CONTROLE INTERNO CONTÁBIL

OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO

         Objetiva na proteção dos ativos, na produção da confiabilidade dos dados e ter uma boa condução na administração dos negócios da empresa. Mostra as falhas e faltas a fim de que possa ter reparo e evitar que tais erros sejam repetidos. Ou seja:        

1. Ponto de vista administrativo: é necessário assegurar-se de que o programa existe, é aplicado e está em dia, e de que o organismo social está completo, o comando exercido segundo os princípios adotados, as conferências de coordenação se realiza;
2.  Ponto de vista comercial: é preciso assegurar-se de que os materiais que entraram e saíram são exatamente considerados no que toca à quantidade, à qualidade e ao preço, se os inventários estão corretos, os contratos são perfeitamente cumpridos;
3.  Ponto de vista técnico: é preciso observar a marcha das operações, seus resultados, suas desigualdades, o funcionamento do pessoal;
4. Ponto de vista financeiro: o controle se estende aos livros, ao caixa, aos recursos e às necessidades, ao emprego de fundos;
5. Ponto de vista de segurança: é necessário assegurar-se de que os meios adotados para proteger os bens e as pessoas estão em bom estado de funcionamento;
6. Ponto de vista contábil: verifica-se se os documentos necessários estão em mãos o mais rápido possível, confere se o está clara a visão da situação da empresa, se encontra nos livros o controle, bons elementos de verificação nas estatísticas e nos diagramas e se não existe nenhuma estatística que não seja proveitosa. 

Podem ser analisados os objetivos do controle interno com a segregação em quatro tópicos básicos, quais sejam:

1) a salvaguarda dos interesses da empresa;

2) a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;

3) o estímulo à eficiência operacional;

4) a aderência às políticas existentes.

2.2.1 - Salvaguarda dos Interesses

Este submete-se a proteção do patrimônio contra qualquer perda e riscos devidos a erros ou irregularidades.

As principais práticas que podem dar suporte à salvaguarda dos interesses são as seguintes:

a)  Segregação de Funções: estabelece a independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização;

b)  Sistema de autorização e aprovação: compreende o controle das operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos;

c) Determinação de funções e responsabilidades: a existência de organogramas claros determinam linhas de responsabilidades e autoridades definidas por toda a linha hierárquica;

d) Rotação de funcionários: corresponde ao rodízio dos funcionários designados para cada trabalho. Dessa forma, é possível reduzir a ocorrência de fraudes e contribuir para o surgimento de novas idéias;

 e) Legislação: corresponde à atualização permanente sobre a legislação vigente, visando diminuir riscos e não expor a empresa à contingências fiscais e legais pela não-obediência as atuais vigentes;

 f) Contagens físicas independentes: corresponde à realização de contagens físicas de bens e valores, de forma periódica, por intermédio de pessoa independente ao custo diante, visando maximizar o controle físico e resguardar os interesses da empresa.

Fica visível a preocupação que tem o controle interno com relação à proteção de seu patrimônio, munindo-se de várias práticas que contribuem ao sucesso deste objetivo.

2.2.2 - Precisão e Confiabilidade dos Informes e Relatórios Contábeis, Financeiros e Operacionais

Com relação a este objetivo, tem-se que esta precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais compreendem a geração de informações adequadas e oportunas, fundamentais no campo gerencial e administrativo, para compreensão dos fatos e eventos realizados na organização. Attie (2000, p.119) enfatiza muito bem esta confiabilidade e precisão quando explica que: Uma empresa necessita constituir, para si, sistemas que lhe garantam conhecer os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos. Os efeitos ocorridos através da realização de cada ato devem ser escriturados e levados, em tempo hábil, ao conhecimento dos administradores. O mesmo autor, quando expõe sobre este objetivo de controle, enumera alguns meios que possibilitam sua realização:

 a) Documentação confiável: corresponde à utilização de documentação hábil para o registro das transações;

b) Conciliação: indica a precisão ou diferenças existentes entre diversas fontes de informação, visando à manutenção equilibrada entre estas e à eliminação tempestiva de possíveis pendências;

c) Análise: compreende a identificação da composição analítica dos itens em exame;

d) Plano de contas: estabelece a classificação da empresa perante uma estrutura formal de contas. A existência de um manual de contabilidade que proceda o uso destas contas, caracteriza a classificação e a utilização adequada de cada conta;

e) Tempo hábil: determina o registro das transações dentro do período da competência e no menor espaço de tempo possível;

f) Equipamento mecânico: a utilização de equipamento mecânico visa facilitar e agilizar o registro das transações, promovendo a divisão de trabalho.

 A organização precisa munir-se de relatórios e sistemas que sejam confiáveis e eficientes, garantindo-lhes, assim, um espelho da situação econômico financeira da instituição.

2.2.3 - Estímulo à Eficiência Operacional

Neste objetivo, nota-se que seu intuito é o de promover a eficiência operacional, provendo-se de todos os meios necessários à condução de tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme. Segundo Attie (2000, p.120) reforça que os principais meios que promovem a obtenção de pessoal qualificado são:

 a) Seleção: possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer com eficiência as funções específicas;

b) Treinamento: possibilita a capacitação do pessoal para a atividade proposta;

c) Plano de carreira: estabelece a política da empresa ao pessoal quanto às possibilidades de remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação do pessoal;

d) Relatórios de desempenho: compreendem a identificação individual de cada funcionário. Apontam suas virtudes e deficiências, sugerindo alternativas necessárias ao aperfeiçoamento pessoal e profissional;