Processos Organizacionais

PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

1. Introdução.

O cenário mercadológico atual condiciona as empresas a preocuparem-se continuamente pela busca de otimização dos processos organizacionais, bem como da sua adequação e funcionamento, visando garantir a estabilidade no segmento de mercado e diferenciais competitivos que as destaquem dos demais concorrentes.A área empresarial tem apresentado um interesse acentuado sobre a mudança organizacional e vem desenvolvendo e aprimorando abordagens e metodologias destinadas ao realinhamento estratégico entre sua estrutura,objetivos e processos organizacionais.

2. Processos Organizacionais.

2.1 Definição:

Entende-se que processos organizacionais são:

• uma série de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informações, pessoas, máquinas, métodos) e geram produtos (produto físico, informação, serviço), usados para fins específicos, por seu receptor;

• uma introdução de insumos (entradas) num ambiente, formado por procedimentos, normas e regras, que, ao processarem os insumos, transformam-nos em resultados que serão enviados (saídas) aos clientes do processo;

• uma sequencia de tarefas e atividades utilizadas na entrada (input), que agrega determinado valor e gera uma saída (output) para um cliente específico interno ou externo, utilizando os recursos da organização para gerar resultados concretos.

• realizar o gerenciamento dos processos organizacionais é uma maneira eficiente de continuamente buscar a melhora da produtividade e dos resultados.

De uma forma abrangente, mas realista, há quem diga que processos são os instrumentos da implementação das estratégias da empresa, isto é, das ações que a empresa precisa tomar para aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças identificadas no ambiente de negócios. Nos dias de hoje, ainda é comum encontrar empresas sem qualquer organização ou entendimento do processo e do seu real significado. Isso tem causado grandes estragos,principalmente às pequenas e médias, que tendo sido formadas e desenvolvidas pelos próprios donos, raramente tiveram a oportunidade de crescer de forma organizada, com todos os processos entendidos e adequadamente documentados.

3. Abrangência dos processos organizacionais.

O estudo dos processos permite estruturar e reestruturar áreas e departamentos (administrativo, recursos humanos, financeiro, logística e outras), reduzir e controlar os gastos operacionais, melhorar a lucratividade e a rentabilidade empresarial, criar indicadores de desempenho que permitirão acompanhar a produtividade e o desenvolvimento da empresa, melhorar os processos internos aumentando a produtividade. Melhorar os resultados da empresa utilizando os recursos já disponíveis, melhorar os fluxos de trabalho, liberando recursos internos para assuntos estratégicos, alinhar os trabalhos executados com a estratégia da empresa. A compreensão de processos é essencial, pois é a chave para o sucesso em qualquer negócio, visto que através destes irão resultar uma estrutura adequada para fornecer produtos e/ou serviços de qualidade ao cliente.

Todos os processos compartilham determinadas características, que são:

• todos os processos têm clientes e fornecedores;

• eles consistem em múltiplas etapas, tarefas, operações ou funções executadas em sequência, ou às vezes em conjuntos de tarefas, operações ou funções executadas simultaneamente ou sequencialmente;

• eles geram um resultado ou produto identificável, que pode ser um produto físico, um relatório, dados/informações verbais, escritos ou eletrônicos, um serviço ou qualquer produto final identificável de uma série de etapas;

• o resultado / produto tem um receptor identificável, que define sua finalidade, suas características e seu valor, seja esse receptor um cliente externo ou interno;

• podem ser de natureza interna (quando têm início, são executados e terminam dentro da mesma empresa) e externa (quando têm início dentro da empresa, são executados e terminam fora da empresa);

• interfuncionalidade, pois embora alguns processos sejam inteiramente realizados dentro de uma unidade funcional, a maioria dos processos atravessa as fronteiras.

3.1Abordagem e estrutura por processos.

Na abordagem (ou estrutura) por processos, o foco passa a ser a adoção do ponto de vista do cliente, uma vez que os processos são organizados para produzir e oferecer valor aos seus clientes. O conhecimento dos processos de trabalho permite que a organização promova melhorias e mudanças em níveis mais significativos, porém, dificilmente uma organização implantará uma abordagem por processos em curto período de tempo, haja vista que para implementar adequadamente esta abordagem, exigirá mudanças não apenas cultural, mas também na estrutura de poder e de controle organizacionais, na necessidade de adquirir novos conhecimentos e reciclá-los continuamente, nas relações de negociação e subordinação e nas práticas administrativas.

Vale frisar que, para as empresas conseguirem melhorar o seu desempenho sem uma estrutura por processo, seria necessário que todos os envolvidos na execução do trabalho concordassem da forma que o mesmo deveria ser realizado, o que tornaria muito difícil (ou até impossível) a melhoria sistemática desses trabalhos. Logicamente, não é fácil implantar uma estrutura por processos, tão mais difícil a mudança de uma estrutura funcional para uma estrutura por processos. Uma organização que tenha interesse em trabalhar apenas por processos deve estar preparada para tolerar os conhecidos problemas com estrutura.

4. O modelo de entrada e saída de um processo.

Na administração muito se fala em input e output (entrada e saída) necessários para o processo de produção, seja de bens ou serviço. A produção é o resultado de três elementos que formam o processo produtivo, esses três elementos são a entrada (input) o processo ( formado por pessoas, equipamentos e tudo que transformará o input em output) e finalmente a saída (output) que é o resultado da transformação da entrada através do processo onde:

Input - são divididos em três segmentos cada um representa um grupo de empresas mas em pelo menos uma etapa do processo a empresa realiza os três segmentos, são eles:

Material: todas as empresas de manufatura processam materiais,

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