A Alocação de Recursos

Objetivos: Identificar diferentes tipos de recursos em um projeto e procedimentos para a criação e alocação dos mesmos utilizando o ProjectLibre.

Conhecimentos: Planejamento, projetos, engenharia.

Habilidades: Capacidade de identificar, organizar e representar ideias e processos, e planejar os recursos (pessoas, equipamentos e materiais consumidos) necessários em um projeto.

Atitudes esperadas: Criatividade, iniciativa, respeito, organização, foco em metas, espírito de equipe.

Materiais Necessários:

• ProjectLibre
• Papel e caneta

Introdução Teórica:

Recursos em projeto indicam: pessoas, insumos, máquinas, equipamentos e materiais consumíveis que serão aplicados na execução do mesmo.

Qualquer projeto em sua execução necessita de recursos. As tarefas são executadas por pessoas (em diversos níveis e com diversas responsabilidades) que utilizam ferramentas e métodos para solução de problemas e execução de processos necessários à conclusão do projeto. As tarefas executadas pedem documentos, relatórios e outros subprodutos que em geral demandam materiais consumíveis, equipamentos e máquinas.

Um importante parte do projeto, como já foi visto, é o controle de custos. O ProjectLibre pode auxiliar neste controle durante a gestão de projetos.

Recursos no ProjectLibre

O ProjectLibre permite que dois tipos diferentes de recursos sejam associados aos projetos:

• Recursos de Trabalho

• Recursos Humanos e Equipamentos. São custos cobrados com base em valores horários de utilização.
• Exemplo: Uma determinada máquina tem custo de R$ 100,00 por hora de operação, logo em uma tarefa de 4 horas, ela custará R$ 400,00.

• Recursos Materiais

• Equipamentos utilizados ou suprimentos consumíveis durante a execução de atividades. Eles podem ser tarifados por tempo de utilização ou por uso único.
• Exemplos: Uma obra civil tem a necessidade de usar areia e aço para construção de um edifício. Os valores destes materiais são lançados como recursos materiais.

O conceito básico de recursos aplicado pelo ProjectLibre está relacionado à recursos que apresentam custos que podem ser distribuídos ao longo do tempo, em função de sua utilização, para tal se determina uma Taxa Padrão que irá indicar o custo deste recurso por hora, ou por unidade de material.

Para melhor visualização dos recursos o ProjectLibre disponibiliza um modo de exibição chamada de Planilha de Recursos, onde são configurados os principais aspectos relacionados a cada recurso.

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Nesta planilha existem várias possibilidades de alocação e configuração de recursos como, por exemplo, a determinação do Tipo de Recurso (de trabalho ou material), a Taxa Padrão, ou ainda possibilidades de alocação de recursos por utilização do mesmo (independentemente da quantidade a ser utilizada), presente na configuração “Custo por Uso”.

Estes recursos podem ser programados para pagamento em formas diferentes, na coluna “Acumular no” existe as opções de pagamento no início ou final (da execução), ou ainda rateado (distribuído) durante sua utilização. Um, ou mais, calendários podem ser atribuídos para alocação dos recursos.

Existe uma coluna chamada “Unidades Máximas” de recursos, que também pode ser interpretada como um limitador da quantidade máxima de recursos a ser utilizado em um projeto ou tarefa. O valor padrão é de 100%.

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Ao se executar o duplo clique no mouse sobre o recurso, será aberta uma janela de informações sobre o mesmo (similar ao que ocorre com as tarefas). Nela é possível visualizar e editar dados sobre um recurso.

Na visualização do Gráfico de Gantt existe uma guia (aba) do ProjectLibre com o nome de “Recurso”, onde é possível desenvolver ações com os mesmos, incluindo sua atribuição e análise de superalocação.

MS-Project

O MS-Project ainda apresenta um 3o tipo de recurso, adicional aos de Trabalho e Material, que é o Custo. Ele somente poderá ser utilizado (atribuído um valor) quando for alocado em uma tarefa. Eles representam categorias de custos financeiros específicos.

 Recursos de Custo

• Itens de custo, onde não se determina uma taxa de consumo periódica num calendário de utilização. São custos lançados pontualmente.
• Exemplo: Despesas de viagem para um profissional. Determinada empresa paga uma diária de R$ 150,00 por dia em que o colaborador está viajando à trabalho pela empresa.

[pic 3]Vista da planilha de recursos

[pic 4]

Vista do recurso de custo lançado nas tarefas 1.1 e 1.2

Referências Bibliográficas:

• CARVALHO, Fábio Câmara Araújo de. Gestão de Projetos. São Paulo-SP 2ª Ed. Pearson, 2018.
• Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – PMI
• PAHL, G. et al,; Projeto na engenharia: Métodos e aplicações; São Paulo. Editora Edgard Blucher, 2005.
• CHATFIELD, Carl & JOHNSON, Timothy. Microsoft Project 2016: Passo a Passo. Porto Alegre, Bookman, 2017.
• VARGAS, Ricardo & ROCHA, Allan. Microsoft Project 2016 - Standard, professional & pro para Office 365. Rio de Janeiro, Brasport, 2017.

Atividade Prática:

Parte 1:

1. O início do trabalho se dará pela criação de quatro personagens no seu arquivo do projeto.

1. Defina previamente os papéis e as tarefas que cada um deve desenvolver em seu projeto. Atribua estes papéis aos elementos componentes do grupo.

1. Mude a visualização do seu projeto para “Planilha de Recursos” e crie os recursos humanos citados acima.
2. Volte para a visualização do “Gráfico de Gantt” e atribua as tarefas (criadas anteriormente) a cada uma das funções definidas.

1. Para cada função atribua o seguinte valor de trabalho Hora/Homem como Taxa Padrão: 1º Nome: R$ 50,00/h / 2º Nome: R$ 30,00/h / 3º Nome: R$ 25,00/h / 4º Nome:   R$ 10,00/h
2. Para o valor de Taxa de Hora Extra atribua o dobro do valor da taxa padrão.

1. Mude a visualização para “Utilização dos Recursos” (na aba de “Recursos”). Veja quantas horas cada recurso humano tem alocado, ao todo, para este projeto:

1. Quem é o recurso com mais tarefas alocadas?

1. Quem é o recurso com mais tempo alocado?

1. Analise agora qual é a tarefa que utiliza mais tempo de cada recurso humano. Anote a tarefa e o tempo correspondente. Calcule percentualmente quanto esta tarefa equivale do trabalho total de cada recurso:

Parte 2:

1. No alto à direita, clique na visualização de Histograma.

1. Todas as tarefas se encontram alocadas dentro da capacidade de trabalho de cada recurso humano?

R:        

1. Observe se existem tarefas concorrentes (acontecendo simultaneamente) ou superalocadas e tarefas não agendadas. Indique quais são a máxima e a mínima ocupação (em percentual) de cada recurso e quando ocorrem?

1. Anote o pior caso de tarefas superalocadas (o maior número de tarefas acontecendo simultaneamente) para cada recurso, juntamente com o momento em que isto ocorre.

Parte 3:

Para o projeto semestral:

1. Revise e atualize o seu projeto executado até o momento.

1. Inclua os recursos necessários para execução de seu projeto.

1. Estime os valores necessários para cada recurso, sejam pessoas, máquinas, equipamentos, livros, consumíveis, etc.

1. Faça uma análise para localizar tarefas superalocadas para os recursos criados. Qual o caso mais crítico?
2. Apresente a “Planilha de Recursos” para seu projeto.

1. Entregue uma versão eletrônica de seu projeto atualizado para o professor (Google Drive).

Questões:

1. No caso de um recurso com mais de uma tarefa alocada no mesmo momento, como fazer para resolver esta situação? Exemplifique com um caso ocorrido em um de seus projetos (Seu Projeto). Caso não tenha ocorrido nenhum caso em seus projetos converse com os colegas que tiveram esta situação, descreva o caso ocorrido e apresente a solução que você aplicaria.

R:        

1. A atribuição de Recursos de Trabalhos para tarefas permite três formas de controle distintas: Unidades Fixas, Durações Fixas e Trabalho Fixo. Explique cada um deles com suas palavras e apresente um exemplo de aplicação para cada.

R:        

Na “Planilha de Recursos”, explique com suas palavras para que servem os campos: “Unidades Máximas” e “Custo por Uso”.

R:         

Conclusões:

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