Os Projetos FGV
Por: Patricia Schwambach • 9/8/2019 • Artigo • 1.703 Palavras (7 Páginas) • 209 Visualizações
Atividade individual
Matriz de análise | |
Disciplina: Gestão de Projetos- | Módulo: Atividade individual |
Aluno: patrícia lins | Turma: |
Tarefa: Analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos nesta disciplina e aplicá-lo ao mundo dos eventos. | |
Características do projeto | |
Segundo o PMBOK: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas”. O evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80 proposto pela CCC deve ser considerado um projeto devido as suas características;
Resumindo podemos concluir que o evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80 é um projeto pois consiste em uma combinação de recursos organizacionais para se criar algo que não existia anteriormente, tem um objetivo específico e foco na criação de valor de negócio, a ser completado dentro de certas especificações, define datas de início e término, além de consumir recursos humanos e financeiros limitados. | |
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase | |
Projeto: Show em Porto Alegre Objetivo : Promover marketing cultural para empresa CCC através de evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80 visando fortalecer a imagem da marca. Sponsor : A CCC fornecerá os principais recursos do evento, além dela apenas algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. Local: Porto Alegre, Centro de Eventos FIERGS Prazo: Final do Ano Fases do Projeto Segundo o Pmbok temos os 47 processos de gerenciamento de projetos, junto às 10 áreas de conhecimento; integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e stakeholders. O projeto será dividido em três fases; inicial, intermediária e final. Conforme descreveremos as fases iremos destacar em negrito alguns processos de gerenciamento de projetos e entre parênteses as áreas de conhecimento abordadas. Fase Inicial Reunião de kick off entre CCC e PT Produções a fim de determinar escopo, limite de custos alocados (estimar de custos) e definição do gerente e equipe do projeto (gerenciar recursos humanos) e duração do show (cronograma) e quantidade de convidados (escopo) tendo em vista local já definido. Levantamento das bandas de rock dos anos 80 com disponibilidade de contratação até o fim de ano (tempo) dentro da limitação de recursos (custos) e maior popularidade e destaque junto ao público alvo. Escolher alternativas de DJ que deverão promover inicio do evento e transição entre os shows. Planejar o gerenciamento das aquisições Definir quais empresas serão chamadas a apoiar o evento com especial atenção as de fast food que irão servir a praça de alimentação com base na qualidade e disponibilidade de contribuir com custos do evento. Identificar stakeholders. Estabelecer pontos estratégicos para venda de bebidas alcoólicas e identificar fornecedores que contribuam para patrocinar e diluir custo do show. O local do evento FIERGS já foi escolhido pela sua estrutura que dispõe de tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital. Este fator já economiza recursos e diminui os riscos de incêndio, contudo é preciso prever plano de contingência para alguns riscos (Identificar, analisar riscos); . Alguma banda cancelar ou atrasar o show . Controlar venda de bebidas alcoólicas para menores de 18 anos . Ocorrência de alguma emergência médica . Determinar quantidade e local onde se distribuirão seguranças contratados para evitar brigas, acesso ao evento e segurança dos artistas. Organizar lista de convidados reservando espaço e vip com acesso especial para principais clientes da CCC, imprensa, políticos e formadores de opinião local já que o principal objetivo promover imagem da marca(escopo). Criar plano de publicidade e divulgação do evento baseado principalmente em redes sociais e tecnologia reduzir custo de publicidade.
Fase Intermediária Integração. Reunião junto ao principal sponsor CCC para definição de data, bandas de rocks e dj, empresas que irão apoiar evento para criação de uma logomarca e hachtag do evento para início da divulgação do evento. Validar lista de convidados e recursos financeiros extras com parcerias com empresas de comidas e bebidas que irão participar do show. Conduzir as aquisições. Contratar bandas de rock, Djs, seguranças e posto de enfermagem, brindes e material de apoio e identificação visual do show. Iniciar divulgação do evento nas mídias sociais. Gerenciar Comunicação Desenvolver e gerenciar a equipe do projeto, delegando conforme competências individuais e capacidades das equipes do projeto as tarefas e responsabilidades referentes a comunicação, produção e logística do evento, gerenciamento da qualidade e stakeholders, conduzir aquisições e controle e respostas a riscos. Enviar convites com código de barras para convidados via email/ whatsapp e distribuição de cartões personalizados com brindes para clientes vip. Será destinado um espaço com localização especial e serviço de buffet para clientes vips cujo acesso será identificado por pulseiras na cor dourada com logomarca do evento (entregues como brinde no convite). Gerenciar Comunicação. Cada banda de rock e djs contratados deverão fazer um vídeo ou clip de no máximo um minuto convidando os clientes da CCC para comparecerem ao show que será divulgado dias antes do show em de maneira alternada em mídias sociais e internet para promover e divulgar os clientes. Implementar respostas aos riscos. Na recepção do show será solicitado dia do evento carteira de identidade ou motorista onde os maiores de 18 anos receberão pulseiras verdes indicando que poderão consumir e comprar bebidas alcoólicas. Caso alguma banda cancele o show, a equipe do projeto tentará contratar nova atração em caso de atraso os djs deverão suprir esta demanda aumentando seu tempo de show. Uma semana antes do show será realizado reunião entre stakesholders para alinhamento das expectativas e engajamento de todos no evento. Gerenciar qualidade. Na manha da data do evento serão testados todos os equipamentos de som e luz e montada a praça de alimentação além disso amostras de comidas dos fast food serão coletados para teste de qualidade. Durante o show a equipe de comunicação estará postando nas mídias sociais fotos e vídeos ao vivo do evento. Os convidados também poderão postar fotos através da hachtag criada para o show
Fase Final Monitoramento e controle das repercussões na mídia do show. Relatório de análise e expertise do projeto. Consolidar as lições aprendidas que são informações que podem ser referente à todas as demais áreas de conhecimento bem como aspectos técnicos do projeto. Encerramento do projeto. | |
Estrutura das empresas CCC e DT Produções | |
Estrutura organizacional é a forma como a empresa se organiza para atingir seus objetivos. Existem 3 tipos de estruturas nas organizações: a funcional, a matricial e a projetizada. A estrutura organizacional interfere diretamente na autoridade e no poder do gerente de projeto. Como as empresas CCC e a DT Produções possuem propósitos diferentes é de se esperar que possuam estruturas diferentes. O quadro abaixo faz um comparativo entre todos os modelos de estruturas organizacionais existentes. [pic 3] Figura 6 – Comparação entre Estruturas Organizacionais – Fonte: PMI (2017) No modelo functional os colaboradores tem uma área definida e um chefe imediato claramente definido dependendo do nível hierárquico enquanto o modelo organizacional matricial a empresa é organizada tanto por funções quanto por projetos, onde cada colaborador pode responder tanto para um chefe funcional quanto para um ou mais gerentes de projeto. O modelo matricial pode ser classificado em fraco, moderado ou forte dependendo da força que o gerente de projetos tem na organização. A empresa CCC atua no ramo de atacado de roupas, com uma forte rede de lojas e representantes no Brasil. Neste caso uma estrutura funcional ou matricial fraca ou matricial fraca, onde o gerente de projetos tem a função mais parecida com um facilitador ou coordenador parece mais adequada ao propósito da empresa. A CCC como empresa de comercio deve ter contudo uma diretoria de marketing eficiente que contrata a empresa DT produções para realização das suas campanhas e eventos. Como o principal objetivo da empresa DT Produções é a realização de eventos que tem como característica a temporariedade e exclusividade dos serviços oferecidos a estrutura projetizada é recomendada. Nesse tipo de organização, cada colaborador está alocado em um ou mais projetos e respondem ao próprio gerente do projeto. O principal beneficio desta estrutura reside na autoridade e poder na tomada de decisão do gerente de projetos o que o que facilita o engajamento da sua equipe e controle sobre a disponibilidade dos recursos.
Concluímos que a DT produções é uma organização voltada a projetos e por isso o gerente de projetos deve ter total autoridade sobre o projeto e a equipe se reporta apenas a uma pessoa o que posssibilita respostas mais rápidas as demandas. As vantagens são organização eficiente de projetos, fidelidade ao projeto e comunicação mais eficaz do que as organizações com estrutura funcional. | |
Referências bibliográficas | |
Valle, André Bittencourt, Fundamentos do Gerenciamento de Projetos 3 edição FGV editor IDE https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/ https://www.oficinadanet.com.br/post/14645-guia-pmbok-ciclo-de-vida https://www.oficinadanet.com.br/post/14643-guia-pmbok-conceitos-iniciais https://www.youtube.com/watch?v=yn9D4W5--1Q https://pmkb.com.br/artigos/vantagens-e-desvantagens-de-uma-empresa-projetizada/ |
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