Fundamentos gerenciamento de projetos MBA FGV 2018

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Módulo: 6

Aluno:

Turma: 0518-8_6

Tarefa: Estudo de caso – evento CCC

INTRODUÇÃO (Características do projeto)

O objeto de análise é um evento musical a ser realizado no final do ano, em Porto Alegre, patrocinado pela CCC, uma grande rede de lojas de roupa, como parte de seu programa de investimentos em eventos culturais, com objetivo de obtenção de vantagem competitiva através de marketing cultural junto a seu público alvo.

Eventos como o proposto pela CCC caracterizam-se como projeto, pois constitui um “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único” (PMI, 2013). Temporário, pois terá data de início e fim claramente determinadas pelo planejamento do evento; unico, pois o resultado é um evento inédito, configurando uma ação de marketing com resultados e restrições exclusivas. Outra característica importante na configuração de um projeto, também presente neste caso, é a progressividade, sendo seu desenvolvimento realizado de maneira gradual, separado em fases mensuráveis que contenham os processos necessários para uma execução que satisfaça os requisitos de qualidade, tempo, custo e escopo.  

Um projeto surge , segundo PMI (2013), a partir do reconhecimento de uma necessidade interna ou externa, reconhecida como necessária para se atingir os objetivos estratégicos, e que demandam ações para além de seus limites operacionais normais. No caso da CCC, o evento do final do ano é um projeto, dentro do programa de investimentos em eventos culturais, que têm por objetivo obter vantagem competitiva da organização, através do destaque em marketing cultural.

Para gerenciar estas ações a CCC adquiriu a DT produções, empresa do setor de eventos já munida das capacidades técnicas necessárias, prevendo utilizá-la como incubadora e executora de seus projetos de marketing cultural. Como responsável pela execução do evento do final do ano, a DT Produções deverá desempenhar seu gerenciamento, aplicando os conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto em questão a fim de atender aos seus requisitos (PMI, 2013). Este conjunto de ferramentas, habilidades e conhecimentos, é reconhecido como “boas práticas”, e formam os processos de gerenciamentos compilados pelo Project Manegement Instituto no guia PMOK (Project Management Body of Knowledge). Vale destacar que o Guia PMBOK não é uma metodologia, e sim um conjunto de práticas testadas e reconhecidas internacionalmente por especialistas que (se aplicadas corretamente) podem aumentar muito as chances de sucesso dos projetos e trazer inúmeros benefícios às organizações que as aplicam. Como exemplo de tais benefícios podemos citar: o aumento de clareza de propósito e escopo do resultado a ser atingido, facilitando assim o desenvolvimento de melhores estratégias e motivando os envolvidos; facilita medições, revisões e possíveis tomadas de decisão; aumenta a segurança das partes interessadas, já que possui indicadores, metas e termos revisados e aceitos por tods; minimiza os danos por riscos, através de processos detalhados de gerenciamento integrado de mudanças e análises de riscos; favorece a elaboração de estimativas futuras e na retenção de aprendizados para melhoria de futuros projetos da organização; entre outros.

Deste modo, na sugestão de organização dos processos do evento em questão, serão utilizados processos presentes na quinta edição do guia PMBOK (PMI, 2013), apresentado por Valle et al, no livro Fundamentos do gerenciamento de projetos (FGV, 2014), e encontram-se detalhado no item a seguir.

DESENVOLVIMENTO (Entregas do projeto segundo as fases de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento)

De modo a conduzir o evento solicitado pela CCC como um projeto e possibilitar seu gerenciamento através das boas práticas do PMBOK, a DT produções deverá ter alinhado o Business Case previamente, obtendo clareza de objetivos e garantia posisitva de viabilidade, além de suas entradas fundamentais como os documentos necessários, informações, requisitos, estimativas, etc.

Com a o business case completo e a aprovação do projeto, sugere-se a seguinte estruturação de fases e seus processos:

Obs: ao lado de cada processo encontra-se em parênteses o grupo de processos que ele faz parte.

FASE 1 – DESENHO DO PROJETO

PROCESSOS:

Elaboração do termo de abertura de projeto - TAP (iniciação)

Identificação das partes interessadas - RPI (iniciação)

Estabelecimento das garantias de qualidade e requisitos (planejamento)

Desenvolvimento da estrutura analítica de projeto - EAP (planejamento)

Definir os pacotes de trabalho (planejamento)

Sequenciar as atividades (planejamento)

Estimar os recursos e durações (planejamento)

OBSERVAÇÕES:

De maneira sequencial, o objetivo desta fase é definir e obter alinhamento com todos os envolvidos do que deve ser realizado, estabelecer a estrutura básica do projeto (EAO), subdividir as entregas para que possam ser gerenciáveis e mensuráveis, sequenciar e estimar os recursos e durações, para que se possa seguir adiante com o planejamento detalhado. Esta fase deve garantir uma estrutura sólida para que o gerente possa obter uma boa integração das partes ao longo de todo o projeto.

FASE 2 – PREPARAÇÃO

PROCESSOS:

Desenvolver o cronograma (planejamento)

Realizar a análise quantitativa e qualitativa de riscos, planejar as respostas (planejamento)

Planejar o gerenciamento de riscos (planejamento)

Determinar o orçamento (planejamento)

Planejar o gerenciamento de qualidade (planejamento)

Planejar o gerenciamento das aquisições (planejamento)

Planejar o gerenciamento de recursos humanos (planejamento)

Planejar o gerenciamento das comunicações (planejamento)

Planejar o controle integrado de mudanças (planejamento)

Planejar o controle da qualidade (planejamento)

Validar Escopo (monitoramento e controle)

Desenvolver e mobilizar a equipe do projeto (execução)

OBSERVAÇÕES:

Com a estrutura (EAP) definida, a fase de Preparação engloba o planejamento detalhado de como cada pacote de trabalho irá ser gerenciado e executado, permitindo desenvolver cronograma e o planejamento do gerenciamento dos riscos. Com tais planejamentos, é possível definir os planos de ação para iniciar as execuções, mobilizar equipe e conduzir as aquisições necessárias.

FASE 3 – MOBILIZAÇÃO E EVENTO

PROCESSOS:

Controlar o cronograma, custos, qualidade (monitoramento e controle)

Conduzir as aquisições (execução)

Controlar aquisições (monitoramento e controle)

Mobilizar e gerenciar a equipe do projeto (execução)

Orientar e gerenciar o trabalho do projeto (execução)

Realizar a garantia da qualidade (execução)

Gerenciar as comunicações (execução)

Controlar gerenciamento das partes interessadas (monitoramento e controle)

Controlar aquisições (monitoramento e controle)

Controlar os riscos (monitoramento e controle)

Validar Escopo (monitoramento e controle)

OBSERVAÇÕES:

A mobilização e o evento é onde as ações serão executadas, sob controle do gerente, de acordo com as estruturas de planejamento desenvolvidos. Além dos processos da área de conhecimento Integração, garantindo que as ações formem um todo coerente, o gerente deverá validar o escopo mantendo sempre as entregas realizadas dentro do previsto em projeto.

FASE 4 – DESMOBILIZAÇÃO E ENCERRAMENTO

PROCESSOS:

Desmontagem (execução)

Encerramento das aquisições (encerramento)

Encerrar o projeto (encerramento)

OBSERVAÇÕES:

Com todas as ações desempenhadas conforme planejado, e corrigidas conforme gerenciamento de riscos, a chance do projeto ter atingido seu objetivo é muito alta. Com sua entrega, deverão ser retornadas as estruturas e recursos mobilizados, encerrando as aquisições e o projeto como um todo, incluindo o fechamento de contas e relatórios financeiros, mensuração de resultados e coleta de informações para registro de aprendizados e melhorias a serem buscadas.

ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

Analisando a interação das empresas em questão, podemos reconhecer a CCC sendo uma organização com estrutura matricial fraca quase funcional, sendo os recursos utilizados no projeto oriundos da própria organização, que oferece apoio para sua condução mas detém as tomadas de decisão final. A DT Produções, tendo como atividade principal a execução de projetos, se caracterizaria como uma estrutura projetizada.

Para gerenciar os projetos de seu programa de marketing cultural a CCC adquiriu a DT Produções, visando usá-la como incubadora e executora dos eventos. Podemos fazer uma reflexão desta ação com um início de implementação de um escritório de projetos, que seria responsável por gerenciar as iniciativas de marketing cultural, amadurecendo a CCC para uma possível organização matricial equilibrada.

Considerações finais

A utilização de boas práticas para o gerenciamento de projetos em eventos é extremamente benéfica não só para a empresa patrocinadora, que assegura melhor seu investimento e os resultados esperados, mas para todos os envolvidos, pois através destes processos é possível verificar toda a extensão do evento, suas atividades e controles, acompanhando o escopo e execução, minimizando os riscos, oferecendo não apenas resultados positivos, mas também um gerenciamento eficaz e uma experiência aos usuários com maior segurança e satisfação.

Referências bibliográficas

Project Management Institute, Inc. Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos- Guia PMBOK. 5.ed. Pensilvania/EUA: PMI Publications, 2004

Valle, André; et al. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 3. ed. – Rio de Janeiro : Editora FGV, 2014