A importância de uma comunicação eficaz no ambiente empresarial

Matriz de atividade individual*

Módulo: 4	Fórum Comunicação corporativa e produtividade nas empresas
Título: A importância de uma comunicação eficaz no ambiente empresarial
Aluno: Diogenes Paranhos
Disciplina: Liderança de Equipes	Turma: LIDEQUEAD-24_16052016_1
Introdução A comunicação no ambiente de trabalho e sua relevante importância considera sua apresentação eficaz e adota como premissa o bom trato dos problemas comuns da troca de informações existentes nas equipes dentro das empresas. A identificação das causas ou origens e o conhecimento dos efeitos desses problemas comuns de comunicação nos conduzem para melhorias e grandes mudanças no processo de formação de equipes com foco direcionado na motivação e produtividade. O conceito de gestão humanizada além de tendência das equipes de trabalho também é uma forma transformadora de obtenção de lugares agradáveis e de equipes em continuo desenvolvimento. Em análise mais aprofundada ao tema centralização da comunicação nos ambientes de trabalho e o conhecimento dos cenários desafiadores da comunicação na gestão de pessoas, será identificada as aplicações práticas no exercício da liderança e na formação essencial das equipes nos contexto atual.
Problemas da comunicação nas empresas, origens e efeitos Conhecer os motivos envolvidos nas informações nos permite obter uma avaliação das causas que levam a comunicação nas empresas serem identificadas como problemas inesperados. Certos elementos do cotidiano possibilitam sutilmente que questões consideradas naturais passem a temas conflitantes ou eventualmente de falsos entendimentos pelos receptores. É possível destacar que em sua maioria as informações que produzimos nos conduzem ao não atingimento do esperado, assim podem-se classificar como origem de determinados problemas. Os efeitos das ocorrências destes problemas são identificáveis como prejuízos aos recursos envolvidos nas empresas, por exemplo, falta de confiança dos envolvidos associada aos rumores que distorcem a expectativa do receptor ou ainda ao surgimento de reações por enganos e desentendimentos. As falhas de comunicação provocam atrasos no andamento dos processos internos das empresas prejudicam as entregas com redução de qualidade quando consideramos um ambiente de produção. De acordo com a pesquisa de Prochnow et al. (2005), “Falta de percepção das lideranças nas pessoas coordenadas, atuando de forma única de acordo com as características cognitivas de cada indivíduo” produz um efeito de interferência nos processos dentro das empresas. Um exemplo prático pode ser mencionado quando identificamos que cada colaborador possui um histórico de vida capaz de influenciar na reação particular diante de questões de contestação direta, existem pessoas que aceitam as restrições de acesso para comunicação com membros de empresas estatais culturalmente moldadas em regimes autocráticos e em contrapartida existem pessoas que demandam de tempo para atender e aceitar os possíveis questionamentos de acesso entre colaboradores e membros pertencentes a empresas governamentais que exigem cartas de recomendação para simples reuniões de alinhamento técnico em empreendimentos hidrelétricos.
Importância da centralização da comunicação nas empresas A centralização quando atuante na eliminação de distorções e na valorização da credibilidade é benéfica e importante nas empresas, sendo este um caminho recomendado para evitar os efeitos dos ruídos e equívocos de entendimento. O veículo de grande eficácia para a comunicação corporativa centralizada é em sua maioria nomeado como departamento de comunicação, sendo nele seus participantes diretamente ligados à rede de indivíduos que produzem a comunicação e seus meios formais. É válido considerar que a comunicação descendente, por exemplo, memorandos, cartas assinadas pela diretoria e atas de reuniões que envolvem o fluxo de mensagens transmitidas pelos empregados relacionados aos altos níveis hierárquicos (KATZ e KAHN, 1978) são prioritariamente apresentada no modelo centralizado. As quatro funções específicas exercidas pelos profissionais responsáveis na comunicação são pelo fluxo de mensagem deste modo : 1) informar ; 2) regular; 3) persuadir; 4) integrar (apud GOLDHABER,1991, p.26). A comunicação interna se destaca além do modo descendente, também por mais dois modos o ascendente e o horizontal (KATZ e KAHN, 1978). A eficácia da comunicação ascendente é ligada a forma como a descendente é tratada, ou seja, a receptividade e a postura dos executivos da alta administração para as informações de outros níveis hierárquicos podem ser estimulantes da participação dos empregados no contexto estratégico de uma empresa. A centralização da comunicação no modo horizontal, objeto de estudos há décadas, foi sintetizado por Goldhaber (1991) como: a) Coordenação da tarefa, b) Resolução de problemas; c) Participação na informação; d) Resolução de conflitos. Este modo horizontal está cada vez mais presente e evidente em grandes corporações que zelam por seus resultados positivos e pela interação de departamentos que minimizam trabalhos em duplicidade aumentando medições de eficiência e resolução de problemas. Um exemplo da centralização ocorre na Andritz Hydro que em busca do objetivo de resolução de conflitos criou um departamento de comunicação e atribuiu aos membros da equipe de comunicação a tarefa de promover encontros quinzenais para os membros dos demais departamentos e nestes encontros coletar das engenharias informações que estão difundindo o desenvolvimento das equipes e mudança difundidas de atitudes, comportamento e motivação nos processos de desenvolvimentos de equipes mais produtivas.
Cenários e desafios da comunicação corporativa em relação à gestão de pessoa, liderança e formação de equipes Os cenários passam inevitavelmente pelos avanços da tecnologia da informação que permite nos dias atuais a comunicação imediata e esta carrega com ela grandes desafios a serem resolvidos. Os meios diversificados como, por exemplo, redes sociais, aplicativos de smartphones e tantos outros softwares conduzem sempre ao requisito necessário de uma liderança forte no ambiente das empresas. O antigo problema chamado lentidão de recebimento da informação no passado consumia valores e gerava prejuízos em determinados segmentos do mercado, no entanto, cenário atual encontra-se resolvido este desafio quando temos as mensagens instantâneas nos favorecendo em demandas de ações rápidas. O conteúdo e a validade deste conteúdo podem ser considerados novos desafios presentes nas equipes em formação, a estruturação de rotinas e procedimentos são bem sanados pelas lideranças, mas nas necessidades particulares de cada pessoa membro de equipe fica evidente, existem casos onde a sensibilidade de um gestor diante de dificuldades de liderados ou a observação de ocorrências conflitantes irão requer comportamento mediador dos lideres em gestão. “As pesquisas conduzidas por Mayo e seus colaboradores constatam a existência de necessidades humanas fundamentais tais como: fisiológicas e psicológicas, segurança intima, participação, autoconfiança, auto realização e expressão criativa.” (Chiavenato, 1979) A comunicação interpessoal conforme Chiavenato (1979) refere-se ao comportamento direto das pessoas e da importância relevante da gestão adequada de pessoas nas equipes de sucesso à luz de Elton Mayo (1880-1949).
Comunicação e gestão humanizada O compartilhamento das regras favorece o sucesso e permite que empresas com objetivos voltados em uma comunicação eficiente obtenham a gestão humanizada em seus processos. Indicadores de tomada de decisão que envolvem a participação coletiva e as definições de ética na gestão de pessoas transformam o ambiente de trabalho em locais de motivação e interesse participativo que levam equipes a se desenvolverem e terem produtividade assegurada. “Democratizando-se, compartilhando saberes e práticas, as empresas podem-se abrir para as novidades.” (LOBATO, 2016, p.109) A busca do equilíbrio entre o profissional e o pessoal, conforme Lobato (2016), permitem a abertura das novidades necessárias para a geração de resultados relacionados as praticas compartilhadas e o conhecimento comum de todos levando ao comprometimento para realização como o negocio sendo de propriedade do colaborador. Como exemplo, o caso das fusões do grupo Tractebel Energia, Silva (2002) é uma demonstração da gestão humanizada no período de aquisições a transição de cultura organizacional depende diretamente do compartilhamento de saberes onde a comunicação em papel estratégico injeta reflexão aos funcionários e os fazem reavaliar pressupostos para criação e transmissão de conhecimento.
Conclusão Os efeitos dos problemas de comunicação que surgem nas empresas podem ser controlados e remediados quando as falsas comunicações se decompõem com reuniões de feedback entre gestores e quando as práticas de comportamento que favorecem programas de desenvolvimento profissional se realizam. A circulação das informações controladas por um departamento centralizador que as transformam em comunicação com credibilidade permitem o crescimento e a formação de equipes. Gestão humanizada nos conceitos de liderança reduz prejuízos e aumenta a produtividade com ganhos de tempo e com aumento de autoconfiança para promover mudanças culturas e de clima que potencializam os resultados das empresas de sucesso.
Referências bibliográficas PROCHNOW, F. D.; LEITE, M. L. G.; PILATTI, L. A. Motivos Causadores de Falhas de Comunicação dentro das Empresas. In: SIMPÓSIO ENGENHARIA DE PRODUÇAO DA UNESP, 2005. Disponível em: http://www.fesppr.br/~bastosjr/Qualidade%20e%20Produtividade/1%BAsem2008_semin%E1rios/Sala%20202/Eq3b_Prochnow_fd_motivos%20causadores.pdf  Acesso em: 14/06/2016 GOLDHABER, Gerald M. Comunicación Organizacional. 5ª ed. México: Editorial Diana,1991. KATZ, Daniel e KAHN, Robert L. Psicologia social das organizações. Tradução de Auriphebo Simões. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 1978. LOBATO, David. Apostila do Curso de Gestão Estratégica do MBA da FGV Online. Rio de Janeiro: FGV Online, 2016. MOSCOVICI, Fela. Equipes dão certo. Rio de Janeiro: José Olimpo, 2002. SILVA, Shirley O. A Articulação entre Comunicação e Estratégicas nas Organizações: Estudo de Caso da Gerasul/Tractebel Energia. 2002. Disponível em: http://www.lume.ufrgs.br/handle/10183/1505?locale=pt_BR Acesso em: 16/06/2016.

*Esta matriz serve para a apresentação de trabalhos a serem desenvolvidos segundo ambas as linhas de raciocínio: lógico-argumentativa ou lógico-matemática.

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