O Gerenciamento de Riscos

A busca sempre presente da competitividade faz com que os recursos dentro das organizações sejam aplicados em suas atividades, especialmente que conduzam à realização de lucros. Entretanto, das várias atividades desenvolvidas nas empresas podemos identificar dois tipos.

Algumas atividades são rotineiras, possuem ciclos curtos de duração, são desenvolvidas por apenas um indivíduo, são bem conhecidas, não têm uma cronologia muito acentuada. Em outro extremo, encontramos as organizações cujas tarefas possuem elevado conteúdo de inovação.

A realidade da grande maioria das empresas encontra-se na faixa intermediária, em que operações rotineiras e atividades inovadoras convivem numa coexistência não tão afável como poderíamos imaginar. O ambiente inovador, repleto de incertezas, exige uma administração de projetos em que a concepção multidisciplinar e a gestão orientada para resultado possam ser devidamente aplicadas.

O gerenciamento de riscos determina que os processos relativos aos riscos envolvidos no empreendimento devem ser identificados, analisados e minimizados (identificação, quantificação, desenvolvimento de resposta e controle das respostas aos riscos). Riscos de projeto são condições que, caso venham a ocorrer, podem comprometer ou impedir sua realização.

Quando os riscos relacionados a um projeto excedem o montante dos recursos alocados, é necessário que se faça todo o gerenciamento dos riscos identificados com o objetivo de diminuir ou neutralizar por completo sua ocorrência e impedir que afetem o projeto durante a sua execução.

Dessa forma, eles devem ser gerenciados adequadamente, para que tenham o menor impacto possível na execução do projeto. É importante definir no planejamento como serão as atividades da gerência de riscos, para que o comprometimento esteja formalizado.

Descrever todos os riscos identificados, bem como suas causas e consequências, é uma das atribuições importantes desse processo; e o desenvolvimento de procedimentos e técnicas, além de monitorar e controlar todos os riscos aumenta as oportunidades e reduz as ameaças aos objetivos do projeto.

O escopo é uma forma documentada de organização do projeto a ser desenvolvido. Além de ser um documento formal do projeto, é também um direcionador de tudo o que será desenvolvido; é como se fosse uma bússola apontando o norte.

Os três principais documentos do projeto são:

• Termo de abertura: autoriza formalmente o projeto.

• Declaração do escopo: determina qual trabalho deverá ser realizado e quais entregas precisam ser produzidas.

• Plano de gerenciamento: determina como o trabalho será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado.

A declaração do escopo é maior documento de todo o projeto, pois tem por base assegurar as decisões futuras do projeto de acordo com o que foi planejado.

Nessa declaração, descrevem-se os limites do projeto e são identificados quais itens serão trabalhados. A definição do escopo é uma das fazes mais importantes do gerenciamento do projeto, pois, sem ela, o gerente não terá condições de gerenciar as mudanças que porventura possam ocorrer durante sua execução.

Para que o projeto alcance o objetivo para o qual foi elaborado, o gerenciamento do escopo deve ser claro e contemplar todas as expectativas do cliente.

Realizar as aquisições consiste em desenvolver todas as tarefas necessárias para que todas as aquisições do projeto sejam realizadas da melhor forma possível sem comprometer prazos ou orçamentos do projeto e de forma alinhadas as atividades nas quais essas aquisições serão utilizadas.

As propostas recebidas dos fornecedores devem ser avaliadas para se verificar quais estão de acordo com o que foi solicitado e encontrar as melhores condições oferecidas dentre as diversas propostas que podem ser recebidas.

Para cada um dos fornecedores selecionados deve-se desenvolver um contrato de prestação de serviço ou fornecimento de produtos no qual são descritas as condições de fornecimento que ficam acordadas entre as partes executadoras do projeto e fornecedora.

O calendário de recursos deve ser atualizado para conter as informações sobre os recursos que serão fornecidos de terceiros e as condições desse fornecimento principalmente no que diz respeito aos prazos de entrega.

Podem ser necessárias mudanças em consequência do processo de negociação com os fornecedores, essas mudanças devem ser devidamente documentadas e encaminhadas para que sejam devidamente avaliadas.

Identificar as partes interessadas é o processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

Esse talvez seja o processo mais crítico do gerenciamento do projeto, pois, descobrir as partes interessadas e escutá-las de forma efetiva no início, trará um maior comprometimento, maior clareza de requisitos e objetivos e consequentemente, menos mudanças no decorrer do projeto.

O gerenciamento do projeto deve conectar as partes interessadas maximizando as influências positivas e minimizando as resistências, o que implicará em uma maior probabilidade de aceitação das entregas.

Um erro não tão raro é descobrir partes interessadas importantes do projeto após o planejamento, ocasionando em várias mudanças solicitadas e grande resistência em relação ao projeto.

Planejar o gerenciamento das partes interessadas tem como objetivo desenvolver estratégias para quebrar as resistências das partes interessadas e garantir seu engajamento no projeto. Controlar o engajamento das partes interessadas tem como objetivo monitorar os relacionamentos entre as partes interessadas e ajustar as estratégias para engajar as interessadas eliminando resistências e aumentando o suporte ao projeto.

Nenhuma operação produtiva, ou parte dela, existe isoladamente. Todas as operações fazem parte de uma rede maior, interconectada com outras operações. Essa rede inclui fornecedores dos fornecedores e clientes dos clientes e assim por diante. Em nível estratégico, os gerentes de produção estão envolvidos em “projetar” a forma e a configuração da rede na qual a operação está inserida.

Essas decisões de projeto da rede começam com a definição dos objetivos estratégicos para a posição da operação na rede. Isso ajuda a produção a decidir como que influenciar a forma geral de sua rede, a localização de cada operação produtiva e como administrar sua capacidade geral dentro da rede.

Planejamento