Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
Por: Willian Galli • 21/5/2020 • Trabalho acadêmico • 3.234 Palavras (13 Páginas) • 121 Visualizações
Atividade individual
Matriz de análise | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos | Módulo: 1 a 6 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Aluno: | Turma: 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Tarefa: Estudo de caso da empresa CCC | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Características do projeto | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Introdução Com base nos estudos realizados (FREITAS, 2017) desde o início da civilização o ser humano organiza suas ações para atingir seus objetivos, sejam eles complexos ou cotidianos, exemplos disso são as Pirâmides do Egito, Muralha da China, Capela Cistina, cotidianamente nos organizamos com diversos propósitos, sejam eles pessoais como viagens, passeios, carreira acadêmica ou propósitos profissionais como empreendimentos imobiliários, campanhas publicitárias, filmes, implantação de um novo sistema operacional, eventos culturais, etc. O que todos os exemplos citados têm em comum? Todos são considerados projetos, pois foram planejados, organizados, controlados e entregues com sucesso, os mais antigos utilizando métodos mais empíricos e os mais modernos seguindo uma sistematização dos seus processos. Antigamente a gestão dos projetos era realizada de forma empírica, no ano de 1969 foi criado o Instituto de Gerenciamento de Projetos ou Project Management Institute – PMI (USA) com o objetivo e focado em guiar os gestores de projetos, em busca de melhores resultados pautados nas melhores práticas e na ciência de gerenciar projetos, atualmente possui representação em mais de 120 países agregando valor aos profissionais. O PMI é responsável pelo Guia de conhecimento de gerenciamento de projetos PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que é um conjunto de melhores práticas aplicadas aos projetos, “O PMBOK é atualizado de 04 em 04 anos e o Guia se encontra na 6ª edição, lançada em 2017” (FREITAS,2017). Por definição “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” (PMBOK, 2017). Dizemos que é um esforço temporário pois tem início e fim, construindo entregas exclusivas, portanto todos os projetos são únicos mesmo que idênticos um exemplo são duas torres gêmeas, ambas têm as mesmas características arquitetônicas e estruturais, ou seja o mesmo escopo, porém possuem singularidades únicas e exclusivas no seu desenvolvimento e entrega. Os projetos também se caracterizam pela progressividade. “incerteza vem do fato de os projetos serem progressivamente elaborados, isto é, em seu início raramente temos especificações detalhadas no nível que precisamos. De fato, faz parte do trabalho aumentar progressivamente o conhecimento sobre ele mesmo” (MENDES, 2014). Para ser iniciado um projeto, é necessário que exista uma motivação, necessidade ou interesse seja por requisições do cliente, fatores de inovação tecnológica, desenvolvimento de um novo produto, movimentação da concorrência, demanda geral do mercado ou sociedade, obrigações legais, responsabilidade social ou sustentabilidade e da própria necessidade do negócio. Os projetos realizados antigamente tinham normalmente motivações religiosas ou bélicas. Um erro comum, inclusive com profissionais seniores, refere-se aos conceitos de projetos e operações continuadas ou trabalhos operacionais, uma vez que no projeto é empreendido um esforço temporário de pessoas e companhias envolvidas para criar um produto, serviço ou resultado único, existe um começo, meio e uma entrega do resultado exclusivo. Já nas operações continuadas podemos até utilizar alguns processos de gerenciamento semelhantes ao da criação do resultado exclusivo, porém em grande escala, de forma cíclica, são as linhas de produção, os trabalhos realizados pelas equipes de apoio como por exemplo emitir a Folha de Pagamento no setor de Recursos Humanos, produzir uma peça de motor na linha de montagem ou realizar uma análise de crédito em uma instituição financeira. Porém existem similaridades entre os dois, ambos são realizados por pessoas, tem limite de recursos, são planejados, executados e controlados. Podemos afirmar, que em certas situações as necessidades do negócio podem não ser atendidas por um único projeto, com isso algumas corporações elaboram o que chamamos de “Programas” que “é um conjunto de múltiplos projetos coordenados que possuem ou não relação entre si. Os projetos constituintes de um programa são necessariamente relacionados e, dessa forma, conseguem sinergia” (FREITAS, 2017), essa sinergia reúne os resultados individuais de cada projeto para atender as necessidades da organização, alinhados com o planejamento estratégico. Os programas são constituídos de vários componentes, na sua maioria são projetos, mas também podem ser outros trabalhos, coordenados pelo gerente de programas, que não estão diretamente ligados a um projeto específico, podem ser treinamentos, e fortalecimento da infraestrutura necessária para gerenciar melhor os programas. Todo o conjunto de programas, subprogramas, projetos e subprojetos estão inseridos dentro chamado “portfolio” que é o grupo de empreendimentos que a organização se propõem a executar, podemos associar o mesmo como sendo a carteira de projetos, sendo assim o PMI(2013c) define portfolio como uma coleção de projetos e programas que são agrupados de forma a facilitar seu gerenciamento e alinhamento com os objetivos da empresa. O bom gerenciamento de portfólio busca sempre selecionar os projetos que estão de acordo com a estratégia da corporação, que após passarem por seleções quanto a suas ideias e benefícios, passam por uma processo de otimização ou seja a verificação se são desejáveis, viáveis, realizáveis e se vale a pena investir no projeto após essa avaliação entre os projetos selecionados é definida a ordem de prioridade, vale frisar que essas decisões são tomadas pela alta direção da corporação. Um dos pilares para o bom gerenciamento de projetos é a Governança de Portfolio que é a “estruturação responsável por priorizar, selecionar e alocar os recursos limitados das organizações com o objetivo de melhor alcançar os objetivos organizacionais” (NORBERTO,2013). O gerente do projeto tem que assegurar que o projeto está alinhado com a estratégia da organização para isso existe um documento para essa ação que é chamado Business Case, que resumidamente contém a “justificativa do negócio”, seus benefícios e viabilidade, suportando a tomada de decisão em detrimento a outros projetos que eventualmente poderiam trazem melhor retorno, mantendo ou não o mesmo dentro do portfólio projetado para aquele período. “Gerenciar projetos tem sido definido como a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos” (PMI, 2013a) e para tal tarefa existe a figura do gerente de projetos que é o responsável direto pelo sucesso ou fracasso do projeto, ele detêm as atribuições de identificar as necessidades do projeto e equipe, estabelecer objetivos claros, aplicar as boas práticas de gerenciamento, desenvolver e integrar o time, por isso para se estabelecer com um bom gerente é necessário que o mesmo tenha habilidades e competências técnicas, se utilizando dos conhecimentos de gerenciamento são as chamadas hard skills para um pleno desempenho e sucesso o gerente de projetos deve deter de habilidades comportamentais para coordenar harmoniosamente todos as partes envolvidas, são as chamadas soft skills, é popularmente dito que o bom gerente possui 20 % de hard skills e 80% de soft skills. É também de grande importância responsabilidade do gerente de projetos a garantia da fluidez e objetividade na comunicação com os chamados “Stakeholders” que são as pessoas ou organizações que serão diretamente ou indiretamente afetados pelos resultados do projeto, essas também chamadas partes interessadas podem exercer influência positiva ou negativa com os resultados obtidos pelo projeto. As principais partes interessadas são o gerente do projeto, o cliente ou usuário, organização executora, membros da equipe, equipe de gerenciamento de projetos, o PMO e o patrocinador. O PMO (Project Management Office) ou Escritório de Projetos, é uma área, assessoria ou departamento dentro da empresa que tem como objetivo principal apoiar e melhorar a gestão dos projetos, programas e portfolios através do conhecimento e aplicando as boas práticas preconizadas no PMBOK. Segundo Kendall e Rollins (2003) as funções do PMO dentro de uma organização são bem amplas e abrange desde difundir de forma menos burocráticas as boas práticas de gerenciamento de projetos para as equipes através de treinamentos, utilização de ferramentas e softwares de gerenciamento, estabelecimento de métricas padrões para controle e monitoramento do desempenho do projeto, gestão de conhecimento do projeto (as chamadas lições aprendidas), realização de reuniões regulares com o comitê de alto nível para governança do portfólio, apoiar a priorização dos projetos, promover e desenvolver um sistema de comunicação gerencial sobre os projetos, infraestrutura de equipamentos e instalações para o projeto, gerenciamento de recursos, ajuda na definição da forma que serão realizadas as aquisições, sejam elas de fornecimento próprio ou terceirizadas de acordo com a melhor viabilidade, até a realização, de algo que é estritamente cultural, que é promover o marketing interno do PMO, comunicando seus benefícios e realizações, uma vez que recebe certa resistência de outros setores da empresa por ser comparado como um departamento auditor e não um instrumento de apoio. Para que o PMO tenha maior autonomia para exercer suas funções, geralmente não está subordinado ao gerente de projetos, está mais ligado diretamente a alta direção e por vezes a presidência da corporação. O Guia de PMBOK detalha e formaliza 10 Áreas de Conhecimento para serem gerenciadas, caracterizando os principais aspectos envolvidos, são eles : Integração, Escopo, Cronograma, Custo, Qualidade, Recursos, Comunicação, Riscos, Aquisições e Partes Interessadas. O PMBOK é fundamentado em 49 processos divididos em 5 grupos de processos, são eles: Iniciação: onde se define e autoriza o início do projeto ou uma de suas fases; Planejamento: é o conjunto de processos que tem o papel de definir e refinar os objetivos, planejar as ações necessárias para alcançar os objetivos e o escopo do projeto; Execução: são os processos de integração das pessoas e outros recursos para a implementação do plano de gerenciamento do projeto; Monitoramento e Controle: é o conjunto de processos responsável por medir e avaliar, regularmente, o progresso para identificar variações em relação ao plano do projeto, assim possibilitando a tomada de ações corretivas, preservando os objetivos do projeto; Encerramento: responsável pela formalização e aceitação do produto, serviço ou resultado do projeto junto ao cliente, conduzindo o projeto a um final ordenado. Dentre as áreas de conhecimento precisamos destacar a chamada “tríplice restrição”, que trata as áreas de Escopo, Custo e Cronograma como fatores primordiais para o bom resultado do projeto, pois estão diretamente ligados a linha de base (baseline), que é a diretriz acordada com o cliente em relação aos prazos, qualidade do produto, serviço ou resultado e a saúde financeira do projeto, qualquer interferência sem um controle integrado de mudanças, aprovado e formalizado com os principais stakeholders , implica na alteração da linha de base, fatalmente gerando um insucesso do projeto. Estudo de Caso As melhores práticas de gerenciamento de projetos baseadas no guia PMBOK não são regras, nem metodologias e podem ser adaptadas ao contexto que cada projeto está inserido de acordo com a cultura organizacional, dessa forma a proposta em questão será analisar o evento realizado pela empresa CCC no âmbito do gerenciamento de projeto. A empresa que tem origem familiar de imigrantes italianos, constituída a décadas no mercado como uma grande rede de lojas de roupas, com representações em todo o país, faz parte da estratégia de marketing do grupo associar a marca a eventos culturais, dessa forma adquiriu a empresa DT Produções que tem experiência e know-how na organização de eventos e está promovendo um grande evento musical na cidade de Porto Alegre com bandas de rock da década de 80, o evento será realizado no dia 20 de Dezembro e os convidados serão bandas renomadas da época como Titãs, Ira, Raimundos e Capital Inicial. O evento contará com parceiros convidados, em especial do ramo de fast food, como Habib’s e Burguer King para compor a praça de alimentação que será montada para servir a alimentação para os participantes do evento ao lado do palco. O local quer sediará o evento será o Centro de Eventos da FIERGS, que já com a estrutura tecnológica cênica, acústica, equipamentos de iluminação e multimídia, além de internet banda larga. Com base nas premissas apresentadas podemos afirmar que o evento musical em questão é um projeto, pois será realizado um esforço empreendido por pessoas e corporações para a produção de um resultado exclusivo, pois nenhum show é igual ao outro, existem as eventualidades distintas de um para outro, o cenário, seus componentes, até as pessoas que vão assistir ao show não são exatamente as mesmas, portanto são únicos e exclusivos. Também tem a característica de temporariedade, pois existe um início com tramites de planejamento, controle das ações e organização, a estruturação do evento e ao final a entrega que é a realização do show, com data definida. Além disso podemos citar que motivação para a realização do evento é a tendência de mercado para alavancar uma vantagem mais competitiva associando a sua marca a eventos culturais, atraindo público e agregando valor ao seu negócio. Também conta com recursos estabelecidos e finitos definidos da própria patrocinadora a empresa CCC. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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