A Comunicação Secretaria Escolar

O secretário escolar pode se utilizar de diferentes canais de comunicação para repassar as informações para os diferentes públicos que compõe a comunidade escolar, podendo adaptar a forma e linguagem com a qual a informação é transmitida para esses diferentes públicos em vista que ela seja compreendida de uma forma correta por toda a comunidade escolar.

A comunicação sempre deve ser dada com a maior clareza possível em vista de que não ocorram ruídos na informação, internamente, por exemplo, podem ser utilizadas circulares que levem aos funcionários ou determinados setores as informações e atualizações necessárias, essas circulares podem e devem ser arquivadas, bem como pode se manter um registro de recebimento dessas circulares pelos funcionários, evitando-se assim qualquer tipo de transtorno.

Manter um mural de avisos para funcionários também pode ser uma estratégia eficiente no caso de passar informações mais simples, um mural de aviso também pode ser usado como forma de informar os alunos sobre atividades, horários e regras, bem como os responsáveis.

As informações também podem ser repassadas tanto para os funcionários quanto para os responsáveis por meio de reuniões com o registro das informações passadas e dos presentes na reunião registrados em ata e assinada pelos presentes, confirmando a ciência sobre a informação passada, a utilização de reuniões como canais de comunicação também é interessante pois permite uma troca maior, dúvidas podem ser resolvidas de maneira mais simples e coletiva, tornando mais claro esse processo de troca de informações e possíveis dúvidas.

No caso dos alunos a informação também pode ser repassada por meio de avisos escritos entregues individualmente a cada aluno e dependendo do nível de importância da informação pode-se também manter um registro de recebimento da informação em forma de aviso por escrito bem como a informação que foi repassada.

No caso de funcionários, responsáveis e alunos de IES, por exemplo, a secretaria pode se utilizar de recursos eletrônicos e digitais, por exemplo com o envio de e-mails, mensagens de SMS ou mesmo contato telefônicos porém para que isso ocorra é necessária que haja uma sistemática e permanente atualização dos dados dos membros da comunidade escolar e claro se atentar ao uso da linguagem para que seja clara e bem entendida pelo destinatário, logo a linguagem utilizada, por exemplo com um gestor ou coordenador poderá ser diferente da usado quando a comunicação visar chegar aos alunos, por exemplo.

Logo, podemos perceber que apesar dos meios eletrônicos oferecerem maior velocidade e abrangência no momento de repassar as informações, eles também exigem uma melhor atualização de registros de contato bem como a utilização da linguagem de foma eficiente.

A conservação das informações, o canal pela qual foram transmitidas e o registro dos destinatários que ele atingiu é de extrema importância para que assim se evite qualquer transtorno futuro e se tenha o devido controle sobre a circulação das informações na Unidade Escolar.

Também é de extrema importância a existência de canais de comunicação pelos quais os membros da comunidade escolar possam entrar em contato com a secretaria escolar a fim de eliminar quaisquer possíveis dúvidas que possam surgir sobre as informações repassadas e que os funcionários

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