Escritório de Gerenciamento de Projetos

Módulo: 6

Atividade: Individual

Título: PMO é, realmente, o “salvador da pátria”?

Aluno: Adrielle da Silva Ferreira

Disciplina: Escritório de Gerenciamento de Projetos

Turma: MBA_ESCPROEAD-24_04092017_1

Introdução

O aumento da competitividade tem forçado as empresas a correrem contra ao tempo, já que tempo é dinheiro, e um dos fatores de maior importância na implementação das estratégias empresariais. Em função disso, as empresas estão buscando, cada vez mais, a excelência em seus projetos, e assim, a gestão de projetos tem aumentado sua importância no cenário mundial (DUARTE, 2016).

Mas uma boa gestão não surge sem boas metodologias, isso ocorre devido ao fato de que times coordenados através de processos bem definidos costumam dar mais resultados positivos do que equipes que trabalham com maior liberdade. E é através de metodologias que se mede o avanço do projeto e o mantém dentro do prazo (REIS, 2015).

O objetivo de um escritório de projetos ou PMO (Project Management Office) é justamente orientar e dar suporte aos gerentes de projetos permitindo à empresa desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz possível, através da padronização dos processos de governança, compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas, e técnicas (PMBOK, 2000).

Justificativa

O PMO ajuda as organizações a melhorar o gerenciamento de seus projetos, minimizando os riscos associados, diminuindo conflitos inerentes entre projetos e operações, provendo metodologias adequadas e análise do nível de maturidade em gerenciamento de projetos. Além de estabelecer estratégias de aprimoramento contínuo em relação a aquisição do conhecimento, capacidades, técnicas e ferramentas, visando os objetivos da organização através dos projetos, e consequentemente, contribuindo para o aumento da competitividade na gestão dos mesmos (DUARTE, 2016).

Desta forma, um PMO justifica-se pelo seu diferencial oferecido que é o de garantir o crescimento por meio do planejamento e execução de projetos bem sucedidos, com equipes enxutas aliadas a abordagens flexíveis que se adaptam a mudanças de panoramas garantindo as entregas previstas. Também pode ter um papel mais estratégico com o apoio do executivo, tornando a gestão de projetos mais consistente, eficaz e mensurável, dando suporte ao equilíbrio do portfólio.

Desenvolvimento

Implantar um PMO requer muito esforço e dedicação, pois não se trata de um escritório qualquer, envolve mudanças na forma de trabalhar de toda a organização, necessita de muitas pessoas e de um planejamento cuidadoso para ser bem sucedido.

Existem várias possibilidades de project office se estabelecer numa empresa, por exemplo: pode ser representado por um grupo de pessoas em um departamento qualquer da empresa, ou situar-se em um departamento próprio, ou ser representado por um ambiente em rede (portal virtual) para apoiar pessoas.

E também várias abordagens para a implantação de um PMO, cada autor defende sua ordem de prioridade nas ações. Estes passos direciona a organização a uma ordem lógica e sequencial, seja ela qualquer uma das apresentadas abaixo (ROCHA):

Tabela 1 – Passos para implantação do PMO

Fonte: ROCHA, XXXX

É importante frisar que, para se implantar um PMO com sucesso é essencial o apoio e comprometimento da alta direção, que o papel do PMO esteja claramente definido e o uso de processos e técnicas de gerenciamento de projetos próprios para o projeto.

Reforçando o que foi dito anteriormente, GP. Martins (2005) analisou a fusão de empresas de telefonia celular no Brasil e demonstrou como as funções e responsabilidades do PMO foram sendo incrementadas ao longo do tempo em função dos resultados alcançados no desempenho dos projetos, assim como do suporte da alta gerência na demarcação do espaço político do PMO dentro da empresa (BARBALHO et al., 2009).

Já em 2001, a Gartner Group previa que as empresas que não estabelecessem um escritório de projetos iriam experimentar atrasos e cancelados duas vezes mais do que as que empresas que instituíram um PMO. Justificando pelo fato de que nem todos os membros das equipes de projetos teriam treinamento adequado para utilizar corretamente as ferramentas de gerenciamento de projetos, mesmo as ferramentas padronizadas por toda organização (ROCHA).

São muitos os benefícios a curto, médio e longo prazo que a implementação de um escritório de projetos pode trazer, aos quais podemos citar (DUARTE, 2016):

• Identificação e monitoramento de interdependências;
• Acompanhamento do progresso, eficiência e produtividade;
• Solução de questões críticas;
• Identificar riscos e definir ações de mitigação aos mesmos;
• Estruturar e centralizar as informações;
• Integração e comunicação interna;
• Fornece um ambiente aberto para comunicação;
• Planejamento das equipes dos projetos;
• Padronização de cronogramas, estimativas, relatórios, planos e processos;
• Planejamento e controle do escopo, custo, prazo e qualidade;
• Disponibilizar e manter metodologia de gerenciamento de projetos;
• Ser um centro de apoio aos times de projeto;
• Desenvolver modelos de gestão de projetos;
• Estimular o espírito de equipe;
• Manter histórico dos projetos;
• Disseminar os resultados e lições aprendidas;
• Realizar comparações de desempenho continuamente;
• Garantia e controle de qualidade sobre as entregas de projeto;
• Gestão de riscos de projetos, programas e portfólio;
• Garantia de alinhamento estratégico;
• Previsibilidade em relação a resultados;
• Gestão de expectativas de clientes internos e externos;
• Coaching e Mentoring para gerentes de projetos;
• Aumento no nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos.

Ressaltando que a existência de uma metodologia por si só não é o suficiente para se alcançar a excelência em gestão de projetos e nem para o sucesso da implementação de um escritório de projetos. Somente a aceitação e utilização por todos na organização que conduz à excelência.

Como nem tudo são flores, existe também aqueles que fracassam ao implantar um PMO, entre os fatores para o fracasso podemos citar (DUARTE, 2016):

• Não saber o objetivo do Escritório de Projetos;
• Não é percebido nenhum impacto positivo nas entregas dos projetos;
• O escritório de projetos é visto como uma ameaça, ou seja, o escritório pode realizar ações que evidenciam problemas com funcionários improdutivos, por exemplo;
• O PMO está em um nível muito baixo da estrutura organizacional;
• Não há apoio e reconhecimento do PMO pelos Gerentes funcionais.

Dentre os fatores de fracasso posso destacar os dois último por experiência própria, participei como membro de equipe de duas implementações de PMO durante minha carreira profissional e, em ambos os casos, houve uma barreira política por parte de alguns diretores e gerentes funcionais que se sentiam ameaçados pelas ações do PMO, pois sentiam que estavam perdendo espaço e autoridade. Isso só dificultou o processo de implementação que se arrastou por mais de dois anos e não pude ver se foi totalmente completado ou não. Se não houver apoio e participação de cima para baixo é o mesmo que nadar contra maré.

Conclusão

Pode-se concluir que implantar um escritório de projetos não é uma tarefa fácil e que exige o esforço e dedicação de todos os envolvidos, além do apoio da alta administração para alcançar o seu sucesso.

Evidenciou-se que um PMO pode trazer muito benefícios para as organizações principalmente no que tange a redução de prazo, custo e escopo, melhoria no gerenciamento e controle dos risco e da qualidade. Entretanto, é necessário paciência, foco e persistência nos objetivos, pois a maioria dos benefícios não são perceptíveis no curto prazo.

Por vezes, o PMO é considerado como “O salvador da pátria” prometendo solucionar todos os problemas da organização em relação ao gerenciamento de projetos, e isso faz com que seja visto por muitos como uma grande ameaça, pois através do processo de gestão de mudanças, promove a padronização de documentos, a gestão sincronizada de projetos e recursos, redução de desperdício, melhoria da qualidade do produto e processos e muito mais.

Por fim, muitas organizações tem se beneficiado com a implantação do PMO, apresentando maior grau de amadurecimento em processos de gestão e qualificação dos profissionais, e gestão de portfólio alinhado com a estratégia organizacional.

Referências bibliográficas

BARBALHO, S.C.M.; AMARAL, D. C.; KERNBICHLER, T. S.; RICHTER, E. H.; TORRES, Larissa. Rompendo obstáculos para a implantação de escritório de projetos em empresa de base tecnológica. São Carlos, v. 16, n. 3, p. 435-449, jul.-set. 2009.

DUARTE, Jefferson. Impactos de um PMO e Benefícios a Curto, Médio e Longo Prazo. GP4US. Brasil, mai. 2016. Disponível em: < http://www.gp4us.com.br/beneficios-pmo-curto-medio-longo-prazo/>. Acesso em: 14 out. 2017.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI. Guide of Project Management Body

of Knowledge - PMBoK, 2000.

REIS, Thiago. 7 passos para implementar uma metodologia de gestão de projetos com sucesso. Project Builder. Brasil, jul. 2015. Disponível em: . Acesso em: 25 jul. 2016.

ROCHA, E. N. Implantação de PMO como Necessidade. Techoje. Disponível em: < http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1122>. Acesso em: 14 out. 2016.