Fundamentos de Gerenciamento FGV - Show de Rock

Atividade individual

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos-0419-9_6	Módulo: Módulo 6 – Outros padrões e as competências necessárias para gerenciamento de projetos
Aluno: Alessandro Mendes Ribeiro	Turma: 6 (seis) - Prof. Alexandre Caramelo
Introdução O presente trabalho foi desenvolvido como atividade individual final ao término da disciplina “Fundamentos de Gerenciamento de Projetos”, da especialização em Gerenciamento de Projetos da FGV. Este relatório foi desenvolvido de forma sequencial, observando as divisões da matriz fornecida com divisão em itens numerados sendo complementares entre si, fazendo da divisão da matriz um controle dos tópicos a serem abordados sem que o texto perdesse seu desenvolvimento e lógica. Objetivo O objetivo final deste trabalho é analisar, sob a ótica de um gestor de projetos, o breve histórico fornecido das empresas CCC e DT Produções e desenvolver os pontos: Apresentar as considerações que tornam o show em Porto Alegre em um projeto; Descrever as fases do projeto e processos de gerenciamento em cada fase; Definir o tipo de estrutura das empresas com justificativas. O item 3 a seguir apresenta a transcrição, na íntegra, da tarefa atribuída e elementos que servirão de base para desenvolver os tópicos anteriores. ContextO FORNECIDO (eNUNCIADO) Há muitos anos, a CCC atua no ramo brasileiro de atacado de roupas. Fundada por uma família de italianos que migraram para o Brasil e aqui se estabeleceram como comerciantes, a empresa, em poucas décadas, tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no País. Em decorrência do maior aproveitamento do marketing cultural como estratégia para a obtenção de vantagem competitiva no mercado, muitas empresas de diferentes setores têm seguido a tendência de associar as suas marcas a eventos culturais, de modo a ganhar destaque. Nesse cenário, a CCC, que sempre investiu em marketing para manter-se em evidência, criou, no ano passado, um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. Além disso, adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos. Aproveitando desde já o know-how da equipe da DT Produções, o plano atual da CCC é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital. Com base nas informações apresentadas, você irá analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos nesta disciplina e aplicá-lo ao mundo dos eventos. Para elaborar a sua análise, você deverá: identificar as características que tornam o evento promovido pela CCC (show em Porto Alegre) um projeto; descrever, à luz do conceito de ciclo de vida, as fases do projeto e os possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase; e, definir o tipo de estrutura das empresas CCC e DT Produções, justificando a classificação atribuída a elas. Análise prévia Em breve análise ao item anterior, tem-se: A empresa CCC, que atua no atacado de roupas, é uma empresa sólida, com várias lojas em todo o país. Possui estrutura familiar; A CCC está alinhando sua marca a campanhas e eventos culturais para difusão de sua marca; A empresa DT Produções, recentemente adquirida pela CCC, possui equipe especializada na produção de eventos; O objetivo primeiro da aquisição da DT Produções pela CCC é utilizá-la como incubadora de eventos e para a produção do show de rock a ser realizado em Porto Alegre, com recursos advindos principalmente da CCC e com local já definido; Com o objetivo definido e com as condições de contorno que delineiam o escopo, tem-se: Objetivo principal: show de rock; Condições de contorno: evento a ser realizado no final do ano; bandas dos anos 80; Local - Centro de Eventos FIERGS; Praça de alimentação prevista (empresas parceiras); Estrutura básica existente: tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, internet banda larga, videoconferência e telefonia digital. Os itens seguintes estão divididos dentro dos itens da matriz, porém de forma sequencial de forma a que todo o texto tenha uma sequência lógica e seja organizado permitindo sua compreensão, independentemente da estrutura fornecida.
Características do projeto
O Projeto Inicialmente, é necessário entender o que é um projeto e a razão pela qual o evento a ser realizado pode ser considerado como tal. Importante destacar que, a definição de “projeto” deve estar consolidada na base de conhecimento do gestor de projetos, de forma que lhe permita organizar suas ações da melhor forma possível. Algumas definições de “projeto” são apresentadas a seguir: “Projeto e um esforco temporario empreendido para criar um produto, servico ou resultado único”. (PMI, 2017) “Projeto consiste em um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”. (Adaptado de ABNT, 2000) “Considera-se que um esforço realizado ou futuro, poderá ser considerado um projeto caso seja temporário, produza entregas singulares e seja elaborado de forma progressiva. (Adaptado de VALLE et al., 2014). Com base nos conceitos acima e apresentado por Valle et al. (2014), três características principais definem os projetos: Imagem 1. Principais características dos projetos (VALLE et al., 2014) Analisando o evento com base nas principais características que faz de um conjunto de ações um “projeto”, tem-se: Temporariedade – o evento a ser realizado (show de rock), acontecerá uma única vez, ao final do ano, tornando-o único; Singularidade – o evento não é algo usual, rotineiro, que será realizado com determinado formato, em determinada data e organização exclusivos; Progressividade – o evento será planejado e executado em etapas. Estas poderão ter prazos diferenciados e organizados de forma que os prazos para a realização das atividades serão menores e a velocidade das ações provavelmente maiores quanto mais próximo do evento. Com base nas considerações anteriores e identificando principalmente o caráter único, a exclusividade da sequência de atividades, não cíclico, admite-se tratar de um “projeto”.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
Desenvolvimento do Projeto Há um conceito amplamente empregado os projetos devem ser balanceados com base em três fatores principais. Este conceito é chamado de “restrição tripla” onde, qualquer um dos itens que for alterado, impacta diretamente sobre ao menos um dos outros dois fatores. O conceito da restrição tripla é facilmente compreendido pela figura abaixo. Imagem 2. Restrição tripla (Fonte: https://slideplayer.com.br/slide/386607/. Acesso em 31/05/2019 às 20:42) Desta forma, é perfeitamente compreensível que, qualquer divergência no planejamento que afete qualquer um dos três itens, afetará diretamente o equilíbrio do conjunto. A análise do ciclo de vida de um projeto está baseada nestes três pontos principais. “O ciclo de vida do projeto e a serie de fases pelas quais um projeto passa, do início a conclusão”. (PMI, 2017) Conforme o Guia PMBok (PMI, 2017), os ciclos de vida de um projeto podem ser: Preditivos – o escopo, o prazo e custo do projeto são previamente definidos e, quaisquer necessidades de alteração são cuidadosamente gerenciadas; Iterativos – o escopo é definido logo no início do projeto e o prazo e os custos são modificados com o avanço do projeto, com as iterações ocorrendo por uma série de ciclos repetidos; Incremental - a entrega e produzida por meio de uma série de iterações que sucessivamente adicionam funcionalidade em um prazo predeterminado; Adaptativos - são ágeis, iterativos ou incrementais. A cada iteração o escopo é detalhado, definido e aprovado antes do seu início; Híbridos - combinação de um ciclo de vida adaptativo e um preditivo. Pelas características do projeto a ser desenvolvido, sendo um show de rock, podemos considerar: O local do evento já está definido, restando apenas garantir data e negociar valores. Considera-se pouco variável; Para a realização do evento, é necessário obter parceiros para o fornecimento de bebidas e alimentos; É necessária a mobilização de equipamentos eletrônicos, instrumentos musicais e demais itens de suporte às bandas; O evento dependerá de alinhamento agenda e de cachê de bandas de rock, o que pode ser bastante variável; O evento é dimensionado para uma expectativa de público que pode variar para mais ou menos, até bem próximo da data de realização do show dependendo muito da divulgação, podendo implicar em ampliação ou redução do espaço e as alterações podem impactar significativamente. Considerando-se os itens principais de montagem de um evento deste porte o evento pode ser considerado “híbrido” pois grande parte pode ser definida no início, porém a expectativa de público ou outro fator externo pode implicar diretamente em um ajuste rápido, geralmente próximo à data do evento, adaptando-o ao novo cenário. Para entender o projeto, as etapas de desenvolvimento e controle serão divididas em três etapas, conforme segue: Pré-evento – etapas e serviços necessários, desde a concepção do projeto até o início de sua implantação (todas as tarefas necessárias antes da execução do show); Evento – atividades do projeto propriamente dito, neste caso, o decorrer do show e todas as demais atividades que ocorrerão concomitantemente e que dão suporte ao objeto principal (Show de Rock); Pós-evento – atividades de desmontagem de equipamentos, palcos, praça de alimentação, banheiros, limpeza, vistoria e entrega da área, além do pagamento de fornecedores e comunicação de encerramento à todas as partes interessadas. A divisão do projeto em fases permite um controle adicional para verificar se o mesmo está aderente ao previsto inicialmente, onde devem ser atingidos determinados marcos sem os quais a próxima etapa ficará prejudicada. Além do ciclo de vida do projeto ser subdivido em etapas, conforme explicitado acima, outros conceitos são importantes para o correto entendimento que como se desenvolve um projeto. São eles: Processos – série de atividades para o gerenciamento do ciclo de vida de um projeto. Cada processo de gerenciamento de projetos produz uma ou mais saidas de uma ou mais entradas, usando tecnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos apropriadas. Os processos podem ser pontuais, executados periodicamente ou de forma contínua (Adaptado de PMI, 2017). Para o correto gerenciamento, os processos são aplicados e integrados de forma lógica. O Guia PMBok (PMI, 2017) classifica estes agrupamentos como “Grupos de Processos”. Os grupos são divididos em 5 (cinco) categorias, conforme segue: “Grupo de processos de iniciação - Os processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, atraves da obtencao de autorizacao para iniciar o projeto ou fase. Grupo de processos de planejamento - Os processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, atraves da obtencao de autorizacao para iniciar o projeto ou fase. Grupo de processos de execução - Processos realizados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer os requisitos do projeto. Grupo de processos de monitoramento e controle - Os processos exigidos para acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificar quaisquer areas nas quais serao necessarias mudancas no plano, e iniciar as mudancas correspondentes. Grupo de processos de encerramento - Os processos realizados para concluir ou fechar formalmente um projeto, fase ou contrato”. (Guia PMBok - PMI, 2017) Por fim, além do ciclo de vida, processos e grupos de processos há uma categorização dos processos por áreas de conhecimento. As 10 (dez) áreas estão presentes em quase todos os projetos e estão listadas a seguir. Gerenciamento da integração do projeto Gerenciamento do escopo do projeto Gerenciamento do cronograma do projeto Gerenciamento dos custos do projeto Gerenciamento da qualidade do projeto Gerenciamento dos recursos do projeto Gerenciamento das comunicações do projeto Gerenciamento dos riscos do projeto Gerenciamento das aquisições do projeto Gerenciamento das partes interessadas do projeto A tabela a seguir apresenta a integração entre as fases de projeto, grupos de processos e áreas de conhecimento, com todos os processos descritos e necessários ao desenvolvimento do projeto. Importante observar que os grupos de processos são sequenciais e desenvolvem-se da esquerda para a direita, estando presentes em todos os projetos enquanto as áreas de conhecimento estão dispostas de forma lógica, mas não necessariamente seguirão esta ordem ou serão consideradas em todos os projetos. Tabela 1. Análise dos processos e correlação das fases, grupos de processos e áreas de conhecimento Os nomes dos processos são autoexplicativos e, embora a cor defina a sua correlação com a fase de projeto, observa-se que os itens “Adquirir recursos” e “Conduzir Aquisições” devem ser observados tanto na fase de “Pré-evento” quanto na fase “Evento”. Diante de todos os processos e definições apresentados, ressalta-se a importância do acompanhamento e análise dos pilares do gerenciamento de que trata a “Restrição Tripla”, ou seja, tempo, custo e escopo.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Análise das estruturas das empresas CCC e DT Produções Segundo o Guia PMBok (PMI, 2017) são vários fatores que definem e são consideradas na composição organizacional das empresas. A tabela abaixo apresenta as características de projeto relacionados aos tipos de estruturas organizacionais. Tabela 2. Influências das Estruturas Organizacionais nos Projetos (Guia PMBok - PMI, 2017) Com base na tabela anterior, considera-se a seguinte classificação para as empresas analisadas: CCC – a empresa CCC que possui estrutura familiar, sólida, com lojas espalhadas pelo país e com investimentos em marketing, o que leva a crer que a empresa possui subdivisões que não estão diretamente ligadas ao processo produtivo e que pode ser considerados por muitos como “supérfluo”, o que denota maturidade da empresa. Desta forma, entende-se que a empresa possui uma estrutura organizacional do tipo “Multidivisional”, segmentada mas com atuação pouco voltada para projetos específicos; DT Produções – já a empresa DT Produções, recentemente adquirida pela CCC, possui equipe especializada na produção de eventos e justamente pelo seu ramo de atuação (produção de eventos), deduz-se que sua estrutura organizacional trata-se de “Orientado a projetos”, pois os eventos, em geral, são considerados projetos por enquadrarem-se nos itens descritos no item 5 deste relatório. conclusão A classificação acima foi obtida com base no conteúdo do Guia PMBok e não como desenvolvida em aula, com base nas classificações apresentadas por VALLE et al., 2014, onde são consideradas apenas três tipos de estruturas organizacionais. O desenvolvimento deste trabalho foi importante na revisão dos conceitos apresentados ao longo de todo o material didático fornecido, reuniões on line e orientações dos professores. Espera-se assim ter atingido o objetivo de aprendizado exigido para a disciplina e que será a base para as próximas a serem frequentadas.
Referências bibliográficas
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos - Guia PMBOK. 6ª Edição. EUA: PMI, 2017. NEWTON, Richard. O Gestor de Projetos. 2. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2011. Tradução de: Daniel Vieira; VALLE, André Bittencourt do et al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2014. 91 p. LIMA, Rinaldo José Barbosa. Gestão de Projetos. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2010. 380 p. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 10.006: Gestão da qualidade - Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: ABNT, 2000. Como organizar um show. Disponível em: . Acesso em: 29 maio 2019.

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