AI Atividade Individual FGV Gerenciamento de Portifólio e PMO

Matriz de atividade individual

Disciplina: Gerenciamento de Portifólio e PMO

Módulo:  08

Aluno: Marcelo José de Bessa Silva

Turma: ONL021IP-POPRJRB12T1

Tarefa: Atividade Individual

Introdução

Atualmente empresas e organizações que possuem projetos consolidados, são desafiadas constantemente com os desafios que um mercado competitivo pode oferecer. São infinitas variáveis que podem leva-las ao sucesso ou ao fracasso.

Em meio a este cenário, é fundamental que essas empresas ou organizações, possuem uma gestão destes projetos de tal fomar que seja possível avaliar os riscos ou oportunidades que eles podem ter, sobretudo fazendo análise não só individualmente mas como uma forma integrada, analisando também sobre a perspectiva geral de seu portifólio.

O PMI (2017) define Portfólio como um conjunto de projetos, programas, subportfólios e operações gerenciadas como um grupo para atingir um objetivo estratégico. Ainda Segundo o PMI, a melhor de se gerir isto é através de um PMO. Escritório de gerenciamento de projetos (EGP) / Project Management Office (PMO) é uma estrutura de gerenciamento que padroniza os processos de governança relacionados com o projeto e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.

Dentro da empresa Argo Menthor é fundamental que este processo de gestão seja aplicado. Sabe-se que ela é uma empresa que possui uma política de recursos humanos consistente, compatível com sua cultura empresarial voltada para o alto desempenho, aliada à responsabilidade social. Um dos seus grandes objetivos é constituir uma equipe de trabalho de alto potencial, com a combinação de competências individuais que gerem sinergia para promover desempenho de alto nível ao potencial da equipe.

Visando então promover o desenvolvimento empresarial da empresa, o Diretor-Presidente e CEO da empresa, Jason Higgins, solicitou o desenvolvimento de um rigoroso processo de gerenciamento de portfólio. Com esse processo, o CEO pretende otimizar o alinhamento dos projetos às estratégias da empresa e o alcance dos objetivos organizacionais.

Desenvolvimento – identificação das funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor.

A criação de um Project Management Office (PMO) na Argo Menthor, tem como princípio fundamental quatro objetivos estratégicos pautados pelo CEO da empresa, o director-presidente Jason Higgins, sendo eles:

• Aumentar a receita com os projetos. Tendo como patrocinador o Diretor Financeiro;
• Aumentar o índice de lucratividade dos projetos. Tendo como patrocinador o Diretora de Projetos;
• Melhorar o índice de satisfação dos clientes. Tendo como patrocinador o Diretor de Sistemas de Informação;
• Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores. Tendo como patrocinador o Diretora de Recursos Humanos.

Antes de pensar no alcance desses objetivos estratégicos, é necessário entender como se sustenta toda a metodologia de um Escritório de Projetos e Gerenciamento de Portifólio. Segundo Almeida, 2013, para alcançar a excelência em gestão de projetos, programas e portifólio, é preciso investir em pilares que possam sustentar a melhoria contínua dos resultados organizacionais de forma consistente.

Para isto foi proposto o modelo de Pilares da gestão profissional de portfólios de projetos conformte ilustrado abaixo.

[pic 1]

Figura 1 - Noberto Almeida, 2011

Em primeiro lugar deve-se aplicar uma metodologia na empresa. Segundo o PMI, 2013, ela é um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usado pelas pessoas que trabalham em uma disciplina. Pelo segundo pilar, é preciso capacitar também as equipes, através de treinamentos contínuos para que elas possam ter habilidades técnicas e desenvolvimento interpessoal. Finalmente o terceiro pilar, vislumbra o desenvolvimento tecnológico, incluindo ferramentas de coleta e distribuição de informações.

Almeida, 2017, em pesquisa de Aubry e colaboradores (2007) identificou 27 funções realizadas pelos EGPs.  Essas funções são utilizadas pelo estudo de benchmarking do PMI para avaliar quais funções são mais executadas pelos EGPs das organizações respondentes estando divididas em quatro categorias conforme ilustra a tabela abaixo.

[pic 2]

Tabela 1 - Tabela de Funções do EGP

Pautados nas categorias mensionadas na tabela acima, podemos identificar algumas funções do Escritório de Gestão de Projetos (EGP), que podem garantir o cumprimento dos objetivos estratégicos esperados pela Argo Menthor. Pode-se citar em cada um deles:

Aumentar a receita com os projetos:

Práticas de gestão: Gerenciar Stakeholders no projetos projetos, Monitorar e controlar o desempenho dos projetos e programas.

Tecnologia: Desenvolver e manter um Quadro estratégico de projetos.

Capacitação: Alocar recursos entre os projetos, Executar tarefas especializadas para os gerentes de projetos, Recrutar, selecionar, avaliare determinar os salários dosgerentes de projetos.

Aumentar o índice de lucatividade dos projetos:

Práticas de gestão: Conduzir revisões pós-gerenciamento de projetos (lições aprendidas).

Tecnologia: Implementar e gerenciar banco de dados de riscos.

Governança: Executar benchmarking e promover a melhoria continua, Gerenciar osbenefícios dos projetos e programas, Identificar, selecionar e priorizar novos projetos, Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização.

Melhorar o índice de satisfação dos clientes:

Práticas de gestão: Gerenciar interfaces com os clientes dos projetos, (De modo geral espera-se que haja uma comunicação eficiente com o cliente, lhe mantendo com as informações suficientes que servem como termômetro para seu grau de satisfação com o produto ou serviço).

Tecnologia: Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (dashboard) (Manter o cliente informado sobre o andamento dos projetos).

Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores

Práticas de gestão: Gerenciar stakeholders nos projetos, Prover aconselhamento à alta gerência.

Capacitação: Desenvolver as competências necessárias para os projetos e promover treinamentos, Prover mentoring para os gerentes de projetos, Recrutar, selecionar, avaliar e determinar os salários dos gerentes de projetos.

Governança: Participar do planejamento estratégico.

Partindo para uma perspectiva global, pode-se citar ainda diversos benefícios gerados na implementação do EGP na empresa como por exemplo:

• comprometimento da organização com os resultados;
• disponibilidade de informações para a tomada de decisão;
• satisfação do cliente;
• confiabilidade das informações fornecidas;
• motivação e comprometimento individual;
• previsibilidade para a tomada de decisão;
• produtividade nos projetos;
• visibilidade do progresso dos projetos;

Considerações finais

Foi mostrado neste trabalho uma base de conhecimento para o funcionamento de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) e como suas funções são capazes de colaborar para os objetivos governamentais, almejados pela Argo Menthor. A implementação do EGP na empresa, será fundamental para o amadurecimento empresarial, sobretudo capaz de trazer segurança nas tomadas de decisões e alinhamento estratégico de médio e longo prazo.

Por fim, é necessário que haja um fluxo de governaça consistente, onde todos os stakeholders estejam alinhados com as estratégias organizacionais, para que os investimentos sejam consolidados em projetos e programas, que possam trazer sucesso à empresa. Fazendo então, que seja posto em prática as estratégias da empresa, através da Gestão de Portifólio e PMO.

Referências bibliográficas

ALMEIDA, N. O. Gerenciamento de portfolio e PMO. Rio de Janeiro: FGV editora, 2017.

ALMEIDA, N. Gerenciamento de portfólio. Rio de Janeiro: Brasport, 2011. Sistema integrado de gestão de projetos. In:  BARCAUI, André. PMO: escritórios de projetos, programas e portfólio na prática. Rio de Janeiro: Brasport, 2012. p. 547-571.

Argo Menthor. Quem somos. Disponivel em: http://www.argomenthor.com.br/. Acesso em 05 de novembro de 2021.

PMI (2013), Um guia do conjunto de conhecimentos do gerenciamento de projetos: Guia PMBOK, 5th ed., PMI, Newtown Square, Pennsylvania.