Procedimento Para Definição de Processos Logísticos

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1. OBJETIVO

Procedimento para definição de processos logísticos dos materiais destinados à Beauty Fair, referente as notas ficais de saída das mercadorias, de brindes, itens de displays/expositores e itens para o estande de vendas, assim como as notas fiscais de retorno/transferência e o processo de baixa sistêmica. Assegurando que seja tudo realizado em conformidade com o disposto na legislação tributária, sem prejuízo da acuracidade, guarda e confiabilidade dos estoques de nossos produtos.

1. ÁREAS RESPONSÁVEIS

1. Fiscal, Contábil, Controladoria, Compras, Comercial, Qualidade, Faturamento, Estoque, Expedição, Recebimento e Logística.

1. MATERIAIS

1. Notas fiscais de remessa; notas fiscais de retorno; notas fiscais de transferência; relatório de vendas; relatório de posição de estoque dos itens enviados à feira; ordem de venda de incineração.

1. PROCEDIMENTO

1. Foi criado uma Ordem Interna no SAP para a Beauty Fair com a descrição BFAIR2017 vinculada aos Departamentos de Marketing e Comercial. O percentual de despesas que será vinculado a cada departamento será definido pela Diretoria. Estas despesas serão contabilizadas na Conta Razão FEIRAS E EXPOSIÇÕES.

1. PRODUTOS PARA EXPOSIÇÃO EM FEIRAS (BRINDES, DISPLAYS E EXPOSITORES)

1. O responsável pela área de Marketing deverá solicitar ao Departamento Comercial os produtos para exposição e brindes através de planilha de solicitação de produtos, gerada anteriormente pelo Departamento Comercial e encaminhada à área de Marketing, contendo todos os códigos dos produtos. O Departamento de Qualidade deverá estar copiado nos e-mails de solicitação de produtos.

1.  O responsável pela área Comercial abrirá as ordens de remessa dos produtos para exposição, brindes e vitrine através de Ordens de Vendas com o tipo YFEI, sempre através da empresa 0100 para os produtos saírem da mesma empresa, se necessário realizar venda Intercompany.

1. Os responsáveis pelo Estoque de Produtos e Estoque de Marketing separarão os produtos preferencialmente com 1 lote por sku e deverão embalar em caixas com etiqueta de fundo branco e escrito em preto, especificando qual o destino do material (ex: expositor lateral). Etiquetas extras deverão ser impressas e levadas ao local do evento para garantir que os materiais voltem etiquetados da mesma forma, facilitando a identificação.

1. O responsável pelo Faturamento emitirá as Notas Fiscais de remessa para exposição e/ou feira com os CFOP – 5.914 ou 6.914. Não será permitido o envio dos produtos sem a respectiva Nota Fiscal para acobertar o trânsito da mercadoria.

Observação: a área de Recebimento e Qualidade deverão manter cópia de todas as notas fiscais emitidas, para facilitar a conferência/inventário dos itens ao final da feira.

1. A equipe de Estoque de Produtos, que também será responsável pela montagem e desmontagem dos itens na feira, deverá garantir que todos os produtos estejam com as respectivas notas fiscais no momento em que chegarem no local do evento (Dia 8 de setembro).

Observação: 100% dos itens que forem enviados através da YFEI, serão retornados 100% através do tipo de ordem retorno de YFEI.

1. ENVIO DE EQUIPAMENTO PARA VENDA NA FEIRA

1. Os equipamentos (2 ESAT/ 1 Cupom fiscal) utilizados para emissão do CFe durante a feira, seguirão o procedimento de registro no livro modelo 6 e emissão de NFe simples remessa CFOP 5949 emitida pela área fiscal para cobertura do envio e retorno da feira, conforme portaria CAT 127-2015.

1. PRODUTOS VENDIDOS DURANTE EXPOSIÇÃO NA FEIRA

1. A área Comercial realizará uma transferência para o Quiosque, através da transação ME21N, transferindo os produtos que serão vendidos do estoque Vult para o Centro 0102 (QQ 01 – TIETÊ) e depósito 0010.

1. Após o envio será necessário fazer o recebimento dos produtos no centro 0102 pela área de recebimento através da transação MB0A, conforme procedimento de transferência entre centros (anexo 2). Neste momento todos os produtos que são controlados via lote deverão ser alterados para lote LT001. Para os produtos que serão vendidos e estejam no estoque da MRAC, será necessário realizar uma venda para a Vult, e então a transferência para o QQ01 (Venda Intercompany).

1. Após concretizado o recebimento (MB0A) no centro 0102, necessário emitir ordem de venda tipo YVFE (Venda Fora de Estabelecimento) para acobertar transporte dos produtos que serão vendidos do centro 0102 para a feira, devido ser um Nota fiscal de envio para feira esta NFe tem o emissor e receptor idênticos, como Vult centro 0102.

1. A NFe de envio dos produtos deve constar os seguintes CFOP´s:

1. Envio de produtos de marketing: CFOP 5904;

2. Envio de esmaltes, maquiagens e acessórios: CFOP 5415;

1. Venda dos produtos durante a feira, deverão seguir a seguinte regra na determinação de CFOP:

• Produtos de Marketing CFOP 5104 – Venda de mercadoria fora do estabelecimento;
• Esmaltes, maquiagens e acessórios CFOP 5405 – Venda de Mercadoria sujeita a ST.

1. Os responsáveis pelo Estoque de Produtos separarão os produtos preferencialmente com 1 lote por sku e deverão embalar em caixas com etiqueta de fundo preto e escrito branco, especificando ser para estande de vendas. Etiquetas extras deverão ser impressas e levadas ao local do evento para garantir que os materiais voltem etiquetados da mesma forma, facilitando a identificação.        

1. O responsável pela área de Faturamento emitirá as Notas Fiscais para envio dos produtos através de transferência e venda na feira.

Observação: a área de Recebimento e Qualidade deverão manter cópia de todas as notas fiscais emitidas, para facilitar a conferência/inventário dos itens ao final da feira.

1. A equipe de Estoque de Produtos, que também será responsável pela montagem e desmontagem dos itens na feira, deverá garantir que todos os produtos estejam com as respectivas notas fiscais no momento em que chegarem no local do evento.

1. No estande o controle de vendas será realizado pelo sistema LINX – Com emissão de cupom fiscal (CFe) com contabilização automática de estoque, receita, cliente e CMV.

Observação: Caso haja problema na emissão automática do CFe as Notas Fiscais de vendas serão feitas manualmente em bloco D1, caso o consumidor faça a solicitação da Nota Fiscal.

1. Para emissão da nota fiscal de retorno de Esmaltes, maquiagens e acessórios, após finalização das vendas a área comercial entrará em contato com a área de Contabilidade que deverá imediatamente apurar o que foi vendido (por volume e SKU) para que a área de faturamento faça emissão da NFe de retorno do tipo de ordem de venda YVFE que deverá constar apenas os itens que não foram vendidos.

1. Para emissão da nota fiscal de retorno de itens de Marketing deverão ser retornados com a mesma quantidade que foi enviado, observando nos dados adicionais da NFe, de acordo com a base legal Portaria CAT 127 de 2015.

Observação: Definir forma de envio ao motorista das Notas fiscais de retorno do tipo de ordem de venda YVFE.

1. No dia seguinte deverá ser realizado o retorno da transferência, que deve conter os mesmos produtos e quantidades do retorno realizado pelo tipo de ordem YVFE.

1. RETORNO DOS PRODUTOS PARA O CD VULT COSMÉTICA

1. O responsável pela área de Compras deverá disponibilizar às áreas de Qualidade e Recebimento um relatório de posição de estoque com os dias de cobertura dos SKUs enviados à feira, até o último dia do evento que será 12 de setembro.

1. Materiais de Exposição: Até o meio dia do dia seguinte a feira, 13 de setembro, as notas fiscais de retorno de brindes, itens de display e expositores deverão ser emitidas pelo responsável da área de Faturamento. As Notas Fiscais serão emitidas com base nas quantidades enviadas, sendo espelho das Notas Fiscais de Remessa. A emissão das notas automaticamente fará a movimentação do estoque dos itens para LIVRE UTILIZAÇÃO.

1. Produtos para venda: Após o término das vendas na feira, deverão ser apuradas as quantidades vendidas no período da feira pelo time contábil e somente após esta apuração emitir a nota fiscal de retorno da feira que deverá conter apenas os volumes que não foram vendidos na feira.

Observação: Devido a esta ação é importante que as etapas seguintes de desmontagem da feira, inventário, análise de qualidade e baixa de itens perdidos/doados, sejam muito precisas, a fim de evitar rupturas nos pedidos que considerem sistemicamente estes itens, mas que na realidade não estarão disponíveis fisicamente.

Observação 2: Imprescindível que o time de contabilidade esteja em contato com a responsável pelo time comercial para que no momento em que as vendas cessarem faça o levantamento de tudo o que foi vendido.

1. A equipe de Estoque de Produtos, responsável pela desmontagem da feira, deverá armazenar os produtos em caixas de embarque, que deverão ser lacradas e etiquetadas com as mesmas cores mencionadas anteriormente e transportadas até o CD -Centro de Distribuição (Vult ou MRAC) com as respectivas notas fiscais de retorno/transferência.

Observação: As caixas deverão ser separadas pelo tipo de produto.

1. Os expositores e mobiliários deverão ser embalados em plástica bolha e identificados com o destino que terão ao chegar no CD. Os responsáveis pelo Trade Marketing e Marketing deverão enviar uma listagem (checklist de mobiliário) para o responsável da Qualidade com a descrição dos expositores e mobiliários, onde ficarão expostos e qual seu destino no retorno para o CD. ^[a]

1. Os impressos deverão ser acondicionados em caixa de embarque, lacrados e identificados com o destino que terão ao chegar no CD (estoque de marketing, descarte).^[b]

1. A análise de qualidade e inventário dos itens ocorrerá em paralelo sendo que, duas pessoas da Qualidade irão analisar as caixas e separar em conteúdo de boa qualidade e qualidade ruim anotando em relatório qual o item e a quantidade. A equipe de inventário deverá estar em conjunto contando os itens bons e ruins. Este processo terá duração de 7 dias corridos, iniciando no dia 13 e terminando 19 de setembro.

1. Após inventário, os lotes que estão como LT001 que retornaram do centro 0102 deverão ser trocados para o lote original que acabara de ser inventariado.

Observação: durante esta análise dar prioridade aos itens com até 20 dias de cobertura, a fim de liberá-los mais rapidamente ao estoque evitando rupturas.

1. O responsável da Qualidade realizará a liberação do produto de acordo com os relatórios de conferência, no qual constarão as informações de tipo, tonalidade, quantidade e destino dos produtos, conforme depósitos a seguir:

1. Estoque – depósito 0010

2. Estoque marketing – depósito 0011 (os kits deverão retornar para este depósito)

3. Descarte – depósito 0046

1. O responsável pela área Comercial deverá emitir ordens de venda (YPER) para os produtos que não voltarem da feira (doações e perdas), que baixará o estoque automaticamente. O centro de custo e/ou ordem interna informada na Ordem de Venda deverá ser o da BFAIR2017.

1. REUNIÃO PÓS BEAUTY FAIR

1. Deverá estar pré-agendado para o dia 20 de setembro uma reunião entre todas as áreas envolvidas para discussão sobre os acontecimentos da feira.

1. ANEXOS

1.  Plano de ação Beauty Fair

1. Imagem das etiquetas para identificação das caixas de embarque/expositores/mobiliários para retorno dos materiais de feira.

ANEXO 1 : Exemplo de etiquetas para as caixas dos produtos destinados à feira.

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ANEXO 2: Procedimento de transferência entre centros

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[a]Mantém desta forma?

[b]Mantém desta forma?

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