O Gerenciamento de Projetos Business Case e Canvas de Projeto

Resenha: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos - Termo de Abertura do Projeto (TAP), Business Case e Canvas de projeto

Neste encontro foram abordados e discutidos vários temas, entre eles:

• Os Conceitos e características dos projetos, alinhados à estratégia da organização;
• Termo de Abertura do Projeto (TAP), Business Case e Canvas de projeto;

Vamos fazer abordagens rápidas para entendermos alguns conceitos essenciais dentro do Gerenciamento de Projetos, como: o que é projeto, o que é processo, o que é portifólio e o que são programas.

Todo projeto é único, com objetivos bem definidos e possuem começo, meio e fim planejados. Projetos geram esforços temporários que resultam em produtos ou serviços para atender determinados clientes.

Para que um projeto tenha sucesso é necessário respeitar a tríade “Custo, Tempo e Escopo”, e todas as suas etapas necessitam de engajamento, confiabilidade, monitoração e controle envolvendo várias equipes multidisciplinares.

Processos são ações repetitivas e contínuas ao longo do tempo, e que geram tarefas a serem executadas que já foram padronizadas anteriormente, e que precisam de conformidades durante suas execuções.

Dentro da Telefônica, empresa a qual sou colaborador, monitorar uma Rede Móvel 4G e validar seus KPIs fazem parte de um processo interno de qualidade de Redes, e que são executadas diariamente. Planejar e ativar uma Rede Móvel 5G comercial é um projeto, que depende de várias áreas integradas e multidisciplinares, e a operação futura dessa Rede Móvel 5G dependerá de vários processos.

Indo um pouco além, portifólio são mais amplos e são formados por um, ou mais projetos somados aos grupos de programas que visão o atendimento da estratégia e dos objetivos das organizações. O portifólio pode ser alterado de acordo coma necessidade imediata da organização. É um plano estratégico.

Programas são constituídos por projetos que precisam estar coordenados e disponíveis para que se possa gerar sinergia, a qual não seria possível se estes projetos estivessem isolados e armazenados em suas áreas afins, onde não teriam uma ampla visibilidade entre as equipes e colaboradores de modo geral. É um plano tático.

Um projeto antes de ser concebido passa por algumas etapas:

• Inúmeras ideias são discutidas e lançadas incialmente;
• Dessas ideias se destacam alguns projetos eleitos como candidatos, que posteriormente passam por avaliações mais criteriosas;
• Após avaliações mais criteriosas, cria-se uma lista de projetos aprovados, porém nem todos os projetos aprovados são executados (NO GO);
• Apenas os projetos definidos como priorizados são colocados em esteira, e possuem a liberação para seu desenvolvimento e execução (GO).

Business Case

O Business Case é um documento que é utilizado para fornecer:

• Informações essenciais para o negócio, ou seja, não é um projeto detalhado;
• Determinar se o projeto é viável ou não pelo ponto de vista do investimento;

O Business Case é um dos primeiros documentos a serem elaborados, e é confeccionado durante a fase do pré projeto. Ele é utilizado para defender as ideias e a implementação de processos. O patrocinador é responsável pela elaboração deste documento, com o apoio efetivo de outras pessoas, inclusive do gerente do projeto. Nesta etapa é onde o patrocinador defende a aprovação do investimento. Caso este Business Case seja aprovado uma nova fase é iniciada, onde se elabora o TAP.

TAP ou Project Charter:

Para que um projeto se inicie, o PMBOK sinaliza para a elaboração do TAP, que em português é o termo de abertura de projeto, ou em inglês Project Charter. O TAP só é confeccionado após a aprovação do Business Case quando já existe a certeza que os recursos financeiros estão aprovados. Este documento formaliza, e marca o início do projeto, e deixa claro para o gerente de projeto o perímetro de sua autonomia (poderes e limites), e identifica restrições para a utilização dos recursos da organização durante as etapas do projeto.

O ideal é que um projeto só comece a ser executado depois que o TAP seja elaborado, e tenha a rubrica da alta gestão e/ou do patrocinador do projeto. O PMBOK define que a responsabilidade pela confecção do TAP é do patrocinador, que em inglês é o “sponsor”, porém muitas das vezes o TAP é construído junto com uma equipe multidisciplinar, e com o gerente de projeto já definido.

Durante a elaboração do TAP, é preciso focar e abordar alguns temas e interesses, fazendo todo o detalhamento do projeto, como:

• Identificar as partes interessadas, os Stakeholders;
• Definir a autoridade do gerente de projetos, definir seus poderes e limites;
• Validar premissas e restrições;
• Definir escopo e não escopo,
• Elaborar a estimativa de custo;
• Identificar riscos;
• Descrever e organizar a distribuição do projeto;
• Criar mecanismos de gerenciamento e controle;
• Sinalizar o objetivo do projeto, desenhando o plano de execução;
• Sinalizar objetivos e metas no padrão *SMART (definir quantidades, percentuais, algo mensurável, para que se possa medir o quanto foi entregue no projeto);

Após conhecer um pouco melhor o TAP, podemos concluir que ele é um documento que orienta como o projeto será executado, seu gerenciamento, sua monitoração e controle, escopo e seus objetivos, ou seja é a identidade do projeto.

O PMC – Project Model Canvas, também tem finalidade similar à do TAP, mesmo sendo completamente diferente em sua estrutura e designer. O TAP é um documento textual e que pode conter uma quantidade razoável de páginas, o qual dificulta os brainstorms.

O PMC (Project Model Canvas) é um diagrama visual, um painel. Na verdade, o PMC é uma versão simplificada e de fácil visualização de todo o projeto, facilitando sua compreensão e a integração das áreas multidisciplinares que participam do projeto. O PM Canvas é construído junto com a equipe de projeto.

...