Atividade Individual Gerenciamento de Portfólio

Matriz de atividade individual

Disciplina:Gerenciamento de Portfólio e PMO

Módulo:4

Aluno:Harley Xavier Nascimento

Turma: GPMCPMBAEAD36_0820

Tarefa: Criar um PMO na Empresa Argo Menthor, com o objetivo de otimizar o alinhamento dos projetos às estratégias da empresa e o alcance dos objetivos organizacionais.

Introdução

A gestão de projetos emergiu como uma alternativa competente para viabilizar mudanças organizacionais, sendo que, por meio do Escritório de Projetos que se viabiliza mais facilmente o alinhamento metodológico e estratégico da carteira de projetos com o negócio. O Escritório de Projetos deve favorecer a realização do plano estratégico da organização, aproximando a estratégia de seu braço executor. Cada organização modela seu Escritório de Projetos segundo as prioridades que possam assegurar a consecução de suas metas.

A Argo Menthor é uma empresa líder mundial na área de pesquisa e inovação, voltada para à saúde Humana, sendo os seus produtos utilizados grandemente nas indústrias farmacêutica, agrícola e de cosméticos.

No cenário atual que se apresenta, com a globalização, turbulências financeiras e mudanças bruscas e rápidas na economia e na sociedade, sobreviverão apenas as empresas que estiverem atentas, conscientes e aptas a transformar os seus conceitos e adaptar-se aos novos desafios.

Com o intuito de se manter no topo do mercado, com a mesma grandeza e pujança, o Diretor-Presidente e CEO da empresa Jason Higgins entendeu que se faz necessário o desenvolvimento e implantação de um rigoroso processo de gerenciamento de portfólio. O seu objetivo é otimizar o alinhamento dos projetos às estratégias da empresa, além de alcançar os objetivos organizacionais. Para tanto, será criado um Project Management Office (PMO) corporativo, que responderá diretamente a um Diretor de Projetos, ligado hierarquicamente à Presidência.

Por definição, Portfólio é um conjunto de programas, projetos ou operações gerenciados como um grupo para atingir objetivos estratégicos. Os componentes do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou ter objetivos relacionados. Os componentes do portfólio são quantificáveis, ou seja, podem ser medidos, classificados e priorizados.

Os principais objetivos do gerenciamento de portfólio são:

• orientar as decisões de investimentos organizacional;
•  Selecionar a combinação ideal de programas e projetos para cumprir os objetivos estratégicos
•  Fornecer transparência na tomada de decisão;
•  Priorizar a alocação de equipe e recursos físicos;
• Aumentar a probabilidade de alcançar o retorno desejado sobre o investimento;
• Gerenciar a comunicação e os riscos do portfólio de projetos.

Sendo assim, foi criado um Comitê de Governança de Portfólio(CGP), formado por Max Johanson, Natacha Barth, Sebastian Lommez, e Kimberly Parker, diretores Financeiro, de RH, de Sistema de Informação e de Projetos, respectivamente.

Um órgão de governança de portfólio é estabelecido para tomar decisões sobre investimentos e prioridades para o portfólio. O seu corpo diretivo é composto por um ou mais indivíduos com a autoridade, o conhecimento e a experiência necessária para garantir o alinhamento dos componentes do portfólio com a estratégia organizacional.

O CEO da empresa, Jason Higgins, determinou que após a implantação do PMO, alguns objetivos estratégicos devem ser alcançados, conforme apresentado abaixo:

Desenvolvimento – identificação das funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor.

Sobre os benefícios de um escritório de projetos, CARNEIRO (2010) aponta que “o mais importante benefício do EGP é o elo entre a governança corporativa, com sua estratégia global e metas, e o gerenciamento de projetos, com seus resultados e sucessos individuais, por meio de um efetivo uso dos conceitos, das ferramentas, das técnicas e das melhores práticas de gerenciamento de portfolios, programas e projetos”. Dentre vários benefícios este merece destaque devido ao impacto no negócio, e o escritório de projetos passa a ser conhecido também como a área da organização que apoia na seleção e no desenvolvimento dos projetos certos. Portanto, em uma visão geral o EGP beneficia a organização a desenvolver de forma certa os projetos certos. 

O PMO da Argo Menthor terá como objetivo fornecer padrões metodológicos aos projetos, ter responsabilidade nos processos de gerenciamento e possuir registros dos projetos, manter a rastreabilidade entre os projetos, garantir que projetos similares sejam executados seguindo caminhos semelhantes, além de possuir informações necessárias à tomada de decisão pelo staf superior em qualquer ponto de corte desejado pelo staf superior(sponsors).

Agregar valor para a organização, essa é a principal razão de existir de um PMO. Quatro itens são fundamentais e adicionam valor á organização, aos seus cliente e fornecedores, são eles:

• CONTROLE – Devido a um maior acompanhamento dos projetos existe uma redução relevante no desperdício de recursos, redução de prazos, melhor controle de horas trabalhadas, e consequentemente redução de horas extras e etc;

• SUPORTE – É o guardião das metodologias e dos sistemas de informações do gerenciamento do portfólio (SIGPs);
• MELHORIA – O EGP, devido ao aumento da maturidade, propicia uma maior taxa de sucesso e eficiência nos projetos;
• ALINHAMENTO ESTRATÉGICO – o EGP assume a seleção, priorização e otimização do portfílio, garantindo assim que, somente os projetos alinhados ao negócio sejam executados.

Para que a Argo Menthor atinja seus objetivos estratégicos, conforme definidos previamente, tomando como base Aubry e colaboradores (2007), adaptou-se 4 categorias principais para o desempenho das atividades do EGP da Argo Menthor, que são:

• Práticas de Gestão: É responsável pelo estabelecimento das boas práticas para o gerenciamento de projetos e programas, desde o seu início até a fase de encerramento, funções essas, geralmente desempenhadas pelo gerente de projeto e programa e equipes.
• Tecnologia: Aqui temos as funções que definem os sistemas de informação de gerenciamento de portfólios, além de coletar, analisar, distribuir e armazenar essas informações em bancos de dados.
• Capacitação: Nessa categoria tem-se a função de analisar, avaliar, constatar e definir tudo o que diz respeito a recursos humanos, desde o recrutamento à demissão, percorrendo todas as etapas necessárias.
•  Governança: Essa é considerada uma das principais categorias, pois tem a função de otimizar o portfólio priorizado, de maneira que consumam com eficiência e eficácia os recursos alocados, e mantenham a integração com as demais áreas da empresa, geralmente executadas pela alta administração e/ou por comitês de governança.

A seguir, aboradaremos os procedimentos para o atingimento dos objetivos estratégicos da empresa:

1. Aumentar a Receita com os Projetos (Max Johanson - Diretor Financeiro) - Para aumentar a receita com projetos, o foco deve ser constante no monitoramento e controle do desempenho financeiro e no IDC, do TVA de cada projeto. O Índice de desempenho de custo, obtido pela Técnica do Valor Agregado (TVA) como índice de desempenho, também o VPL (Valor Presente Líquido) de cada projeto. Com isso será possível coletar, medir, analisar, concluir e informar diariamente aos integrantes do comitê, para que decidam sobre as correções e os rumos necessários ao projeto.
2. Aumentar o índice de lucratividade dos projetos (Kimberly Parker – Diretora deProjetos) – Esse é considerado um dos objetivos mais importantes, pois ele apresenta os indicadores da eficiência operacional em valores percentuais. Essa análise dos projetos permite a tomada de decisões estratégicas, como a urgência e o retorno do investimento. Retorno sobre o investimento (ROI) – mede o retorno sobre o investimento dos projetos. A ideia é acompanhar o retorno realizado em relação ao retorno planejado. Valor presente líquido (VPL) – mede o VPL obtido pelo projeto. A ideia é acompanhar o VPL realizado em relação ao retorno planejado
3. Melhorar o índice de satisfação dos clientes (Sebastian Lommez - Diretor de Sistemas de Informação) - O EGP é fundamental para o gerenciamento desse índice(ISC), esta informação é obtida através de um dos sistemas de informação de gerenciamento de portfólio. Mede a satisfação do cliente com a qualidade dos produtos do projeto e do gerenciamento do projeto. É obtido normalmente através de pesquisa qualitativa com os clientes. Nesse caso,a excelência na comunicação entre o cliente e o EGP, para que as correções das imperfeições sejam redirecionadas e atinjam o objetivo da organização.
4. Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores (Natacha Barth - Diretora de Recursos Humanos) – Os colaboradores são os principais recursos em um Escritório de Projetos, e sendo assim, o EGP tem por função atender, monitorar, quantificar e analisar o índice de satisfação ou Índice de Satisfação do Time (IST), esse indicador mede o engajamento, a satisfação, a qualidade do trabalho executado. Utiliza-se para isso sessões de mentoring, sessões com dinâmicas entre as equipes e seus gestores e também a aplicação de questionários qualitativos, a fim de buscar satisfazer e manter a realização de seus profissionais, ou seja, mede a satisfação do time do projeto com a qualidade e o gerenciamento do projeto. É obtido geralmente através de pesquisa qualitativa (questionário) com integrantes do time do projeto, obtendo uma nota de satisfação numérica – de 1 a 10, por exemplo.

Considerações finais

A gestão de programas e portfólios ainda é incipente e precisa de esforços consideráveis para a profissionalização das organizações. Gerenciar projetos e programas de forma integrada em um portfólio de apóie a tomada de decisão e melhore os resultados organizacionais é um desafio constante nas organizações

Contudo, a necessidade de melhoria contínua e em curtos espaços de tempo, atrelada ao aumento da concorrência, da globalização, da escassez de recursos e a complexidade do mundo empresarial, faz com que a excelência em gestão de projetos seja uma busca inevitável para o sucesso e sobrevivência das organizações.

O escritório de projetos é estruturado para fornecer uma abordagem sistêmica à gestão de projetos e garantir apoio em relação à metodologia, melhores práticas e gerenciamento.

Gerar valor é a razão de ser de um escritório de gerenciamento de projetos e essa missão pode ser realizada e evidenciada com base nos benefícios e melhoria de resultados na gestão de projetos das organizações. Com base no que foi apresentado, conclui-se que o escritório de gerenciamento de projetos é uma importante ponte para o alcance de objetivos, metas e aumento da maturidade em gerenciamento de projetos e o seu papel vem sendo cada vez mais reconhecido e consolidado nas organizações.

É necessário enxergar o PMO como um prestador/provedor de serviços: produzir, entregar serviços que claramente façam sentido para a organização, que sejam adaptáveis, flexíveis. Que estes serviços produzam valores reais, benefícios e apoiem com eficiência o alinhamento das estratégias da organização à execução de projetos que a Argo Menthor tando deseja.

Referências bibliográficas

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 5th Edition. Newtown Square, PA: PMI, 2013.

Website - Argo Menthor (http://www.argomenthor.com.br).

https://pmkb.com.br/artigos/escritorio-de-gerenciamento-de-projetos-egp/ te Controller'; em 03/10/2020.

http://www.anpad.org.br/admin/pdf/ESO953.pdf; em 04/10/2020