O Gerenciamento de Projetos

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de gerenciamento de Projetos

Módulo: 6

Aluno: Gabriel

Turma:

Tarefa - Elaborar uma análise referente ao caso dado que conste:

Identificar as características que tornam o evento promovido pela CCC (show em Porto Alegre) um projeto;

Descrever, à luz do conceito de ciclo de vida, as fases do projeto e os possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase e

Definir o tipo de estrutura das empresas CCC e DT Produções, justificando a classificação atribuída a elas.

Características do projeto 

Ao fazer uma análise do texto em questão, afirmo que o evento promovido pela empresa CCC, um show de bandas de rock dos anos 80 em Porto Alegre, é um Projeto. Esta afirmativa, se deve a circunstância deste evento apresentar características que evidenciam tal fato e que serão apresentadas a seguir.

Para dar continuidade nas evidencias desta afirmação, exponho uma, dentro das várias definições de Projeto:

Processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos (ABNT, 2000:2). Esta definição, demonstra muitas características presentes neste show de bandas de rock dos anos 80, como ser temporário, produzir entregas singulares e elaboração progressiva. Demonstro abaixo, as definições e onde estas características estão presentes neste evento.

Temporariedade

Para Valle, Cierco, Soares e Finocchio (2014, p.15), “Os projetos não são esforços contínuos. Assim, possuem data prevista para iniciar e terminar, com duração finita – função, principalmente, do problema a ser resolvido, das metas a serem alcançadas e dos recursos a serem mobilizados. ” Considerando que o evento em questão, não apresenta uma continuidade, o mesmo tem data e horário para início e término programados, além de metas a serem cumpridas. Este evento, expõe as características de temporariedade de um projeto.

Singularidade

Conforme definido por Valle, Cierco, Soares e Finocchio (2014, p.15), “Os projetos produzem entregas singulares, ou seja, os produtos, serviços ou resultados possuem características que os fazem únicos. ” E este evento sendo um show de rock, é um acontecimento exclusivo, não apresentando uma continuidade, demonstrando assim sua singularidade.

Progressividade

De acordo com Valle, Cierco, Soares e Finocchio (2014, p.15), “Elaboração progressiva significa desenvolver o produto ou serviço de forma gradativa, em etapas e por incrementos, o que faz com que as características do produto ou serviço sejam determinadas paulatinamente[...]” Para a produção deste show, será necessário uma série de serviços e produtos a serem desenvolvidos de forma progressiva como a escolha do local e das bandas, determinação do público alvo e da quantidade de pessoas, contratação de iluminação, sonorização, além de uma série de outros itens e serviços não citados, apresentando características de progressividade.

Na figura demonstrada abaixo, pode-se idealizar estas características descritas nesta atividade.

[pic 3]

Em virtude do que foi mencionado, conclui-se que, pelo fato deste show ser um evento com data marcada para início e término, ser uma produção única e ser elaborado de forma progressiva, podemos afirmar que se trata de um projeto.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

O bom dimensionamento do ciclo de vida e as fases de um projeto são determinantes para o sucesso do mesmo pois, neste estágio do projeto, definimos os serviços dentro de cada um dos processos que deverão ser executados em cada fase, como serão feitas as entregas de cada serviço, define-se as pessoas que atuarão além de como será feito o controle de cada etapa.

Neste texto, irei expor, o ciclo de vida e as fases necessárias para a produção do show de bandas dos anos 80 em Porto Alegre, produzido pela DT Produções e patrocinado pela empresa CCC.

Conforme definido por Valle, Cierco, Soares e Finocchio (2014, p.46), “O conjunto de fases de um projeto forma seu ciclo de vida, o qual oferece uma estrutura básica para seu gerenciamento.”

O ciclo de vida de um projeto é divido em fases sendo elas a fase inicial, as fases intermediárias e a fase final, que por sua vez, são formadas por vários processos. No caso estudado neste trabalho, consideramos a divisão dessas fases em pré-evento, evento e pós-evento. Nestas fases serão definidos os períodos de menores e maiores gastos financeiros, além das necessidades de uso de pessoal, conforme ilustrado na figura abaixo.

[pic 4]

Fonte: GUIA PMBOK (2004a).

Pré-evento

Nesta fase do projeto é exigido muito contato e informações passadas pelo patrocinador do projeto, caso da empresa CCC. Que por sua vez, tem neste período, um menor custo com o empreendimento. É nesta fase que a empresa patrocinadora CCC, juntamente com a DT Produções (PMO), empresa adquirida pelo grupo afim de gerir os projetos da CCC, definem o tipo de evento, o público alvo, o melhor local, dentro de outras várias definições. No caso em questão, foi definido Porto Alegre como o lugar do evento, além de ficar estabelecido a necessidade de escolha de um local que apresentasse estrutura e tecnologia em iluminação cênica, sonorização para ambientes e multimídia, internet e telefonia digital, com a finalidade de facilitar a produção do show de rock. Como escolha do público alvo, procurou-se bandas dos anos 80 com o intuito de atingir uma faixa etária de 35 a 45 anos.

Evento

Nesta etapa do projeto é quando se faz necessário um maior investimento financeiro da empresa patrocinadora, como também o maior uso de pessoal. Nesta fase, os processos de planejamento, execução, monitoramento e controle, apesar de estarem presentes em todas as fases, ficam mais visíveis. No caso deste projeto de produção de um show de bandas de rock, é nesta etapa que é contratado o local onde será produzido o evento, Centro de Eventos FIERGS, pois o mesmo atenderia as necessidades definidas no planejamento da fase inicial, é feito os contratos com as bandas de rock com músicas dos anos 80, produção dos acordos com as empresas de fast food e montagem de toda estrutura. É nesta fase que é executada a maior parte dos trabalhos, como também apresentam os maiores investimentos. Também nesta etapa evidencia-se a queda das interferências e alterações solicitadas pela patrocinadora (empresa CCC), em relação a entrega do produto final (show de rock), apresentando um grande aumento nos custos em relação as mudanças e interferências, caso a empresa patrocinadora entenda necessário. Segundo PMI (2004, p.21), “A capacidade das partes interessadas de influenciarem as características finais do produto do projeto e o custo final do projeto é mais alta no início e torna-se cada vez menor conforme o projeto continua. ” Na ilustração a seguir, é representado um gráfico evidenciando este fato.

[pic 5]

                   Fonte: GUIA PMBOK (2004a).

Pós-evento

Com o término dos processos de produção, execução do show de rock e encerramento das fases intermediarias, damos início a fase final. Nesta etapa, procura-se finalizar as atividades dos processos de gerenciamento com o encerramento dos contratos dos fornecedores, exemplo das bandas, contrato de locação do espaço, empresas de “fast food”, além de todos os parceiros envolvidos neste projeto. Nesta fase, vale ressaltar a importância do registro das lições aprendidas, com o intuito de buscar uma melhora nos processos, trazendo mais conhecimento e aprendizado a fim de minimizar erros em projetos futuros.

De acordo com Valle, Cierco, Soares e Finocchio (2014, p.45), “O grupo de processos de encerramento consiste naqueles executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento, visando completar formalmente o projeto, fase ou obrigações contratuais.” O quadro a seguir apresenta um resumo referente aos processos de encerramento.

[pic 6]

                   Fonte: Cierco, Soares e Finocchio (2014).

Em virtude do exposto foi possível observar os vários processos de gerenciamento, monitoramento e controle, presentes em cada fase do projeto, além da importância dos mesmos para a produção e sucesso deste show de rock.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

Cada ano que passa, a concorrência entre as empresas brasileiras do mercado de roupas tem crescido exponencialmente. Pensando em não perder mercado, a empresa CCC, uma empresa familiar e estabelecida no Brasil a décadas como uma forte rede de lojas de roupas, vem investindo forte em marketing cultural, com o intuito de aumentar sua visibilidade nacional. Para isso, a CCC adquiriu a DT Produções para ser responsável pelo gerenciamento de seus projetos (PMO), transformando-se em uma empresa projetizada. A seguir, será demonstrado a estrutura e funcionalidade dessas empresas dentro do contexto estudado.

Conforme definido por Cierco, Soares e Finocchio (2014, p.62), uma empresa projetizada é “Uma estrutura totalmente orientada por projetos é uma organização cuja atividade principal é conduzir projetos. Há equipes de projetos, conduzidas por diversos gerentes de projetos, bem como equipes de marketing, finanças, recursos humanos, tecnologia da informação e afins, que dão suporte à atividade-fim da organização, que é conduzir projetos”, características presentes no grupo formado pelas empresas CCC e DT Produções. Na figura abaixo pode-se observar a estrutura de uma empresa projetizada.

[pic 7]

Com o crescimento da disputa por mercado a nível nacional, a empresa CCC, entendeu a necessidade de organização e melhoramento dos processos de seus projetos. Com o intuito de sanar esta necessidade, adquiriu a DT Produções a fim de aproveitar de sua espertize para ser a gerenciadora e seu escritório de projetos (PMO). Segundo PMI (2004, p.17), “Um escritório de projetos (PMO) é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio.”

Por todos estes aspectos, pode-se observar que a Empresa CCC, procurando otimização, melhoramento dos processos e principalmente entendendo a necessidade de se manter competitiva no mercado, procurou se atualizar e adquirir uma empresa para ser seu escritório de projetos (PMO), trazendo consigo o know-how de uma empresa gerenciadora de projetos. Para isso, foi necessário delegar poder a seu gerente de projetos, com uma equipe administrativa de gerenciamento de forma integral, com autoridade, disponibilidade de recursos e controle orçamentário de seus projetos, a fim de se transformar numa empresa projetizada e mais competitiva no mercado.

Referências bibliográficas

• VALLE, André Bittencourt do [et al]. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2014.

• PMI. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Guia PMBOK® 3ª. Ed. – EUA: Project Management Institute, 2004.