O Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders em Projetos

Atividade individual

Matriz de análise

Disciplina: Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders em Projetos

Módulo: Atividade individual

Aluno:

Turma:

Tarefa: Implantação de um parque de ciências no Estado do Pará

Introdução

Define-se como Comunicação o “Ato que envolve a transmissão e a recepção de mensagens entre o transmissor e o receptor, através da linguagem oral, escrita ou gestual, por meio de sistemas convencionados de signos e símbolos” (Michaelis, 2019).

Isso significa que, qualquer manifesto, independente de seu formato, é uma maneira de se comunicar. Desta forma, o ser humano se comunica, o meio ambiente se comunica, os animais se comunicam, faz parte do nosso dia-a-dia nos depararmos com conversas ou sinais que tentam nos trasmitir algum tipo de informação.

Chaves (2014, p16) cita que “a comunicação pode ser feita de forma verbal (por meio de palavras) ou não verbal (por meio de sinais corporais, e, neste último caso, alguns elementos costumam contribuir para o processo:

• Expressão facial;
• Movimento dos olhos;
• Trejeitos e movimentos de cabeça;
• Postura e movimento do corpo;
• Componentes não verbais da voz;
• Aparência pessoal.”

Saber entender a mensagem repassada por estes e outros interlocutores não é nada fácil mas, é essencial no mundo de gerenciamento de projetos, a fim de garantir o sucesso dos mesmos.

Podemos considerar a área de conhecimento de Gerenciamento de Comunicação em Projetos como sendo uma das que mais demandará habilidade de condução por parte do Gerente de projetos. É a área que integra as pessoas e as informações envolvidas na condução e qualidade do projeto.

Segundo Cruz (201, p. 158), os objetivos da comunicação em projetos são “conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto, fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas, garantir a geração, disseminação, armazenamento e descarte das informações do projeto e manter as partes interessadas alinhadas”.

De acordo com o PMBOK (2017, p. 359), “Gerenciamento das Comunicações do Projeto inclui os processos necessários para garantir que as necessidades de informações do projeto e de suas partes interessadas sejam satisfeitas, com o desenvolvimento de artefatos e a implementação de atividades projetadas para realizar a troca eficaz de informações. O Gerenciamento das Comunicações do Projeto consiste em duas partes. A primeira parte é desenvolver uma estratégia para garantir que a comunicação seja eficaz para as partes interessadas”.

Podemos dizer que as áreas de conhecimento de Gerenciamento das Comunicações e Gerenciamento dos Stakeholders em Projetos são as áreas que mais demandarão Soft Skills por parte do Gerente de Projetos. Com base nas observações feitas por O’Keeffe em seu artigo “Os Soft Skills do Gerente de Projeto”(disponível em <https://escritoriodeprojetos.com.br/os-soft-skills-do-gerente-de-projeto>. Acessado em 26 de Junho de 2019), podemos citar quatro habilidades que serão fundamentais ao gerente de projetos durante o gerenciamento das comunicações e dos stakeholders em projetos, sendo:

• Liderança

A liderança em projetos tem o intúito de gerar a motivação nos stakeholders e na equipe do projeto, a fim de que todos atuem em prol de um único objetivo. Como um direcionador e impulsionador de pessoas, o gerente de projetos deve saber lidar com os diversos perfis das pessoas envolvidas nas atividades e nas entregas de resultados para conseguir extrair o melhor de cada uma delas e no menor tempo possível.

• Gestão de conflitos

Gerir conflitos não é nada fácil. Muitas das vezes é inevitável a geração dos conflitos mas, quando surgem, cabe ao gerente de projetos encontrar a melhor saída que atenderá todas as áreas conflitantes sem gerar mais discussões ou novos conflitos.

• Comunicação

A imagem abaixo demonstra bem o motivo pelo qual um gerente de projetos precisa saber se comunicar com seus stakeholders e equipe do projeto:

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Figura 1. Problemas comuns de comunicação em Projetos

O gerente de projetos deve saber capturar bem as necessidades do cliente e mantê-lo informado sobre o andamento do projeto para evitar que as expectativas do mesmo não sejam atingidas. Esta comunicação deve fluir de forma clara, independente do meio de comunicação a ser utilizado, podendo ser verbal, não verbal, escrita/gráfica) e

• Negociação

Saber equilibrar os requisitos e expectativas dos stakeholders também é uma habilidade que o gerente de projetos deve ter e exercitar constantemente. Sempre surgirão situações em que o projeto não será capaz de atender completamente o desejo do stakeholder e isso poderá gerar algum tipo de resistência do mesmo para a implantação de alguma fase/outro requisito relacionado ao projeto. Nestes casos, o gerente de projetos deve encontrar uma saída para que todas as partes interessadas se sintam satisfeitas e sigam como apoiadores do projeto.

Em 2012 o Project Management Institute (PMI) realizou uma pesquisa com 692 organizações do Brasil com o objetivo de analisar o alinhamento das mesmas em relação às boas práticas de gerenciamento de projetos.

“Entre as respostas dadas pelos gerentes, destacamos três que ressaltam a importância do fator comunicação em projetos: principais habilidades necessárias e valorizadas ao gerente de projetos nas organizações; principais deficiências dos gerentes de projetos nas organizações; problemas mais frequêntes em projetos”.

HABILIDADES NECESSÁRIAS E VALORIZADAS AO GP NAS ORGANIZAÇÕES[pic 3]

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Fonte: PMSurvey (2012)

PRINCIPAIS DEFICIÊNCIAS DO GP NAS ORGANIZAÇÕES

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FONTE: PMSurvey (2012)

PROBLEMAS MAIS FREQUÊNTES EM PROJETOS

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FONTE: PMSurvey (2012)

Com base nos resultados deste estudo, podemos concluir que as habilidades mais valorizadas pelas organizações com relação a um gerente de projetos estão ligadas à comunicação, liderança e negociação; a visão que as empresas possuem com relação as principais deficiências de um gerente de projetos estão ligadas a comunicação e gestão de conflitos; o principal problema que as empresas enfrentam durante a implantação de um projeto são relacionadas à comunicação.

Como Gerentes de Projetos, devemos trabalhar de forma a aumentar a segurança das partes interessadas pelo projeto e reduzir qualquer possibilidade de problemas que possam impactar a entega do projeto com a qualidade e requisitos esperados pelos stakeholders.

PLANO DE COMUNICAÇÃO EM PROJETOS

De acordo com Chaves (2014, p.37), “o desenvolvimento de um plano de comunicação eficaz deve pretender atingir os seguintes propósitos:

• Assegurar que as informações importantes cheguem às partes corretas e nos prazos adequados;
• Apontar e identificar problemas potenciais, por meio de reportes de andamento programados e consistentes;
• Gerar entusiasmo e empolgação com o projeto;
• Facilitar a tomada de decisão e o controle de mudanças;
• Oferecer um processo específico para feedback e resolução de conflitos;
• Melhorar e facilitar o trabalho em equipe, a cooperação e a colaboração;
• Gerar apoio para o projeto.”

Ainda segundo Chaves (2014, p.38), “qualquer plano deve observar os seguites aspectos básicos:

• Audiência: quem precisa de que informação e quem está autorizado a acessá-la;
• Propósito: quais os objetivos da comunicação do projeto, seja formal ou informal;
• Métodos: quais mecanismos e formatos serão utilizados para a comunicação no projeto;
• Frequência: em que momento (data ou evento) e com que frequência as atividades formais de comunicação serão implementadas;
• Cultura: quais barreiras culturais e estruturais de linguagem precisam ser consideradas;
• Armazenamento: onde a informação será guardada e arquivada”.

As informações a serem transmitidas, devem ser planejadas de acordo com o que os receptores desejam receber. Um desalinhamento nesta estratégia pode fazer com que a receptividade e aderência a mensagem transmitida não seja tão efetivas quanto o esperado/necessário.

MÉTODOS E MECANISMOS DE COMUNICAÇÃO

O processo de comunicação é composto por:

• Fonte de onde a informação surge e é codificada;
• Transmissor, que captura as informações da fonte e a envia;
• Canal por onde estas informações serao transmitidas. O canal pode sofrer interferências que implicarão no como a mensagem será recebida, também chamada de ruído na comunicação;
• Receptor que irá receber as informações;
• Destino para onde estas informações serão enviadas, decodificadas e gerarão novas informações.

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Cruz (2014, p.47) orienta que sejam utilizados os seguites métodos e mecanismos para realizar o planejamento das comunicações em projetos:

• “Comunicação geral – manter os participantes mais diretamente ligados ao projeto, informando sobre atividades, decisões e eventos;
• Relatórios de andamento – manter a equipe do projeto, patrocinadores e outras partes interessadas críticas informadas sobre a situação geral do projeto, fornecendo informações críticas para planejamento e tomada de decisão;
• Gerência de reuniões – planejamento e programação de reuniões eficazes e produtivas;
• Gerência de questões (issues) – organizar e acompanhar questões técnicas e de projeto;
• Gerência de problemas – monitorar e escalar problemas e atrasos;
• Gerência de feedbacks – fornecer mecanismos para um feedback eficaz;
• Gerência de mudanças – permitir e facilitar a comunicação e o controle das situações de mudança no projeto”.

FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO

Existem diversas ferramentas para realizar a comunicação em projetos, dentre as quais podemos destacar as seguintes como as mais usuais e eficientes:

• Softwares corporativos, que facilitam o trabalho em grupo – exemplo smartsheets, sharepoints;
• Softwares específicos para gerenciamento de projetos – exemplo MS Project;
• Repositórios centrais, onde é possível compartilhar informações com um grande grupo de pessoas – exemplo google drive;
• Websites com mais informações e status atualizado do projetos – exemplo site das construtoras de imóveis, onde é disponibilizado ao comprador o status de entrega do seu empreendimento;
• Tele e videoconferências, para ser capaz de tocar o maior número de pessoas, mesmo que elas estejam distantes;
• Emails informativos;
• Reuniões/apresentações;

GERENCIAR AS COMUNICAÇÕES

De acordo com o PMBOK (2017, p. 378), “gerenciar as comunicações é o processo de assegurar a coleta, criação, distribuição, armazenmento, recuperação, gerenciamento, monitoramento e disposição final e adequada das informações do projeto”.

O PMBOK (2017, p.365) também menciona, quanto a ambientes ágeis, que “ambientes de projeto sujeitos a vários elementos de ambiguidade e mudanças têm necessidade inerente de comunicar detalhes em evolução e emergentes com mais frequência e rapidez. Iss motiva o dinamismo do acesso dos membros da equipe à informações, pontos de verificação frequentes da equipe e agrupamento dos membros da equipe no mesmo local tanto quanto possível”.

Gerenciar as comunicações consiste em saber utilizar as ferramentas, métodos e mecanismos de comunicação de forma eficiente e eficaz, garantindo que o fluxo de informações siga de forma mais transparente possível para todas as partes envolvidas no projeto. Isso aumenta a chance de sucesso do projeto e minimiza o risco de que qualquer ruído na comunicação possa vir a causar algum desconforto entre as partes interessadas e a equipe do projeto.

CONTROLAR A COMUNICAÇÃO

“É o processo de garantir que as necessidades de informação do projeto e de suas partes interessadas sejam atendidas” (PMBOK, 2017, p.388).

Neste processo, também deverão ser utilizadas as ferramentas, métodos e mecanismos de comunicação para garantir que as informações geradas pelo projeto estão sendo recebidas por todas as partes que precisam recebê-las e no tempo adequado.

Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para realização do projeto, tendo como foco principal o gerenciamento de stakeholders