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A Comunicação e Stakeholders

Por:   •  29/9/2022  •  Trabalho acadêmico  •  1.293 Palavras (6 Páginas)  •  20 Visualizações

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Atividade individual

Matriz de análise

Disciplina: Gerenciamento de comunicação e stakeholders em projetos

Módulo:

Aluno:

Turma:

Tarefa: Plano de Gerenciamento de Stakeholders do projeto de implantação de um Parque de Ciências no Estado do Pará.

Introdução

Define-se comunicação como a troca de informações entre indivíduos para um entendimento comum de uma mensagem ou informação. Tal troca de informações pode ser intencional ou involuntária, e as informações podem ser expressas na forma de ideias ou emoções. (PMI, 2018.)

Essa comunicação é muito mais do que o líder repassar as informações ou notícias para a sua equipe, pois ela pode conter falhas ou até mesmo não transmitir a mensagem na sua essência.

Considerando a importância da comunicação no gerenciamento de projetos, é de grande necessidade saber analisar o ambiente e conseguir identificar os stakeholders no início de projeto, criando as condições para se comunicar com eles são ações essenciais para que se consiga obter o sucesso, fundamentado em um planejamento de gerenciamento destes stakeholders. O guia PMBOK identifica a necessidade do gerenciamento, planejamento e monitoramento dos stakeholders, e em atendimento a estas prerrogativas esta atividade busca atender:

Identificação

Planejamento Engajamento

Gerenciamento Engajamento

Monitoramento Engajamento

Partes interessadas/impactadas no projeto, seus interesses, envolvimento, poder e impacto sobre o resultado do projeto

Desenvolvendo as abordagens necessárias para envolver os Stakeholders, em base as suas necessidades, interesses e impacto.

Ações afins de atender expectativas e promovendo o engajamento dos Stakeholders.

Monitoramento das relações com os Stakeholders, a fim de manter sob controle o engajamento deles.

Devido a quantidade de trocas de informações, se considera que a área de conhecimento da comunicação possui um dos processos que consomem parte substancial do tempo do gerente de projeto e de sua equipe para seu desenvolvimento e implantação, pois as mudanças podem impactar no ambiente de trabalho e estrutura organizacional da empresa, entre outras e pode estar ou não alinhado com os interesses particulares de alguns indivíduos, podendo alterar o nível de envolvimento deles (Inconsciente, Resistente, Neutro, Favorável ou Apoiador) em decorrência de modificações.

Assim, um bom gerenciamento de comunicação e de stakeholders permitirá que, quando da ocorrência desse e vento no projeto, as partes interessadas e/ou afetadas pelo projeto as aceitem mais facilmente. 

Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para realização do projeto, tendo como foco principal o gerenciamento de stakeholders

O projeto de implantação do Parque de Ciências no Estado do Pará faz parte de uma iniciativa do governo federal que tem por finalidade fomentar a geração de inteligência, infraestrutura e os serviços necessários para o desenvolvimento da tecnologia nacional.

Devido à dimensão deste projeto, se fez necessário a contratação de uma empresa responsável pelo gerenciamento com a experiência baseados no PMI, para a qual foi selecionada a empresa W, posterior a assinatura do Ata de Intenção entre a Universidade do Estado do Pará (Unest) e o Ministério de Ciência e Tecnologia (MCT).

Dentro do alcance deste projeto, as empresas e organizações parceiras são a Prefeitura, empresas regionais de tecnologia, o Departamento de Desenvolvimento Econômico, Científico e de Tecnologia do Estado (DECTE), além disso, o apoio do Fundo de Estudos e Projetos (FEP) e do MCT (Ministério da Ciência e Tecnologia), para os quais se considera os processos de gerenciamento de comunicação e stakeholders. A identificação dos stakeholders do projeto permitiu que a equipe do projeto direcionasse os recursos e atividades necessárias para o engajamento deles. Além de ocorrer no início do projeto, este processo será cíclico, executando-se em cada fase do projeto e/ou quando houver mudança significativa no projeto.

A partir da identificação, se mapeou o grau de influência e interesse de cada, gerando o gráfico do Poder versus Interesse dos stakeholders, o qual nos auxilia a entender de que forma devemos abordar e tratar o mesmo, afim de manter o seu engajamento (Figura A), para o qual se considero:

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Figura A - Matriz de poder versus interesse

Ao DECTE com o maior interesse devido ao seu papel de patrocinadora. Possui poder compartilhado com o MCT e a Prefeitura da Cidade, que podem fomentar o sucesso ou fracasso, devido a estreita relação política, os interesses se mantem durante o mandado, podendo alterar-se em próximas eleições, dependendo do plano de governo.

A Prefeitura, com alto interesse pela divulgação de ações da Prefeitura e estimular a sociedade universitária e as empresas para o desenvolvimento.

As empresas locais de tecnologia e a Unest, possuem baixo poder e influência, estando a favor do projeto, razão pela qual estão identificados como membros de rede, com os quais se buscará criar parceiras e manter informados.

Empresa W com relativo poder devido ao seu papel de gerencia-lo, seu interesse no sucesso do projeto proporcional a que se beneficiará pelo retorno financeiro, potenciais clientes e publicidade.

Por tanto temos como aliados a Empresa W, a DECTE, Prefeitura e o MCT, uma vez que efetivaram uma parceria para o desenvolvimento deste projeto, razão por que possuem muito poder e influência no projeto. Eles possuem poderes de decisão e interesse com o resultado do projeto, deve-se formar base de poder, manter informado e monitorar. Em está fase não foram identificados bloqueadores e desaceleradores.

Todavia, a fim de aumentar engajamento das partes interessadas, se elaborou um plano desenvolvimento através do mapeamento da avaliação do nível de engajamento dos stakeholders (Tabela 1) para desenvolvimento de abordagens para o envolvimento deles considerando suas motivações.

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Tabela 1 - Matriz de avaliação do nível de engajamento das partes interessadas

Em continuidade a avaliação dos interesses e poder, assim como a identificação dos níveis de envolvimento atuais de desejados, continuou-se com o plano de ação de comunicação, detalhando os possíveis papeis exercidos, gerando assim algumas ações de comunicação para cada Stakeholder, conforme (Tabela 2).

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Tabela 2 - Matriz de stakeholders

Não obstante, considerando o possível surgimento ou mudança dos já existentes no decorrer do projeto de bloqueadores e desaceleradores, deve-se considerar adotar a estratégia de negociar, satisfazê-lo e, em casos extremos, isola-lo. Afim de potencializar o controle do Gerente do Projeto, definiu-se um plano de gerenciamento para todos os stakeholders identificados anteriormente com respectivas possíveis ações de comunicação a fim de promover o engajamento na execução do projeto (Tabela 3).

[pic 6]Tabela 3 - Ações de comunicação para engajamento dos stakeholders

Considerações finais

No período em que abordamos o estudo da Disciplina de Gerenciamento dos Stakeholders e Comunicação, pode-se observar a importância contidos na transmissão das informações e em estabelecer parcerias, fomentando a satisfação dos envolvidos, gerando um ambiente laboral positivo, motivando a que os membros contribuem de forma grata seu maiores esforços, contribuindo inegavelmente para o melhor resultado possível do projeto. Em este estudo se pode conhecer a importância da identificação e classificação dos Stakeholders, das abordagens da comunicação verbal e não-verbal, da linguagem corporal, entendimento das melhores formas de lidar com stakeholders em nossos projetos considerando os elementos da linguagem como um todo (verbal e não verbal) e estratégias de engajamento, fomentando mudanças positivas de quadrante para maximizar o potencial de resultado do Projeto, que estão mais além da tríade Escopo, Custo e Prazo.

No caso do projeto da atividade apresentada, é possível afirmar que sem um plano de comunicação algumas das partes interessadas poderiam perder o interesse no projeto, colocando seu sucesso em risco. Razão pela qual manter e engajar os Stakeholder já parceiros potencializa o projeto maximizando o grau de satisfação deles. Já no caso dos resistentes, se requere de um plano de engajamento bastante robusto, trazendo-o para o seu lado, o em caso de não ser possível, anular uma possível ação negativa do mesmo.

Referências bibliográficas

  • Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
  • FABRA, Marcantonio. Gerenciamento de Comunicação e Stakeholders em Projetos. Apostila Fundação Getúlio Vargas, 2020.
  • VALLE, José Ângelo Santos et al. Gerenciamento de stakeholders em projetos. 1ªed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014.
  • JUSTO, Andreia Silva, publicado no Site EUAX.com.br em 01.02.2017. Disponível em: https://www.euax.com.br/2017/02/o-que-sao-e-como-identificar-os-stakeholders-do-seu-projeto/ Acesso em: 28 de set. de 2020.

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