Atividade Individual Gestão da Qualidade e Processos FGV

Matriz de análise

Disciplina: Gestão da Qualidade e Processos

Módulo: 9

Aluno:

Turma: 0820-0_2

Tarefa: Atividade Individual – Plano de Ação para Implantação de gestão da qualidade e processos para a empresa Super Insumos

Introdução

Vivemos atualmente em um cenário com que a busca da vantagem competitiva é a meta em comum para todas as companhias, independentemente do seu ramo de atuação. A concorrência expressiva, bem como a dinâmica das informações, proporciona um ambiente extremamente favorável para os clientes direcionarem a ponta dos negócios, fazendo com que sejam essenciais às companhias, o aprimoramento e a busca contínua por melhoria e performance.

Este documento tem por objetivo apresentar um plano de ação para a empresa Super Insumos, atuante no fornecimento de insumos para grandes indústrias, fruto de parcerias realizadas com organizações nacionais do setor.

No ano de 2016, a diretoria da Super Insumos assumiu um novo desafio de incorporar o Programa de Desenvolvimento de Fornecedores da Mega Aço Empreendimentos, o que resultou em um impacto relevante no seu processo executivo, uma vez que houve um crescimento significativo nos pedidos de fornecimentos de insumos.

Essa consultoria tem por objetivo principal fazer um diagnóstico da empresa e propor através de ferramentas de gestão, soluções para superar os obstáculos enfrentados, tornando a companhia competitiva perante o mercado.

Após da identificação das diferentes questões a serem tratadas, alguns conceitos de gestão e processos serão aplicados, como: benchmarking interno e externo, diagrama de causa e efeito para levantar as causas-raízes do problema (Diagrama de Ishkawa) e técnica dos 6M´s abordando as categorias das causas (método, matéria-prima, mão-de-obra, máquinas, medição e meio ambiente).

Irão compor essa análise também a proposta de um plano para o extravio de mercadorias, a ferramenta que define responsabildiades, objetivos, recursos e métodos: a 5W2H e, por fim, a Seis Sigma, “visando maximizar os processos dentro de uma organização” (IBC, 2018).

Ao final deste documento será apresentado um plano de ação para superar todas as problemáticas identificadas e embasado na implantação da gestão da qualidade e dos processos da empresa Super Insumo.

Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para superação das questões apresentadas pela Super Insumos.

Há muitas vertentes que definem o que é a qualidade e o que é processo, no entanto tornou-se uma verdade que ambos assuntos são vitais para a saúde das companhias.

Segundo MARSHALL JUNIOR (2012), a qualidade surge como um método, uma ciência capaz de elevar a performance das organizações a partir da revolução industrial.

Historicamente, os princípios das escolas de administração de Frederick Taylor (1903); Henry Ford (1863-1947) e Henry Fayol (1841-1925) apresentavam um conceito direcionado às indústrias e ao padrão de entrega de produtos e serviços.

Hoje podemos verificar que este conceito se ampliou e abrange outros temas que visam a incorporar padrões diferenciados a serem agregados em tecnologia, qualidade de vida, sustentabilidade e, naturalmente, as normativas.

Avaliaremos a seguir, sob diferentes aspectos, as condições ideais a serem implantadas na empresa Super Insumos, para superação dos problemas levantados.

1. Identificação dos elementos importantes a serem observados para implementação da qualidade na empresa.

A Super Insumo é uma empresa que carrega em sua cultura padrões bastante consolidados quanto a forma de trabalhar, seus posicionamentos e atuação da sua equipe e do core diretivo.

 Após reunião com a Diretoria, foram detectadas as seguintes questões:

• insumos fora da especificação;
• falta de conformidade na coleta de lixo industrial;
• necessidade de implementação de um plano de auditoria interna;
• metas estabelecidas apenas de forma corporativa, mas não individualizada;
• devoluções de lotes por falta de conformidade na fabricação de chapas metálicas;
• funcionários desmotivados, em função da ausência de um programa efetivo de valorização dos colaboradores e
• problemas com o processo de extravio de mercadorias, pois muitas peças são perdidas em função do não rastreamento dessas mercadorias.

A primeira etapa para qualquer implantação é a de Diagnóstico, em que serão levantadas todas as informações e necessidades da empresa, para que sejam relacionados pontualmente cenários a serem desmembrados em oportunidades de melhoria.

Para qualquer implantação de qualidade e processos, é importante definir:

• Equipe de implementação:  colaboradores “chaves” que serão envolvidos, bem como a Diretoria que acompanhará a evolução e as validações
• Diagnóstico e planejamento
• Execução de planos e estratégias
• Definição de método de implementação adequado
• Controle e acompanhamento dos resultados
• Balanço com identificação de desvios e oportunidades de melhorias.

Ao definir a equipe, é importante a escolha de profissionais conhecedores das atividades e cultura da organização, de técnicas e métofos de gestão. Quanto aos “soft skills”, cito habilidades que envolvam a capacidade de negociação, percepção e análise crítica, boa comunicação e iniciativa.

Em complemento à fase Diagnóstico, a aplicação da ferramenta PCDA – PLAN, DO, CHECK, ACT, para entender o desenvolvimento da melhoria contínua e tornar os processos mais previsíveis, poderão compor melhor esse projeto.

[pic 1]

1. PLAN – Planejar: avaliar os problemas e as oportunidades de melhoria, bem como gerar propostas para as soluções e prazos metas para cumprí-las. No caso, os problemas com insumos, com a falta de conformidade na coleta industrial e rastrear o porquê dos lotes devolvidos
2. DO _ Fazer: estruturação do projeto piloto de melhorias, tendo encabeçamento da equipe da comissão de implementação e de representante das equipes diretas.
3. CHECK – Checagem:  verificação dos resultados atingidos dentro dos prazos estipulados, tanto de viez técnico com motivacional.
4. ACT – Executar: disseminação das melhores práticas e aprimoramento da gestão adquirida. Acompanhamento dos indicadores de desempenho e resultados, dentro do cronograma previamente acordado.

Por ser um ciclo, é mais fácil obter o conhecimento assertivo da empresa, por ser regular e mais previsível, porém, vale atentar-se para as alterações e dinamismo que as empresas apresentam que demandam a revisão contínua dos métodos adotados (Sólides, 2020).

1. Apresentação de uma proposta que inclua a utilização da ferramenta benchmarking para superar o desafio de elevar a motivação dos funcionários.

Segundo MARSHALL JUNIOR (2012), benchmarking é um processo contínuo de comparação dos produtos, dos serviços e das práticas empresariais, buscando as melhores práticas de mercado, não necessariamente na mesma area de atuação.

O processo de brainstorming é fundamental para a criação de ideias inovadoras. Este processo permite pensar soluções “fora da curva”, sem que a submeta a críticas. É um processo agregador e de soma de ideias, visando um produto final completo.

Algumas ações poderão ser tomadas pela Diretoria da Super Insumos afim de superar funcionários desmotivados. Segundo DIAS (2020) em recentes pesquisas realizada pela Great place to Work, o perfil dos novos funcionários busca benefícios que superam apenas a remuneração. São eles:

- Oportunidade de crescimento: planos de carreiras atreladas a evoluções técnicas, comportamentais e emocionais são agregadoras e vista como inspiração própria e dos colaboradores

- Reconhecimento: com programas de avaliações constantes e feedbacks, bem como permissão dos funcionários exercitarem suas ideias

- Ambientes prazeros: ambiente que proporcione sensação de bem-estar, com flexibilidade de horários em que os colaboradores são avaliados por entregas e não por bater cartão entre outros

- Consciência Social: empresas que demonstrem como valores os pilares da sustentabilidade e têm uma atuação mais participativa na sociedade são preferidas pelos colaboradores por despertarem “orgulho em fazer parte”.

- Remuneração e benefícios: a remuneração variável é sempre um atrativo para manter colaboradores, porém, com parte vinculada ao próprio desempenho.

 Algumas empresas serão citadas como objeto deste benchmarking, tais como:

- BOSCH: multinacional alemã, topo do ranking – a Bosch -, os usuários da plataforma mencionaram “empresa enriquecedora em cultura e aprendizados infinitos, clima organizacional saudável e salário/benefícios excelentes”.

- Johnson & Johnson, que conquistou a vice-liderança, palavras de ex-funcionária:” uma ótima empresa para se desenvolver profissionalmente, tendo em vista o mundo de oportunidades disponíveis para todos ali dentro”.

- Maganize Luiza: empresa eleita por dezesseis anos seguidos como a melhor empresa para se trabalhar por valorizar o colaborador. Investe em campanha de desempenho, horários flexíveis e transparências nos resultados.

À luz do bechmarking acima, para melhorar a motivação, a Super Insumo poderia adotar políticas de horários mais flexíveis, de Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) vinculado à remuneração variável, programas de incentivos de conhecimentos e comitê participativo de ações de interação de funcionários com empresa.

1. Identificação, por meio do Diagrama de Ishkawa (também chamado de diagrama de espinha de peixe ou diagrama de causa de efeito), das causas que levam aos problemas operacionais da empresa. Por meio da técnica dos 6Ms, considere as seguintes categorias de causa:

• método – causas relacionadas às melhores práticas e aos procedimentos utilizados para executar o trabalho;
• matéria-prima – causas que envolvam o material utilizado no trabalho;
• mão de obra – causas que envolvam atitudes e dificuldades por parte de colaboradores;
• máquinas – causas relacionadas a todo maquinário utilizado no processo de fabricação de insumos;
• medição (medidas) – causas que envolvam os instrumentos de medida e a sua calibração, efetividade dos indicadores ao mostrarem variações de resultado, avaliações incorretas, falta de metas e métricas, e acompanhamento e
• meio ambiente – causas relacionadas a questões como local de trabalho, calor, layout, poluição, poeira, falta de espaço e dimensionamento dos equipamentos;

O diagrama causa e efeito é uma ferramenta simples e intuitiva com o intuito de facilitar sua implantação e entendimento, com isso, a participação de todos os envolvidos é facilitada.

Esse diagrama permite as melhorias contínuas e curvas de aprendizagens. Foram avaliadas as 04 causas referentes às questões operacionais da empresa Super Insumo. Seguem:

• 3.1 Diagrama para insumos fora da especificação

[pic 2]

• 3.2 Diagrama para falta de conformidade na coleta de lixo industrial

[pic 3]

• 3.3 Diagrama para devoluções de lotes por falta de conformidade na fabricação de chapas metálicas

[pic 4]

• 3.4 Diagrama para problemas com o processo de extravio de mercadorias, pois muitas peças são perdidas em função do não rastreamento dessas mercadorias.

[pic 5]

1. Apresentação de um plano de ação para a área de logística, apontando soluções para a questão das mercadorias extraviadas. Para tanto, considerando a ferramenta 5W2H, defina as responsabilidades, os métodos, prazos, objetivos e recursos necessários para o alcance dos objetivos logísticos.

[pic 6]

1. Avaliação de quais problemas poderiam ser trabalhados por meio da ferramenta Seis Sigma.

A metodologia Seis Sigma é uma estratégia que envolve o conjunto de práticas para acelerar o aprimoramento em processos, produtos e serviços dentro de uma empresa.

Essa metodologia trabalha com três grandes objetivos, que são: redução de custos, otimização de produtos e processos e incremento da satisfação do cliente. Por trabalhar estatísticas para o controle da qualidade, adota o método DMAIC com seus critérios que são:

Medir – mensurar a performance e coletar dados

Implantar – propor e desenvolver mudanças, além de testá-las.

Definir – definir objetivos e necessidades

Analisar – traçar um diagnóstico da situação corrente;

Controlar – manter as melhorias e os resultados obtidos.

Fundamentalmente, o seis sigma é uma metodologia que contribui para a melhoria da qualidade de forma disciplinada (Lucas, 2002).

Dentre as questões apresentadas, a Super Insumos poderia utilizar a metodologia Seis Sigma para resolver: insumos fora da especificação, falta de conformidade na coleta de lixo industrial e devoluções de lotes por falta de conformidade na fabricação de chapas metálicas

Com a adoção dessa metodologia, espera-se criar uma conformidade no funcionamento e, consequentemente, no alcance das padronizações esperadas.

Considerações finais

Atualmente, o conceito de qualidade se expandiu muito além do que ao produto ou serviço, a qualidade se refere à experiência proporcionada em todo o processo.

A Super Insumos é uma empresa que vem ganhando destaque no seu crescimento e, com isso, demandou a necessidade de reinventar-se e readequar-se.

Os padrões antes utilizados começam a se tornarem ineficazes mediante o aumento da produção, isso interfere também na forma de operar, nos espaços físicos e, principalmente, na maneira de gerir. Isso pode ser notado após o diagnóstico dos problemas identificados.

Para acompanhar tal crescimento, a adoção de políticas de gestão da qualidade e processos é a solução mais adequada. São muitas ferramentas a serem implantadas, porém, a mais poderosa é o engajamento de toda equipe para acreditar no projeto e se comprometerem na implantação do mesmo.

Acreditar no potencial da equipe e investir em ações para motivá-las é algo acessível e está vinculado à adequação da cultura institucional, bem se vê no benchmarking apresentado. Isso é um ponto favorável, uma vez que partiu da alta diretoria a iniciativa de estrutura e melhorar todo o seu processo.

É recomendada a implantação de um departamento de qualidade para tomar frente à dinâmica de implantação do sistema, acompanhar os prazos das ações propostas e, em médio prazo, estabelecer um sistema de gestão de qualidade.

Certamente com o cumprimento das ações levantadas, com o acompanhamento na rotina juntamente com uma política de governança corporativa alinhada com a implantação dos processos de gestão da qualidade e processos, a Super Insumo irá retomar seu posicionamento e estará aptas para oferecer as vantagens competitivas no mercado.

“A lucratividade de uma empresa é consequência da eficiência dos seus processos.”

Referências bibliográficas

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