais – que refere-se às políticas, processos
e procedimentos padrão da organização.
As características primordiais a serem consideradas na designação de
pessoas são:
- Disponibilidade – que indicará quem estará disponível, quando e por quanto
tempo estará disponível para o projeto.
- Capacidade - que informará quais competências as pessoas possuem.
- Experiência - que informará se as pessoas realizaram trabalhos
semelhantes ou correlacionados.
- Interesses – que indicará quais pessoas estarão realmente interessadas em
trabalhar nesse projeto.
- Custo – que indicará quanto receberá cada membro da equipe.
Quando a empresa não possuir em seus quadros o pessoal necessário para
realizar o projeto, os serviços exigidos poderão ser adquiridos de fontes
externas, o que poderá envolver a contratação de consultores individuais ou a
subcontratação de trabalho específico de outraempresa.
Toda e qualquer contratação externa, caso necessário, passará por um
processo de análise curricular e do histórico profissional. Essas contratações
também passarão por avaliação prévia da diretoria para entender se ambas
as expectativas serão atendidas de acordo com o planejamento estratégico e
metas da empresa.
50
Envolvendo todo esse processo, as técnicas a serem utilizadas para a
mobilização e alocação de pessoas poderão envolver:
- Pré-designação – quando há seleção antecipada dos membros da equipe.
- Negociação – que poderão ocorrer com gerentes funcionais, outras equipes
de projetos, outras organizações, fornecedores ou prestadores de serviço.
- Contratação – quando os serviços necessários têm que ser contratados de
fontes externas.
- Equipes virtuais – utilização de grupos de pessoas que desenvolvem seus
papeis no projeto sem se encontrarem pessoalmente na maior parte do
tempo.
Ao final desse processo, deverá se obter como resultado para a designação e
alocação de pessoas, os tópicos com as definições de:
- Designações de pessoal do projeto – quando as pessoas apropriadas
tiverem sido designadas através de um diretório da equipe de projeto,
memorandos para os membros da equipe e inclusão de nomes nos
organogramas e cronogramas do projeto.
- Calendários de recursos – que documentam o período em que cada
membro da equipe do projeto poderá trabalhar para o projeto.
- Atualizações no plano de gerenciamento de projeto – atualizações
necessárias quando pessoas designadas para papeis importantes no projeto
não têm a correspondência exata frente aos requisitos indicados no plano de
recursos humanos.
IX.
Substituição de Pessoas
Em relação às substituições e movimentações internas,será criado um
sistema de avaliação para nivelamento dos profissionais e direcionamento
dos mesmos dentro da empresa buscando alocar cada um dentro da função
que melhor lhe compete.
As informações levantadas também serão úteis para se planejar o
balanceamento de recursos, que inclui a troca de pessoas entre
departamentos e frentes de trabalho, novas admissões que se fizerem
necessárias e também demissões.
51
Outras razões para se alterar pontos do plano de gestão de pessoas incluem
alterações que poderão modificar a estrutura de pessoal inicialmente definida,
que incluem:
- Promoções
- Aposentadorias
- Doenças
- Outros tipos de licenças remuneradas ou não
- Problemas de desempenho
- Mudanças na carga de trabalho
X.
Formas de Desenvolvimento da Equipe
Recomendamos para o desenvolvimento da equipe a mobilização de todos os
participantes para que tenham uma visão clara dos objetivos, o envolvimento
de todos no planejamento e regras e de como cada um pode contribuir para
alcança-los de forma eficaz.
É necessário conhecer o perfil e habilidades de cada um para identificar os
pontos fortes e os pontos fracos e para utilizar as capacidades de cada um
para a melhora dos resultados finais com qualidade.
Devemos acompanhar e estimular tanto a evolução da capacidade individual
quanto a evolução da capacidade da equipe para que possam funcionar como
um time, contribuindo para o todo. Quanto maior a familiaridade da equipe,
melhor a qualidade e evolução dos membros desta equipe.
Em situações em que o membro da equipe responde para mais de uma
pessoa, a melhor opção é o acordo de gerenciamento deste recurso pelo GP,
pois essa situação pode ser um fator crítico para o projeto e para odesenvolvimento da equipe.
XI.
Custos Envolvidos
Recomendamos a criação de reservas gerenciais e estas reservas devem ser
administradas pelo Gerente de Projetos para quaisquer necessidades de
gastos adicionais para alocação de recursos e que quaisquer outros gastos
que estejam fora da alçada do Gerente de Projetos passem por avaliação da
Gerencia de RH, bem como da Diretoria, para que possam avaliar se estão
relacionados ao plano estratégico do projeto.
Quando não houver mais reservas gerenciais disponíveis, além das
aprovações da Gerencia do RH e Diretoria, envolver também o patrocinador
para que possam ser definidas as novas estratégias ou aumento das reservas
para suprir as necessidades de alocações no projeto.
52
Plano de Gerenciamento da Qualidade do Projeto
I.
Objetivo
Este plano é parte do Plano de Gerenciamento do Projeto e tem como função
promover a finalização do projeto dentro dos padrões de qualidade
especificados e, por conseguinte, atender às necessidades que motivaram a
sua realização.
O quadro seguinte será utilizado como ferramenta para identificação de
indicadores, forma de medição e meta para os itens da WBS:
Item da WBS
Indicadores
Definição
Forma de
Medição
Meta
Mensurar o
prazo de
duração da
etapa de
aprovação do
documento de
forma a
otimizá-lo
Análise do prazo
desde a liberação
até o ato da
aprovação
7 dias úteis
1.1.1- Termo de
Abertura
Tempo para
aprovação do
documento
do Termo de
Abertura
Tempo para
aprovação ou
recusa das
solicitações
de alteração
de escopo
Mensurar a
duração da
etapa de
aprovação ou
recusa das
solicitações de
alteração de
escopo
Análise mensal
dos relatórios de
alteração de
escopo
5 diasúteis
Número de
mudanças de
escopo de
alto impacto
realizadas
Mensurar a
Verificação
quantidade de mensal das
mudanças de ocorrências
escopo de alto
impacto
realizadas
Dias de
atrasos das
atividades
Mensurar os
atrasos nas
atividades
1.1.2Gerenciamento
de Escopo
1.1.3Gerenciamento
de Tempo
Análise semanal
do cronograma
≤ 5 ocorrências
0 (zero)
53
Item da WBS
1.1.4Gerenciamento
de Recursos
Humanos
1.1.5Gerenciamento
da Qualidade
1.1.6Gerenciamento
de
Comunicação
1.1.7Gerenciamento
de Riscos
1.1.8Gerenciamento
de Custos
Indicadores
Definição
Forma de
Medição
Meta
Índice de
alterações e
realocações
dos recursos
humanos
Acompanhar a
variação dos
quadros de
pessoal do
projeto
Análise mensal
do quadro de
movimentação de
pessoal
≤ 5%
Potencial de
desenvolvime
nto da equipe
do projeto
Mensurar a
possibilidade
e necessidade
de
desenvolvime
nto da equipe
envolvida
Aplicação
bimestral de
questionários
técnicos à equipe
100% da equipe a
cada 2 meses
Índice de
atendimento
aos requisitos
de qualidade,
validação e
aceitação
Acompanhar o
atendimento
aos requisitos
obtendo
validação e
aceitação
junto ao
cliente
Análise mensal
dos relatórios de
qualidade junto
ao cliente
100% de
atendimento
Disseminaçã
o das
informações
gerais e de
andamento
do projeto
Garantir a
ampla
comunicação
e distribuição
das
informações
Realização de
reuniões
semanais de
divulgação do
status do projeto
1 reunião por
semana
Abrangência
da cobertura
a riscos de
alto impacto
ao projeto
Garantir e
evidenciar a
cobertura a
riscos de alto
impacto ao
projeto
Análisebimestral
do relatório de
riscos mapeados
e novos riscos
levantados
100% dos riscos de
alta probabilidade
Índice de
Custo Real
sobre Custo
Planejado
Acompanhar a
variação dos
custos frente
ao planejado
Análise quinzenal
do relatório
financeiro
Índice = 1
54
Item da WBS
Indicadores
Definição
Forma de
Medição
Meta
Garantir a
eficiência no
entendimento
das
necessidades
dos
stakeholders e
gestão de
engajamento
Análise com
validação e aceite
do plano de
gerenciamento de
stakeholders
100% de aprovação
pela equipe de
projeto e cliente
1.1.9Gerenciamento
de Stakeholders
Abrangência
da
classificação
e estratégia
de gestão de
stakeholders
Conformidad
e
Relatório com
as
funcionalidade
s do sistema
atual
Checklist
100% das
funcionalidades
atuais mapeadas
Conformidad
e
Mapeamento
dos processos
e ferramentas
utilizadas
atualmente
Checklist
100% dos
processos e das
ferramentas atuais
mapeadas
Especificação
funcional
Levantamento
das
necessidades
do novo
sistema
Assinatura do
documento
100% da equipe do
projeto deve assinar
o documento
Especificação Mapeamento
funcional
dos processos
a serem
implementado
s com o novo
sistema
Assinatura do
documento
100% da equipe do
projeto deve assinar
o documento
Especificação
Documento
funcional
com a solução
End-to-End e
Protótipo do
novo sistema
Assinatura do
documento
100% dos key users
e Sponsor do
projeto devem
assinar o
documento
1.2.1 - Análise
do Sistema atual
1.2.2 Mapeamento
dos Processos
Atuais
1.3.1 - Análise
das
funcionalidades
necessárias
1.3.2 Mapeamento
dos novos
processos
1.3.3 - Desenho
daSolução
55
Item da WBS
Indicadores
Definição
Forma de
Medição
Meta
Viabilidade
Documento
com valores
do estudo de
viabilidade do
novo sistema
Assinatura do
documento
100% dos key users
e Sponsor do
projeto devem
assinar o
documento
Comercial
Gerar
documento
RFQ
Assinatura do
documento
100% da equipe do
projeto deve assinar
o documento
Indicador de
Aceitação do
cliente
Percentual de
representante
s do cliente
presentes na
apresentação
apoiadores da
solução
Questionários
90%
Indicador
técnico e
comercial
Avaliação
técnica da
proposta
(atendimento
de custo,
prazo,
qualidade
técnica,
escopo)
Implementação
de chck list
100%
Indicador de
tempo médio
para aceite
Tempo médio
para
oficialização e
formalização
do aceite da
proposta
Período entre a
aprovação e
assinatura da
proposta
5 dias úteis
Indicador de
Sucesso da
simulação
Ambiente de
simulação
parametrizado
com dados
dos processos
não poderá
conter erros
Relatório de
Simulação do
sistema
100%
1.3.4 - Estudo de
viabilidade
1.3.5 Elaboração da
Proposta
Comercial/Técni
ca
1.4.1
Apresentação
da solução
1.4.2 Análise da
proposta
1.5.1 Aprovação
da proposta
1.5.2
Parametrização
do ERP
56
Item da WBS
Indicadores
Definição
Forma de
Medição
Meta
Indicador de
especificação
do sistema
Quantidade
configurações
específicas
necessárias
no sistema
para melhor
suportar os
processos e
rotinas
envolvidos
Formulário de
especificação do
cliente
30%
Processamen
to do Sistema
Capacidade
de execução
ordenada de
múltiplas
tarefas
Relatórios de
Processamento e
Utilizaçãodo
Sistema
Manter abaixo de
50% do
Processamento e
Utilização
Sistema
Atualizado
Patches e
atualizações
do sistema
Relatório de
patches e
atualizações
instalados
Estar 100%
atualizado
Conformidad
e
Característica
s técnicas,
funcionais e
legais do
sistema em
acordo aos
requisitos
levantados
Auditoria para
validação das
características
técnicas,
funcionais e
legais instaladas
100% dos requisitos
implementados
Confiabilidad
e
Sistema sem
falhas ou
erros
Testes de todas
as funções do
sistema
0 (zero) falhas erros
reportados
1.5.3
Configuração do
ERP
1.6.1 Adequação da
Infraestrutura
1.6.1 Adequação da
Infraestrutura
1.6.2/1.6.3/1.6.4/
1.6.5 Implantação
módulo
Faturamento,
Contabilidade,
Contas a
Pagar/Receber
1.6.2/1.6.3/1.6.4/
1.6.5 Implantação
módulo
Faturamento,
Contabilidade,
Contas a
Pagar/Receber
57
Item da WBS
Indicadores
Definição
Forma de
Medição
Meta
1.6.2/1.6.3/1.6.4/
1.6.5/1.6.6 Implantação
módulo
Faturamento,
Contabilidade,
Contas a
Pagar/Receber,
Testes
Integrados
Performance
Tempo de
resposta do
sistema
Testes de
performance de
cada função do
sistema
100% de aprovação
pelos Key-Users
Integrabilidad
e
Integração e
interface entre
os módulos e
sistemas
novos e
legados
Testes de
integração dos
módulos e
sistemas
100% de sucesso
Não há um
indicador
para esta
entrega
NA
NA
Ser aprovado pelos
stakeholders chave.
IP = (Nº
participantes/Nº
esperado de
participantes)
*100
=100%
1.6.6 - Testes
Integrados
1.7.1 Elaboração
do material
IP – Índice de IP – índice
Participação que mede a
participação
IS – Índice de
daequipe no
Satisfação
treinamento
IS – Índice de
satisfação da
equipe sobre
o treinamento
1.7.2
Treinamento
dos usuários
>3
IS = será coletado
através de uma
pesquisa
realizado ao final
do curso; os
alunos poderão
escolher entre as
notas 2 (abaixo
das expectativas);
3 (atingiu as
expectativas); 4
(superou as
expectativas);
58
Item da WBS
Indicadores
Definição
Forma de
Medição
Meta
IA – Índice de
Aprovação
Índice que
medirá a
aprovação da
equipe na
avaliação
IA = (Nº
Aprovados/Nº de
pessoas que
realizaram o
teste)*100
>90%
ISC - Índice
de satisfação
do cliente
Índice que
mede a
satisfação do
cliente
ISC = resultado
da pesquisa
realizada ao final
do projeto,
considerando as
notas dadas para
cada entrega,
tendo somatório
final de 100
pontos
IAE - Índice
de Aceite das
entregas
Índice que
mede o aceite
das entregas
IAE = % de aceite
dado pelo cliente
às entregas
100% de entregas
aceitas
Não há um
indicador
para esta
entrega
NA
NA
Deve haver no
mínimo de 1 reunião
ao final do projeto
Não há um
indicador
para esta
entrega
NA
NA
Todos os contratos
devem ser
encerrados tão logo
se encerre o
projeto.
1.7.3 Avaliação
1.8
Encerramento
do Projeto
1.8.1 Aceite do
Projeto
1.8.2 Lições
Aprendidas
1.8.3
Encerramento
dos Contratos
>84 pontos
59
II.
Realizar a Garantia da Qualidade
Avalia periodicamente o desempenho geral do projeto, buscando assegurar
que os processos estejam conforme e possam satisfazer os padrões
relevantes de qualidade.
Atividades
Indicadores
Associados
Responsável
Analisar prazo de
aprovação do
Termo de
Abertura
Tempo paraaprovação do
documento do
Termo de Abertura
Gerente de Projeto
Após liberação do
documento de Termo de
Abertura para aprovação
Analisar
relatórios de
solicitação de
alteração de
escopo
Tempo para
aprovação ou
recusa das
solicitações de
alteração de
escopo
Gerente de Projeto
Após liberação do
documento de solicitação
de alteração de escopo
para aprovação
Computar as
ocorrências de
mudança de
escopo
Número de
mudanças de
escopo de alto
impacto realizadas
Gerente de Projeto
Mensalmente
Analisar
cronograma de
atividades
Dias de atrasos das Gerente de Projeto
atividades
Gerente de RH
Analisar quadro
de movimentação
de pessoal
Índice de
alterações e
realocações dos
recursos humanos
Aplicar
questionário
técnico à equipe
Gerente de RH
Potencial de
desenvolvimento da
equipe do projeto
Analisar relatório
de qualidade
junto ao cliente
Índice de
atendimento aos
requisitos de
qualidade,
validação e
aceitação
Gerente de Projeto
Quando
Semanalmente
Mensalmente
Bimestralmente
Mensalmente
60
Atividades
Indicadores
Associados
Responsável
Disseminação das
informações gerais
e de andamento do
projeto
Gerente de Projetos
Semanalmente
Abrangência da
cobertura a riscos
de alto impacto ao
projeto
Gerente de Projeto
Bimestralmente
Analisar relatório
financeiro
Índice de Custo
Real sobre Custo
Planejado
Gerente de Projeto
Quinzenalmente
Analisar e obter
aceite final do
Plano de
Gerenciamento de
Stakeholders
Abrangência da
classificação e
estratégia de
gestão de
stakeholders
Gerente de Projeto
Após liberação do Plano
de Gerenciamento de
Stakeholders para
validaçãoe aceite
Realizar reunião
de divulgação de
status do projeto
Analisar relatório
de riscos
mapeados e
novos riscos
levantados
Quando
Conformidade
Gerente de Projeto
Controle durante a
elaboração da entrega
“Análise” (28/07 a 14/08)
Gerente de Projeto
Design do Novo
Sistema
Especificação
Funcional,
Viabilidade,
Comercial
Controle durante a
elaboração da entrega
“Design” (15/08 a 08/09)
Realizar reunião
de apresentação
da solução
Indicador de
Aceitação do
cliente
Gerente do projeto
Após desenvolvimento
técnico e design do
sistema
Elaborar da
proposta técnica
e comercial
Indicador Análise
da proposta
Gerente do projeto
Após definição do escopo
Indicador de
Aprovação da
proposta
Representante
comercial do cliente
Após entrega da proposta
revisada
Análise Sistema
Atual
Aceitar e
oficializar a
proposta
61
Atividades
Criar ambiente de
simulação
parametrizado
com dados dos
processos.
Definir
específicas
necessárias no
sistema
Gerar relatório de
Processamento e
Utilização do
Sistema
Responsável
Quando
Indicador de
sucesso da
simulação
Analista de sistema/
programador
Após apresentação da
solução padrão
Indicador de
especificação do
sistema
Representante
técnico do cliente
Após apresentação da
solução padrão
Indicadores
Associados
Processamento do
Sistema
Analistas de
Semanalmente até o aceite
do projeto
Infraestrutura/Banco
de Dados
Sistema Atualizado
Analistas de
Infraestrutura/Banco
de Dados
Após horário comercial e
em até 1 semana após
lançamento do
patch/atualização
Conformidade
Analista Funcional
ERP/Gerente do
Projeto
Após instalação e/oucorreção de cada módulo
até o aceite do projeto
Testar todas as
funções do
sistema
Confiabilidade
Analista Funcional
ERP/Key-Users
Após instalação e/ou
correção de cada módulo
até o aceite do projeto
Testar a
performance de
cada função do
sistema
Performance
Analista Funcional
ERP/Key-Users
Após instalação e/ou
correção de cada módulo
até o aceite do projeto
Integrabilidade
Analista Funcional
ERP/Key-Users
Após instalação e/ou
correção dos módulos até
o aceite do projeto
IME, SPI, IRF,
NSR, IGR e CPI
Gerente de Projeto
Controle mensal dos
indicadores
Aplicar patches e
atualizações do
sistema
Executar auditoria
do Sistema
Testar integração
dos módulos e
sistemas
Gerenciamento
do Projeto
62
Atividades
Responsável
Quando
IP, IS, IA
Gerente de Projeto
Controle durante a
elaboração da entrega
“treinamento” (vide
calendário – 19/Fev – 16Mar)
ISC, IAE
Gerente de Projeto
Controle durante a
elaboração da entrega
“encerramento” (vide
calendário – 17-Mar –
27Mar)
Indicadores
Associados
Treinamento
Encerramento
III.
Planejamento de Custos da Qualidade
Os custos da qualidade totalizam 15.123 reais e podem ser separados em
custos preventivos, de avaliação/auditoria e custos de falhas. A seguir os
custos são descritos e detalhados.
ï‚· Custos preventivos
Nos custos preventivos estão incluídos os custos relacionados ao
planejamento, controle e garantia da qualidade.
No caso do projeto
“Implantação Sistema ERP na Importex Ltda”, o gerenciamento da qualidade
já faz parte do escopo do Gerente de Projeto, sendo que as horas para
gerenciar a qualidade (planejamento, controle e garantia) já foram
contempladasnas horas previstas de trabalho do Gerente de Projeto.
Adicionalmente, foi incluída uma entrega separada para o treinamento dos
usuários. Não estão previstos neste projeto treinamentos da equipe, visto que
existem especialistas em cada área com experiência prévia. Ou seja, não foi
identificada necessidade de treinamento da equipe.
ï‚· Custos de avaliação/auditoria
O projeto prevê um custo de R$ 10.000 para auditoria externa do projeto, o
qual deve ocorrer passado 60 dias do início do projeto.
O presente projeto já contempla, ao final de cada entrega, os testes
necessários para validação, portanto não são previstos custos adicionais com
testes.
63
ï‚· Custos de falhas
São previstas 40 h para ações corretivas, retrabalhos ou horas extras em
caso de atrasos e falhas, considerados custos de falhas do projeto.
As horas foram calculadas com base nos custos de Gerente de Projeto, do
Analista de Sistemas e do Programador, totalizando R$ 5.123,00 (R$ 59,62 x
40h + R$ 35,71 x 40h + R$ 32,74 x 40h).
64
Plano de Gerenciamento de Comunicação do Projeto
I.
Objetivo
Este plano é parte do Plano de Gerenciamento do Projeto e inclui os
processos de comunicação que serão utilizados no projeto “Implantação
Sistema ERP na Importex Ltda”.
II.
Plano de Identificação e Analise dos Stakholders
Este plano é parte do Plano de Gerenciamento da Comunicação e inclui os
processos requeridos para identificar pessoas, grupos ou organizações que
impactam ou que podem ser impactados pelo projeto “Implantação Sistema
ERP na Importex Ltda”.
Também fazem parte desse plano a análise das expectativas dos
stakeholders e o seu potencial impacto no projeto, bem como o
desenvolvimento de estratégias para o efetivoengajamento dos stakeholders
em decisões do projeto.
65
Identificação dos Stakeholders
STAKEHOLDERS SECUNDÁRIOS
(PÚBLICO EXTERNO – PARTICIPANTE E PERIFÉRICO)
Usuários (Importex)
Outras empresas envolvidas
Concorrentes da Importex
Concorrentes da ERP
Sindicatos de classe
STAKEHOLDERS PRIMÁRIOS
(TOMADORES DE DECISÃO)
Gerentes Internos(ERP)
Gerente do Projeto(ERP)
Gerente de Vendas(ERP)
Diretor Executivo (Importex)
Gerentes Internos (Importex) Gerente Financeiro(Importex)
Gerente do Projeto(Importex) Gerente de TI(Importex)
RECURSOS DO PROJETO
(PÚBLICO INTERNO)
Analistas(ERP)
Programadores(ERP)
Key Users/Analistas (Importex)
66
Registro e Análise dos Stakeholders
Stakeholder
Parte interessada
Analistas (ERP)
Programadores
(ERP)
Key Users /
Analistas
(Importex)
Gerentes Internos
(ERP)
Gerente do
Projeto (ERP)
Gerente de
Vendas (ERP)
Diretor Executivo
(Importex)
Gerentes Internos
(Importex)
Gerente
Financeiro
(Importex)
Gerente do
Projeto
(Importex)
Gerente de TI
(Importex)
Usuários
(Importex)
Outras empresas
envolvidas
Concorrentes da
Importex
Concorrentes da
ERP
Sindicatos de
classe
Classificação
Nível de
Engajamento
Envolvimento
Poder
Influências
Participação no projeto
Função específica
Impacto nos
objetivos do
projeto
Tipo de
influência no
projeto
Médio
Baixa
Membro da Rede
Apoiador
Médio
Baixa
Membro da Rede
Apoiador
Médio
Média
Membro da Rede
Apoiador
Gerentes funcionais
Médio
Alta
Aliados
Apoiador
Gerente do projeto
Alto
Alta
Aliado
Apoiador
Gerente funcional
Alto
Alta
Aliado
Apoiador
Alto
Alta
Aliado
Apoiador
MédioAlta
Aliados ou
Bloqueadores
Apoiador
Financiador
Alto
Alta
Aliado
Apoiador
Financiador
Alto
Alta
Aliado
Apoiador
Alto
Alta
Aliado
Apoiador
Médio
Baixa
Membro da Rede
Conhece
Externo
Baixo
Baixa
Membro da Rede
Neutro
Externo
Baixo
Baixa
Desacelerador
Desconhece
Externo
Baixo
Baixa
Desacelerador
Desconhece
Externo
Baixo
Baixa
Membro da Rede
Neutro
Analistas funcionais
de ERP, banco de
dados, infraestrutura
e sistemas
Programadores
funcionais de ERP
Usuários de
formatação e analistas
funcionais de
faturamento,
crédito/cobrança,
contabilidade,
tesouraria e testes
Patrocinador
Financiador
Gerentes funcionais
Financiadores
Gerente funcional
Financiador
Usuários funcionais de
faturamento,
crédito/cobrança,
contabilidade,
tesouraria e testes
(Grau de envolvimento)
Aliado
Bloqueador
Membro da Rede
Desacelerador
Desconhece
Resistente
Neutro
Conhece
Apoiador
67
Matrizes de Poder Relativo dos Stakeholders
Interesse / Influência
INTERESSE A FAVOR / INFLUÊNCIA ALTA
INTERESSE CONTRA / INFLUENCIA ALTA
Gerentes Internos (ERP)
Gerente do Projeto (ERP)
Gerente de Vendas (ERP)
Diretor Executivo (Importex)
Gerentes Internos (Importex)
Gerente Financeiro (Importex)
Gerente do Projeto (Importex)
Gerente de TI (Importex)
N/A
INTERESSE A FAVOR / INFLUÊNCIA BAIXA
INTERESSE CONTRA / INFLUÊNCIA BAIXA
Analistas (ERP)
Programadores (ERP)
Key Users / Analistas (Importex)
Usuários (Importex)
Concorrentes da Importex
Concorrentes da ERP
Interesse / Poder
INTERESSE A FAVOR / PODER ALTO
INTERESSE CONTRA / PODER ALTO
Gerente do Projeto (ERP)Gerente de Vendas (ERP)
Diretor Executivo (Importex)
Gerente Financeiro (Importex)
Gerente do Projeto (Importex)
Gerente de TI (Importex)
N/A
INTERESSE A FAVOR / PODER BAIXO
INTERESSE CONTRA / PODER BAIXO
Analistas (ERP)
Programadores (ERP)
Key Users / Analistas (Importex)
Usuários (Importex)
Gerentes Internos (ERP)
Gerentes Internos (Importex)
Usuários (Importex)
Concorrentes da Importex
Concorrentes da ERP
68
III.
Matriz de Comunicação
Utilizaremos para o plano de comunicação o modelo abaixo:
EQUIPE
EQUIPE
EQUIIPE ERP IMPLANTACOES - PLANO DE COMUNICAÇÃO
Função
Nome
Telefone / Celular
Comitê Executivo do Projeto (Gerente Interno)
Luciano Almeida
(11) 98187-5678
luciano.almeida@erp-implantacoes.com.br
Comitê Executivo do Projeto (Gerente Interno)
Tatiana Marina
(11) 98187-5449
tatiana.marina@erp-implantacoes.com.br
Analista Funcional ERP
Luciene Garcia
(11) 98187-5389
luciene.garcia@erp-implantacoes.com.br
Gerente do Projeto
Ricardo Vargas
(11) 98187-5468
ricardo.vargas@erp-implantacoes.com.br
Analista de Banco de Dados
Norival Almeida
(11) 98187-5643
Analista de Infra-Estrutura
Marcelo Tancredi
(11) 98765-3567
Analista de Sistemas
Francisco Almeida
(11) 99256-0683
Gerente de Vendas
Anderson Martins
(11) 98765-3897
norival.almeida@erp-implantacoes.com.br
marcelo.tancredi@erpimplantacoes.com.br
francisco.almeida@erpimplantacoes.com.br
anderson.martins@erpimplantacoes.com.br
Analista Comercial ERP
Marco Soares
(11) 98765-3897
marco.soares@erp-implantacoes.com.br
Programador
Priscila Mafei
(11) 99188-1133
priscila.mafei@erp-implantacoes.com.br
69
EQUIIPE IMPORTEX - PLANO DE COMUNICAÇÃO
Função
Nome
Telefone / Celular
Comitê Executivo do Projeto (Gerente Interno)
Tomas Spidaletti
(11) 3868-5455
tomas.spidaletti@importex.com.br
Comitê Executivo do Projeto (Diretor Executivo)
Comitê Executivo do Projeto (Gerente
Financeiro)
Mauricio Souza
(11) 3427-0852
mauricio.souza@importex.com.br
Marcelo Osório
(11) 3868-6852
marcelo.osorio@importex.com.br
Gerente do Projeto
Eduardo Tedeschi
(11) 3868-0432
eduardo.tedeschi@importex.com.br
Key User (Testes)
Gerente TI
Key User (Analista de Faturamento)
Fernanda Konishi
Marcio Maciel
Priscilia Souza
(11) 3868-0468
(11) 3868-0433
(11) 3868-0500
fernanda.konishi@importex.com.br
marcio.maciel@importex.com.br
priscilia.souza@importex.com.br
Key User (Analista de Crédito/Cobrança)
Key User (Analista Contábil)
Raquel Dadalti
Gustavo Novaes
(11) 3868-0590
(11) 3868-0432
raquel.dadalti@importex.com.br
gustavo.novaes@importex.com.br
Key User (Analista de Tesouraria)
Representante do Cliente
Valeria Nogueira
Cintia Felix
(11) 3868-0501
(11) 3868-0512
valeria.nogueira@importex.com.br
cintia.felix@importex.com.br
Responsável pela assinatura do SignOff
Mauricio Souza
(11) 3427-0852
mauricio.souza@importex.com.br
Resp. em Responder a Pesquisa de Satisfação
Marcelo Osório
(11) 3868-6852
marcelo.osorio@importex.com.br
70
PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
PAPEIS E RESPONSABILIDADE
Sponsors
PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
Estabelecer e garantir que o projeto está alinhado com os objetivos estratégicos do cliente;
Direcionar estrategicamente os esforços do projeto;
Coordenar o trabalho colaborativo dos gerentes deprojeto;
Atuar como instância superior para a decisão de conflitos durante o projeto;
Participar das reuniões de Comitê Executivo.
Key User
Respeitar o cronograma e o escopo da Frente de Trabalho;
Executar as atividades de acordo com o Plano de Projeto;
Respeitar e trabalhar de acordo com a metodologia adotada;
Respeitar os direcionamentos e determinações dos gerentes do projeto;
Participar na definição e desenho dos processos;
Propor soluções de acordo com o escopo e a abrangência do projeto;
Absorver os conhecimentos providos pelos consultores;
Validar as especificações funcionais;
Planejar os testes integrados e validar o planejamento;
Realizar os testes integrados e validar os resultados dos mesmos;
Atuar como multiplicadores para a realização de treinamentos.
71
Analista Funcional ERP / Analista de Banco de Dados / Analista de Sistemas
Respeitar o cronograma e escopo da Frente de Trabalho;
Executar as atividades de acordo com o Plano de Projeto;
Atuar como principal contato técnico entre o cliente e o Mercado Eletrônico;
Respeitar e trabalhar de acordo com a metodologia adotada;
Respeitar os direcionamentos e determinações dos gerentes do projeto e líderes;
Desenhar e documentar processos com base nas definições dos key-users;
Identificar e comunicar imediatamente issues que impeçam o projeto de atingir o objetivo final;
Apontar qualquer risco identificado durante execução do projeto;
Gerar especificações funcionais e técnicas;
Configurar o sistema de acordo com a documentação aprovada;
Realizar e validar os testes unitários;
Liberar a execução dos entregáveis (deliverables) do projeto
Participar dos testes integrados (preparar, conduzir, gerenciar o log de erros e corrigirproblemas).
Elaborar os materiais de treinamento das novas funcionalidades;
Priorizar atividades;
Realizar treinamento com equipe do cliente.
Gerente de Projeto
Respeitar as decisões do comitê executivo;
Elaborar o plano de projeto;
Administrar e controlar o projeto, cronograma e escopo;
Convocar e conduzir reuniões de kick-off, status report e comitê executivo;
Garantir a eficiência dos canais de comunicação entre Cliente e o Mercado Eletrônico;
Verificar a conclusão dos entregáveis (deliverables) do projeto;
Garantir a entrega dos deliverables do projeto dentro do prazoe qualidade especificados;
Comunicar ao comitê executivo eventuais mudanças de escopo ou de prazos do projeto;
Manter o comitê executivo alinhado/informado em relação ao status do projeto;
Escalar imediatamente issues que impeçam o projeto de atingir o objetivo final;
Manter sob controle os riscos do projeto;
Garantir a disponibilização dos profissionais conforme necessidade de cada fase do cronograma (ME e Cliente);
Garantir que a metodologia adotada está sendo devidamente utilizada.
72
Gerente de Vendas / Analista Comercial ERP
Assessorar o projeto (equipe, orçamento e qualidade);
Assessorar o comitê executivo e os grupos de trabalho;
Monitorar os contratos e acordos comerciais (escopo do projeto);
Gerente Interno
Avaliar os resultados operacionais;
Aprovar a conclusão do projeto;
Gerenciar e monitorar recursos, custos, qualidade, andamento, organização e compromisso da equipe de projeto;
Assegurar o funcionamento dos sistemas envolvidos (Hardware, Software, Equipamentos);
73
MATRIZ DE COMUNICAÇÃO
RELATORIO DE STATUS DO PROJETO
COMO
Objetivo: documentar Status do Projeto; Status das atividades do Projeto (emandamento, pendentes e a serem realizadas).
Dono: Gerente do Projeto
Entrega: Relatório de Status do Projeto
FREQUENCIA
Semanal
PARA QUEM
MATRIZ DE COMUNICAÇÃO
Patrocinador
Diretor Executivo
Comitê Executivo
Stakeholders-chave
REUNIÃO DE INÍCIO DO PROJETO (KICK-OFF)
COMO
Objetivo: Apresentar a equipe e o projeto; Revisar os objetivos do projeto,
abordagens de gestão, acordar próximos passos, estabelecer expectativas;
Revisar riscos e planos de resposta;
Dono: Gerente do Projeto
Entrega: Ata de Reunião
Face a Face
FREQUENCIA
Uma vez
PARA QUEM
Patrocinador
Time do Projeto
Stakeholders-chave
74
REUNIÕES DE COMITÊ EXECUTIVO PROJETO
COMO
Objetivo: Alinhar Status do Projeto com o Comitê Executivo.
Dono: Gerente do Projeto
Entrega: Ata de Reunião
Face a Face
FREQUENCIA
Mensal
PARA QUEM
Comitê Executivo do Projeto
Gerente do Projeto
REUNIÕES DE EQUIPE DO PROJETO
COMO
Objetivo: Revisar o status do projeto com a equipe, incluindo o andamento do
projeto, issues, riscos, planos de resposta, dentre outros pontos;
Dono: Gerente do Projeto
Entrega: Ata de Reunião
Face a Face / Teleconferência
FREQUENCIA
Semanal
PARA QUEM
Time do Projeto
REUNIÕES DE STATUS DO PROJETO
COMO
Objetivo: Revisar o status do projeto para a gestão;
Dono: Gerente do Projeto
Entrega: Ata de Reunião
Face a Face / Teleconferência
FREQUENCIA
Pontual
PARA QUEM
Patrocinador
REUNIÃO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO
COMO
Objetivo: Discutir os issues, lessons learned, fechar as pendências, obter o
aceite final das entregas pelo cliente
Dono: Gerente do Projeto
Entrega: Ata de Reunião e termo de aceite assinado
Face a Face
FREQUENCIA
Uma vezPARA QUEM
Patrocinador
Time do Projeto
Stakeholders-chave
75
ESCALONAMENTO
ESTRUTURA HIERÁRQUICA DE
ESCALONAMENTO
Consultor
Analista Funcional ERP
Analista de Banco de Dados
ESCALONAMENTO
Analista de Sistemas
Analista de Infra-Estrutura
Programador
Gerente do Projeto
Analista Comercial ERP
Gerente do Projeto
Key User (Testes)
Gerente TI
Key User (Analista de Faturamento)
Key User (Analista de
Crédito/Cobrança)
Key User (Analista Contábil)
Key User (Analista de Tesouraria)
Representante do Cliente
Gerente
Organização
Telefone
Tatiana
Marina
Tatiana
Marina
Tatiana
Marina
Tatiana
Marina
Tatiana
Marina
Luciano
Almeida
Anderson
Martins
Tomas
Spidaletti
Marcelo
Osório
Tomas
Spidaletti
Marcelo
Osório
Marcelo
Osório
Marcelo
Osório
Marcelo
Osório
Marcelo
Osório
ERP
IMPLANTACOES
ERP
IMPLANTACOES
ERP
IMPLANTACOES
ERP
IMPLANTACOES
ERP
IMPLANTACOES
ERP
IMPLANTACOES
ERP
IMPLANTACOES
(11) 981875449
(11) 981875449
(11) 981875449
(11) 981875449
(11) 981875449
(11) 981875678
(11) 987653897
(11) 38685455
(11) 38686852
(11) 38685455
(11) 38686852
(11) 38686852
(11) 38686852
(11) 38686852
(11) 38686852
tatiana.marina@erpimplantacoes.com.br
tatiana.marina@erpimplantacoes.com.br
tatiana.marina@erpimplantacoes.com.br
tatiana.marina@erpimplantacoes.com.br
tatiana.marina@erpimplantacoes.com.br
luciano.almeida@erpimplantacoes.com.br
anderson.martins@erpimplantacoes.com.br
IMPORTEX
IMPORTEX
IMPORTEX
IMPORTEX
IMPORTEX
IMPORTEX
IMPORTEX
IMPORTEX
Quando Acionar
questões técnicas
questões técnicas
questões técnicas
questões técnicas
questões técnicas
escopo/prazos/comuni
caçãotomas.spidaletti@importex.com.br
questões comerciais
escopo/prazos/comuni
cação
marcelo.osorio@importex.com.br
questões técnicas
tomas.spidaletti@importex.com.br
questões técnicas
marcelo.osorio@importex.com.br
questões técnicas
marcelo.osorio@importex.com.br
questões técnicas
marcelo.osorio@importex.com.br
questões técnicas
marcelo.osorio@importex.com.br
questões técnicas
marcelo.osorio@importex.com.br
questões treinamento
76
IV.
Status Report
Utilizaremos para o controle semana do andamento do projeto o modelo de status report abaixo:
Projeto: Implantação Sistema ERP na Importex Ltda
Agosto/2014
Escopo
Realizações
1. Finalizada a Analise do Sistema
2. Finalizado com atraso o Mapeamento dos Processos Atuais
3. Entregue com atraso a Analise das funcionalidades necessárias
Implantação ERP
37/100
Analise
6/6
Design
4/15
Principais Riscos
Analise do Sistema
3/3
Mapeamento dos
Processos Atuais
3/3
Analise das
funcionalidades
necessárias
3/3
Mapeamento dos
novos processos
1/3
ID
1.3.2
Risco
Atraso no mapeamento dos processos
Exp
Alta
Semana
28/jul
04/ago
11/ago
18/ago
25/ago
01/set
Previsto
R$
R$
R$
R$
R$
R$
Comentários
Marcos
31/07
LEGENDA
Ok
Atenção
Crítico
Custos
Analise das
Funcionalidades
Necessárias
Analise do
Sistema
Plano de Resposta
Escalonamento e alocação de recursos adicionais
22/08
Mapeamento
dos Processos
Atuais
Mapeamento
dos novos
processos
14/08
28/08
R$ 80.000,00
R$ 60.000,00
R$ 40.000,00
R$ 20.000,00
R$ -
19.000,00
28.000,00
38.000,00
55.000,00
64.000,00
73.000,00
Realizado
R$ 19.000,00
R$ 28.000,00
R$ 36.000,00
R$ 53.000,00
R$ 60.000,00Atraso no Mapeamento dos Processos Atuais
Atraso na Analise das funcionalidades necessárias
Mapeamento dos novos processos não finalizado
Previsto
Realizado
77
V.
Relatório de Desempenho do Projeto
Utilizaremos para o controle do desempenho do projeto o modelo abaixo:
RELATÓRIO DE DESEMPENHO DE PROJETO
Projeto
Cliente
Gerente do Projeto
Gestor do Projeto
Período
01/09/14
Breve Descrição
ERP
Fases/Atividades
Mês
Semana
1.1 Gerenciamento do Projeto
Previsto
Realizado
1.2 Análise
Previsto
Realizado
1.2.1 Analise do Sistema
Previsto
Realizado
1.3 Design
Previsto
Realizado
1.3.2 Mapeamento dos novos
processos
Previsto
Realizado
1.3.3 XXXXXXXXXX
Previsto
Realizado
Status do Projeto
a
12/09/14
x
jun/14
jul/14
ago/14
set/14
out/14
nov/14
dez/14
jan/15
fev/15
mar/15
abr/15
mai/15
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Situação do Projeto
Principais atividades realizadas/não realizadas no período de 01/09/14 a 12/09/14
Em dia
Complemento (dias, motivo) Principais atividades previstas para o período de 01/09/14 a 12/09/14
Pontos
importantes/pendentes da
fase
Pontos Chave
1.
2.
3.
1.
2.
3.
78
VI.
Ata de Reunião
Utilizaremos para a confecção das atas de reunião o modelo de ata abaixo:
Ata de Reunião
Informações do Documento
Nome do cliente:
Preparado por:
Data da Preparação:
Área:
Dados da Reunião
Tipo:
Propósito:
Data da Reunião:
Horário Início:
Término:
Participantes da Reunião
Nome
Área
Empresa
Pontos Discutidos
Item
Pontos Discutidos
Status
Decisões
Decisões Tomadas
Pontos deAtenção
Pontos de Atenção
79
Próximos Passos
Próximos Passos
Responsável
Prazo
Legenda
*
Status
EA
Em andamento
AT
Atraso
CR
Tarefa crítica
IF
Informação
80
Plano de Gerenciamento de Riscos do Projeto
I.
Objetivo
Este plano tem como objetivo descrever como ocorrerá o gerenciamento de
riscos do projeto “Implantação Sistema ERP na Importex Ltda”. Outros
objetivos do plano são referenciar a metodologia, abordagem e ferramentas
utilizadas para o gerenciamento de riscos do projeto referenciado.
II.
Identificação de Riscos
Para a identificação de riscos serão avaliados todos os aspectos que
envolvam incertezas ao projeto e, para tal, as seguintes técnicas serão
utilizadas:
ï‚· Estoque de Conhecimento e Analogias
Como fonte de pesquisa inicial, serão considerados os registros de
informações históricas especificas da organização, lições aprendidas,
bem como a experiência dos especialistas.
Adicionalmente será utilizada a analogia com projetos anteriores que
sejam similares, podendo estes serem internos à organização ou
externos, oriundos de parceiros ou fornecedores.
O Gerente de Projetos será responsável por coletar estas informações
nas bases de dados disponíveis da empresa, bem como de reunir-se
com os especialistas da área para a coleta de riscos.
ï‚· Entrevistas para Coletas de Dados
Entrevistas serão planejadas e executadas com pessoas chaves da
organização envolvidas no projeto, a fim de levantar informações
relevantes e corretas a respeito dos processos que serão afetados, das
necessidades e metas almejadas.
O Gerente de Projetos será responsável pelo planejamento das
entrevistas, por indicar e direcionar os entrevistadores e,posteriormente, pela compilação e análise das informações coletadas.
81
ï‚· Brainstorming
Para a identificação de riscos, serão utilizadas as reuniões de kick-off e
as reuniões de status do projeto, nas quais poderá ocorrer o
brainstorming com os stakeholders-chaves do projeto.
O Gerente de Projetos será responsável pela condução do
brainstorming, coleta dos riscos identificados durante a atividade e pela
compilação destes registros em ata.
III.
Lista de Registro dos Riscos
A lista de registro dos riscos que será utilizada pelo projeto “Implantação
Sistema ERP na Importex Ltda” deve seguir o modelo a seguir:
Nº do Risco
Exemplo: 1
Data
Evento
Identificado
Causa-Raiz
Impacto ou
Efeito
17-Mar-2014
Falta de Mão de
Obra Qualificada
Recebimento de
ofertas de
Trabalho
externas
Atraso nas
entregas do
projeto
82
IV.
Categorização dos Riscos
Para categorização dos riscos, será utilizada a Estrutura Analítica de Riscos
segundo Kangari (figura abaixo):
Fonte: http://www.pmtech.com.br/Templates/Riscos-Kangari.pdf
O Gerente de Projetos será o responsável pela categorização dos riscos
identificados.
83
V.
Análise Qualitativa dos Riscos
A análise qualitativa dos riscos ocorrerá após a sua identificação e
categorização.
Para a análise de probabilidade de ocorrência do evento de risco e seu
impacto/efeito, o Gerente de Projetos utilizará a tabela do PMI:
Fonte: PMBOK
A partir desta tabela, os riscos serão qualificados segundo o critério abaixo, o
qual considera o nível de exposição (Exposição = Probabilidade X Impacto):
Riscos de Alta Exposição:
Exposição > 0,18
Risco de Média Exposição:
Exposição 0,6 < X < 0,14
Risco de Baixa Exposição:Exposição < X 0,6
Os riscos de alta exposição serão priorizados pelo Gerente de Projetos, o
qual prosseguirá com a análise quantitativa dos mesmos.
Não será realizada análise quantitativa para os riscos de baixa e média
exposição.
A tabela a seguir será utilizada:
Nº do Risco
Exemplo: 1
Evento
Identificado
Falta de Mão de
Obra Qualificada
Probabilidade
Impacto
Exposição
Classificação
do Risco
0,3
0,8
0,24
Alta
84
VI.
Análise Quantitativa dos Riscos
A ferramenta de Gerencia de Riscos em Projetos versão 6.2 será utilizada
para análise quantitativa dos riscos.
O Gerente de Projetos será responsável por realizar a análise quantitativa, a
qual será realizada somente para riscos de alta exposição (Exposição > 0,18).
O Gerente de Projetos determinará a probabilidade de o risco ocorrer, em
porcentagem, e determinará o impacto na unidade correspondente (pode ser
em valor financeiro ou em dias/meses/anos, se o impacto for ao cronograma).
Através dessas duas variáveis, o Gerente de Projeto encontrará o Valor
Esperado (VE) para cada evento de risco (Probabilidade x Impacto), para
encontrar o Risco Total do projeto (soma algébrica dos Valores Esperados).
Após a análise quantitativa, o Gerente de Projeto determinará as respostas
adequadas a cada risco, juntamente com a equipe do projeto e o Patrocinador
do projeto.
VII.
Acompanhamento e Controle
Será realizado o acompanhamento semanal dos riscos pelo Gerente de
Projetos.
Através deste acompanhamento, o Gerente de Projetos poderá identificar
novos riscos e incluí-los na lista de registro dos riscos, ou eliminar riscos que
não sejam mais aplicáveis ao projeto.
Caso necessário, poderá haver mudanças ao escopo doprojeto, de acordo
com os riscos e respostas identificados.
Caso ocorram mudanças, as mesmas seguirão o fluxo de aprovação de
mudanças descrito no plano de gerenciamento de escopo.
85
VIII.
Lista de Identificação de Riscos e Análise Qualitativa
Será realizado o acompanhamento semanal dos riscos pelo Gerente de
Projetos.
Nº do
Risco
Data
Evento
Identificado
Causa-Raiz
Impacto ou
Efeito
Categorização
Probabilidade
Impacto
Exposição
1
06-08-14
Cronograma
Cronograma
mal elaborado
Atraso nas
entregas do
projeto
Gerencial
0,3
0,8
0,24
Falta de
gerenciamento
da
comunicação
Atraso nas
entregas do
projeto
Gerencial
0,3
0,8
0,24
Necessidade
de novo
financiamento
Gerencial
0,3
0,8
0,24
Atraso nas
entregas do
projeto
Execução
0,5
0,8
0,40
Aumento no
prazo e custo
da atividade
Execução
0,3
0,4
0.12
Cronograma
Falta de
acesso às
dependências
do cliente
Atraso nas
entregas do
projeto
Execução
0,10
0,1
0,01
Escopo
Definição dos
requisitos não
finalizada no
tempo
desejado
Atraso nas
entregas do
projeto
Execução
0,30
0,4
0,12
Orçamento
Desvalorização do Real
frente ao Dólar
Maior custo na
aquisição dos
equipamentos
de banco de
dados
Econômico
0,10
0,8
0,08
2
06-08-14
Comunicação
3
06-08-14
Orçamento
4
06-08-14
Recursos
Humanos
5
08-08-14
Cronograma
6
7
8
08-08-14
08-08-14
11-08-14
Mau
gerenciamento
do orçamento
Falta de
disponibilidade
dos recursos
humanos e
materiais do
cliente
Alta
complexidade
na integração
com o sistema
legado do
cliente
86
Plano de Gerenciamento de Custos do Projeto
I.
Objetivo
Este plano tem como objetivo descrever como ocorrerá o gerenciamento de
custos do projeto “Implantação Sistema ERP na Importex Ltda”. Outros
objetivos do plano são apresentar a estimativa de custos e o orçamento
detalhado com previsões de gastos ao longo do projeto para todos os
envolvidos.
II.
Orçamento do Projeto
Para estimar o orçamento do projeto, os seguintes custos foram
considerados:
ï‚· Tabela com valor hora-homem dos funcionários do projeto,
utilizada para cálculo do valor do recurso.
Cargo
Analista de Infra-Estrutura
Analista de Sistemas
Analista de Banco de Dados
Salário mensal
R$ 5.000,00
R$ 6.000,00
R$ 6.000,00
Valor/hora
R$ 29,76
R$ 35,71
R$ 35,71
Analista de Faturamento
R$ 5.500,00
R$ 32,74
Analista Funcional ERP
R$ 8.000,00
R$ 47,62
Analista Contábil
R$ 5.500,00
R$ 32,74
Analista de Tesouraria
R$ 2.500,00
R$ 14,88
Analista de
Crédito/Cobrança
R$ 3.000,00
R$ 17,86
Diretor Executivo
R$ 20.000,00
R$ 119,05
Representante do Cliente
R$ 5.000,00
R$ 29,76
Gerente Financeiro
Gerente de Vendas
Gerente de Projeto
Analista Comercial ERP
Programador
R$ 10.000,00
R$ 10.000,00
R$ 10.000,00
R$ 8.000,00
R$ 5.500,00
R$ 59,52
R$ 59,52
R$ 59,52
R$ 47,62
R$ 32,74
87
ï‚· Cálculo do recurso, considerando o valor hora-homem e o tempo
estimado para a atividade.
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.1 Gerenciamento do
Projeto
1.1.1 Termo de Abertura do
Projeto
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.1.1.1 Definir as
justificativas do projeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.1.2 Definir o objetivo doprojeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.1.3 Definir os benefícios
do projeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.1.4 Elaborar a descrição
do produto do projeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.1.5 Definir as premissas
e restrições do projeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.1.6 Definir a
metodologia de
acompanhamento do
projeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
Diretor Executivo
Gerente de
Projeto
8
R$
603,24
NA
1.1.1.7 Obter a aprovação
do sponsor do projeto
88
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.1.2 Gerenciamento de
Escopo
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.1.2.1 Elaborar o plano de
gerenciamento de escopo
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.2.2 Elaborar a
declaração de escopo
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.2.3 Definir a equipe de
gerenciamento do projeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.2.3 Elaborar a Estrutura
Analítica do Projeto (EAP)
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
8
R$
2.904,76
NA
Analista de
Faturamento
Analista Funcional
ERP
Analista Contábil
Analista de
Tesouraria
Analista de
1.1.2.4 Elaborar o dicionário Crédito/Cobrança
da EAP
Gerente de
Projeto
Gerente
Financeiro
Analista de
Infraestrutura
Analista de Banco
de Dados
Programador
89
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.1.3 Gerenciamento de
Tempo
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.1.3.1 Elaborar a lista de
atividades/recursos/duraçã
o do projeto
Analista de Banco
de Dados
Analista de
Faturamento
Analista Funcional
ERP
Analista ContábilAnalista de
Tesouraria
Analista de
Crédito/Cobrança
Gerente de
Projeto
Gerente
Financeiro
Programador
24
R$
8.000,00
NA
1.1.3.2 Elaborar o diagrama
de redes do projeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.3.3 Elaborar o
cronograma do projeto
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.4.1 Definir recursos
humanos necessários ao
projeto
Gerente de
Projeto
16
R$
952,38
NA
1.1.4.2 Definir a
metodologia de alocação
dos recursos humanos
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.4 Gerenciamento de
Recursos Humanos
90
Entregas e Pacotes de
trabalho
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
16
R$
3.761,90
NA
16
R$
3.761,90
1.1.5.1 Elaborar a lista com
critérios validação de
qualidade
Gerente de
Projeto
Analista de Banco
de Dados
Analista Funcional
ERP
Gerente
Financeiro
Programador
24
R$
5.642,86
NA
1.1.5.2 Definir
procedimentos de garantia
da qualidade
Gerente de
Projeto
Analista de Banco
de Dados
Analista Funcional
ERP
Gerente
Financeiro
8
R$
1.880,95
NA
1.1.4.3 Definir o
organograma do projeto
1.1.4.4 Elaborar a descrição
de cargos
1.1.4.5 Elaborar a matriz de
responsabilidades do
projeto
Gerente de
Projeto
Analista de Banco
de Dados
Analista Funcional
ERP
Gerente
Financeiro
Programador
Gerente de
Projeto
Analista de Banco
de Dados
Analista Funcional
ERP
Gerente
Financeiro
Programador
NA
1.1.5 Gerenciamento da
Qualidade
91
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.1.5.3 Definir
procedimentos de controle
da qualidade
Recursos
Duração
Humanos
[h]
Gerentede
Projeto
Analista de Banco
de Dados
8
Analista Funcional
ERP
Gerente
Financeiro
Custo
Outros
Custos
R$
1.880,95
NA
16
R$
952,38
NA
8
R$
1.880,95
NA
24
R$
5.642,86
NA
1.1.6 - Gerenciamento de
Comunicação
1.1.6.1 - Definir processos e
padrões de comunicação do
projeto
Gerente de
Projeto
Gerente de
Projeto
Analista de Banco
1.1.6.2 - Elaborar o status
de Dados
report de acompanhamento Analista Funcional
do projeto
ERP
Gerente
Financeiro
Programador
1.1.7 - Gerenciamento de
Riscos
Gerente de
Projeto
Analista de Banco
1.1.7.1 - Elaborar a lista de
de Dados
registro e categorização dos Analista Funcional
riscos
ERP
Gerente
Financeiro
Programador
1.1.7.2 - Elaborar a análise
qualitativa e quantitativa
dos riscos
Gerente de
Projeto
16
R$
952,38
NA
1.1.7.3 - Elaborar a lista de
identificação dos riscos
(Quali e Quanti)
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
92
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.1.8 - Gerenciamento de
Custos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
8
R$
1.880,95
NA
8
R$
1.880,95
NA
8
R$
1.880,95
NA
Gerente de
Projeto
16
R$
952,38
NA
1.1.9.1 Elaborar o mapa de
identificação de
stakeholders
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.9.2 Elaborar a lista de
registro dos stakeholders
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.8.1 - Definir custo dos
recursos humanos
necessários
1.1.8.2 - Definir custo dos
equipamentos necessários
1.1.8.3 - Definir custo dos
insumos necessários
1.1.8.4 - Elaborar lista de
custo detalhado das
atividades do projeto
Recursos
Humanos
Gerente de
Projeto
Analista deBanco
de Dados
Analista Funcional
ERP
Gerente
Financeiro
Programador
Gerente de
Projeto
Analista de Banco
de Dados
Analista Funcional
ERP
Gerente
Financeiro
Programador
Gerente de
Projeto
Analista de Banco
de Dados
Analista Funcional
ERP
Gerente
Financeiro
Programador
1.1.9 Gerenciamento de
Stakeholders
93
Entregas e Pacotes de
trabalho
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.1.9.3 Elaborar a matriz de
poder relativo dos
stakeholders
Gerente de
Projeto
8
R$
476,19
NA
1.1.9.4 Definir estratégias
de gerenciamento dos
stakeholders
Gerente de
Projeto
16
R$
952,38
NA
32
R$
1.984,38
NA
8
R$
380,95
NA
8
R$
380,95
NA
8
R$
380,95
NA
80
R$
6.666,67
NA
16
R$
1.557,33
NA
1.2 Análise
1.2.1 Analise do Sistema
1.2.1.1 Fazer o
levantamento das
Analista Funcional
ferramentas utilizadas que
ERP
envolvam os processos de
Gerente de
compra, venda, financeiro e
Projeto
de contabilidade
1.2.1.2 Obter manual das
ferramentas utilizadas
Analista Funcional
ERP
1.2.1.3 Obter nível de
Analista Funcional
acesso dos usuários nas
ERP
ferrmentas
1.2.2 Mapeamento dos
Processos Atuais
1.2.2.1 Obter
documentação dos
Analista Funcional
processos que envolvam
ERP
compra, venda, financeiro e
contabilidade.
Analista Funcional
1.2.2.2 Mapear integração
ERP
(tabelas/campos, tipo do
Analista de Banco
campo, formato)
de Dados
Analista Funcional
ERP
1.2.2.3 Definir forma de
Analista de Banco
integração (online ou batch)
de Dados
Gerente de
Projeto
94
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.3 Design
1.3.1 Analise das
funcionalidades necessárias
1.3.1.1 Recebermapeamento dos processos
atuais
1.3.1.2 Levantar os novos
processos de compra,
venda, financeiro e de
contabilidade
1.3.1.3 Definir novos
processos
Recursos
Humanos
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista de
Faturamento
Analista Funcional
ERP
Analista Contábil
Analista de
Crédito/Cobrança
Analista de
Faturamento
Analista Funcional
ERP
Analista Contábil
Analista de
Crédito/Cobrança
Gerente
Financeiro
Gerente de
Vendas
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
8
R$
857,14
NA
32
R$
4.190,48
NA
8
R$
2.000,00
NA
24
R$
1.142,86
NA
1.3.2 Mapeamento dos
novos processos
1.3.2.1 Criar protótipo dos
novos processos
identificados
Analista Funcional
ERP
95
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.3.2.2 Validar protótipo
Recursos
Duração
Humanos
[h]
Analista de
Faturamento
Analista Funcional
ERP
Analista Contábil
Analista de
Crédito/Cobrança
8
Gerente
Financeiro
Gerente de
Vendas
Gerente de
Projetos
Custo
Outros
Custos
R$
2.476,19
NA
1.3.3 Desenho da Solução
1.3.3.1 Especificar novos
processos com base em
protótipo validado
Analista Funcional
ERP
24
R$
1.142,86
NA
1.3.3.1 Validar
especificações
Analista de
Faturamento
Analista Funcional
ERP
Analista Contábil
Analista de
Crédito/Cobrança
Gerente
Financeiro
Gerente de
Vendas
Gerente de
Projetos
8
R$
2.476,19
NA
1.3.4.1 Estimar ganho para
os próximos 2 anos
Gerente de
Projeto
24
R$1.428,57
NA
1.3.4.2 Estimar custos e
despesas de licenças e
manutenção do ERP
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.3.4 Estudo de Viabilidade
96
Entregas e Pacotes de
trabalhoRecursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.3.5.1 Agendar reunião
para elaboração de
Proposta
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.3.5.2 Elaborar Proposta
Comercial e Técnica
Analista Funcional
ERP
Analista
Comercial ERP
Gerente de
Vendas
Gerente de
Projeto
Programador
8
R$1.976,19
NA
Gerente de
Projeto
Gerente de
Vendas
Analista de
Sistemas
Analista de Banco
de Dados
Analista de
Faturamento
Programador
24
R$6.142,86
NA
1.4.1 2 Reservar sala de
reunião
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.4.1.3 Elaborar agenda da
reunião de apresentação
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.3.4.3 Calcular retorno do
capital investido
1.3.5 Elaboração Proposta
Comercial / Técnica
1.4 Aprovação
1.4.1 Apresentação da
Solução
1.4.1.1 Preparar slides para
apresentação da solução
97
Entregas e Pacotes de
trabalho
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.4.1.4 Revisar lista de
convidados (keystakeholders)
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.4.1.5 Enviar convite para
reunião de apresentação
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.4.1.6 Checar
equipamentos e insumos
necessários para a reunião
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.4.1.7 Conduzir reunião de
apresentação da solução
Gerente de
Projeto
Gerente de
Vendas
8
R$952,38
NA
1.4.2.1 Recebimento da
proposta
Gerente de
Vendas
8
R$476,19
NA
1.4.2.2 Verificação do
trabalho proposto
Gerente de
Projeto
16
R$952,38
NA
1.4.2.3 Verificação dos
recursos necessários
Gerente de
Projeto
16
R$952,38NA
1.4.2.4 Verificação dos
custos envolvidos
Gerente de
Projeto
16
R$952,38
NA
1.4.2.5 Elaboração de
parecer resultante da
análise da proposta;
Gerente de
Vendas
8
R$476,19
NA
1.4.2.6 Envio de parecer ao
Diretor Executivo;
Gerente de
Vendas
8
R$476,19
NA
1.4.2 Análise da Proposta
98
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.4.3 Aprovação da
Proposta
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.4.3.1 Leitura do parecer
resultante da análise da
proposta
Diretor Executivo
8
R$952,38
NA
1.4.3.2 Reunião com GP
para esclarecimentos;
Diretor Executivo
Gerente de
Projeto
4
R$714,29
NA
1.4.3.2 Aprovação da
proposta;
Diretor Executivo
8
R$952,38
NA
1.5.1.1 Receber
documentações aprovadas
pelo cliente
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
8
R$857,14
NA
1.5.1.2 Parametrizar
ambiente de testes
conforme documentação
Analista Funcional
ERP
40
R$1.904,76
NA
1.5.2.1 Configurar ambiente
Analista Funcional
de testes conforme
ERP
documentação
40
R$1.904,76
NA
80
R$9.285,71
NA
80
R$9.285,71
NA
1.5 Desenvolvimento
1.5.1 Parametrização do
ERP
1.5.2 Configuração do ERP
1.5.2.2 Desenvolver
interfaces de integração
1.5.2.3 Configurar
monitoramento/log de
integração
Analista Funcional
ERP
Analista de Banco
de Dados
Programador
Analista Funcional
ERP
Analista de Banco
de Dados
Programador
99
Entregas e Pacotes de
trabalho
Recursos
Duração
Outros
Custo
Humanos
[h]
Custos
Analista Funcional
1.5.2.4 Testar unitariamente
ERP
interface de dados via
Analista de Banco
40
R$4.642,86
NA
integração
de DadosProgramador
1.5.2.5 Validar correta
exibição dos dados no ERP
Analista Funcional
ERP
Programador
40
R$3.214,29
NA
1.5.2.6 Disponibilizar
ambiente e interfaces para
testes
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
8
R$857,14
NA
1.6.1.1 Adequar
hardware/instalar servidor
Analista de
Infraestrutura
8
R$238,10
NA
1.6.1.2 Adequar
software/instalar sistema
operacional
Analista Funcional
ERP
8
R$380,95
NA
1.6.1.3 Adequar/ instalar
banco de dados
Analista de Banco
de Dados
24
R$857,14
NA
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
Analista Funcional
ERP
8
R$380,95
NA
1.6 Implantação
1.6.1 Adequação da
Infraestrutura
1.6.1.4 Aceitar
Infraestrutura
1.6.2 Implantação Modulo
Faturamento
1.6.2.1 Instalar módulo
100
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.6.2.2 Testar módulo
1.6.2.3 Executar
correções/ajustes módulo
1.6.2.4 Testar e aceitar PréGo Live
1.6.2.5 Entregar Go Live
1.6.2.6 Testar Módulo em
Produção
Recursos
Duração
Outros
Custo
Humanos
[h]
Custos
Analista Funcional
ERP
Analista de
40
R$5.595,24
NA
Faturamento
Gerente de
Projeto
Analista Funcional
ERP
Programador
Analista Funcional
ERP
Analista de
Faturamento
Gerente de
Projeto
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista Funcional
ERP
Analista de
Faturamento
Gerente de
Projeto
64
R$5.142,86
NA
16
R$2.238,10
NA
8
R$857,14
NA
40
R$5.595,24
NA
1.6.2.7 Executar
correções/ajustes pós Go
Live
Analista Funcional
ERP
Programador
40
R$3.214,29
NA
1.6.2.8 Acompanhar
Produção
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
40
R$4.285,71
NAGerente de
Projeto
Gerente
Financeiro
8
R$952,38
NA
1.6.2.9 Aceitar Produção
101
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.6.3 Implantação Modulo
Contabilidade
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.6.3.1 Instalar módulo
Analista Funcional
ERP
8
R$380,95
NA
1.6.3.2 Testar módulo
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista Contábil
40
R$5.595,24
NA
1.6.3.3 Executar
correções/ajustes módulo
Analista Funcional
ERP
Programador
64
R$5.142,86
NA
16
R$2.238,10
NA
8
R$857,14
NA
40
R$5.595,24
NA
1.6.3.4 Testar e aceitar PréGo Live
1.6.3.5 Entregar Go Live
1.6.3.6 Testar Módulo em
Produção
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista Contábil
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista Contábil
1.6.3.7 Executar
correções/ajustes pós Go
Live
Analista Funcional
ERP
Programador
40
R$3.214,29
NA
1.6.3.8 Acompanhar
Produção
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
40
R$4.285,71
NA
Gerente
Financeiro
Gerente de
Projeto
8
R$952,38
NA
1.6.3.9 Aceitar Produção
102
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.6.4 Implantação Modulo
Contas a Pagar
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.6.4.1 Instalar módulo
Analista Funcional
ERP
8
R$380,95
NA
1.6.4.2 Testar módulo
Analista Funcional
ERP
Analista de
Tesouraria
Gerente de
Projeto
40
R$4.880,95
NA
1.6.4.3 Executar
correções/ajustes módulo
Analista Funcional
ERP
Programador
64
R$5.142,86
NA
16
R$1.952,38
NA
8
R$857,14
NA
40
R$4.880,95NA
1.6.4.4 Testar e aceitar préGo Live
1.6.4.5 Entregar Go Live
1.6.4.6 Testar Módulo em
Produção
Analista Funcional
ERP
Analista de
Tesouraria
Gerente de
Projeto
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista Funcional
ERP
Analista de
Tesouraria
Gerente de
Projeto
1.6.4.7 Executar
correções/ajustes pós Go
Live
Analista Funcional
ERP
Programador
40
R$3.214,29
NA
1.6.4.8 Acompanhar
Produção
Analista Funcional
ERP
Programador
40
R$3.214,29
NA
103
Entregas e Pacotes de
trabalho
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
Gerente
Financeiro
Gerente de
Projeto
8
R$952,38
NA
1.6.5.1 Instalar módulo
Analista Funcional
ERP
8
R$380,95
NA
1.6.5.2 Testar módulo
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista de
Crédito/Cobrança
40
R$5.000,00
NA
1.6.5.3 Executar
correções/ajustes módulo
Analista Funcional
ERP
Programador
64
R$5.142,86
NA
16
R$2.000,00
NA
8
R$857,14
NA
40
R$5.000,00
NA
1.6.4.9 Aceitar Produção
1.6.5 Implantação Modulo
Contas a Receber
1.6.5.4 Testar e aceitar PréGo Live
1.6.5.5 Entregar Go Live
1.6.5.6 Testar Módulo em
Produção
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista de
Crédito/Cobrança
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Analista de
Crédito/Cobrança
104
Entregas e Pacotes de
trabalho
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.6.5.7 Executar
correções/ajustes pós Go
Live
Analista Funcional
ERP
Programador
40
R$3.214,29
NA
1.6.5.8 Acompanhar
Produção
Analista Funcional
ERPGerente de
Projeto
40
R$4.285,71
NA
Gerente
Financeiro
Gerente de
Projeto
8
R$952,38
NA
1.6.6.1 Executar testes
integrados dos sistemas
Analista Funcional
ERP
Analista Contábil
Analista de
Crédito/Cobrança
Analista de
Tesouraria
Analista de
Faturamento
Gerente de
Projeto
40
R$8.214,29
NA
1.6.6.2 Executar
correções/ajustes módulo
Analista Funcional
ERP
Programador
64
R$5.142,86
NA
1.6.6.3 Entregar Go Live
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
8
R$857,14
NA
1.6.5.9 Aceitar Produção
1.6.6 Testes Integrados
105
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.6.6.4 Executar testes de
Produção
1.6.6.5 Executar
correções/ajustes pós Go
Live
1.6.6.6 Acompanhar
Produção
1.6.6.7 Aceitar Produção
Recursos
Duração
Outros
Custo
Humanos
[h]
Custos
Analista Funcional
ERP
Analista Contábil
Analista de
Crédito/Cobrança
Analista de
40
R$8.214,29
NA
Tesouraria
Analista de
Faturamento
Gerente de
Projeto
Analista Funcional
ERP
Programador
40
R$3.214,29
NA
40
R$4.285,71
NA
8
R$1.904,76
NA
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
Analista Funcional
ERP
40
R$1.309,52
NA
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
Analista Funcional
ERP
Gerente de
Projeto
Gerente
Financeiro
Gerente de
Projeto
Diretor Executivo
1.7 Treinamento
1.7.1 Elaboração do
material
1.7.1.1 Realizar reunião para
definição do conteúdo
1.7.1.2 Desenvolver o
material
1.7.1.3 Validar o material
com todos os membros do
projeto
106
Entregas e Pacotes de
trabalho
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.7.1.4 Emitir o material
para o clienteGerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.7.1.5 Obter o aceite
formal do material pelo
cliente
Representante do
Cliente
8
R$238,10
NA
1.7.2 Treinamento dos
usuários
NA
1.7.2.1 Definir a pauta do
treinamento
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.7.2.2 Alinhar a pauta do
treinamento com o cliente
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.7.2.3 Realizar o
treinamento
Gerente de
Projeto
24
R$1.428,57
NA
Representante do
Cliente
8
R$238,10
NA
1.7.3.2 Implementar o
formulário de avaliação
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.7.3.2 Compilar e analisar
os dados dos formulários de
avaliação
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
Representante do
Cliente
8
R$238,10
NA
1.7.3 Avaliação
1.7.3.1 Elaborar o
formulário de avaliação do
treinamento
1.7.3.3 Reunir-se com o
cliente para verificação da
eficácia do treinamento
107
Entregas e Pacotes de
trabalho
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
1.7.3.4 Tratar as
ineficiências identificadas na
avaliação
Gerente de
Projeto
16
R$952,38
NA
Gerente de
Projeto
16
R$952,38
NA
Gerente de
Projeto
Diretor Executivo
8
R$1.428,57
NA
Gerente de
Projeto
Gerente
1.8.2.1 Elaborar relatório de
Financeiro
problemas enfrentados e
Analista Funcional
soluções
ERP
Analista de Banco
de Dados
Programador
8
R$1.880,95
NA
1.8.2.2 Elaborar relatório de
recomendações para
projetos futuros
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
1.8.2.3 Realizar reunião de
discussão e aprovação final
Gerente de
Projeto
Gerente
Financeiro
Analista Funcional
ERP
Analista de Banco
de DadosProgramador
8
R$1.880,95
NA
1.8 Encerramento do
Projeto
1.8.1 Aceite do Projeto
1.8.1.1 Elaborar termo de
aceite do projeto
1.8.1.2 Obter aprovação do
sponsor do projeto
1.8.2 Lições Aprendidas
108
Entregas e Pacotes de
trabalho
1.8.3 Encerramento dos
Contratos
Recursos
Humanos
Duração
[h]
Custo
Outros
Custos
NA
1.8.3.1 Elaborar
documentação de
encerramento dos contratos
Gerente de
Projeto
16
R$952,38
NA
1.8.3.2 Obter aceite do
sponsor do projeto
Gerente de
Projeto
8
R$476,19
NA
Total estimado para o projeto
com recursos humanos
R$292.144,95
109
ï‚· Custo dos equipamentos e insumos.
Os seguintes custos com equipamento foram estimados para o projeto:
Equipamentos
Laptop
Projetor
Telefone
Custo
Estimado
R$ 2.000,00
R$ 1.000,00
Embutido no
valor de linha
telefônica
Unidade de
Medida
Unidade
Unidade
Quantidade
Custo Total
15
1
R$ 30.000,00
R$ 1.000,00
2
NA
Valor TOTAL
estimado para o projeto
R$ 31.000,00
Unidade
Os seguintes custos com equipamento foram estimados para o projeto:
Materiais
Custo
Estimado
Unidade
de
Medida
Quantidade
para o Tempo
de Projeto
Valor Total
Internet
R$ 100,00
Mês
10
R$ 1.000,00
Linha Telefônica R$ 100,00
Mês
10
R$ 1.000,00
Alimentação
R$ 400,00
Mês
10
R$ 4.000,00
Energia Elétrica
R$ 100,00
Mês
10
R$ 1.000,00
Pacote Office
R$ 180,00
Pacote
3
R$ 540,00
WBS Chart Pro
R$ 200,00 Unidade
1
R$ 200,00
MS Project 2013
R$
1.100,00
Unidade
1
R$ 1.100,00
Combustível
R$ 200,00
Mês
10
R$ 2.000,00
Folhas Sulfite
R$ 100,00
Mês10
R$ 1.000,00
Valor TOTAL
R$
11.840,00
110
III.
Custo ao Longo do Ciclo de Vida do Projeto e Custo Total do Projeto
Descrição do Custo
Investimento inicial com equipamentos
(verificar tabela de equipamentos)
Valor em Reais
Entrega
Início
Fim
R$ 31.000,00
NA
9-jun-14
9-jun-14
Investimento inicial com Insumos
(verificar tabela de insumos, Pacote
Office, WBS Chart Pro, MS Project 2013)
R$ 1.840,00
NA
9-jun-14
9-jun-14
Custos com recursos humanos
R$ 54.936,54
1.1 Gerenciamento
do Projeto
9-jun-14
25-jul-14
Custos com insumos (1 mês)
Custos com recursos humanos
Custos com insumos (1 mês)
Custos com recursos humanos
Custos com recursos humanos
Custos com insumos (1 mês)
R$ 1.000,00
R$ 11.351,23
R$ 1.000,00
R$ 19.119,05
R$ 16.380,95
R$ 1.000,00
1.2 Análise
26-jul-14
14-ago-14
1.3 Design
1.4 Aprovação
15-ago-14
9-set-14
8-set-14
25-set-14
Custos com recursos humanos
R$ 31.952,37
1.5
Desenvolvimento
26-set-14
3-nov-14
Custos com insumos (1 mês)
Custos com recursos humanos
Custos com insumos (5 meses)
Custos com recursos humanos
R$ 1.000,00
R$ 142.619,06
R$ 5.000,00
R$ 7.738,10
1.6 Implantação
26-set-14
13-mar-14
19-fev-14
16-mar-14
Custos com recursos humanos
R$ 8.047,65
1.7 Treinamento
1.8 Encerramento
do Projeto
Custos com insumos (1 mês)
CUSTO TOTAL DO PROJETO
17-mar-14 27-mar-14
R$ 1.000,00
R$ 334.984,95
111
Abaixo, gráfico ilustrando os incrementos dos custos de acordo com as
entregas, para melhor visualização ao longo do ciclo de vida do projeto.
IV.
Acompanhamento e Controle
Será realizado o acompanhamento semanal dos custospelo Gerente de
Projetos.
Através deste acompanhamento, o Gerente de Projetos poderá identificar
novos custos e incluí-los na lista de custos ao longo do ciclo de vida do
projeto e custo total do projeto, apresentando o estudo e necessidade de
alteração destes custos para todos os envolvidos no projeto, na reunião de
status do projeto ou reunião de comitê executivo.
Caso necessário, poderá haver mudanças no escopo do projeto, de acordo
com os custos e respostas identificados.
Caso ocorram mudanças, as mesmas seguirão o fluxo de aprovação de
mudanças descrito no plano de gerenciamento de escopo.
112
Plano de Gerenciamento de Aquisições
I.
Objetivo
Este plano é parte do Plano de Gerenciamento de Projetos e inclui os
processos requeridos para comprar produtos, serviços ou resultados externos
à equipe do projeto “Implantação Sistema ERP na Importex Ltda”.
II.
Identificação Make or Buy
Identificamos os seguintes pacotes de trabalho como Buy:
ï‚· 1.6.1 Adequação da Infra Estrutura
ï‚· 1.7.1 Elaboração do Material
ï‚· 1.7.3 Avaliação
Para apresentação do plano de gerenciamento de aquisições, utilizaremos o
pacote 1.7.1 Elaboração do Material, como exemplo.
113
III.
Planejar o Gerenciamento de Aquisição
Para planejar o gerenciamento de aquisições é necessário identificar as necessidades do projeto que podem ser atendidas
com a aquisição de produtos/serviços/resultados de fora da organização e determinar o que e como será contratado e
quanto e quando é necessário para ser realizado (critérios make or buy).
Nesta etapa são utilizados o mapa de aquisições, a declaração de trabalho e WBS do Contrato que possuem todas as
informações necessárias para o gerenciamento das aquisições.
O processo degerenciamento de aquisições está vinculado a todas as demais etapas do projeto e qualquer alteração em
alguma fase do projeto, pode interferir nas aquisições realizadas e demandar atualização de documentações e novas
negociações.
ï‚· Mapa de Aquisições
O mapa de aquisições possui todas as concorrências que serão realizadas para o projeto.
Concorrência
Item(s) a ser contratado
Ref.WBS
Fornecedores
Orçamento
Trainning S/A
1
Treinamento > Elaboração do
Material
1.7.1
Treinamentos Hello Group
Know and Learn
R$
2.976,19
Critérios MAKE
Tipo de contrato
OR BUY ultilizados
Necessidade de
fornecimento
especializado
Existência de
03/03/2015
Preço Fixo
fornecedores
confiáveis
O core business da
empresa
Prazo
114
ï‚· Declaração de Trabalho
Na declaração de trabalho constam todas as necessidades que serão cotadas e que devem ser entregues pelos
fornecedores.
Após a conversa com os fornecedores referente ao escopo, este documento poderá ser atualizado.
Especificações Técnicas - Elaboração do Material
Especificação
O material deverá ser apresentado em 2 opções distintas, conforme conteúdo disponibilizado
pela ERP Implantações.
O material deverá ser fornecido em formato de apostila e deverá conter as referências
bibliográficas.
O material deverá também ser desenvolvido no formato de slides para o acompanhamento do
curso (Power Point), o qual deverá ser fornecido em CD ou pendrive aos participantes.
Fornecedor deverá disponibilizar 1 recurso de nível sênior para a elaboração do material de
treinamento.
O material deverá contemplar exercícios e casos práticos para o treinamento.
O material deverá ser elaborado em papel sulfite 90g A4 e impresso com resolução mínima de300 dpi, em cores.
O material completo deverá ser aprovado por todos os membros do projeto.
Quantidade
Unidade
2
Versões
50
Apostilas
50
1
Mídias
(CD ou
pendrive)
Profissional
sênior
16
Horas
50
Apostilas
50
Conjuntos
(apostila +
mídia)
115
Prazos
Qualidade Requerida
Suporte Técnico
O material deverá ser fornecido em
formato de apostila (com referências
bibliográficas) e em slides em CD ou
pendrive; Deverá ser elaborado por
03/03/2015 um profissional sênior e apresentado
em papel sulfite 90g A4, impresso
com resolução mínima de 300 dpi, em
cores; Deverá ser aprovado por todos
os membros do projeto.
O fornecimento do
papel na especificação
requerida, a impressora
com a qualidade
requerida, além da
bibliografia adequada é
de responsabilidade do
contratado.
Treinamentos
Desejados
No mínimo um
especialista no
ramo de TI, com
experiência em
implementação
de ERP.
Nivel de Serviço de
Manutenção
Desejado
Garantia
Local de Entrega
Entregas parciais do
material que estiver
finalizado até o
momento deverão
ser enviadas para o
contratante com 30,
20, 10 e 5 dias antes
da entrega final.
O não
cumprimento
das
necessidades e
prazos está
contemplado
na multa a ser
aplicada à
empresa
contratada.
Material online,
impresso e em
mídia a ser
entregue na
Importex.
ï‚· WBS do Contrato
A WBS do contrato apresenta o orçamento das fases que serão contratadas e o valor estimado para cada um dos
entregáveis da fase.
Fase
Orçamento da Fase
R$
2.976,19
Pacote
Unidade
Elaboração do Material
Modelo de manual de treinamento
Recurso para a elaboração dos manuais de treinamento
Aceite formal domanual de treinamento
Manuais de treinamento impressos no layout selecionado
Versões
Profissional sênior
n/a
Apostilas
Quantidade Orçamento do Pacote
Planejada
de Trabalho
2
R$
300,00
1
R$
1.700,00
1
R$
150,00
50
R$
826,19
116
IV.
RFP
O objetivo deste documento é estabelecer os critérios mínimos para
apresentação de propostas técnicas e comerciais para prestação de serviço
de “elaboração de material de treinamento para implementação de sistema
ERP”.
ï‚· Publicação
Para a publicação da RFP será enviado para cada empresa
participante, o modelo de email convite abaixo:
CONVITE Nº XXX/XXXX
A [Nome do contato do fornecedor convidado]
A sua empresa, [Fornecedor convidado], foi selecionada para participar
de uma cotação, da empresa Importex Ltda.
Recebimento e abertura dos envelopes e documentação proposta:
DIA: 21/09/2014
HORA: 14 horas
LOCAL: Auditório Importex em São Paulo/SP
ENDEREÇO: Rua Rocio 351 – Vila Olímpia – São Paulo – SP
São Paulo, 11 de Setembro de 2014.
Paula Rodrigues de Branco
Gerente de Compras
Importex Ltda
117
ï‚· Apresentação da Proposta
As empresas participantes do processo deverão apresentar proposta
em nome da Importex Ltda
o Data de entrega da proposta;
o Endereço de entrega da proposta;
o As propostas deverão ser entregues em forma eletrônica no email disponibilizado;
o As propostas deverão ser entregues em cópia impressa,
assinada pelo responsável da empresa, conforme a data e
endereço citado em envelope lacrado;
o Junto a proposta a empresa deverá fornecer:
 Cópia dos dados cadastrais da empresa (Razão Social,
CNPJ e Dados Fiscais)
 Informações bancárias e balancetes dos últimos dois
anos;
 Certidões negativas de crédito e dequitação fiscal;
ï‚· Qualificações
A empresa que irá apresentar proposta deverá demonstrar as
seguintes qualificações:
o Demonstrativo de porte da empresa, contendo número de
funcionários e organograma funcional.
o Experiência anterior em dois escopos semelhantes em porte e
valores, comprovados, descrevendo imprevistos e lições
aprendidas.
o Seguro de responsabilidade técnica no valor total da proposta
apresentada (enviar cópia da apólice).
ï‚· Escopo de Trabalho
O escopo de trabalho que deverá ser apresentado na proposta deverá
conter os seguintes itens:
118
Especificação
O material deverá ser apresentado em 2 opções distintas, conforme conteúdo
disponibilizado pela ERP Implantações.
O material deverá ser fornecido em formato de apostila e deverá conter as
referências bibliográficas.
O material deverá também ser desenvolvido no formato de slides para o
acompanhamento do curso (Power Point), o qual deverá ser fornecido em CD ou
pendrive aos participantes.
Fornecedor deverá disponibilizar 1 recurso de nível sênior para a elaboração do
material de treinamento.
O material deverá contemplar exercícios e casos práticos para o treinamento.
Quantidade
2
50
50
1
16
O material deverá ser elaborado em papel sulfite 90g A4 e impresso com resolução
mínima de 300 dpi, em cores.
50
O material completo deverá ser aprovado por todos os membros do projeto.
50
Detalhamento do escopo:
Nível de
Treinamentos Serviço de
Qualidade Requerida
Suporte Técnico
Desejados
Manutenção
Desejado
Entregas
O material deverá ser
parciais do
fornecido em formato de
material que
apostila (com referências O fornecimento
estiver
bibliográficas) e em
do papel na
finalizado
slides em CD ouespecificação
No mínimo um
até o
pendrive; Deverá ser
requerida, a
especialista no
momento
elaborado por um
impressora com ramo de TI,
deverão ser
profissional sênior e
a qualidade
com
enviadas
apresentado em papel
requerida, além experiência em
para o
sulfite 90g A4, impresso da bibliografia
implementação
contratante
com resolução mínima
adequada é de
de ERP.
com 30, 20,
de 300 dpi, em cores;
responsabilidade
10 e 5 dias
Deverá ser aprovado por do contratado.
antes da
todos os membros do
entrega
projeto.
final.
Garantia
Local de
Entrega
O não
cumprimento
das
necessidades
e prazos está
contemplado
na multa a
ser aplicada à
empresa
contratada.
Material
online,
impresso e
em mídia a
ser entregue
na Importex.
ï‚· Prazos
Para o escopo previsto nesta RFP, estamos propondo o seguinte
prazo: 03/03/2015.
A empresa proponente deverá fornecer em sua proposta um
demonstrativo de como irá atender aos prazos citados e, caso entenda
que não seja possível, propor um novo prazo e justificar a alteração da
proposta.
119
ï‚· Condições comerciais
Para o escopo previsto nesta RFP, estamos propondo as seguintes
condições comerciais:
o Preço fixo com detalhamento dos custos individuais
A empresa proponente será responsabilizada por todos os itens
contidos nesta proposta, bem como sua apólice de seguro. Caso não
cumpra com seus deveres, a empresa proponente irá restituir valor
total contratado, com juros com base na taxa IGPM.
ï‚· Condições Gerais
o Duvidas referentes a RFP deverão ser enviadas ao e-mail
disponibilizado até a DATA.
o Caso algum item desta RFP não seja cumprido pela proponente,
ele deverá ser justificado e proposto alternativamente para
apreciação evalidação.
o Caso parte do trabalho seja elaborado por um ou mais
subcontratados,
estes
deverão
ser
descriminados
separadamente, bem como seus valores individualizados de
forma a não haver lucro sobre subcontratações e nem
bitributação.
o A proponente será responsável pela gestão e controle de
qualidade de todos os seus subcontratados.
o Resguardamo-nos o direito de rever as condições citadas neste
documento sem aviso prévio.
o Não é aceito o pagamento de sinal de trabalho para nenhum dos
itens solicitados.
o As empresas que encaminharem propostas para esta RFP
automaticamente estão de acordo com todas as condições aqui
propostas e, no caso de divergência entre informações,
prevalecerá a informação contida na RFP.
V.
Conduzir Aquisições
É o processo de obtenção de propostas de fornecedores, analise destas
propostas, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.
Para as análises serão utilizados critérios previamente definidos para
escolher um ou mais fornecedores qualificados para realizar o trabalho.
Nesta etapa serão utilizados o sistema de pontuação e a equalização.
120
ï‚· Sistema de Pontuação
O sistema de pontuação é utilizado para identificar dentro dos critérios
estabelecidos qual o melhor fornecedor.
Elaboração do material
Id
Critério Classificatório Comercial
Peso
1 Preço
3
2 Alinhamento com DT
3
3 Qualidade do Material
2
4 Cronograma / Prazo de Entrega
2
TOTAL
10
Trainning S/A
Nota
Média
Nota
Média
Nota
Média
Nota
Média
82
7
21
9
27
9
18
8
16
Treinamentos
Hello Group
Nota
8
Média
24
Nota
7
Média
21
Nota
6
Média
12
Nota
7
Média
14
71
Know and
Learn
Nota
7
Média
21
Nota
8
Média
24
Nota
7Média
14
Nota
7
Média
14
73
Peso
Pesado
5
Grande
4
Moderado 3
Baixo
2
Leve
1
121
ï‚· Equalização
A equalização é feita para análise de valores respondidos pelos fornecedores para identificação do melhor preço. A
negociação de valores para a realização dos serviços é realizada nesta etapa do projeto.
Quant
Unid
Valor Unit
R$
3.117,00
Total
Quant
Unid
Valor Unit
R$
2.910,00
Total
Quant
Unid
Valor Unit
R$
3.125,00
Total
2
versões
R$
130,00
R$
260,00
2
versões
R$
100,00
R$
200,00
2
versões
R$
125,00
R$
250,00
50
apostilas
R$
10,20
R$
510,00
50
apostilas
R$
10,00
R$
500,00
50
apostilas
R$
9,80
R$
490,00
50
mídias
(CD ou
pendrive)
R$
5,00
R$
250,00
50
mídias
(CD ou
pendrive)
R$
5,00
R$
250,00
50
mídias
(CD ou
pendrive)
R$
4,90
R$
245,00
1
profissional
sênior
R$
1.700,00
R$
1.700,00
1
profissional
sênior
R$
1.500,00
R$
1.500,00
1
profissional
sênior
R$
1.700,00
R$
1.700,00
16
horas
R$
9,50
R$
152,00
16
horas
R$
10,00
R$
160,00
16
horas
R$
10,00
R$
160,00
50
apostilas
R$
1,90
R$
95,00
50
apostilas
R$
2,00
R$
100,00
50
apostilas
R$
2,00
R$
100,00
50
conjuntos
(apostila +
mídia)
R$
3,00
R$
150,00
50
conjuntos
(apostila +
mídia)
R$
4,00
R$
200,00
50
conjuntos
(apostila +
mídia)
R$
3,60
R$
180,00
Trainning S/A
Treinamentos Hello Group
Know and Learn
122
VI.
Controlar Aquisições
Processo de gerenciar as relações de aquisições, monitorar odesempenho de contrato e fazer mudanças e correções,
conforme necessário.
Para esta etapa utilizamos o boletim de medição.
ï‚· Boletim de Medição
O boletim de medição possui as informações para controle do planejado e X realizado.
Item
Descrição
Elaboração do Material
Modelo de manual de
1.7.1.1
treinamento
Unidade
1.7.1
Recurso para a
1.7.1.2 elaboração dos manuais
de treinamento
1.7.1.3
Aceite formal do manual
de treinamento
Manuais de treinamento
1.7.1.4 impressos no layout
selecionado
Total
Orçamento da Fase Peso[%]
R$ 2.976,19
Quantidade
Critério de medição[%]
Planejada Realizada
Avanço Físico
Planejada
Realizada
%
100
versões
2
2
20
R$ 300,00
R$
300,00
100%
profissional
sênior
1
1
20
R$ 1.700,00
R$
1.800,00
106%
n/a
1
1
10
R$ 150,00
R$
150,00
100%
apostilas
50
50
50
R$ 826,19
R$
600,00
80%
R$ 2.976,19
R$ 2.976,19 R$ 2.850,00
123
VII.
Encerrar Aquisições
Processo de finalização de cada aquisição do Projeto.
Nesta etapa são verificados se todas as entregas possuem aceites para que seja assinado o termo de encerramento do
contrato.
ï‚· Termo de Encerramento do Contrato
Atestamos ter recebido da empresa Importex Ltda. todos os serviços citados no contrato firmado nâ° . 123, assinado
no dia DATA, e todos os seus aditivos e mudanças aprovadas formalmente. Fizeram parte deste escopo os seguintes
itens:
Item Contratado – Implantação de sistema ERP
Produtos Entregues
Classificação do Aceite
- Termo de Abertura do Projeto
- Gerenciamento de Escopo
- Gerenciamento de Tempo
- Gerenciamento de Recursos Humanos
- Gerenciamento da Qualidade
Produto/serviçoconsiderado conforme
- Gerenciamento de Comunicação
- Gerenciamento de Riscos
- Gerenciamento de Custos
- Gerenciamento de Stakeholders
- Análise do Atual Sistema
Produto/serviço considerado conforme
- Mapeamento dos processos atuais
- Verificação das Funcionalidades
Produto/serviço considerado conforme
Considerações Finais
Não há
Não há
Não há
124
Item Contratado – Implantação de sistema ERP
Produtos Entregues
Classificação do Aceite
Necessárias
- Mapeamento dos Novos Processos
- Desenho da Solução
- Estudo de Viabilidade
- Elaboração Proposta Comercial/Técnica
- Apresentação da Solução
- Análise da proposta
- Aprovação do Projeto
- Parametrização do ERP
- Configuração do ERP
- Adequação da infra-estrutura
- Implantação Modulo Faturamento
- Implantação Modulo Contabilidade
- Implantação Modulo Contas a Pagar
- Implantação Modulo Contas a Receber
- Testes integrados
Considerações Finais
Produto/serviço considerado conforme
Não há
Produto/serviço considerado conforme
Não há
Produto/serviço considerado conforme
Não há
As partes concordam que dá-se por encerrado o contrato firmado entre a CONTRATANTE e a Importex Ltda. Por
estarem assim ajustadas, as partes assinam o presente termo dando por encerrado todas as responsabilidades e
atividades da Importex referente a esse projeto
Assinatura Contratante
01/09/14
125
Referências:
Apostilas MBA FGV
Biblioteca Virtual - http://moodle.fgv.br/
In: http://www.pmtech.com.br/Templates/Riscos-Kangari.pdf,
segundo Kangari, acesso em 11 Ago 2014;
RBS
de
Riscos
PMBOK, 5ª Edição
Livro: Gerenciamento de Riscos, FGV Management;
126
...
Disponível apenas no TrabalhosGratuitos.com