Atividade Individual Gerenciamento de Projetos FGV

Matriz de análise

Disciplina:FUNDAMENTOS DE GERANCIAMENTO DE PROJETO

Módulo: 06

Aluno: RODRIGO DE FREITAS SARTORI

Turma: 09

Tarefa: ATIVIDADE INDIVIDUAL

Características do projeto 

Na literatura, projeto pode ser definido como “processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos” (ABNT, 2000:2).

A partir deste conceito, o evento a ser realizado pela CCC pode ser definido como projeto, uma vez reúne os atributos de temporaneidade, entrega singular e progressividade.

A temporaneidade está associada à sua finitude, ou seja, possui data certa para acontecer e será encerrado após sua entrega no final do ano.

A singularidade relaciona-se com o resultado único proveniente de sua execução. O evento produzirá um efeito únco sobre as ações de marketing da CCC, considerando o conjunto de suas características e especificidades.

É progressivo porque, o evento descrito inicialmente de forma genérica, vai ganhando contornos mais detalhados, na medida em que as etapas avançam, tais como, quem serão os artistas que se apresentarão, quais tipos de bebidas serão oferecidas no evento, segurança, pronto atendimento, dentre outros detalhes que surgirão no decorrer das atividades.

A idéia de tratar-se de um projeto é reforçada pelo fato de o evento estar inserido no contexto de um programa da CCC, de âmbito nacional, que patrocina eventos culturais que fortalecem sua marca.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

O guia PMBOK apresenta 47 processos de gerenciamento de projetos, divididos em 05 grupos de processos de gerenciamento, assim entendidos com as fases do projeto, a saber: fase de inicaçao, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

Na fase de iniciação, situa-se o momento ideal para definição do escopo do projeto (ação de marketing), o orçamento e a fonte dos recursos financeiros empenhados (patrocínio de empresas de fast food), identificação das partes interessadas (steakholders – gerente de projetos, cliente, equipe de execução e gerenciamento, patrocinadores, influenciadores), e a designação do gerente de projeto, empresa executora (DT Produções).

A seguir, Cleland e Ireland (2002:187) consideram que “planejamento é o processo de análise e explicitação dos objetivos, metas e estratégias necessários para queo o projeto, durante seu ciclo de vida, possa alcançar plenamente sues objetivos de custo, cronograma e desempenho técnico”. Nessa fase, deve-se desenvolver os seguintes processos, baseados no guia PMBOK:

• Plano de gerenciamento de projetos, integrando todas as atividades de planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento;
• Validação do escopo do projeto (ação de marketing);
• Alinhamento do escopo do projeto com as necessidades e expectativas das partes interessadas (publico atingido com o evento, repercussão da ação em vendas da CCC, remuneração dos executores);
• Estrutura analítica de projetos (EAP), de modo a discriminar as entregas e trabalhos relacionados ao escopo total;
• Gerenciamento dos recursos humanos, identificando os responsáveis de cada atividade e suas competências;
• Cronograma do projeto;
• Rol das atividades necessárias, bem como, sua sequência de execução, a fim de aproveitar racionalmente a força de trabalho (ex. não adianta definir a data, se as bandas não tiverem agenda disponível no dia determinado);
• Estimativa de custos, planejamento, gerenciamento, despesas e controle de custos;
• Orçamento;
• Gerenciamento das comunicações, com um plano fundamentado nas necessidades dos steakholders, onde pode ser incluída a estratégia de divulgação do evento;
• Identificação e gerenciamento de riscos, tais como, fatores metereológicos, agenda dos músicos, alvarás para o evento, queda de energia, etc;
• Planejamento das ações que visam responder os fatores que ameaçam o projeto;
• Gerenciamento de aquisições, formas de contratação, fornecedores, padrão de qualidade;
• Gerenciamento das partes interessadas, de modo a promover o engajamento com o ciclo de vida do projeto;

Os grupos de processo de execução estão relacionados com a efetivação das ações previstas no planejamento, envolvendo orientação e gerenciamento dos trabalhos, a qualidade da execução, resolução de conflito, etc.

O monitoramento da qualidade do projeto, eventuais atualizações no planejamento e mudança, são os principais objetivos dos processos de monitoramento e controle.

Nessa fase, são estabelecidos padrões, observado o desempenho das ações planejadas comparadas ao desempenho atual e empreendidas ações corretivas, a fim de ajustar o curso do projeto.

Por fim, na fase de encerramento, concentram-se ações que formalizam a finalização das atividades e as entregas realizadas. Presta-se, ainda, a finalizar questões pendentes, atualizar os registros e arquivar as informações no banco de dados.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

Dentre os diversos modelos de estruturas organizacionais, as mais utilizadas para execução de projetos são as estruturas funcional, matricial e projetizada, conforme Valle et all (2014).

De acordo com esses conceitos, a empresa CCC parece se almoldar a estrutura funcional, uma vez que o projeto relacionado ao evento musical foi terceirizado à DT Produções, ainda que esta integre o mesmo grupo empresarial.

Nota-se que a CCC não possui um gerente de projetos. A iniciativa de se criar um programa de patrocínio de eventos culturais e, em decorrência, o evento musical em estudo, referida ação foi pensada, inicialmente, por um gerente funcional, cujas atividades do projeto, após essa fase preliminar, foi transferia à executora DT Produções.

A DT Produções, por sua vez, dedicando-se exclusivamente à produção de eventos, possui organização voltada para a condução de projetos. É possível visualizar em sua estrutura, facilmente, gerentes encarregados de contatar potenciais patrocinadores/fornecedores, outro responsável pela contratação e alinhamento com os artistas, gerente designado para cuidar do local do evento e por aí vai.

Trata-se, portanto, de uma estrutura organizacional projetizada.

Nada impede, por fim, tendo a DT Produções sido adqurida pela CCC que, futuramente, avendo uma fusão entre as duas empresas, a DT torne-se o PMO da CCC, passando esta a contar com uma estrutura matricial forte, já que haverá um escritório de projetos dentro da própria organização.

Referências bibliográficas

ABNT apud VALLE A.B. et all. Fundamentos do gerenciamento de projetos, 3 ed. FGV Rio de Janeiro 2014.

CLELAND e col apud VALLE A.B. et all. Fundamentos do gerenciamento de projetos, 3 ed. FGV Rio de Janeiro 2014.

apud VALLE A.B. et all. Fundamentos do gerenciamento de projetos, 3 ed. FGV Rio de Janeiro 2014.