A ASSESSORIA E PLANEJAMENTO

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INTRODUÇÃO

O mundo dos eventos, sobretudo o de eventos sociais e mais especificamente o de casamento é um mundo de sonhos, felicidade e celebração. Neste evento existe, muitas vezes, expectativas altas, não apenas dos noivos mas também dos seus pais, amigos e familiares. E essas expectativas são atendidas em vários pontos e um deles que faz toda a diferença são os detalhes.

Imagine um casamento com um decoração magnifica, um buffet maravilhoso e quando um convidado precisa de uma informação a resposta que recebe é: NÃO SEI. OU ENTÃO: ISSO NÃO É DE MINHA RESPONSABILIDADE.

Muitas vezes a resposta vem de forma grosseira, denotando má vontade, falta de informação ou falta de postura profissional.

Nada daquela beleza vai salvar o nome do profissional naquele evento.

E ainda existe a questão que é um evento extremamente formal, com valores altos investidos e uma grande oportunidade de novos negócios. Pois ali existem potenciais clientes para eventos futuros e a oportunidade de transformar seus clientes em fãs e consequentemente em seus vendedores.

Por isso ter uma equipe preparada, bem treinada, pró ativa, significa o sucesso do seu evento e sucesso para você.

CRENÇAS LIMITANTES:

Se eu treinar minhas assistentes elas vão se tornar minhas concorrentes

Se elas souberem o que fazer, os convidados vão confundir elas comigo na festa.

Se eu ensinar a elas o que fazer...

Não se constrói uma empresa de sucesso com profissionais incompetentes. Uma empresa para ser bem sucedida ela precisa ter profissionais competentes, comprometidos, eficientes.

ESTÁ PREPARADA PARA O QUE VOU TE FALAR AGORA?

VOU SOLTAR UMA BOMBA!!

O TREINAMENTO DE UMA EQUIPE E A QUALIDADE DELA É RESPONSABILIDADE DA ASSESSORA.

EQUIPE RUIM É SINÔNIMO DE UMA MÁ LIDERANÇA.

RECLAMAR DE UMA EQUIPE É RECLAMAR DE SI MESMA

5 PASSOS PARA TER UMA EQUIPE INCRÍVEL E EVENTOS PERFEITOS?

1 – Saber realizar eventos. Saber tudo o que envolve o planejamento e a execução de um evento. Quem não sabe o que fazer, não sabe o que ensinar.

2 – Ter clareza de cada item a ser realizado. O momento correto e como fazer, para poder ensinar

3 – Ser organizada. Preparando todos os check list com antecedência, de maneira que possa instruir a equipe da maneira correta.

4 – Selecionar pessoas dando ênfase nas características necessárias

5 - Treinar a equipe constantemente, ensinando de forma clara e objetiva cada função a ser desempenhada, dando feedback, incentivando, corrigindo e ensinando.

UMA ASSESSORA NÃO CONSEGUE TER UMA EQUIPE DE OURO SE:

1 – Não tiver clareza de tudo o que vai acontecer no evento

2 – Não souber fazer evento com competência

3 – Não treinar a sua equipe

4 - Não informar de forma clara e objetiva o que espera dela, delegando atividades e mostrando como fazer.

O QUE NÃO DELEGAR A UMA ASSISTENTE

• Atenção aos pais dos noivos
• Atenção ao noivo
• Atenção à noiva
• Atenção aos padrinhos e madrinhas

A ASSISTENTE/RECEPCIONISTA

RECEPCIONISTA / ASSISTENTE – Pessoa que atua no evento desempenhando as atividades propostas como: receber convidados, receber e identificar presentes, orientar e acomodar convidados, orientar e esclarecer dúvidas dos participantes do evento, distribuir lembranças, brindes, fazer conferências, guardar objetos dos contratantes, recolher sobras de doces, bem casados e demais itens, auxiliar a cerimonialista em conferências, enfim, dar suporte em todas as atividades de responsabilidade da Cerimonialista. etc

COORDENADORA DE EVENTOS – pessoa que acompanha montagem ou desmontagem do evento, conferindo os produtos e serviços conforme contratado. É responsáveis por coordenar o trabalho das assistentes e em alguns casos, substitui a assessora / Cerimonialista no evento, podendo ser a líder da “segunda equipe”.

RECRUTAMENTO E SELEÇÃO:

COMO SELECIONAR SUAS ASSISTENTES

1 – Defina se deseja pessoas experientes ou inexperientes, isso é pessoal.

2 – Defina se deseja pessoas desconhecidas ou conhecidas sua

3 – Informe ao mercado a sua necessidade de forma mais clara e massiva possível.

4 – Na hora de escolher leve em consideração referências, as características mencionadas acima e disponibilidade.

CARACTERÍSTICAS DE UMA BOA ASSISTENTE / RECEPCIONISTA

Simpática, atenta, discreta, educada, solícita, ensinável, interessada, colaborativa, organizada, responsável, verdadeira, gentil, honesta, ética, cuidadosa, atenciosa, desenvolta, comunicativa.

Pessoas com habilidades em costura e maquiagem são muito bem vindas. Com primeiro socorros são excelentes.

DIMENSIONAMENTO DA EQUIPE

Em virtude das diversas tarefas a serem realizados em um casamento, que abordaremos mas a frente, eu sugiro uma equipe mínima de 3 assistentes junto com você.

Caso você deseje ter um segurança na sua equipe, então ele será a quarta pessoa da equipe.

Eu costumo trabalhar com 4 assistentes, em condições normais. Casos especiais eu avalio a necessidade de aumento de equipe.

ORIENTAÇÕES INICIAIS

• Se estiver começando, tire momentos para treinar toda a sua equipe. Reúna a equipe quantas vezes achar necessário para reciclar as informações.
• Prepare uma cartilha para entregar a cada pessoa que for fazer parte de sua equipe

NOÇÕES BÁSICAS DE ETIQUETA

É interessante lembrar que a etiqueta foi criada com o objetivo de facilitar e melhorar a convivência entre as pessoas. Deixando as coisas mais agradáveis

• Dirija-se aos convidados de forma respeitosa, preferencialmente usando os pronomes Sr. e Sra.
• Receba e cumprimente as pessoas de forma gentil e discreta
• Ao cumprimentar um homem, cumprimente com um aperto de mão firme.
• Evite gírias, cuidado com seu vocabulário.
• Não fazer críticas a fornecedores, anfitriões ou convidados
• Não apontar
• Não bocejar
• Não se coçar
• Não ficar mexendo no cabelo
• Não falar colocando a mão nas pessoas
• Não se espreguiçar
• Não falar alto
• Não fazer comentários sobre convidados: roupas, o quanto bebeu ou comeu, a idade de sua companhia, o grau de parentesco de sua companhia.
• Não perguntar a uma mulher se ela está grávida.

• Não manifestar opiniões quanto a opção sexual dos convidados.
• Não ter manifestações de intimidades com outros profissionais na presença de convidados
• Não fazer reclamações na presença de outras pessoas

APRESENTAÇÃO PESSOAL

• ROUPAS – DRESS CODE PARA CASAMENTOS – o traje para trabalhar em eventos, sobretudo em casamentos, deve ser confortável, discreto, decente. Nade de decotes, transparências, roupas curtas, apertadas. Preferência pela cor preta, cinza, bege

Pode ser usado vestidos na altura dos joelhos, terninhos, saia e blusa, macacão.