FGV - Atividade Individual - Fundamentos do Gerenciamento de Projetos
Por: Felipe Otero • 17/3/2019 • Trabalho acadêmico • 2.444 Palavras (10 Páginas) • 3.329 Visualizações
Atividade individual
Matriz de análise | |
Disciplina: Fund. Gestão de Projetos | Módulo: MBA On-Line |
Aluno: Jorge Alcântara | Turma: 2016-2 |
Tarefa: AI – Evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos | |
Características do projeto | |
Este projeto consiste em promover um grande evento, que vai nos levar de volta para o melhor do rock`n roll nacional, com a presença de 4 bandas de sucesso dos anos 80 que irão se apresentar na cidade de Porto Alegre. Serão dois dias inesquecíveis com muita música e comemoração, onde reuniremos Capital Inicial, Barão Vermelho, Titãs e Paralamas do Sucesso. O evento ocorrerá no final de semana entre 15 e 16 de Dezembro no Centro de Eventos FIERGS. O espaço conta com Lounge, equipamentos de iluminação, sonorização e multimídia profissionais e também, uma infraestrutura adequada com internet, banheiros, praça de alimentação e estacionamento para receber até 30000 pessoas com conforto e segurança. O evento será patrocinado pela CCC Atacado de Roupas e será gerenciado e executado pela DT PRODUÇÕES, com o apoio e a presença de Bob’s e Domino’s Pizzas, em comemoração aos seus 30 anos de mercado. | |
Justificativa do documento | |
O propósito do documento é pontuar e descrever todas as fases do projeto, que vem a ser um Evento patrocinado pela empresa CCC Atacado de Roupas, e estruturar uma análise sob a ótica de projetos desde a sua abertura até a sua conclusão. Analisaremos cada etapa dos processos de gerenciamento envolvidos, ciclo de vida, suas metodologias e também seus prazos, riscos e definição de stakeholders, ou seja, cada característica que torna verdadeiramente esse evento um projeto. Definiremos também, ao final da análise, o tipo de estrutura utilizada e justificaremos a sua classificação. | |
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase | |
Para iniciar a fundamentação, é necessário descrever o que é projeto e, na minha opinião, projeto é um conjunto único de atividades ordenadas e organizadas que possuem começo, meio e fim com o objetivo de entrega de um produto ou solução únicos, previamente definidos. Segundo Eric Verzuh (2000, p.29), “Todo projeto tem um começo e um fim. Todo projeto gera um produto singular. Os resultados dos projetos podem ser tangíveis ou intangíveis; e que se diferenciam das operações permanentes. Os projetos são todo o trabalho que fazemos de uma vez”. A CCC Atacado de Roupas como patrocinadora, irá promover um evento musical através da DT PRODUÇÕES, empresa recém adquirida, que detém o know how necessário para executar todas as atividades pertinentes ao projeto como, contratar o espaço, definir as equipes, gerenciar a contratação das bandas, montagem de palco, iluminação, sonorização, praça de alimentação, segurança e etc. Todas essas ondas precisam ser organizadas e gerenciadas com lógica e de maneira que a entrega respeite prazos e custos. A partir de agora, iremos descrever o ciclo de vida do projeto e tentaremos posiciona-los em relação aos seus processos de gerenciamento, com base no conceito do PMBOK® 5a Edição, onde podemos observar claramente cada ciclo que compõe o projeto, frente aos seus grupos de processo:
[pic 1] Fonte: Blog Felipe Lira Rocha, em 01 de Agosto de 2018 Percebe-se que os ciclos de iniciação e encerramento são bem definidas no gráfico com relação ao tempo de vida do projeto, enquanto os de planejamento, execução e controle permeiam por toda a linha do tempo, conforme a imagem acima. Vale ressaltar que os ciclos que descrevem a vida de um projeto não são fases, esses ciclos são compostos por processos que, segundo o Guia PMBOK® 5a Edição (p. 39) “não deve ser confundida com os grupos de processos de gerenciamento de projetos porque os processos de um grupo de processos consistem de atividades que podem ser executadas e ocorrer novamente em cada fase de um projeto assim como para o projeto como um todo”. Para esclarecermos os grupos compostos de 47 processos que gerenciam o ciclo de vida do projeto, podemos observar na tabela abaixo cada um deles, divididos pelas 10 áreas de conhecimento que os mesmos abordam: [pic 2] Fonte: Blog Diego Macêdo, em 02 de Agosto de 2018
Iremos um pouco mais a fundo no entendimento de cada um dos ciclos, a começar pela INICIAÇÃO, que é onde identificamos e definimos de forma clara os objetivos do projeto. No caso em análise, como dito anteriormente, a empresa CCC pretende promover um evento musical no final do ano para comemorar seus 30 anos de mercado. Nesse momento, um estudo de viabilidade é iniciado, com o intuito de prever as condições e se o projeto é viável ou não, baseado em seus objetivos. Um documento muito importante é o TAP (Termo de Abertura de Projetos), que é onde ficam definidas além das responsabilidades, os objetivos, premissas, restrições, tempo estimado, custo estimado, os riscos, as partes interessadas ou stakeholders e, caso seja aprovado, é nomeado o Gerente de Projetos responsável. Vale ressaltar que, este projeto em questão, possui algumas peculiaridades, onde o desejo já parte da principal parte interessada, que é a CCC, tornando o projeto quase como uma atividade a ser iniciada, pois está patrocinando o evento para comemorar e promover o sucesso da sua marca. Passando para o ciclo de PLANEJAMENTO, durante o projeto do evento da CCC deveremos analisar cada detalhe abordado, suas interdependências, riscos, preparar o escopo o cronograma e, desenvolver a solução como um todo, da maneira mais detalhada possível, pois é onde as tarefas necessárias serão planejadas em prol do objetivo final. Pensando no evento, que será um show de rock em um espaço aberto, contratado junto a FIERGS, precisamos pensar em toda a infraestrutura, licença para a sua realização, contratação das atrações, montagem e preparação da infraestrutura necessária, segurança, socorro emergencial, brigada de incêndios e, uma série de pormenores que são essenciais para que tudo corra bem durante todo o evento, ou seja, são planejamentos necessários e decisões que devem ser tomadas com antecedência e acordadas com as partes interessadas. É nesse momento que devemos pensar em como faremos com que tudo aconteça de forma harmonioza e levando em consideração toda e qualquer intervenção negativa, a fim de mitigar os riscos. Nessa etapa chamada de plano do projeto, o GP identifica e descreve cada tarefa a ser realizada, estipula seus prazos e também prepara a orçamentação prévia do projeto, para então partir para a criação do escopo. O escopo do projeto também faz parte do ciclo de planejamento, pois é nele que ficam definidas e identificadas as principais metas a serem cumpridas e também alocamos os recursos do projeto, de forma macro. O escopo é a base para a criação do cronograma, portanto, o mesmo deve ser bem desenhado e definido, pois servirá como um trilho para o gerenciamento de mudanças, desvios podem ocorrer, mas é necessário que tentemos evita-los ao máximo. Em seguida, nos aprofundamos um pouco mais nas tarefas a serem executadas, é na criação do cronograma que definimos o sequenciamento e o paralelismo entre elas, alocando os recursos e os custos, para definirmos o caminho crítico e o tempo para cada tarefa detalhadamente, definindo a linha do tempo para a entrega do produto final. Outro ponto muito importante dentro de qualquer projeto é o plano de comunicação, pois sem ele podemos ter atrasos e consequências desagradáveis. Durante a criação desse plano, precisamos identificar as partes interessadas com clareza e a forma com que faremos as divulgações durante o projeto e, como todo projeto, para cada objeto definido deve-se traçar uma estratégia, pois devemos passar os sucessos das ações, as entregas, atrasos que venham a ocorrer e também os desvios necessários. Dentro do plano, todos os canais possíveis de comunicação devem ser contemplados, como por exemplo, telefone fixo e celular, e-mail, sms, até divulgação na mídia e redes sociais. Esse plano inclusive, vai servir de apoio para a gestão de mudança entre as fases. Pensando no evento da CCC, podemos destacar como principais objetos os nossos stakeholders:
Passamos para a análise do que é a EXECUÇÃO, momento onde vamos começar a fazer a “roda girar” e, pôr em prática tudo o que fora planejado. Como vimos anteriormente, a comunicação é um dos segredos para uma boa execução, os objetivos a serem alcançados deve ser de conhecimento de todos e estar claro para toda a equipe, pois dessa maneira é muito mais fácil mantermos o controle da situação e avaliarmos o andamento das tarefas. Cada progresso é continuamente monitorado e, deve ser avaliado e registrado e, os ajustes necessários são feitos no decorrer das atividades. Durante essa longa jornada, o Gerente de Projetos tem influência direta até no motivacional humano, é a etapa que mais demanda energia para que seja desempenhada com sucesso. Durante o andamento das atividades, algumas reuniões de equipes são demandadas para alinhamento estratégico, comunicação do desempenho e também para análise de alguns riscos, desvios e tomadas de ações, e assim o GP poderá tomar atitudes corretivas com o intuito de evitar desvios e também medir e mitigar alguns riscos que possam ocorrer fora do planejado. Uma ferramenta muito poderosa de controle visual e objetiva é o Kanban. De origem Japonesa, o Kanban surgiu dentro de montadoras de automóveis que utilizavam o processo chamado “just in time”, amplamente utilizado pela Toyota e o seu significado é literalmente “cartão” ou “sinalização”, e seu processo é bem simples, onde demonstra através de cartões ou fichas de identificação das atividades, que caminham da esquerda para a direita entre as colunas PARA EXECUTAR, EM ANDAMENTO e FINALIZADO. Abaixo, demonstramos a imagem de um quadro de Kanban em andamento. [pic 3] Fonte: Blog Caelum, em 02 de Agosto de 2018
Pensando no evento da CCC, temos a certeza que os shows foram um sucesso e chegamos então no momento de ENCERRAMENTO do projeto. É hora de concluir os pagamentos, desmontar estruturas e desmobilizar as equipes, para então providenciar o documento de lições aprendidas fazendo a análise final que contém o apanhado dos resultados, para então agendar a reunião final a fim de liberar o documento formal de encerramento para os clientes e todas as partes interessadas.
| |
Estrutura das empresas CCC e DT Produções | |
Analisando a estrutura das empresas envolvidas no projeto desse evento, identificaremos a quais estruturas pertencem a CCC Atacado de Roupas (patrocinadora) e também a DT PRODUÇÕES (executora). Sabemos que a DT PRODUÇÕES foi adquirida pela CCC, mas a mesma não foi incorporada, até porque, as naturezas de seus negócios são completamente distintas, o intuito da compra pela CCC é de utilizar a expertise da DT como incubadora de eventos. Segundo o Guia PMBOK® 5a Edição (p. 21) “As estruturas organizacionais variam de funcionais a projetizadas, com uma variedade de estruturas matriciais entre elas”. Essas estruturas matriciais podem ser consideradas fracas, onde os Gerentes Setoriais têm mais poder de decisão do que o Gerente de Projetos, matriciais fortes, onde os setores possuem Gerentes de Projetos indicados e totalmente responsáveis sobre todas as ações pertinentes ao projeto. Pela natureza da CCC, fundada por uma família de Italianos, a cultura corporativa tende para uma estrutura FUNCIONAL, que se caracteriza por não possuir a prática de projetização e quando surge uma necessidade, o próprio Gerente Setorial o faz com poucos recursos emprestados dos setores envolvidos, e os mesmos acabam por retornar aos seus cargos após o término das atividades. A estrutura funcional, também se caracteriza por executarem suas atividades de projeto independente dos demais setores. [pic 4] Fonte: Guia PMBOK PMBOK® 5a Edição (p. 22)
Já a DT PRODUÇÕES possui uma estrutura PROJETIZADA, é o negócio da empresa de eventos executar projetos de eventos, o que a torna preparada para tais atividades. Algumas características de uma estrutura organizacional projetizada é a presença efetiva de Gerentes de Projetos e também um PMO (Project Management Office) esses detalhes, por si só definem a organização dessa maneira. Nessa estrutura, as equipes são alocadas por projeto, compostas por profissionais de várias disciplinas necessárias para a execução, e ainda esses profissionais podem atuar, por vezes, até em mais de um projeto que necessite de suas competências. Nem toda empresa projetizada possui um PMO, porém é sua função administrar os projetos com uma visão um pouco mais macro. [pic 5] Fonte: Guia PMBOK PMBOK® 5a Edição (p. 25) | |
Conclusão | |
Chegamos ao final do documento onde analisamos o caso do evento da CCC e DT Produções. Conclui-se que a base da fundamentação de projetos é primordial para identificar e classificar as organizações, o ciclo de vida de um projeto e também o grupo de processos que definem sua concepção e execução. Identificar o que caracteriza cada ciclo e saber classificar cada processo e sua área de conhecimento, beneficia quem busca a formação em Gerência de Projetos. Os sólidos conceitos adquiridos durante o estudo dessa disciplina, foram de grande valia para solidificar conceitos baseados no Guia PMBOK® 5a Edição e também, agregar conhecimento abundante para prosseguirmos com um alto aproveitamento durante todo o curso. Pelo estudo que aqui finalizamos, observei que um evento é um projeto complexo que, além de possuir um final determinado, contém uma série de variáveis de riscos, gerenciamento de custos e pessoas (recursos), e que precisam ser gerenciados por um Gerente de Projetos e executados por uma equipe com sólidos conhecimentos.
| |
Referências bibliográficas | |
|
...