Funções da Administração: Planejamento, Organização, Execução e Controle.

Funções da Administração: Planejamento, Organização, Execução e Controle.

ESTUDO DE FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

1. PLANEJAMENTO

É a escolha do melhor caminho para se buscar um objetivo em função das oportunidades e recursos disponíveis. É a racionalização das tomadas de decisões levando em consideração os riscos envolvidos.

a) Planejamento especial: ao atingir seu objetivo, deixa de ser utilizado.

(ex.: plano de lançamento de um novo produto)

b) Planejamento geral: processo definido e recorrente .

(ex.: planejamento financeiro)

O planejamento define os problemas a serem tratados pela organização, onde problema é a diferença entre o estado em que se está e no qual se quer chegar.

O planejamento deve ser cíclico para poder reavaliar o rumo escolhido e ações projetadas para alcançar o objetivo, corrigindo falhas se elas existirem e realocando recursos, se necessário.

Projeto: É uma ferramenta que possibilita avaliar a viabilidade e a forma de se alcançar um objetivo. Apresenta os custos e riscos associados e o tempo necessário para chegar ao objetivo. Pode ser dividido em quatro fases:

a) Anteprojeto: avalia as vantagens e as desvantagens para se perseguir o caminho proposto para avaliação em um briefing.

b) Projeto Final: constitui as bases econômicas, técnicas, financeiras, administrativas e legais para se alcançar o objetivo proposto.

c) Implantação de Projeto: reúne os recursos necessários e executa o projeto como foi aprovado, fazendo controle para acompanhamento dos resultados parciais.

d) Funcionamento Operacional do Projeto: Entrega do resultado final do projeto após todas as suas etapas concluídas e projeto devidamente implantado e funcionando.

➢ Análise de SWOT: ferramenta que permite confrontar uma análise ambiental interna (a organização como ser autônomo) com outra externa (meio em que a organização está inserida e com o qual interage). A análise interna envolve fatores que a organização controla e aponta as suas forças e fraquezas ; já a análise externa aponta as oportunidades e as ameaças que o meio lhe oferece. Então a organização avalia principalmente se tem forças para aproveitar uma oportunidade e se suas fraquezas a colocam em risco perante uma ameaça. A partir daí ela define seus objetivos e expansão e sobrevivência.

2. ORGANIZAÇÃO

➢ Reunião e racionalização dos recursos (financeiros, humanos, materiais, processuais etc.) necessários para se atingir o objetivo segundo o planejamento.

➢ Departamentalização: distribuição de recursos e responsabilidades para execução do planejamento.

Organização Estrutural: define os cargos e funções das pessoas nos departamentos.

Organograma: representa a forma como uma organização divide-se em departamentos e a relação hierárquica entre eles (linha de responsabilidade/autoridade)

Fluxograma: representa como o fluxo de um processo flui através dos departamentos (fluxo de compras, pagamentos, contratação de pessoal etc.)

Orçamento: representa os recursos financeiros reservados a cada departamento com determinação de finalidade (despesas com pessoal, infraestrutura etc.)

➢ Horizontalização: Com a necessidade de tornar a organização mais flexível para enfrentar as mudanças de mercado, surgiu a Reengenharia de Negócios propondo o menor número de níveis hierárquicos entre a cúpula e a base organizacional.

Para tanto, elas tinham que se concentrar em atividades fins e terceirizar as atividades meio (outsourcing). Assim, as organizações tinham que procurar ter o tamanho que lhes permitissem serem mais eficientes . O processo de encolhimento de uma organização recebe o nome de downsizing. Hoje, as organizações tentam se estruturar com três a cinco níveis hierárquicos (Presidência, Vice-Presidência, Diretoria, Gerência e Coordenação). Quando as empresas começam a crescer muito, criam Unidades de Negócios, que se comportam como empresas com orçamento próprio e diferentes atividades fins. Elas compartilham ao máximo as mesmas atividades-meio e, sempre que possível, atuam juntas em busca de sinergia.

➢ Organizações Modulares: São aquelas que se espalham muito geograficamente e atuam através de demandas irregulares. Elas crescem e encolhem muito dinâmica-mente em função da demanda que recebem do mercado. Utilizam mão de obra terceirizada ou temporária para atividades fins.

3. EXECUÇÃO – COORDENAÇÃO

➢ Coordenação de ações interdepartamentais harmonizando os esforços coletivos (recursos e processos) para o atingimento dos objetivos.

a) Coordenação Vertical: relacionamento hierárquico entre departamentos.

b) Coordenação Horizontal: relacionamento orientado a processo entre departamen-tos sem disposição hierárquica entre eles.

c) Coordenação Contingencial: se forma temporariamente sob a gestão de um líder igualmente temporário para realizar uma determinada atividade. Os membros do grupo podem ser do mesmo departamento ou não.

4. EXECUÇÃO - COMANDO

➢ Coordenação de ações de membros de um departamento. É definir QUEM, QUANDO, ONDE e COMO realizará determinada ação de responsabilidade do departamento.

➢ Define-se as lideranças formais e a elas atribui-se poderes:

a) Poder de Decisão: decidir o que e como deve ser feito.

b) Poder de Determinação: determinar a alguém uma ação e quando deve ser feita.

c) Poder de Delegação: transmitir a outro, parte do seu próprio poder.

d) Poder de Sancionar: agir em função da execução ou não de uma ação