Contexto do Gerenciamento de Projetos

1. Além de satisfação do cliente, como no caso que você leu, que outras métricas podem ser melhoradas através da utilização da metodologia estruturada de gerenciamento de projetos, de forma geral?

Com a utilização de uma metodologia estruturada de gerenciamento de projetos, é possível que haja a melhoria na produtividade, visto que existindo uma comunicação clara e a determinação correta de recursos para desempenhar as atividades, há uma maior facilidade para acompanhar o que está sendo entregue em cada etapa do projeto. Além disso, é possível minimizar os riscos, pois o acompanhamento e monitoramento do projeto é feito com a frequência adequada e inclui todos os envolvidos em determinada fase do projeto. Com a aplicação de uma metodologia estruturada de gerenciamento de projetos é facilitada a previsibilidade dos resultados, um plano de comunicação bem definido favorece a tomada de decisão e a priorização de atividades, o que possibilita que haja um melhor gerenciamento na qualidade do projeto.

2. O resultado obtido poderia ser o mesmo se não existisse o apoio explícito de um patrocinador? Cite algumas ações que podem ser tomadas pelo patrocinador, durante o ciclo de vida do projeto, visando à garantia do seu sucesso.

O apoio do patrocinador é fundamental para o alcance do objetivo do projeto. Em sua fase inicial, é o patrocinador que irá defender os propósitos do projeto e interceder, com sua influência na organização, para que haja um entendimento do alinhamento do projeto aos objetivos da empresa.

Durante a execução e monitoramento, o patrocinador poderá participar de comitês de mudança, onde poderá aprovar as mudanças e evitará junto ao GP que o projeto seja desviado de seu objetivo. Além disso, o patrocinador tem autoridade para disponibilizar recursos financeiros extras e auxilia na remoção de obstáculos do projeto.

3. Se você fosse o responsável por criar uma metodologia em uma empresa ou área de uma empresa com baixo grau de maturidade em gerenciamento de projetos qual seria seu plano? Cite um passo a passo de implantação.

Conversar com a gestão e entender as demandas estratégicas.

Entender quais são as melhores práticas utilizadas pela empresa, seu código de ética e políticas, para basear os processos e melhorias a serem feitas.

Identificar os stakeholders que devem ser envolvidos.

Avaliar e priorizar os projetos

Planejar o escopo

Identificar Riscos

Planejar as comunicações

Planejar o prazo

Identificar os recursos

Planejar o custo

Monitorar e fazer melhorias

Lições aprendidas

Encerrar o projeto

4. Qual a influência que a cultura organizacional mais funcional pode exercer sobre uma metodologia de gerenciamento de projetos recém-implantada? Cite, conforme sua opinião, aspectos positivos e/ou negativos. Caso haja algum aspecto negativo, o que pode ser feito para minimizar esse efeito?

Na cultura organizacional funcional os recursos estão organizados por departamentos. Com isso, existe uma facilitação na comunicação dentro das áreas. Existe uma maior especialização por parte dos recursos e, como os níveis hierárquicos são bem definidos, há uma orientação para as atividades a serem desempenhadas de acordo com a capacidade de cada recurso. Porém, nesta estrutura, a comunicação entre diferentes áreas pode ser prejudicada, pois cada área se preocupa com seus objetivos e prioridades, o que pode causar atrasos em projetos que dependem de mais de uma área da empresa.

Definir um bom plano de comunicação e alinhar expectativa com os gestores de todas as áreas envolvidas no projeto pode minimizar os problemas com relação a utilização dos recursos humanos das diferentes áreas, pois é possível mostrar a importância daquele projeto para a empresa como um todo, fazendo assim com que as demandas sejam rapidamente atendidas.

5. De forma geral, quais as maiores dificuldades para implantar um processo de lições aprendidas em uma metodologia de gerenciamento de projetos? Quais seriam suas recomendações para superá-las?

O processo de lições aprendidas ainda é muito pouco usado nas organizações, principalmente, pela falta de tempo e ainda baixa preocupação em documentar o aprendizado. Muitas organizações entendem que as lições aprendidas sejam simplesmente os registros das principais ações e decisões tomadas ao longo do desenvolvimento de um projeto. O que permite um registro de possíveis falhas ou atrasos de determinadas áreas ou pessoas.

É importante aplicar o processo de lições aprendidas durante todo o projeto, para que não haja esquecimento de ações tomadas e práticas realizadas durante sua execução. Devem ser levados em consideração os erros e o feedback das atividades, para tornar os próximos projetos assertivos, assim como deve ser analisado o que funcionou bem.

É preciso conscientizar os membros da organização e envolver a todos no processo. Para superar os problemas em sua aplicação, as lições aprendidas podem ser informais ou formais, mas documentadas, podem ser feitas em grupo ou até individualmente, com o intuito de não passar uma ideia de "punição" a quem cometeu erros durante o projeto.

Deve-se tornar esse processo uma realidade em todos os projetos, inclusive os menores, para que seja mostrado seu objetivo, que consiste em evitar que erros e problemas sejam repetidos e aperfeiçoar o trabalho