FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS E SOCIAIS DE PETROLINA CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS - 8º PERÍODO - NOTURNO

FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS E SOCIAIS DE PETROLINA CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS - 8º PERÍODO - NOTURNO

ALUNO(A): LUCAS GALDINO NUNES MATRÍCULA: 16755        DATA: 14/12/2017

2º EXERCÍCIO AVALIATIVO DE CONTROLADORIA

1. Considerando o assunto visão sistêmica, estudado em sala de aula, aponte e descreva três características de três subsistemas empresariais existentes na organização em que você trabalha.

Tendo em vista que a única organização que trabalhei e trabalho é de pequeno porte (ME), os subsistemas não são bem estruturados, mas podemos observar claramente alguns de acordo com as características, como os subsistemas da informação, organizacional e físico.

Claro que os demais sistemas como o social são presentes, assim como em toda organização que depende de pessoas para trabalharem seja em equipe ou individual. Porém, já o subsistema organizacional não é tão presente, tendo em vista que a empresa não tem visão, missão e valores definidos e seguidos, e se existe essas crenças e valores do proprietário, não é passado para os demais colaboradores, tornando um fracasso esse subsistema.

Descrevendo cada subsistema individualmente:

Subsistema da informação: Trata-se de um sistema que através da coleta de dados e do processamento desses dados, gera informações relevantes que atende as necessidades dos usuários, seja no nível operacional ou no gerencial.

No caso da empresa onde trabalho, utilizamos um sistema chamado MySuite, que serve de controle de atendimentos, onde nele é lançados todos os atendimentos feito por cada técnico, seja interno ou externos, por telefone, WhatsApp, Skype ou Email, informando o cliente, problema e solução, assim criando uma base de informação útil para todos os usuários, pois através do mesmo temos acessos a relatórios dos principais problemas encontrado em determinado período, quais os clientes que estão alta incidência de problemas, quais os técnicos que mais atende e menos atende, também serve de banco de dados de solução, onde pode ser pesquisa o problema e verificado qual a solução, assim demandando menos tempo no novo atendimento, entre N outros relatórios e informações, como dados do cliente (telefone, email, responsável, razão social, CNPJ). Além de fazer agendamento de atendimentos e viagens.

Podemos citar como principais características desse subsistema a:

Relevância: Característica que determina que o sistema deve gerar informações relevantes e necessárias à empresa, que devem ser geradas em tempo hábil e ser confiáveis. Assim, essas informações têm um custo próximo ao esperado pela organização e atendem aos requisitos de gerenciamento e operação da empresa.

Integração: Deve haver uma integração entre o sistema de informação e a estrutura da empresa.

Dessa forma, é mais fácil coordenar os departamentos, setores, divisões e outros tipos de unidades organizacionais. Além disso, esse processo de integração facilita e agiliza a tomada de decisões.

Avaliação de Desempenho: Deve permitir avaliações de desempenho global e analítico, permitindo aos administradores verificar se suas metas estão sendo alcançadas.

Todas essas características podem ser observadas no sistema que atualmente é utilizado na empresa, pois gera informação de alta relevância para proprietário, gerente e supervisor do suporte tomarem decisões, permiti a integração entre todos os setores da empresa (recepção, suporte e gerencia) e permite a avaliação de desempenho através dos relatórios gerados, podendo verificar o tempo de cada atendimento e as metas de quantidade de atendimento por exemplo.

Subsistema Organizacional: Refere-se à estrutura de organização da empresa. Contempla a forma pela qual a empresa agrupa as suas diversas atividades em departamentos/setores e o estabelecimento de relações de autoridade entre esses segmentos e a nomeação de pessoas responsáveis. Isso para permitir “a distribuição da tarefa empresarial de forma eficaz (em direção aos resultados) e eficiente (otimizando recursos, tempo, custos etc.) de maneira ordenada”. Sua importância para a empresa, depende muito também de seu tamanho e sua estrutura.

        Na empresa em questão, mesmo havendo uma estrutura pequena, esse sistema é de suma importância, tendo em vista que a distinção dos setores e nomeação de responsável por cada um deles, gera um organização lógica melhorada, fazendo com que os processos dentro da empresa funciona corretamente. Onde cada setor sabe suas obrigações.

        Constando 4 setores, Administrativo ( responsável pela recepção, agendamento de atendimentos externos e o financeiro), o suporte (Responsável pelo atendimento ao cliente em assuntos referente ao sistema e 1 pessoa designada a controlar o suporte e fazer a distribuição dos atendimentos internos e externos ), Comercial (Responsável por assuntos comerciais e pós vendas e pós atendimentos, além de ajudar na administração da empresa) e a diretoria ( onde se encontra o proprietário, responsável pela tomada de decisão, além também de assuntos comerciais e controle de toda a empresa, junto com o responsável de cada setor).

Havendo algumas deficiências, pois os procedimentos não são claros, e também a um centralização no proprietário da empresa, que não da total liberdades aos setores. Porém mesmo com algumas barreiras, ainda é aproveitado alguns benefícios desse sistema, onde existe alguns organogramas de decisão em alguns casos específicos e procedimentos a serem tomados e algumas situações.

Características: 

A estrutura organizacional deve ser estabelecida de modo que os vários executivos e empresários sejam ligados entre si num arcabouço efetivo;

As diversas normas devem ser esquematizadas e estabelecidas;

Deve ser contratado o pessoal que será treinado para preencher os cargos da estrutura e também para atender às normas de procedimento;

Devem ser procurados os diversos materiais, equipamentos, instrumentos e recursos necessários.

Levando em consideração os pré requisitos ou características abordadas, a empresa de modo geral se enquadra, onde os responsável pelos setores de comunicam e estão ligados efetivamente, existe as normas da empresa definidas, mesmo que mude constantemente e algumas acabem não sendo seguidas, o pessoal é contrato e recebem treinamento e são informado das normas, porém como os procedimentos não são bem definidos, acaba não sendo passado, e referente aos matérias, é tudo disponibilizado na medida do possível, hora ou outra acaba faltando recursos suficientes para exercer certas atividades.