Fundamentos de Gerenciamento de Projetos FGV - Atividade Individual

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Módulo: 1 a 6

Tarefa: Atividade Individual da Disciplina

Características do projeto 

A empresa CCC atua no mercado brasileiro com a comercialização de roupas em atacado. Dentro de um cenário no qual a empresa busca promover o marketing cultural, como forma de obter vantagem competitiva no mercado com o fortalecimento da marca, criou um programa nacional com o objetivo de patrocinar eventos culturais. Adicionalmente, contratou uma empresa para ser responsável pela realização dos eventos, a DT Produções.

A CCC pretende realizar um evento musical no final do ano, na Cidade de Porto Alegre, mais especificamente no Centro de Eventos FIERGS, que possui uma estrutura adequada à eventos musicais. O evento contatá com destacadas bandas de rock dos anos 80. O patrocínio será oriundo da própria CCC, contando com o apoio de outras empresas, principalmente de fast food, que irão compor uma praça de alimentação próximo ao palco do evento.

Analisando o evento a ser realizado pela CCC, é possível identificar características que o tornam um projeto. Para tal, é necessário que seja realizado um embasamento teórico e a sua correlação com o evento em si.

Conteitua-se projeto como sendo:

Processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos. (ABNT: 2000.2)

Sendo assim, cabe identificar as principais características observadas em um projeto:

• Temporariedade: os projetos possuem duração finita, isto é, possuem início e término bem definidos.
• Unicidade: de acordo com PMI (2013), os projetos criam produtos, serviços ou resultados que são únicos. Sendo assim, as características do que é entregue pelos projetos são únicas;
• Progressividade: há um desenvolvimento gradativo em projetos, de forma faseada, com uma continuidade sendo observada no desenvolvimento das atividades.

Observando as características evidenciadas por um projeto, é possível fazer o relacionamento com o evento a ser realizado pela DT Produções:

• O evento tem o início marcado pelo momento em que se decide realizá-lo, passando por um planejamento que irá direcionar o trabalho, finalizando com a sua execução, que está agendada para o final do ano. Assim, são apresentadas as características temporais, marcas de um projeto.
• Trata-se de um evento que será musical, realizado com o objetivo de marketing cultural, na cidade de Porto Alegre, no espaço do Centro de Eventos FIERGS, no final do ano, contanto com bandas de rock da década de 80, entre outras situações. Desta forma, ficam evidenciadas características que o tornam único.
• As ações que envolvem este evento serão gradativas, uma vez que há um faseamento a ser empregado para a sua consecução. Foi adquirida a empresa DT Produções para a realização do evento. Os trabalhos são então iniciados. Na sequencia seguirão todos os eventos de planejamento, dimensionado por fases, acompanhado por um monitoramento e controle. Por fim, o evento é executado, que marca o seu encerramento. Assim, torna-se nítido o caráter progressivo do evento.

Por fim, conclui-se que o evento em questão apresenta características que o possibilitam ser identificado como um projeto, sendo único, desde o fim a que se destina ao que será realizado em si, apresenta temporariedade, sendo marcado por início e término, além de ser progressivo, sendo necessário prever um faseamento gradativo para atingir os objetivos da forma almejada.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

A CCC irá patrocinar o projeto a ser realizado, utilizando a empresa DT Produções para a condução dos trabalhos. A DT Produções terá o desafio planejar e executar todas as ações a serem realizadas. Assim, torna-se essencial conhecer o funcionamento do ciclo de vida de um projeto, que propiciará uma visão ampla do formato no qual o projeto deve ser conduzido para a atingir o sucesso.

Projetos possuem como característica serem compostos por eventos encadeados, seguindo uma programação bem definida, apresentando a necessidade de estruturação de forma que sejam corretamente planejados, controlados e executados. Assim, o conceito de ciclo de vida torna-se essencial, por oferecer uma estrutura básica que fornece os alicerces estruturais de um projeto.  

De acordo com MEREDITH e MANTEL (2012), projetos passam por diversos estágios desde a sua origem até a sua conclusão. Esses estágios são definidos como sendo o ciclo de vida do projeto. Assim, é necessário entender que o ciclo de vida de um projeto é representado por diversas fases, que variam de acordo com o tamanho e complexidade do projeto.

Desta forma, infere-se que

Ciclo de vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. As fases são geralmente sequenciais e os seus nomes e números são determinados pelas necessidades de gerenciamento e controle da(s) organização(ões) envolvida(s) no projeto, a natureza do projeto em si e sua área de aplicação. (PMI, 2013: p. 38)

Após o entendimento do ciclo de vida de um projeto, é possível traçar as possíveis fases do projeto do evento musical a ser desenvolvido pela DT Produções, listadas a seguir, com suas possíveis entregas principais:

• Gerenciamento do Projeto (confecção do plano do projeto)
• Preparação (formalizar contratação do Local, contratação de bandas, parcerias com empresas de fast-food, publicidade do evento, contratação de empresa de segurança, etc.)
• Montagem (preparação do palco, disposição das empresas de fast food, organizar bandas em área de espera, etc.)
• Execução do Evento (realização do evento em si)
• Encerramento (desmontagem do evento, lições aprendidas)

Em cada uma das fases de um projeto são desenvolvidos processos, organizados por grupos de processos. Entende-se por processo “um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas para criar um produto, serviço ou resultado pré-especificado” (PMI, 2013: p.47). Os processos normalmente têm como objetivo gerar uma entrega ao projeto, caracterizada por um produto, serviço ou resultado.

O Guia PMBOK® descreve 47 processos de gerenciamento de projetos, que são agrupados em 5 grupos de processos distintos, a saber:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e Controle
• Encerramento

Serão elencados, a seguir, alguns processos considerados muito importantes para o desenvolvimento do projeto em estudo:

1. Determinar o Orçamento

De acordo com PMI (2013), este processo se utiliza dos custos previamente estimados para a realização das atividades do projeto, estabelecendo uma linha de base, com os custos previamente autorizados.

A área financeira é um dos mais importantes embasamentos de um projeto. Assim, o processo “Determinar o Orçamento”, pertencente ao grupo de processos de “Planejamento”, tem alto grau de importância, pois após o detalhamento dos custos do projeto é determinado um limite, permitindo que posteriormente seja possibilitado o controle dos gastos baseados nos custos estabelecidos, evitando problemas de ordem monetária ao projeto a ser desenvolvido pela parceria CCC / DT Produções. A entrega aqui identificada seria o Controle de Custos.

1. Planejar o Gerenciamento dos Recursos Humanos

Gerenciar pessoas é um dos maiores desafios em um projeto. O papel do gerente do projeto cresce de importância, pois ele precisa conhecer a sua equipe para facilitar o sucesso do projeto. Para auxiliá-lo nesta atividade de gerenciamento, existe o processo “Planejar o Gerenciamento de Recursos Humanos”, parte do grupo de processos “Planejamento”, que segundo PMI (2013) identifica os papéis, responsabilidades, habilidades e o relacionamento hierárqiocos entre as pessoas do projeto, bem como cria um plano de gerenciamento de pessoal.

O gerente do projeto do evento musical em pauta terá a responsabilidade de gerenciar uma equipe diversificada, com diferentes atribuições, tendo neste planejamento um aliado para identificar as competências e atribuições de cada recurso humano disponível. A principal entrega deste planejamento é a obtenção do Plano de Gerenciamento de Pessoal.

1. Identificar os Riscos

Prever possíveis riscos tem papel preponderante em um projeto. Assim, o processo “Identificar Riscos”, integrante do grupo de processos “Planejamento” permite que os riscos sejam identicados e documentados com antecedência. Cabe ressaltar que os riscos que envolvem este projeto são diversos, como por exemplo a decorrência de mau tempo, problemas na contratação de bandas bem como no fechamento de parcerias com as empresas de fast food que irão compor a praça de alimentação, danos à equipamentos, no dia do evento a falta de alguma empresa parceira ou banda contratada, entre outros.  Adicionalmente, a identificação dos riscos permite que outros processos viabilizem soluções para que sejam dirimidos ou reduzidos. Observa-se aqui a entrega a Identificação dos Riscos.

1. Planejar o Gerenciamento das Comunicações

Um outro fator muito relevante em um projeto seria a Comunicação. O processo “Planejar o Gerenciamento das Comunicações”, parte do grupo de processos “Planejamento”, tem como principal responsabilidade “desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas.” (PMI, 2013: p.287). A comunicação entre as partes interessadas é um fator preponderante para que um projeto alcance êxito. No projeto em estudo, um evento, é essencial que a equipe saiba de tudo que está ocorrendo durante o projeto. Com o grande volume de informações é necessário que o seu trâmite seja otimizado e eficiente, o que é facilitado por meio da entrega Plano de Comunicações.

Finalizando, de acordo com o que foi apresentado foi possível identificar uma proposta de fases para que a execução do projeto do evento musical proposto fosse viabilizada. De forma adicional, foram apresentados possíveis processos de grande valor para o bom andamento do projeto, ligados diretamente ao grupo de processos Planejamento. Assim, detaca-se que um planejamento adequado aumenta as chances de sucesso de um projeto.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

A empresa CCC, com o intuito de realizar eventos culturais, adiquiriu uma empresa especializada nesse tipo de atividade, a DT Produções. Esta estratégia adotada pela CCC visa complementar as atividades que a empresa realiza, com o trabalho dotado de experiência necessária ao desenvolvimento de projetos de eventos da DT Produções.

As empresas podem apresentar diferentes estruturas organizacionais. Nicholas e Steyn (2012) afirmam que não há uma estrutura organizacional melhor do que outra, uma vez que elas são desenvolvidas de acordo com as necessidadas de cada empresa.

O Guia PMBOK® nos apresenta três principais estruturas organizacionais nas quais as organizações se enquadram: Funcional, Matricial (que pode ser fraca, balanceada ou forte) e Projetizada. Resumidamente, seguem as características de cada uma das estruturas:

• Estrutura Funcional – a considerada a forma mais tradicional de estruturação de uma empresa. Pauta-se na divisão da empresa por setores especializados, não existindo uma cultura para o gerenciamento de projetos, que são realizados por demanda, normalmente coordenados pelo gerente funcional da unidade que apresentou a necessidade.
• Estrutura Matricial – este modelo estrutural possui uma estrutura similar a funcional, porém existe em sua composição uma repartição destinada ao gerenciamento de projetos. Quando há um projeto a ser desenvolvido, há o emprego de todos os recursos da organização. De acordo com o nível de poder entre o gerente de projetos e o gerente funcional pode ser classificada como Matricial Fraca (gerente funcional tem mais influência que o gerente de projetos), Matricial Balanceada (gerente funcional e gerente de projetos tem o mesmo nível de influência) e Matricial Forte (poder do gerente de projetos sobrepõe ao do gerente funcional).
• Estrutura Projetizada – estruturação utilizada por empresas que tem o foco voltado à realização de projetos, direcionando seus recursos para esta atividade. Os gerentes possuem poder e autonomia na condução dos projetos.

Ao analisar a empresa CCC, é possível visualizar uma estrutura Funcional. A empresa necessitou adquirir a DT Produções para que fosse viabilizada uma melhor condução dos projetos. Desta forma, há indícios de que não havia um setor dedicado para esta atividade na empresa CCC, caracterizando sua estrutura funcional.

Já em relação à DT Produções percebe-se que o seu enfoque é voltado a projetos, sendo uma empresa que realiza eventos como atividade fim. No caso, cada evento realizado materializa um projeto. Desta forma, cabe classificar a estrutura dessa empresa como Projetizada.  

Chega-se a conclusão de que as empresas podem possuir diferentes estruturas funcionais, que influenciam diretamente na forma como cada qual conduzirá projetos. No caso em análise, foram verificadas empresas com estruturas distintas, trabalhando em conjunto para suprir suas carências e desenvolver o projeto do evento cultural apresentado.

Referências bibliográficas

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 10.006: Gestão da qualidade – Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: ABNT, 2000.

EVEN3. Gestão de eventos: 6 dicas imperdíveis para tudo fluir sem estresse! Disponível em: . Acesso em: 25 jul. 2018.

FORESTI, Andressa. PMBOK - Guia de Gerenciamento de Projetos: Ciclo de Vida do Projeto. Disponível em: . Acesso em: 25 jul. 2018.

MEREDITH, J. R.; MANTEL, Samuel J. Project Management: a Managerial Approach. 8. ed. Nova York: John Wiley & Sons, 2012.

MIRANDA, Anna. Gestão de Eventos - Anna Miranda - Conversando Sobre Gestão. Disponível em: . Acesso em: 25 jul. 2018.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK®). 5. Ed. Newtown Square, PA: PMI, 2013a.