Os Fundamentos de Gerenciamento

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo:
Aluno:	Turma:
Tarefa: Identificar e analisar características da gestão de projetos a partir do caso de uma empresa.
Características do projeto
Conforme definido pelo PMBOK “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”. Também foi exposto ao longo da disciplina que projetos possuem, na maioria dos casos, três características básica: Singularidade, temporariedade e progressividade. Dessa forma é possível classificar que dentro do portifólio da empresa CCC, o evento musical de Porto Alegre trata-se de um projeto do programa de marketing da empresa. Tendo em vista a identificação de sua singularidade, um evento musical dos anos 80 em Porto Alegre, seu prazo de conclusão, “final do ano”, a existência de recursos finitos, bem como sua progressividade. Além das caraterísticas citadas acima, as quais nos ajudam a classificar como “projeto” o evento musical de Porto Alegre, deve-se ter em conta outra característica importante, que se trata de projeto de marketing, um evento social. Ou seja, dentre as habilidades que um gerente de projeto deve possuir, para o projeto em questão, o mesmo deve ter suas habilidades “Soft” ressaltadas.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
Conforme debatido ao longo do módulo, o sucesso de um projeto depende da aplicação das melhores práticas para execução, controle e monitoramentos das atividades, sejam essas através de ferramentas especificas ou apenas dos processos de gerenciamento. Considerando que o guia PMBOK classifica 49 processos de gerenciamento, dentre suas 10 áreas de conhecimento e de seus 5 grupos de processos, e que o sucesso do projeto não está vinculado a aplicação dos 49 processos de gerenciamento, mas sim vinculado a aplicação dos processos que melhores se enquadram no projeto a ser gerido. Dessa forma, a classificação das fases do projeto auxiliará na escolha dos melhores projetos a serem utilizados. Normalmente um projeto é divido nas seguintes fases: Fase de iniciação; Fase de planejamento; Fase de execução; Fase de encerramento. OBS: Ressaltando que grupos de processos são diferentes de fases do projeto. Tendo em visto o exposto acima, abaixo relaciono os processos divididos por fase que entendo serem primordiais para o gerenciamento do projeto da CCC. 1.        FASE DE INICIAÇÃO Fase que envolve as primeiras etapas do projeto, nessa fase o projeto começa e ser desenhado, informações como objeto, prazo e custo estimado e das partes envolvidas, business case são preparados por um pessoa de fora do projeto e analisadas por especialistas, a saída dessa analise é apresentada para o CEO da empresa e caso seja identificado um alinhamento com à estratégia da empresa, o mesmo passa a formar parte do portifólio da empresa. Processo que se fazem necessário nessa fase são: Termo de abertura - Processo no qual é formalizado o aceite de um programa ou projeto para o portfólio da empresa. Formalizando a designação do gerente de projeto e autorizando sua atuação junto os setores da empresa em pró do projeto em questão. Identificação das partes interessadas - Processo de extrema importância para o projeto em questão, pois o sucesso do mesmo, ou seja, a divulgação dos produtos da CCC, está ligado a satisfação do público alvo, que será alcançada mais facilmente com shows, alimentação e ambiente (estrutura) de preferência do público a ser atingido. OBS: Sublinhado acima alguns das partes interessadas envolvidas; 2.        FASE DE PLANEJAMENTO Fase do projeto onde é elaborada de forma mais detalhada o objetivo do evento, como EAP, orçamento, cronograma, análise dos riscos e plano de comunicação, controle e monitoramento do projeto. Por tratar-se da fase onde, praticamente, será criado um “dicionário do projeto” a fim que todos os envolvidos, de todas as áreas, estejam nivelados, um grande número de processos de gerenciamento, dentre os quais podemos descrever: Definição do escopo – Detalhamento do projeto baseados nos marcos, premissas e restrições; EAP – Descrição das entregas das atividades. Determinar o orçamento – Criação da linha base dos custos autorizados para o evento; Elaborar o cronograma – Criação da linha base dos prazos necessários para o cumprimento do evento; Estimar os recursos – Estimativa do tipo e quantidade de recursos a serem alocados no evento; Identificação dos riscos – Documento que analisa os riscos e seus possíveis impactos no evento. Planejar o gerenciamento de qualidade - Estabelece os requisitos de aceite das atividades definidas na EAP; Planejar o gerenciamento das aquisições – Criação do processo de compras com a metodologia a ser seguida, lista de principais fornecedores e objetivos orçamentários a serem atingidos. Planejar o engajamento das partes interessadas – Identificar as partes interessadas, bem como definir seus aportes para o evento, suas expectativas com o evento e possíveis resistências.          3.        FASE DE EXECUÇÃO Fase que PM deve utilizar todo seu conhecimento de gestão, ferramentas e melhores práticas para implementar o que foi definido na fase de planejamento. Ou seja, alcançar o objetivo, dentro do prazo e custo estimados, com a qualidade e recursos definidos, controlando os riscos, implementando solicitações de alterações de escopos solicitadas/aprovadas e comunicando os Stakeholders dos avanços, parciais e final. Essa fase não é constituída apenas de procedimentos de execução do projeto, mas também é a fase que há a aplicação de um elevado nível de processo de controle e monitoramento, abaixo lista dos processos de execução, controle e monitoramento que podem ser aplicados no evento da CC, mas não se limitando a estes: Controle da qualidade – Medições, ensaios e validação de entregas realizada; Gerenciamento da qualidade – Relatórios de qualidades contendo testes e avaliação de trabalhos realizados ou em andamento; Monitorar e gerenciar o trabalho do escopo – Elaboração de relatórios de desempenho, com o registro das entregas efetuadas até o momento, registro de questões diversas, solicitações de alterações e riscos ao evento Controle de custos – Informações sobre o desempenho do trabalho, se o Valor Agregado está dentro do previsto; Condução das aquisições – Gestão dos fornecedores, contratos e fornecimento; Solicitações de mudanças – Registros das solicitações de alterações e implementação das mudanças aprovadas. Monitoramento dos riscos Controle dos recursos Encerramento de projeto ou fase – Controle, registro e divulgação do encerramento de uma fase. 4.        FASE DE ENCERRAMENTO A fase de encerramento do projeto é o momento que os resultados são analisados, consolidados e apresentados aos responsáveis pela governança do portifólio da empresa, os mesmos que autorização a emissão do TAP na fase de iniciação do projeto. Os processos de gerenciamento utilizados nessa fase têm seu início e execução durantes as fases de planejamento e execução, onde informações com linha base de tempo e custo, controles de escopo e suas alterações, riscos evitados, impactos negativos no projeto, objetivos alcançados e principalmente lições aprendidas são registradas e consolidados para finalização do projeto
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Considerando uma análise de cada empresa em separado e que a CCC foi fundada por uma família de italianos do setor de atacado de roupas, podemos deduzir que sua organização se enquadra na estrutura funcional clássica, onde há um chefe-executivo, normalmente o patriarca da família, e suas lojas são geridas por gerentes funcionais. Nessa estrutura cada colaborador possui seu superior bem definido e os mesmos são agrupados por especialidade (transporte, manutenção, vendas, financeiro, etc.). Já empresas com as características da DT Produções possuem uma estrutura projetizada. São empresas que normalmente possuem um grande know-how em sua área, como empresas de projetos, marketing e consultoria e há um plano de carreiras de gestores bem definido. Porém após a empresa CCC adquiri a DT Produções e considerando que CCC vem aproveitando o know-how da DT Produções, deduzimos que sua organização se tornou composta, onde seu organograma é formado de um chefe executivo e divididos com gerentes funcionais, porém agora há um setor de marketing responsável pelos eventos, onde se mantém a estrutura projetizada. Tal estrutura composta é muito bem representada pela figura abaixo, retirada do guia PMBO 5ª edição. [pic 3] Figura 1 - Estrutura composta; "PMBOK 5ª ed."
Referências bibliográficas
UM GUIA DE CONHECIMENTO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS (GUIA PMBOK), Quinta Edição, Newton Square, Pensilvania, 2017 FUNDAMENTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS, 3ª Edição, Editora FGV, 2014.

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