Construir documento de solicitação de proposta para compra de notebooks para um projeto.

ATIVIDADE INDIVIDUAL

        

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de aquisições em projetos	Módulo: Módulo 6
Aluno: Gustavo Rodero	Turma: 0718-8_1-MBA_GAPEAD-24_09072018_1
Tarefa: Construir documento de solicitação de proposta para compra de notebooks para um projeto.
DOCUMENTO DE SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS
Procurement Model Canvas®
Processo de aquisição de 150 computadores  de alta performance, mais monitores, acessórios e serviços para 150 programadores que estão trabalhando no projeto de desenvolvimento de uma ferramenta de integração sistêmica para a empresa ABC. Atualmente os programadores contam com computadores obsoletos, de baixa performance, que quebram constantemente. A falta de performance, indisponibilidade de funcionamento, falta de confiabilidade e constante manutenção dos equipamentos tem afetado os prazos, qualidade de entrega, além dos elevados custos de manutenção de equipamentos obsoletos. A idade e osolecencia do parque de equipamentos, interfere na dispnibilidade de peças para manutenção fazendo com que os programadores fiquem tempo parado ou com produtividade comprometida. Por fim, o número de equipamentos funcionais é incompatível com o número de programadores alocados para o projeto, penalizando, mais uma vez, a produtividade e custos do projeto. O processo de compra e contratação deverá contar com a compra de equipamentos de alta performance para aumentar a produtividade. Os novos equipamentos deverão ser instalados pelo fabricante, seguindo suas melhores práticas. O serviço de manutenção em garantia deve estar disponível em horário comercial, sem custo, pelo período de 36 meses. O orçamento máximo para o processo de aquisição é de R$500.000,00. Os equipamentos devem ser entregues em 30 dias após a definição do fornecedor e instalados em, até 1 semana, após a entrega. [pic 1]
Tipo de contrato utilizado
Característica da contratação: Escopo e quantidades definidas; Entrega única; Preço fechado; Instalação única; Contrato de manutenção por 36 meses pago antecipadamente com a contratação; Para cumprir estas características, o contrato será um contrato misto que contemple preço fechado por item unitário, com penalidades atreladas ao prazo de entrega, prazo de instalação e eficiência na prestação de serviços de manutenção por 36 meses.
Riscos da contratação e consequentes respostas
[pic 2]
Request For Proposal
1 Introdução Este material foi preparado pela equipe de Compras da empresa ABC, com o objetivo de realizar uma concorrência no mercado para seleção de um fornecedor de Computadores Desktop, mais monitores, acessórios e serviços. Todas as informações contidas nesse documento e demais arquivos referentes a este processo de solicitação de proposta devem ser tratadas como confidenciais pelas empresas que os receberem. A aceitação do pedido de proposta implica a aceitação dessa confidencialidade e o compromisso de não divulgação das informações ou do processo em andamento a outras empresas ou entidades afins. 2 Sobre a empresa ABC A ABC é uma empresa brasileira, de capital fechado e presente em todo o território nacional. A companhia é, atualmente, considerada a companhia com a mais completa ferramenta de análise de dados provenitentes dos mais variados sistemas e fontes geradoras de conteúdo. Proporcionando os mais completos relatórios para a análise de dados e estudos dos mais variados campos de interesse relacionados ao comportamento do consumidor. Atualmente atua em todos os 26 estados e distrito federal, conta com escritórios de vendas, consultoria e pesquisas, tendo sua sede e centro de comando e desenvolvimento sediado em São Paulo. Onde conta com mais de 1000 prgramadores, sendo que 150 deles responsáveis pelas ferramentas de inteligência artificial e comparativo analítico para gerar os dados que auxiliam as empresas em suas tomadas de decisões. A empresa completa, neste ano de 2018, 25 anos de atuação no mercado, com uma variedade de serviços de tratamento de dados, capaz de subsidiar as tomadas de decisões em todos os segmentos de mercado. Com larga experiência e substancial base de clientes que obtiveram sucesso em seus mercados, através de decisões tomadas com base nos dados analisados pela ABC, a empresa hojé é referência no mercado analítico de dados. A companhia conta hoje com mais de 3500 funcionários e consultores espalhados pelo Brasil, sendo considerada uma das melhores empresas para se trabalhar. 3 Objetivos do processo O objetivo deste processo de solicitação de proposta é identificar um fornecedor que atenda à demanda considerando as características técnicas do equipamento, bem como o nível de serviço exigido pela ABC, oferecendo a melhor relação custo x benefício entre a qualidade dos serviços e os preços cobrados. É importante ressaltar que o preço não será o único critério utilizado para definição do vencedor. 4 Contato e canal de comunicação Toda a comunicação referente a este processo será feita exclusivamente por e-mail, não sendo permitida interações pessoais, por meio de telefone ou mensagens privadas. Qualquer dúvida e esclarecimento deverão ser enviados por e-mail e somente a pessoa abaixo tem autorização para falar sobre o processo. Gustavo Rodero E-mail: [e-mail] Nenhuma outra pessoa, exceto a acima identificada, está autorizada a falar ou receber informações. Todas as dúvidas deverão ser encaminhadas na data especificada e serão respondidas. Como forma de garantir a qualidade, isonomia e transparência do processo, todos os questionamentos feitos serão compilados num único documento, sem especificar a empresa que formulou a pergunta, e será enviado a todos os participantes deste edital. 5 Considerações Gerais deste edital Esse Edital poderá ser retificado, adiado, suspenso, revogado ou anulado, a exclusivo critério da ABC, não assistindo às empresas participantes qualquer direito a reclamação ou a indenização. Ao confirmar participação no processo, a empresa concorrente declara que aceita todos os termos e condições do Edital e seus anexos. Essa confirmação deverá ser feita através do e-mail mencionado na sessão 4 deste mesmo documento. Os proponentes deverão apresentar a melhor proposta, uma vez que o resultado preliminar poderá, a critério da ABC, gerar uma segunda ou terceira rodada de cotações somente com as melhores propostas recebidas, ou, estas poderão ser consideradas as propostas finais. As informações qualitativas e quantitativas em relação à empresa também são importantes para a avaliação técnica por parte da ABC. Caso as propostas apresentadas não atinjam um patamar técnico e/ou econômico adequado às necessidades da ABC, será facultado a esta o direito de não efetivar o acordo sem que nenhum prejuízo venha ser reclamado, em qualquer tempo, pelas proponentes. 6 Cronograma para a conclusão da concorrência O cronograma deste processo é informado na tabela a seguir: [pic 3] 7 Escopo 7.1 Objetivos do documento Atualmente na ABC, temos a necessidade de compra de Computadores Desktop, mais monitores, acessórios e serviços de alta performance, para os desenvolvedores da área de TI, com configurações pré-definidas que serão compartilhadas a seguir. A entrega desses computadores deverá ser feita diretamente na nossa sede, na cidade de São Paulo, e deverá contemplar a entrega de todos os equipamentos de uma única vez. Caso haja alguma mudança nessa definição, será comunicada previamente. 7.2 Detalhamento Escopo Atualmente na ABC, temos a necessidade de compra de 150 (cento e cinquenta) computadores Desktops, mais monitores, acessórios e serviços, com as configurações mínimas que serão apresentadas abaixo. Além desse volume inicial, há a possibilidade de aquisição de um lote adicional de mais 50 computadores, com características e configurações idênticas, que serão confirmadas posteriormente. A proposta comercial deverá contemplar, no mínimo, todas as configurações e serviços apresentados a seguir. O valor final de cada equipamento que será apresentado já deverá considerar todos os impostos inclusos (preço bruto), configurações e serviços. Configurações mínimas desejáveis: - Hardware [pic 4] - Acessórios: [pic 5] - Serviços: [pic 6] A garantia de funcionamento será pelo período de 36 (trinta e seis) meses contada a partir do Recebimento Definitivo do equipamento, sem prejuízo de qualquer política de garantia adicional oferecida pelo fabricante. O licitante deverá descrever, em sua proposta, os termos da garantia adicional oferecida pelo fabricante. I) O atendimento da garantia deverá ser presencial e nas dependências da ABC, II) O prazo máximo para que se inicie o atendimento técnico será de 48 (quarenta e oito) horas corridas, contado a partir do momento em que for realizado o chamado técnico devidamente formalizado. III) O sistema operacional deverá ser instalado, em fábrica, em todos os equipamentos, e será comunicada previamente pela equipe ABC. 8 Formato das propostas técnica e comercial 8.1 Entrega e formato da proposta comercial e técnica A entrega de sua proposta deverá ser feita EXCLUSIVAMENTE pelo e-mail, descrito na sessão 4 deste documento, dentro da janela de horas definida na data especificada no cronograma de atividades. IMPORTANTE: A proposta comercial deve ser enviada EXCLUSIVAMENTE para o endereço informado na sessão 4 deste mesmo documento, sem que qualquer outro funcionário ABC esteja em cópia desse e-mail. Caso algum funcionário ABC esteja em cópia ou informado do envio do material, a proposta será desconsiderada automaticamente. Separadamente da proposta comercial, o participante deverá entregar sua proposta técnica ou complementar, contendo o descritivo técnico, operacional ou até mesmo com sugestões para a ABC. Para tanto, deverá fazê-lo em um documento de formato WORD, PDF ou POWERPOINT e entregar juntamente com sua proposta comercial. Obs.: Não será necessário enviar as propostas em papel, ao menos que seja formalmente solicitado, e todo e qualquer custo relacionado ao desenvolvimento da proposta comercial e técnica será de inteira responsabilidade do fornecedor. 8.1.1 Proposta técnica A proposta técnica deverá ser elaborada com o detalhamento do Escopo dos equipamentos que serão adquiridos. Além das propostas solicitadas, os participantes poderão adicionalmente enviar outras informações e sugestões que julguem ser relevante para atender às necessidades da ABC. 8.1.2 Proposta comercial O valor da proposta comercial deverá considerar todos os Serviços/Produtos/Itens descritos nesse edital. Deverá na proposta comercial, deverá constar abertamente o valor será cobrado para cada equipamento, de acordo com as premissas e especificações apresentadas no Detalhamento do Escopo. Prazo de pagamento: 30 dias, com pagamentos sendo realizados exclusivamente na terça-feira subsequente ao prazo exposto. Os custos de hospedagem, caso seja aplicável, serão de exclusiva responsabilidade da Contratada. 8.2 Preços e tributos Os preços apresentados deverão ser finais, inclusos todos os impostos e taxas vigentes na data de apresentação da proposta independente da responsabilidade do recolhimento ser pela ABC ou pelo fornecedor. Além de contemplar todos os encargos de mão-de-obra, equipamentos, materiais, frete, manuseio, seguros, custo financeiro e outros custos não relacionados, necessários à prestação do serviço, desobrigando a ABC de quaisquer outras despesas adicionais. Ainda, além do detalhamento, é rquisito que cada proponente apresente o quadro resumo nos moldes apresentados abaixo: [pic 7] 8.3 Validade da proposta Ao atender a solicitação deste edital de concorrência, o participante deve estar ciente que sua proposta constitui uma oferta formal de prestação de serviços à ABC, que permanecerá válida pelo período mínimo de 90 dias, a partir da data de recebimento da proposta pela ABC, segundo o cronograma estipulado. Uma vez que os termos de sua proposta tenham sido negociados e, em função disto, sua empresa apresente versões atualizadas dos valores e/ou do conteúdo, também se renovará o período de validade da proposta por outros 30 dias, sempre partindo da data da revisão. Uma vez que os termos finais de negociação tenham sido assinados, os valores e seu conteúdo terão vigência até o final da prestação dos serviços contratados. 8.4 Desclassificação As empresas participantes deste processo de concorrência poderão ser desclassificadas caso as propostas comerciais e técnicas remetidas incompletas ou em padrão diferente do especificado neste edital, representando a clara impossibilidade do proponente em atender aos requerimentos exigidos pela ABC. Empresas que estiverem em regime de recuperação judicial ou com falência decretada, ainda que deferida a continuação de seus negócios ou atividades; Empresas cujos administradores, gerentes, sócios ou componentes de seus quadros de assessoria sejam empregados, diretores estatutários e/ou conselheiros da ABC. 8.5 Negociação Conforme mencionado anteriormente, os participantes desta concorrência foram previamente selecionados por exclusivo critério da ABC e poderão ainda passar por um processo de homologação técnica/financeira e de capacidade operacional realizado por uma equipe gestora. Havendo esta necessidade, sua empresa será devidamente informada dos procedimentos pertinentes. Uma vez analisadas as propostas comerciais e suas condições, e tendo em mãos a avaliação técnica e operacional dos fornecedores feita pela área contratante da ABC, apenas os participantes considerados FORNECEDORES PRE-HOMOLOGADOS passarão para a fase final de negociação. O processo de negociação será gerenciado e conduzido pela ABC, podendo ser feito de forma tradicional ou por negociação eletrônica. 8.6 Vigência contratual Concluídas as negociações e identificado o fornecedor vencedor será estabelecido o contrato formal que regerá a relação comercial e de prestação de serviços. A vigência dos valores apresentados, de acordo com as configurações pré-estabelecidas deverão ter validade de 12 meses. Caso haja qualquer mudança em configurações técnicas dos equipamentos ou atualização de tecnologias, sem pedido expresso da ABC, os novos custos dos equipamentos deverão estar em linha com os ofertados nessa RFP. Vale ressaltar que qualquer repactuação e/ou ajustes comerciais deverão obedecer à periodicidade mínima de 12 meses ou acordado e formalizado entre as partes. 9 Penalidades Quanto ao não atendimento dos prazos de entrega, a participante declarada vencedora, estará sujeita a penalidade de 1% de multa por dia sobre o valor total do contrato, sendo que, depois do 5º dia útil será automaticamente desclassificada e chamado o próximo colocado. Quanto ao não atendimento dos prazos instalação ou instalação não concluída, a empresa contratada estará sujeita a aplicação de penalidade de 1%, ao dia, do valor do equipamento ou dos equipamentos não instalados com sucesso até que seja concluida e aceita a instalação. Quanto ao não atendimento dos prazos de reparo em garantia, a empresa contratada estará sujeita a aplicação de penalidade de 1%, ao dia, do valor do equipamento ou dos equipamentos total ou parcialmente inoperantes após passar 5 dias do momento da abertura do chamado.
Referências bibliográficas
- Xavier, Carlos Magno da Silva - Gerenciamento de aquisições em projetos / Carlos Magno da Silva Xavier...[et al.]. – 3. ed. – Rio de Janeiro : Editora FGV, 2013. (Gerenciamento de projetos (FGV Management)) Em colaboração com Deana Weikersheimer, José Genaro Linhares Júnior, Lucio José Diniz. Publicações FGV Management. ISBN: 978-85-225-1362-8

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