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Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Por:   •  26/6/2019  •  Trabalho acadêmico  •  2.570 Palavras (11 Páginas)  •  153 Visualizações

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Atividade individual

        

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Módulo:

Aluno: Cleiton Sabino da Silva

Turma: 6

Tarefa: Análise do Caso da Empresa CCC – Evento Musical em Porto Alegre

Características do projeto 

        Este trabalho tem como objetivo analisar sob a ótica de gestão de projetos o caso da empressa CCC, que atua no ramo brasileiro de atacado de roupas e planeja promover no final do ano um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock nos anos 80.

        Primeiramente, serão analisadas as características que tornam o evento da CCC um projeto. Para isso, precisamos entender um pouco dos conceitos que definem projeto:

Processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos (ABNT, 2000:2).

        Os projetos se caracterizam por serem singulares, temporários e elaborados de maneira progressiva. Estes conceitos são descritos a seguir:

        Temporariedade: os projetos possuem data prevista para iniciar e terminar, ou seja, inicia quando se estabelecem metas e termina quando os objetivos foram alcançados.

        Singularidade: observa-se que “os projetos possuem entregas singulares, ou seja, os produtos, serviços ou resultados possuem características que os fazem únicos” (FGV, 2014:47).

        Progressividade: o desenvolvimento dos projetos é realizado de maneira gradativa, faseada e por incrementos. Os processos são refinados e detalhados continuamente ao longo da duração do projeto.

        Ao analisarmos o evento musical promovido pela CCC em Porto Alegre, podemos observar que ele possui as três características acima descritas.

        O evento em questão é iniciado no momento em que se decide realiza-lo, posteriormente desenvolvido com um planejamento das atividades a serem desempenhadas pelas equipes e finalizado com a execução, prevista para o final do ano. Portanto, fica evidenciada a característica de temporariedade.

        Como o evento musical, que possui como objetivo o marketing cultural como estratégia para obtenção de vantagem competitiva no mercado, será no Centro de Eventos FIERGS, em Porto Alegre, no final do ano e contará com as principais bandas de rock da década de 80, o evento possui característica de singularidade.

        Nota-se ainda que as ações que serão tomadas para elaboração do evento serão gradativas e faseadas, uma vez que a CCC contará com o know-how da equipe da DT Produções, empresa adquirida para a execução de eventos. É possível verificar que após a fase de pré-evento, será realizada a preparação e mobilização, execução do evento e por último a desmobilização.

        Portanto, as características acima descritas tornam o evento musical promovido pela CCC um projeto. Neste caso, houve um esforço temporário para organizar o evento, que foi exclusivo e elaborado de forma progressiva.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

        A CCC irá promover um grande evento musical em Porto Alegre e contará com a empresa DT Produções para planejar e executar todas as atividades a serem desenvolvidas. Com isso, é fundamental conhecer o conceito de ciclo de vida de um projeto.

Os projetos, ao longo de seu ciclo de vida, possuem um início, no qual a mobilização de recursos começa a ser construída, um período de plena execução, no qual a alocação dos recursos e esforços é máxima, e um final, no qual os recursos são demobilizados (FGV, 2014:47).

        Nesta etapa serão descritas as fases do projeto que envolvem a realização do evento em questão e os processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase. São elas:

  • Pré-evento,
  • Preparação e mobilização,
  • Evento,
  • Desmobilização.

  1. Pré-evento
  1. Processos de Iniciação
  1. Desenvolver o termo de abertura do projeto

        Neste processo será desenvolvido o termo de abertura do projeto, que deverá autorizar o início da fase do projeto e informar o serviço a ser desenvolvido, no caso, o evento cultural em Porto Alegre. Será também designado o gerente de projetos responsável, bem como será documentado requisitos preliminares que atendam às expectativas das partes interessadas.

  1. Identificar as partes interessadas

        Processo de identificação dos stakeholders, ou seja, das partes interessadas, sejam pessoas ou organizações. No caso, são os executivos da CCC e da DT Produções, os patrocinadores, as bandas de rock e o público alvo.

  1. Processos de Planejamento
  1. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

        O plano de gerenciamento do projeto será responsável por forneceder as informações de como o evento cultural será planejado, executado, monitorado, controlado e encerrado.

  1. Definir as atividades

        Neste processo serão definidas as atividades necessárias para a realização do evento e que servirão de base para estimativas, programação, execução, monitoramento e controle do trabalho demandado pelo projeto.

  1. Desenvolver o cronograma

        Processo que irá desenvolver o cronograma das atividades com suas durações e recursos necessários.

  1. Estimar os custos

        Para a realização do evento será necessário estimar os custos de cada ativadade. Essa estimativa irá servir de base para o monitamento e controle dos custos.

  1. Planejar o gerenciamento dos recursos humanos

        A realização do evento demandará diversas equipes em diferentes áreas de atuação, desde as equipes que participarão da preparação do show, como as empresas que foram convidadas a apoiar o evento, como por exemplo, as do ramo de fast food, o que justifica o gerenciamento dos recursos humanos.

  1. Processos de Execução
  1. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

        Neste processo será realizado o trabalho de orientar o desenvolvimento das atividades planejadas, como por exemplo a elaboração do cronograma e a estimativa de custos. Nesta etapa serão gerenciadas as interfaces técnicas de modo a alcançar os objetivos do projeto.

  1. Processos de Monitoramento e Controle
  1. Monitorar e controlar o trabalho do projeto

        Processo que irá monitorar e controlar o progresso para atender aos objetivos definidos no planejamento.

  1. Processos de Encerramento
  1. Encerrar a fase

        O encerramento desta fase se dará com a entrega do projeto concebido, orçamento, cronograma das atividades, planejamento dos recursos humanos e das comunicações que serão necessárias para o bom andamento do projeto.

  1. Preparação e mobilização
  1. Processos de Execução
  1. Mobilizar a equipe do projeto

        Processo em que será realizada a formação das equipes para realização das atividades do evento em questão.

  1. Gerenciar a equipe do projeto

        Neste processo será realizado o gerenciamento da equipe, no que diz respeito ao seu desempenho, gerenciamento dos conflitos e fornecimento de feedback, de modo que os objetivos do projeto sejam alcançados.

  1. Gerenciar as comunicações do projeto

        Processo extremamente importante para o gerenciamento de projetos, gerenciar a comunicação através da coleta e distribuição das informações pertinentes aos envolvidos fará com que o evento ocorra conforme planejado.

  1. Processos de Monitoramento e Controle
  1. Controlar o escopo

        Processo que irá controlar se o evento musical que foi planejado está sendo atendido conforme as atividades do projeto vão sendo executadas.

  1. Controlar o cronograma

        Neste processo será controlado o progresso das atividades para que a realização do evento ocorra na data planejada.

  1. Controlar os custos

        Conforme as atividades vão sendo executadas, este processo irá controlar se o orçamento planejado será atendido de modo que o evento ocorra sem custo adicional.        

  1. Processos de Encerramento
  1. Encerrar a fase

        O encerramento desta fase se dará com a entrega do local em plenas condições para a realização do evento.

  1. Evento
  1. Processos de Planejamento
  1. Definir as atividades

        Processo responsável pela definição de como será realizado o evento, como por exemplo, abertura do show, sequência em que as bandas irão se apresentar e como será realizado o encerramento do evento.

  1. Estimar as durações das atividades

        Neste processo será definida a duração das apresentações de cada banda.

  1. Desenvolver o cronograma

        Processo em que será desenvolvido o cronograma do evento com base na sequência e duração das apresentações.

  1. Processos de Execução
  1. Gerenciar o envolvimento das partes interessadas

        Neste processo serão gerenciadas as partes envolvidas, como as bandas que farão as apresentações, bem como fornecedores e público, de modo que o objetivo do evento seja cumprido.

  1. Processos de Monitoramento e Controle
  1. Controlar o cronograma

        Processo que irá controlar o cronograma das apresentações de modo que o evento inicie e termine conforme planejado, sem que nenhuma apresentação seja comprometida.

  1. Controlar a qualidade

        Processo que irá monitorar se o resultado das apresentações e atendimento dos fornecedores envolvidos atenderá os padrões de qualidade estabelecidos.

  1. Controlar o envolvimento das partes interessadas

        Este processo fará o monitoramento das relações entre as partes envolvidas de modo que os objetivos do evento sejam atendidos.

  1. Processos de Encerramento
  1. Encerrar a fase

        Neste processo o evento será encerrado com o término do show de bandas, assegurando que o trabalho foi concluído.

  1. Desmobilização
  1. Processos de Planejamento
  1. Desenvolver o cronograma

        Processo que será responsável por elaborar o cronograma de desmobilização do evento musical no Centro de Eventos FIERGS em Porto Alegre.

  1. Processos de Execução
  1. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

        Processo responsável pela execução da desmobilização do evento, conforme cronograma planejado.

  1. Processos de Monitoramento e Controle
  1. Controlar o cronograma

        Processo que irá controlar o progresso da desmobilização de acordo com o cronograma planejado.

  1. Processos de Encerramento
  1. Encerrar o projeto

        O encerramento desta fase se dará com a conclusão da desmobilização. Neste caso, o encerramento da fase será também o encerramento do projeto, assegurando que o evento foi concluído e que o projeto alcançou seus objetivos.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

        A empresa CCC, que atua no ramo brasileiro de atacado de roupas, com plano de promover um grande evento musical em Porto Alegre, adquiriu uma empresa com know-how nesse tipo de atividade – DT Produções.

        Nesta etapa, será definido o tipo de estrutura das empresas CCC e DT Produções. Para isso, é preciso entender as características das estruturas organizações.

        De acordo com Nicholas e Steyn (2012), não há uma estrutura organizacional melhor do que a outra, uma vez que as estruturas se desenvolvem através de uma combinação de respostas planejadas e evolutivas aos problemas que surgem diariamente.

        Segundo PMBOK Guide (2017), não existe uma estrutura única que sirva para qualquer organização.

        Há três estruturas organizacionais que são bastante utilizadas por organizações que executam projetos: funcional, matricial (fraca, equilabrada ou forte) e projetizada. Abaixo, a definição resumida de cada uma delas.

        Estrutura funcional: considerada a forma mais tradicional, permite que os especialistas atuem em suas unidades organizacionais no dia a dia, reunindo-se para coordenar o projeto quando este surge. Os especialistas podem coordenar o projeto em conjunto ou sob a supervisão de um gerente de projetos.

        Estrutura matricial: este modelo de estrutura utiliza os recursos de toda a organização. As equipes que atuam nos projetos são as mesmas que atuam nas atividades do dia a dia. De acordo com o nível de poder entre o gerente de projetos e o gerente funcional, a estrutura matricial pode ser classificada como:

  1. matricial fraca: quando o gerente funcional possui mais poder do que o gerente de projetos;
  2. matricial equilibrada: quando o gerente de projetos e o gerente funcional possuem o mesmo poder;
  3. matricial forte: quando o poder do gerente de projetos é maior do que o do gerente funcional.

        Estrutura Projetizada: estrutura totalmente voltada para a condução de projetos. Os gerentes de projetos possuem poder e total autonomia para conduzir seus projetos.

        Analisando a empresa CCC, podemos verificar que a estrutura é funcional, visto que não havia um departamento específico para realização de projetos. Para a realização do evento musical em Porto Alegre, foi necessária a aquisição da empresa DT Produções, especializada em produzir eventos.

        Quanto à empresa DT Produções, nota-se que possui sua estrutura totalmente voltada para projetos. Especialista em produzir eventos, a DT Produções classifica-se como uma estrutura projetizada.

Referências bibliográficas

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 10.006: Gestão da qualidade – Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: ABNT, 2000.

FGV. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. 3. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 6. ed. Newtown Square, PA: PMI, 2017.

NICHOLAS, J. M.; STEYN, H. Project Management for Business, Engineering and Technology. 4. ed. Nova York: Routledge, 2012.

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