Outros padrões e as competências necessárias para gerenciamento de projetos
Por: brunobsmp • 2/7/2017 • Trabalho acadêmico • 2.351 Palavras (10 Páginas) • 1.122 Visualizações
Atividade individual Matriz de análise | |
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos | Módulo: 6 – Outros padrões e as competências necessárias para gerenciamento de projetos |
Aluno: Bruno Pimentel | Turma: ONL01715-ZOPRJNT05T1 |
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Introdução | |
Este documento visa analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos na disciplina de Fundamentos de Gerenciamento de Projetos e aplicá-lo ao mundo dos eventos. Vamos falar um pouco sobre os documentos que devem ser entregues para atender aos processos deste projeto demonstrando também o porquê este evento é único, faseado, finito e realizado com restrições. Identificando as fases de iniciação, planejamento, controle e encerramento. Também identificaremos o tipo de estrutura das empresas CCC e DT Produções. | |
Desenvolvimento – análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos | |
O evento musical será em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80 realizado no final deste ano. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas serão convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital. (FGV ONLINE, 2017)
Com o projeto já solicitado e selecionado devemos dar início realizando a aprovação e analisando a viabilidade do projeto assim como definindo o gerente de projetos. Para isto utilizaremos o TAP (Termo de abertura de projeto) e o registro das partes interessadas. 1.1) O TAP é o documento de início do projeto para se criar uma metodologia de gerenciamento de projetos. Ele formaliza o início do projeto e serve de base para o trabalho do gerente de projetos que recebe a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. (PROJECT BUILDER, 2017) Este documento deve conter: · Objetivos do documento (PROJECT BUILDER, 2017) O TAP deve ser enviado por e-mail formalizando o início do projeto e propondo a equipe do projeto a reunião do Kick-off Meeting. Com o gerente de projetos definido, o mesmo deve fazer o registro das partes interessadas que também será utilizado na Kick-off Meeting. 1.2) O registro das partes interessadas é um documento que contém como no nome já diz, todas as partes interessadas do projeto e que está em constante atualização. Neste registro é possível armazenar os contatos além de classificar a importância de cada para o projeto e qual o melhor momento para contata-las, como também a atual influência de cada parte no projeto ajudando assim na estratégia. Para este projeto teremos parte envolvidas como Coordenação e organização, músicos/bandas, Comitê técnico-científico e cultural, Equipe de credenciamento e atendimento a participantes, Equipe de atendimento e apoio a músicos/banda, Equipe cerimonial, Equipe de comunicação e divulgação, Equipe de tecnologia da informação, Equipe de produção, Equipe comercial e contabilidade, Equipe de serviços gerais e manutenção, Equipe de segurança, Equipe de estacionamento... 1.3) Kick-off Meeting é a reunião formal de início do projeto onde é possível certificar-se do entendimento de todas as partes interessadas sobre suas funções e responsabilidades. Itens que serão cobertos nesta reunião:
(PROJETOS BRASIL – CE, 2017)
O planejamento é descrito em várias fases como demonstrado na figura abaixo. [pic 2] É nesta fase que deve ser concluído o Plano do Projeto e produzidos diversos documentos auxiliares ao plano do projeto. Após a elaboração do TAP deve ser desenvolvido o Plano de Gerenciamento de Projeto. 2.1) Plano de Gerenciamento do Projeto segundo o Guia PMBOK® 5ª Edição, é o documento que descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado. Ele integra e consolida todos os planos de gerenciamento auxiliares e linhas de base dos processos de planejamento. Os planos auxiliares são o plano de gerenciamento da qualidade, o plano de gerenciamento das aquisições, o plano de gerenciamento das comunicações, o plano de gerenciamento das partes interessadas, o plano de gerenciamento do cronograma, o plano de gerenciamento do escopo, o plano de gerenciamento dos custos, o plano de gerenciamento dos recursos humanos, o plano de gerenciamento dos riscos e o plano de gerenciamento de melhoria dos processos. 2.2) Declaração de Escopo é a base para um plano de projeto bem-sucedido e é utilizado para identificar as principais entregas e exclusões do projeto. Nesta declaração deverá conter todas as características do projeto, os critérios de aceitação do evento, tudo que deve ser entregue como relatórios e documentos, as exclusões do projeto e suas restrições, definindo o que está de fora do projeto e as datas e marcos para o mesmo, além de formalizar as premissas. (PROJETOS e TI, 2017) 2.3) Criação da Estrutura Analítica do Projeto que é uma ferramenta visual utilizada na definição do escopo para desmembrar as fases ajudando no gerenciamento das mesmas. Com isso já podemos criar o cronograma e o orçamento do projeto. 2.4) Cronograma do projeto contém todas as restrições, com as datas de início e fim de cada fase. 2.5) Nesta fase antes de estimar os custos devemos desenvolver o Plano de gerenciamento dos Recursos Humanos. Este documento fornece os atributos de recrutamento do projeto, índices de pessoal e reconhecimentos/prêmios relacionados que são componentes que serão utilizados na elaboração dos custos. 2.6) Devemos estimar os custos e desenvolver o Orçamento com base no cronograma e nos recursos humanos. 2.7) Temos que nos preocupar com a qualidade do serviço entregue então devemos desenvolver o Plano de gerenciamento da qualidade que descreve quais os critérios de qualidade e como a equipe de projeto planeja cumpri-los para que tenhamos um perfeito evento com todos os stakeholders satisfeitos. (PMBOK® 5ªed.,2013) 2.8) Para o sucesso do projeto devemos possuir um bom Plano de gerenciamento das comunicações que irá descrever como serão realizadas e gerenciadas as comunicações. Deve conter os requisitos de comunicação das partes interessadas, o seu propósito, o responsável e os destinatários, qual o meio de comunicação ou tecnologia utilizado, a frequência, a data de início e do fim, critérios de escalação, métodos de atualização do plano e modelos e diretrizes para reuniões. (ESCRITORIODEPROJETOS.COM.BR, 2017) 2.9) Para que tenhamos sucesso no evento temos que desenvolver o Plano complementar dos riscos onde serão tratados os riscos, problemas e questões ocorridas ou que podem ocorrer no projeto. Este documento ajuda a definir a estratégia para lidar com os riscos analisando a sua probabilidade e impacto. 2.10) Deve ser desenvolvido o plano de gerenciamento das aquisições detalhando os processos desde o desenvolvimento dos documentos de aquisições até o encerramento do contrato, especificando o tipo de abordagem e os fornecedores em potencial. Ele pode ser atualizado para refletir alterações na estratégia, tais como alterações na decisão de fazer ou comprar, ou nos tipos de contratos, motivadas pelas respostas aos riscos. (PMBOK® 5ªed.,2013) 2.11) Com estes documentos auxiliares, ao final da fase de planejamento, podemos entregar o nosso Plano de Projeto utilizado como guia na execução, controle e encerramento do projeto.
Como disse Cleland e Ireland (2002), “controle é o processo de supervisão dos recursos utilizados no projeto para determinar se os resultados reais estão sendo alcançados de modo que objetivos de desempenho técnico, tempo e custo planejados do projeto sejam atingidos”. Logo, para executar este monitoramento devemos produzir alguns documentos como as solicitações de mudança, o registro de solicitações de mudança, as ATAs de reuniões e o Status Report. 3.1) Com a execução do projeto podem acontecer necessidade de alteração em alguma parte, para isto são utilizadas as Solicitações de mudança. Todas elas devem ser armazenadas no registro de solicitações de mudança onde teremos informações como o grau de prioridade, se impedi ou não a execução do projeto, quem solicitou e a data, a descrição com a sua justificativa, o custo e o esforço estimado, além de outras informações. 3.2) Durante todo o projeto são realizadas reuniões para o controle dos processos. Estas reuniões devem ser registradas em ATAs de reunião. Nestes documentos temos os nomes dos participantes, o objetivo daquele encontro, o que foi discutido, quais as ações a serem tomadas, a data da próxima reunião, além de informações adicionais. As ATAs devem ser utilizadas na reunião seguinte sobre o mesmo tema para verificação das ações que deviam ser realizadas. 3.3) Outro documento que devemos utilizar para manter o controle e atualizar periodicamente as partes envolvidas com a situação do projeto é o Status Report. Nele podemos concentrar todas as informações e questões de cada semana, em caso de algum desvio que impacte no orçamento, este relatório é um ótimo lugar para expô-los. Com isso teremos um registro semanal das atividades extras do projeto o que também ajuda no caso de imprevisto e substituição de algum membro da equipe de projeto que terá disponível todo o histórico. (PROJECT BUILDER, 2017)
4.1) Na fase de encerramento devemos desenvolver o Termo de aceite de entrega do projeto que formaliza a conformidade com os requisitos e os critérios de aceitação definidos. Neste documento também pode existir questões que ficaram em aberto durante a execução dos serviços além de informações adicionais. 4.2) Encerrar as aquisições é o processo de finalizar todas as aquisições do projeto. O principal benefício deste processo é a documentação dos acordos e outros documentos relacionados, para consultas futuras como o documento de Aquisições encerradas e as atualizações nos ativos de processos organizacionais. (PMBOK® 5ªed., 2013) 4.3) Por último e importante registramos as lições as lições aprendidas para prever os riscos existentes em projetos futuros. | |
Considerações finais | |
Com base nas informações da atividade podemos notar que a CCC, empresa fundada por família italiana, possui uma estrutura funcional e que para ajudar na entrega deste grande projeto, adquiriu a DT Produções, que possui uma estrutura projetizada já que trabalha em função de projetos (eventos), para lhe auxiliar. Com base nos processos descritos anteriormente, podemos verificar as diversas fases do projeto e os documentos que devem ser entregues para o sucesso do evento. | |
Referências bibliográficas | |
FGV ONLINE. Atividade – Atividade Individual. Módulo 6 – Outros padrões e as competências necessárias para gerenciamento de projetos. Disponível em ESCRITORIODEPROJETOS.COM.BR – PORTAL DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Templates da Metodologia PMO. Disponível em PROJECT BUILDER. O que é o Termo de Abertura do Projeto?. Disponível em PORTAL TI ESPECIALISTAS. Registro de Partes Interessadas. Disponível em PROJETOS BRASIL - CE. Reunião formal para iniciar um projeto - Kick-off Meeting. Disponível em PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5ª. Ed. – Pennsylvania-EUA: Project Management Institute, 2013 Pg 75 / 123 / 240 / 347 PROJETOS E TI. Declaração Do Escopo Do Projeto. Disponível em ESCRITORIODEPROJETOS.COM.BR – PORTAL DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Plano de gerenciamento das comunicações. Disponível em ESCRITORIODEPROJETOS.COM.BR – PORTAL DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Planejamento. Disponível em PROJECT BUILDER. Status report: benefícios, usos e modelo. Disponível em |
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