Processo de compra de Órteses Prótese e Materiais Especiais

Processo de compra de Órteses Próteses e Materiais Especiais

Elzeni Poliana da Silva França

R.A.: 201733328

Curso de Pós-graduação em Controladoria

Resumo

Neste trabalho está contemplado todo processo de compra de OPME (Órteses, Prótese e Materiais Especiais) no Hospital X, onde estão expostos todos adendos, políticas estabelecidas, regras e operacionalização do processo embasado na rotina real de suas atividades. Trata-se de um fluxo verídico e o nome do Hospital não será divulgado por questões de políticas internas de segurança da informação. No processo de compra existe várias fases desde a admissão do paciente até o pagamento dos materiais adotando sempre os padrões estabelecidos pela ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e seguindo sempre as regras ditadas pela ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar), então, com o trabalho é possível assimilar como o processo realmente funciona e quais as diretrizes implantadas pela empresa para alcançar o objetivo final que é atender bem o paciente. Com o objetivo garantir os insumos necessários ao desenvolvimento adequado das atividades técnicas e administrativas o Hospital X preza por atender as demandas, intermediar as negociações contratuais para suas efetivas formalizações, acompanhar as tendências de mercado e adquirir OPME’s de qualidade para assegurar a promoção da saúde, assistência e bem-estar dos seus pacientes.

 

Introdução

O processo de compra de OPME (Órteses, Próteses e Materiais Especiais) é um processo bem abrangente e está interligado à diversas áreas, pois, são os materiais mais onerosos de um processo cirúrgico ou hospitalização de um paciente. Na empresa X, a compra é feita mediante autorização da operadora ou do paciente em caso de contas particulares e sempre são solicitados e justificados por um médico.

Para que o processo de compra seja efetivado, a empresa X segue os padrões estabelecidos pela ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), onde de acordo com as regras os materiais devem ser identificados por seus nomes técnicos que são também referenciados conforme tabela TUSS (Terminologia Unificada da Saúde Suplementar) e no fim devem ser identificados com o nome de comercialização, com a finalidade de preservar a integridade e segurança do paciente.

Após a solicitação do material ao setor de compras, se inicia o processo de cotação e negociação junto aos fornecedores, onde em alguns casos já há um acordo entre hospital x operadora, e/ou, hospital x fornecedor e esse aspecto em alguns casos é um facilitador na negociação, pois, os valores já foram previamente negociados e inseridos em tabelas com prazo de vigência fixados, no entanto, este processo acontece com minoria de operadoras e fornecedores no âmbito negociação. No geral as cotações são solicitadas, negociadas e devolvidas às operadoras e caso sejam acatadas o processo é sequenciado, mas, em caso negativo o processo é devolvido ao setor de compras e renegociado junto ao fornecedor até haver um acordo.

Enfim, existem regras bem holistas no processo de compra de OPME com relação a diversos aspectos, tais como: homologação de fornecedores, regras de Compliance, solicitação médica, orçamento, negociação, autorização cirúrgica ou de utilização, entrega e conferência de material, cobrança em conta hospitalar, pagamento de fornecedores, dentre outras particularidades.

OPME

De acordo com o manual de boas práticas OPME’s são insumos utilizados na assistência à saúde e relacionados a uma intervenção médica, odontológica ou de reabilitação, diagnóstica ou terapêutica.

O manual tem como objetivo sugerir diretrizes e propor a uniformização das atividades de aquisição, solicitação, recebimento, armazenagem, dispensação, utilização e controle de OPME, visando a organizar o fluxo do processo de trabalho, em consonância com os meios que assegurem a adoção de boas práticas.

O Manual destina-se às equipes técnica e administrativa dos setores de compras, almoxarifados centrais, almoxarifados satélites, centros de material e esterilização, setores de diagnose ou cirúrgicos e serviços de confecção de órteses e próteses das unidades de saúde públicas ou privadas.

Todas as OPME estão sob a supervisão e a responsabilidade do diretor técnico dos estabelecimentos de saúde, respondendo, assim, quando houver alterações que possibilitem danos ao indivíduo que as receber. É permitida, quando julgado necessário, a delegação dessa responsabilidade a outro médico ou comissão, mediante expediente interno formal.

Processo de compra de OPME na empresa X

No Hospital X o processo de compra de OPME abrange algumas etapas desde a marcação de cirurgia e/ou hospitalização do paciente até a efetivação de pagamento dos mesmos, pois, para que ocorra a utilização dos materiais é necessário autorização seja da operadora ou do responsável pelo paciente em caso de contas particulares.

Todas as solicitações de orçamentos dos procedimentos são encaminhadas por e-mail ou via sistema partindo dos setores de Agendamento, Internação ou URCI (Unidade de Radiologia e Cardiologia Intervencionista).

Atualmente o processo é executado na seguinte sequência:

- O setor responsável solicita orçamentos contendo descrição dos materiais, marca, fornecedores, nome do paciente, nome do médico, Anvisa, código do sistema interno e quantidade.

- O setor de Compras solicita cotação conforme pedido, no caso de alguns convênios é necessário que o material seja codificado e precificado para inclusão em tabelas próprias, então, é necessário que sejam informados alguns dados para a finalização do processo, tais como: senha, apólice do segurado, número do cartão do paciente, nome do paciente, data da solicitação, marca/ Código do fabricante/ referência, ANVISA/ Descrição do material/ Quantidade, inserir valor sem taxa de comercialização. Na sequência o orçamento é devolvido ao setor responsável para que as cotações sejam apresentadas à Operadora para autorizar ou solicitar renegociação até chegarem a um acordo comum.

- Mediante acordo de valores e autorização dos materiais o setor responsável solicita material ao fornecedor informando data e horário da cirurgia para que o material seja entregue.

- Na data da cirurgia o material é recepcionado no Cento Cirúrgico ou Hemodinâmica e checado para verificação do material de acordo com marca solicitada, referência e quantidade. Após é transcrito em uma nota de débito para cobrança e liberado junto com uma ficha de consignação ao setor de Faturamento que analisa se há a necessidade de codificação de OPME e envia ao setor de Compras.