Processo de Transformação

1. A Organização – Advocacia-Geral da União

O processo de transformação no qual basearei meu estudo é o de Distribuição de bens permanentes da Superintendência de Administração da Advocacia-Geral da União em Pernambuco – SAD/PE, mais especificamente o SEPAT – Setor de Patrimônio – onde estagio.

Nos termos do art. 131 da Constituição, "a Advocacia-Geral da União é a instituição que, diretamente ou através de órgão vinculado, representa a União, judicial e extrajudicialmente, cabendo-lhe, nos termos da lei complementar que dispuser sobre sua organização e funcionamento, as atividades de consultoria e assessoramento jurídico do Poder Executivo”.

A SAD/PE, no âmbito da Advocacia Geral da União, é o órgão encarregado do planejamento, coordenação e supervisão de atividades como: gestão de documentos e de arquivos, sistemas federais de planejamento e de orçamento, serviços gerais, administração dos recursos de informação, de recursos humanos e de organização, além da inovação institucional. Tem como objetivo promover a logística e o apoio administrativo necessários ao funcionamento de suas Unidades Jurídicas vinculadas e indispensáveis ao exercício da Advocacia-Pública da União em benefício da sociedade.

O SEPAT é o setor responsável por gerenciar com excelência os bens adquiridos e os serviços contratados, garantindo qualidade.

2. Os Insumos

2.1. Recursos de entrada a serem transformados:

• Bens adquiridos pela Comissão Permanente de Licitação.

2.2. Recursos de entrada de transformação:

• Servidores do Setor de Patrimônio;

• Funcionários terceirizados;

• Unidades que receberão estes bens;

• Sistema de Gerenciamento Patrimonial – ASI;

• Depósito;

• Transporte (Correios, caminhões, caminhonetes).

Ponto Forte: Os bens adquiridos pela CPL – Comissão Permanente de Licitação passam por um processo de compra onde o menor preço juntamente com a qualidade são critérios primordiais, sendo assim, os bens tem o menor custo com boa qualidade.

Ponto Fraco: Caso não seja encontrado um bem de boa qualidade com baixo custo, precisa ser iniciado um novo processo de licitação para que novos fornecedores ofereçam seus produtos.

CORREÇÃO: Fazer uma busca por atas vigentes de outros órgãos para que se possa “pegar carona” na licitação, em vez de começar uma nova.

3. O Processo – Distribuição dos bens

Após as requisições vindas de cada setor do órgão ou de uma de suas 52 unidades espalhadas em todo o Nordeste, consultamos o Sistema de Gerenciamento Patrimonial do órgão, chamado de ASI – Módulo Patrimônio, para saber se há a disponibilidade do bem requisitado no depósito. Se não houver, encaminhamos esses pedidos à CPL – Comissão Permanente de Licitação - que realiza os procedimentos de compra através de uma Licitação.

Havendo disponibilidade, geramos um termo de transferência no ASI, que contém um código próprio, O Setor/Unidade de origem, o Setor/Unidade Destino e seus respectivos endereços e responsáveis. Encaminha-se esse termo para a Superintendente da SAD-PE para obtenção de sua autorização. Devidamente autorizado, o Termo de Transferência retorna ao SEPAT para as devidas providências de distribuição (conferência, despacho e certificação da entrega do bem).

Depois disso, os bens serão devidamente embalados pelos funcionários terceirizados e encaminhados via correio ou transporte próprio do órgão, juntamente com o Termo de Transferência, que deve ser assinado pelo responsável pelo recebimento e devolvido ao SEPAT para arquivamento.

Ponto Forte: Por se tratar de um órgão federal, todo o processo é feito de forma que todos os aspectos sejam de fácil controle.

Ponto Fraco: A falta de planejamento estratégico na distribuição dos bens.

CORREÇÃO: Implantar uma comissão