Os Fundamentos do Gerenciamento de Projetos

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Módulo: 6

Aluno:

Turma:

Tarefa: Estudo de Caso da Empresa CCC

Características do projeto 

Este evento promovido pela empresa CCC, denominado de “Show em Porto Alegre”, possui diversas características que o torna um projeto.

Segundo Vargas (2005), projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo custo, recursos envolvidos e qualidade.

De acordo com o PMI (2019), projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Um projeto é temporário no sentido que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos.

Ainda segundo PMI (2019), um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – algumas vezes vindas de organizações e de múltiplas geografias.

Os projetos têm natureza temporária e têm datas de início e fim definidas, e estarão concluídos quando as respectivas metas e objetivos forem cumpridos. (Heldman, 2005).

Ainda de acordo com Heldman (2005), os projetos servem para lançar um produto ou serviço que não existia anteriormente, o que pode incluir produtos tangíveis, serviços como consultoria ou gerência de projetos e funções de negócios que apoiam a empresa.

Assim, é possível identificar que o “Show em Porto Alegre” há como definido pela literatura, um início, meio e fim. É um evento que será preparado baseado em uma motivação necessária para os negócios, que é entrar na competitividade do mercado e dessa forma ganhar destaque associando a marca a um evento cultural.

Além disso, outras características visíveis que quando analisadas torna o evento em um projeto é que ele possui além de uma justificativa como citado acima, um produto final que é o evento musical. Onde ao entregar este produto, a empresa poderá receber benefícios futuros, que é o reconhecimento maior no mercado, se atendido todos os requisitos como por exemplo, que as atrações devem ser bandas de rock dos anos 80, também de uma boa interação com os steakholders externos que são as marcas que serão associadas a CCC e entre a equipe da DT Produções.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

Existem ciclos de vida dos projetos, que são as fases presentes e variam de projeto para projeto. Onde a fase de cada um é um elemento do ciclo de vida, sabe-se ainda que uma fase não é um grupo de processos para o gerenciamento, ou seja, neste evento, teremos três fases que serão: pré-evento, evento e pós-evento. Nestas fases estarão presentes alguns grupos de processos necessários para o adequado desenvolvimento do evento de acordo com as boas práticas do PMP. A seguir serão descritas as fases e alguns grupos de processos para o evento, e como ele se relaciona no caso.

FASE DO EVENTO: PRÉ-EVENTO

Processo Importante: Desenvolver a TAP do projeto

Observações: É onde formalmente se inicia o projeto, aqui se inicia o projeto de "Show em Porto Alegre" onde são identificadas as informações mais relevantes a respeito do projeto em geral. Como por exemplo, as justificativas para o mesmo, que é promover o evento para desenvolver a marca, os requisitos que são ter bandas de rock dos anos 80, entre outros.

Processo Importante: Identificar as partes interessadas

Observações: Neste caso uma das partes interessadas são: a CCC que contratou a DT Produções para organizar o evento; as empresas que foram convidadas também, como as do ramo do fast food; as bandas que tocarão no evento; o dono do centro de eventos escolhido. Estas são as partes interessadas,  pois o evento trará impactos a estes caso seja bom ou ruim o produto final do projeto.

Processo Importante: Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Observações: Nesta etapa é onde será determinado como o projeto será executado, controlado e monitorado e encerrado. Determinando os objetivos e como será feito para atingí-los, de forma a reduzir as incertezas e melhorar os processos.

Processo Importante: Definir o escopo

Observações: Aqui realiza-se o detalhamento do produto a ser entregue e do decorrer do projeto, neste caso é um evento que trará empresas para aumentar a visão da empresa CCC e que fortaleça a marca, trazendo também bandas de rock dos anos 80 e que seja realizado no Centro de Eventos FIERGS de forma a ser um grande evento musical em Porto Alegre.

Processo Importante: Definir as atividades

Observações: São definidas atividades mais específicas para serem entregues em menores partes do produto. Por exemplo, encontrar empresas do ramo do fast food que se interessem em fazer parte deste evento em Porto Alegre, também entrar em contato com o Centro de Eventos escolhido para confirmar a respeito da tecnologia que utilizam se será como o esperado, se o local inclusive estará disponível para a data escolhida para a realização do show.

Processo Importante: Determinar o orçamento

Observações: É estabelecido neste processo uma linha de base a partir de todos os custos que serão necessários para a organização deste evento.Quanto será necessário desembolsar para locar o Centro de eventos, para mobilizar as empresas de fast-food e levá-las até o local do show, um dia de apresentação de bandas de rock dos anos 80, o deslocamento do pessoal envolvido, as ações de marketing para divulgar o show, entre outros.

Processo Importante: Planejar o gerenciamento das comunicações

Observações: É o processo onde toda a equipe será engajada, onde haverá o alinhamento entre todas as pessoas, inclusive das partes interessadas e assim definir uma abordagem para essa comunicação. No caso desse evento, seria a interação entre a equipe da CCC, da DT Produções e as marcas envolvidas no projeto e todos os fornecedores (iluminação, decoração, músicos, etc.)

Processo Importante: Planejar respostas aos riscos

Observações: É a criação de respostas aos possíveis riscos que podem vir a ocorrer, para que sejam controlados e minimizados. Para este evento por exemplo, alguma empresa de fast-food poderia não comparecer, assim como uma das bandas de rock. Pensando em riscos positivos, o evento poderia atingir um público muito grande, não suportado pelo Centro de Eventos, ou então muitas empresas de fast-food desejarem fazer parceria com o evento, assim teria que ter o trabalho de selecionar as mais adequadas ao show.

FASE DO EVENTO: EVENTO

Processo Importante: Realizar o controle integrado de mudanças

Observações: Podem ocorrer mudanças durante o projeto, e elas devem ser estudadas de acordo com o risco e o impacto. Em caso de ocorrência a equipe deve remanejar a atividade e executá-la. A CCC pode pedir que mude o local do evento em um prazo próximo ao evento, então a equipe deve analisar os impactos da mudança, e se ela será possível e viável ao cliente, em caso afirmativo executá-la.

Processo Importante: Controlar o escopo

Observações: Acompanhar o escopo definido para que sejam garantidos os itens levantados, como por exemplo analisar se o Centro de Eventos realmente está fornecendo a tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, a internet banda larga, videoconferência e telefonia digital como prometido anteriormente.

Processo Importante: Controlar os custos

Observações: Controlar se os custos pré-definidos estão sendo utilizados da forma que foram estipulados. Verificar se a CCC está fornecendo os recursos de forma estabelecida anteriormente.

Processo Importante: Monitorar o engajamento das partes interessadas

Observações: É importante identificar como está o relacionamento entre as partes interessadas e criar formas de reduzir os problemas que possam surgir entre as partes. No evento, uma banda pode querer se apresentar num maior tempo que outra e isto causar uma desavença durante o evento, assim deverá haver um acordo entre ambas para que o evento continue se desenvolvendo de forma normalizada.

FASE DO EVENTO: PÓS-EVENTO

Processo Importante: Encerrar o projeto ou fase

Observações: Onde ocorre o encerramento do projeto, o evento “Show em Porto Alegre” foi entregue e então são estudadas se as expectativas das partes interessadas foram cumpridas, ocorre a análise das lições aprendidas no decorrer do projeto para que sejam levadas para os próximos projetos, reduzindo erros reincidentes. Aqui a CCC dará um feedback a DT Produções se o evento cumpriu o principal objetivo deles que era a evidência da marca, além disso se algo passou das expectativas, por exemplo, se a DT fornecer uma decoração de acordo com a temática anos 80, que não foi solicitada pela CCC.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

As organizações atingem seus objetivos através das estruturas organizacionais, que, por sua vez, dependem das metas das empresas, de sua conformação, ramo de negócios e mercado. Há diversas maneiras alternativas para estruturar as atividades que envolvem projetos e suas especificidades (...) (VALLE et al., 2014, p.58).

De acordo com SIQUEIRAL e CRISPIM (2014, p.7), “A estrutura organizacional é um fator ambiental da empresa que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a maneira como os projetos são conduzidos. As estruturas organizacionais variam de funcionais a orientada a projetos, com diversas estruturas matriciais ou híbridas” (apud KERZNER, 2006, p.824).

As empresas CCC e DT Produções, possuem estruturas organizacionais distintas, é possível concluir através de alguns aspectos característicos.

Assim, ao informar que a empresa CCC foi fundada por uma família italiana que migrou para o Brasil há um longo tempo, entende-se que é uma empresa que foi constituída pelo modo tradicional, e que foi mantida assim ao adquirir a DT Produções e tem um setor específico para marketing, ou seja, é uma empresa separada em departamentos então possui uma Estrutura Organizacional Funcional. Nesse tipo de estrutura, que é o mais comum, a empresa é organizada por setor, isto é, as pessoas são agrupadas por especialidades, exigindo habilidades específicas para aquele determinado departamento.

Já a DT Produções, que é executora de eventos, já tem um know-how da área e será utilizada como incubadora para criar condições favoráveis ao crescimento e desenvolvimento da CCC, tem características de uma empresa com Estrutura Projetizada, que é o oposto da funcional, nesse tipo de organização o foco da organização é o próprio projeto, a função é toda voltada a cumprir o projeto.

Referências bibliográficas

HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos. 3. ed. Rio de Janeiro: CAMPUS, 2005. 3 p.

O que é Gerenciamento de Projetos?. PMI, 2019. Disponível em: < https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx>. Acesso em: 18  de ago. de 2019.

SIQUEIRAL, L. D.; CRISPIM, S. F. Alinhamento dos projetos de TI aos modelos de negócio das organizações. 2014. Disponível em < http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-530X2014000300013&lang=pt>. Acesso em 19 de ago. de 2019.

VALLE et. al,. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 3. ed. Rio de Janeiro: IDE, 2014.

VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. 6. ed. Rio de Janeiro: Brasport Livros e Multimídia Ltda, 2005. 7 p.