Como Entender Os Processos Organizacionais

COMO ENTENDER OS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

1. Introdução

O cenário mercadológico atual condiciona as empresas à preocuparem-se continuamente pela busca de otimização dos processos organizacionais, bem como da sua adequação e funcionamento, visando garantir a estabilidade no segmento de mercado e diferenciais competitivos que destaquem-nas dos demais concorrentes.

A área empresarial tem apresentado um interesse acentuado sobre a mudança organizacional e vem desenvolvendo e aprimorando abordagens e metodologias destinadas ao realinhamento estratégico entre sua estrutura, objetivos e processos organizacionais.

Nesta concepção, este artigo tem por finalidade tratar de forma ímpar os aspectos principais relacionados à processos organizacionais, no âmbito teórico e prático, penetrando na raiz que favoreceu ao seu surgimento e permeando até a sua aceitação, consolidação estrutural e importância no atual, flexível e turbulento contexto empresarial, sem, contudo, pretender esgotar o assunto.

2. Processos Organizacionais

2.1 Surgimento

Sabe-se que a concorrência está cada vez mais acirrada, privilegiando as empresas dinâmicas, em detrimento daquelas menos ágeis. Para poder competir num mercado cada vez mais disputado, as empresas precisam obter o melhor desempenho possível em seus negócios. Este desempenho é alcançado através de seus processos organizacionais.

A idéia de processo tem estado presente nos textos e nas discussões sobre Administração de Empresas nos últimos anos. Essa idéia, entretanto, não é nova e tem suas raízes na tradição da “Escola Clássica da Administração”. Do ponto de vista didático, costuma-se dividir a Escola Clássica da Administração em dois pilares: a “Administração Científica” abordado e defendido por Frederick Taylor, e “Teoria Clássica da Administração” comandado por Henry Fayol. Na Administração Científica, a ênfase estava colocada na tarefa que cada operário realizava (foco operacional), já na Teoria Clássica da Administração, a ênfase era posta na estrutura da organização (foco estrutural).

Apesar das abordagens de Taylor (1970) e Fayol (1994) estarem delineadas ao aspecto produtivo, tanto do trabalhador quanto da empresa, já havia naquele tempo uma tímida noção e preocupação com processos organizacionais, bem como o início de desenvolvimento da visão sistêmica e de particularidades que caracterizam uma estrutura por processos. Dentre os princípios fundamentais para Administração de uma empresa definidos por Fayol, e que são perfeitamente aplicáveis e devem ser considerados numa estrutura por processos, destaca-se: a divisão de trabalho, autoridade e responsabilidade, disciplina, ordem, iniciativa e espírito de equipe.

As abordagens defendidas por Taylor e Fayol na Teoria da Escola da Administração eram limitadas, visto que viam a empresa como sistema fechado. A partir do final da década de 80, a concorrência se tornou bem mais forte, principalmente em decorrência da globalização, e a complexidade das empresas aumentou de modo sensível, fazendo com que a atividade de administração de uma empresa se tornasse bem mais difícil. Tal mudança no ambiente mercadológico foi o estopim para o surgimento do conceito de sistemas, que apregoa a necessidade de considerar em todo e qualquer estudo as variáveis ambientais atuantes (externas à empresa), bem como analisar a instituição de forma global, levando em conta as inter-relações entre suas várias partes componentes.

A necessidade da visão sistêmica nas organizações, impulsionou naturalmente à entender a empresa como um conjunto de processos inter-relacionados e inter-dependentes, levando a administração à desvincular o foco que detinha no trabalho, departamento ou funções para o foco no gerenciamento dos processos de trabalho.

A iniciativa e prevalências das empresas na adoção de estruturas sistêmicas ou por processos também foi fortalecida com o notório e admirável esforço do Japão para reergue-se do devastamento sofrido na segunda guerra mundial, encerrada em agosto de 1945, já que a estrutura funcional utilizada pelo país antes do desastre era inadequada às suas pretensões de prover eficiência e eficácia às suas linhas de produção. Neste aspecto, as idéias inovadoras de Deming e Juran foram muito bem aproveitadas. O enfoque de Deming estava no controle e melhoria de processos, enquanto que a abordagem de Juran era baseada na formação de equipes de projeto para a resolução de problemas , um a um, melhorando a qualidade continuamente (MARANHÃO; MACIEIRA, 2004).

Assim, a conjuntura de fatos históricos de empresas que migraram de uma estrutura funcional para uma estrutura por processos (ou semelhantes), bem como às variáveis de fatores mercadológicos implicando em ágeis mudanças no contexto organizacional, contribuiu para impulsionar a evolução do entendimento da essência do termo “processo”, bem como as vantagens adquiridas quando da aplicação do sentido literal do termo na realidade da estrutura organizacional.

2.2 Conceitos

Nos dias de hoje, ainda é comum encontrar empresas sem qualquer organização ou entendimento do processo e do seu real significado. Isso tem causado grandes estragos, principalmente às pequenas e médias, que tendo sido formadas e desenvolvidas pelos próprios donos, raramente tiveram a oportunidade de crescer de forma organizada, com todos os processos entendidos e adequadamente documentados.

Um dos erros mais freqüentes é confundir procedimentos com processo, do qual eles fazem parte por meio das atividades que formam o processo. Assim, a afirmação de que uma determinada empresa possui dezenas de processos pode não ser verdadeira. Outro erro comum é confundir método de produção com processo, pois enquanto o primeiro define a técnica pela qual se produz algo, o segundo define a forma como esta técnica é empregada.

Todo trabalho realizado faz parte, obrigatoriamente, de algum processo organizacional, visto que não existe um produto ou serviço oferecido por uma empresa sem um processo. Da mesma forma, não faz sentido existir um processo organizacional que não ofereça algum produto ou serviço.

Então, o que são realmente processos organizacionais? Dentre inúmeros conteúdos que conceituam o termo “processo”, acredita-se que as melhores definições sejam:

• uma série de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informações, pessoas,