Fundamentos Gerenciamento de Projetos

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos Gestão de Projetos

Módulo: On-line

Aluno:

Turma: 05

Tarefa:

Características do projeto 

Esta atividade tem como finalidade aplicar os conhecimentos adquiridos na disciplina Fundamentos de Gerenciamento de Projetos, realizando um estudo de caso da empresa CCC.

A CCC atua no ramo de atacado de roupas e, para estar à frente da concorrência, analisando as tendências do mercado, a empresa criou no ano passado, um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. Além disso, adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos.

O plano da CCC é promover, no final do ano, um evento musical em Porto Alegre, com as principais bandas de Rock dos anos 80.

Partindo desse ponto de vista, sabemos que o projeto é um evento temporário, com data de início e término. De acordo com o PMBOK (quinta edição, p. 3): “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de existir (...); temporário não significa necessariamente de curta duração. O termo se refere ao engajamento do projeto e à sua longevidade. O termo temporário normalmente não se aplica ao produto, serviço ou resultado criado pelo projeto; a maioria dos projetos é empreendida para criar um resultado duradouro.”

Às vezes, podemos não perceber a duração do projeto, pois, nesse caso, estamos tratando de um evento, porém, podemos ainda constatar que: “Os projetos também podem ter impactos sociais, econômicos e ambientais que terão duração mais longa que os projetos propriamente ditos.” PMBOK (quinta edição, p. 3).

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

De acordo com Ralph Keeling (Gestão de Projetos – Uma Abordagem Global, quarta edição p. 21): “Todo projeto pode ser encarado como uma sequência de fases, e a isso denominamos ciclo de vida do projeto.

Um projeto pode ser composto por uma ou várias fases que, por sua vez, podem ser executadas de maneira sequencial, iterativa ou sobreposta. Cada fase é um conjunto de atividades correlacionadas e que resultam em entregas específicas.”

Já identificadas as partes interessadas, pode-se seguir com o seguinte:

• Planejamento:

- Escopo: Criar um plano de gerenciamento, gerenciar as necessidades e requisitos.

- Cronograma: Identificação das ações específicas (quanto tempo levará cada ação do projeto);

- Custos: Estimar custos; não sabemos qual o budget que a empresa CCC disponibilizou, todavia, nessa fase iremos levantar todos os orçamentos que envolvem o evento (contrato com empresas de fast food, pagamento das bandas, aluguel do local e etc);

- Qualidade: Identificar os requisitos e padrões da qualidade (qualidade das bandas, som ambiente, comida fornecida);

- Recursos: Serão fornecidos principalmente pela CCC; planejar e estimar os recursos (mão-de-obra para montagem do evento, equipe para acompanhamento, local, bandas que se apresentarão);

- Aquisições: Decisões de compra, empréstimo ou fabricação própria;

- Riscos: Identificar os riscos (fata de um fornecedor, problemas com estrutura local); Análise qualitativa (probabilidade de ocorrência; por exemplo: fornecedor com histórico ruim, se o local for aberto, risco de chuva ou algum outro fator natural, fatores ambientais ou algum órgão federal) e quantitativa (efeitos do risco no objetivo do projeto, levando a uma prioridade);

- Comunicações: Elaborar como será feita a comunicação com os clientes (CCC x DT e outros stakeholders (parte interessada) envolvidos); elaborar também como será feita a divulgação com o público que assistirá aos shows (via redes sociais ou outra maneira);

- Partes Interessadas: Identificar as partes necessárias (no caso temos: a interessada da DT é a CCC; a parte interessada da CCC é o público);

• Execução:

- Recursos: Desenvolver e gerenciar a equipe / materiais (local, fornecedores);

- Qualidade: Auditoria para verificar se os requisitos estão sendo cumpridos, utilizando meios de controle;

- Partes Interessadas: Atender as necessidades e expectativas das partes interessadas; incentivar o engajamento;

- Aquisições: Verificar a resposta dos fornecedores e etc.;

- Riscos: Implementar as respostas aos riscos (o que fazer se algo der errado);

- Comunicações: Criar, coletar, distribuir e armazenar as informações, seja por e-mail ou outros meios;

• Monitoramento e Controle (atividade que ocorre durante todos o projeto):

- Escopo: Validar e controlar o escopo;

- Cronograma: Verificar o andamento de cada processo (estar atendo a linha de base);

- Custos: Controle dos custos, revisão das estimantivas (caso necessário);

- Partes Interessadas: Acompanhar como está sendo o engajamento com as partes interessadas, ajustando as estratégias se necessário;

- Aquisições: Monitorar se todos os fornecedores estão entregando conforme contrato;

- Riscos: Controlar e monitorar os riscos; acompanhar a eficácia das ações implementadas (se necessário);

- Comunicações: Assegurar que todas as partes envolvidas estão sendo comunicadas do status do evento. Inclusive acompanhar como estão as vendas dos ingressos para o show;

- Recursos: Controlar se os recursos estão sendo entregues conforme contrato;

- Qualidade: Avaliar o desempenho das atividades que estão sendo executadas, recomendando mudanças se necessário;

• Encerramento:

Entregar tudo conforme escopo no dia do show (evento);

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

É evidente que a empresa DT Produtções possui uma estrutura projetizada, pois, ela foi contratada e estará focada em atender todos os projetos que a empresa CCC delegar.

Segundo o PMBOK p. 25 (quinta edição): “A maior parte dos recursos da organização está envolvida no trabalho do projeto, e os gerentes de projetos possuem muita independência e autoridade.”

Sobre a empresa CCC, mesmo não tendo conhecimento do organograma da empresa, entendo que se trata de uma estrutura funcional clássica, pois, não possui um gestor de projeto.

Referências bibliográficas

Project Management Institute: Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (GUIA PMBOK) – Quinta Edição.

KEELING, Ralph Gestão de Projetos / Ralph Keeling, Renato Henrique Ferreira Branco – 4. Ed. – São Paulo; Saraiva Educação 2019.